Приемка товаров от поставщиков
Приемка товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому порядок проведения приемки товаров регламентируется нормативными актами. Приемка по количеству регламентируется “Инструкцией П-6” [70] , а приемка по качеству – “Инструкцией П-7” [71] .
При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров.
Инструкции применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами не установлен другой порядок приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, по качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами. В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров.
Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании, регулируется “Инструкцией об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании” [72] .
Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться “Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов” [73] .
Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт. Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт [74] составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Предъявление претензий поставщикам
Организация претензионной работы должна включать:
Определение порядка подготовки и форм претензий по результатам приемки товаров по количеству и качеству.
Определение процесса направления претензий, контроля их получения и ответов на них, контроля их удовлетворения.
Определение порядка направления исков в арбитраж, контроля их рассмотрения, контроля исполнения решений арбитража.
Определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража.
Определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения поставщиками для оценки качества товаров и работы поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров.
Предъявление претензий по количеству
Претензия в связи с недостачей товаров предъявляется отправителю (поставщику) в установленный срок.
При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает об этом отправителю (поставщику).
При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы должны направляться также изготовителю продукции. Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения обязан направить один экземпляр претензии изготовителю, известив об этом получателя.
К претензии о недостаче продукции должен быть приложен акт о недостаче в соответствии с Инструкцией П-6 с приложениями, если их нет у отправителя (изготовителя, поставщика).
По получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель руководителя предприятия-отправите-ля (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии.
Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем или заместителем руководителя предприятия-отправителя (изготовителя).
В случае, когда по результатам проверки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-отправителя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы.
О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.
При отправке покупателем продукции без вскрытия тары или упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию.
Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправителя (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, предъявленной в связи с недостачей продукции, кроме мотивов отказа должен сообщить дату получения им этой продукции, а также дату и номер счета отправителя (изготовителя).
Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.
Предъявление претензий по качеству
Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупателем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок.
Если изготовитель или его местонахождение получателю (покупателю) не известны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно, после ее получения, обязан направить один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя (покупателя).
К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной должны быть приложены акт и документы, указанные в Инструкции П-7, если их нет у изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реализацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если продукция к моменту предъявления претензии реализована.
В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством.
В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции (уценки) в связи с переводом ее в более низкий сорт получатель обязан приложить к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полученным сортом. Торгующие организации обязаны представить подписанную руководителем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализации продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом.
О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.
Снижение риска неликвидности запасов
Рискованность торговли запасными частями состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов деталей. Они могут образовываться по следующим причинам:
♦ падение спроса из-за появления конкуренции;
♦ падение спроса из-за ликвидации потребителя – ваш клиент, скажем, дорожно-строительная организация, стал работать в другом районе и там же ремонтирует машины;
♦ ошибочные закупки излишних количеств;
♦ ошибочные закупки деталей устаревшей конструкции;
♦ порча деталей из-за повреждений, повышенной влажности;
♦ брак, не замененный поставщиком по рекламациям;
♦ появление новой модификации деталей, заменяющей прежние;
i изменение технологии ремонта – например, в районе появился мастер по ремонту генераторов, и новые генераторы в сборе перестали покупать;
♦ оприходование по ошибке;
♦ пересортица в поставках;
♦ не списание реализованных деталей;
♦ пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске другой детали;
♦ потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации;
♦ разукомплектование узла и невозможность продать некомплектный.
На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если вы работаете с номенклатурой более сотни позиций, сами не заметите, как быстро будут возникать и нарастать неликвиды.
Ежемесячно проверяйте перечень деталей, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждой детали в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных деталей, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству.
По мере поступления информации от изготовителей о конструктивных изменениях в запасных частях, появлении взаимозаменяемых деталей корректируйте номенклатуру в контрольных каталогах и в компьютерных базах данных. Обязательно следует вести контрольные каталоги запасных частей, в которых систематически учитывать корректировки номенклатуры. Кроме того, при замене одних деталей другими должен быть оставлен старый номер в памяти компьютера и в прейскуранте со сс