тов. На всех документах печать ставится на строчках, где предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера, сразу после текста, во избежание внесения в документ различных дополнений после его утверждения. Выполнение данных рекомендаций позволит вам быть уверенным в отсутствии неутвержденных, незарегистрированных документов, незафиксированных операций.
Предупреждение хищений
Около 80 % потерь от воровства товаров в складах и магазинах приходится на долю персонала.
На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику – эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат не скоро.
Известны способы хищения и руководителями разного уровня под предлогом отправки образцов на испытания или анализ.
Приписки по сговору с поставщиками якобы закупленного товара, израсходованного затем для внутренних потребностей предприятия – на ремонт помещений или оборудования – один из способов выкачивания средств из предприятия.
Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или в коллективном договоре.
В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому, кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара.
Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых товаров и материалов, независимо от того, проходили они через склад или нет.
Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверять количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.
Настоятельно необходимо проводить периодические внезапные контрольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе.
Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего складом или кладовой, с которым заключить договор о материальной ответственности; он и будет осуществлять первоначальный контроль за движением материалов (в дальнейшем – взаимный контроль). Необходимо обеспечить условия по охране склада, а также внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выявлению недостач об этой области учета способствуют внезапные инвентаризации.
Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверить количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.
Предотвращение воровства при помощи технических средств наблюдения и препятствования выносу помогает слабо, так как большинство причин воровства лежит в области психологии.
Причины возникновения воровства в фирме можно разделить на четыре группы [76] :
Свойства личности. Есть люди, которые не воруют никогда, есть люди, которые воруют всегда, и есть те, кто ворует, когда им позволяют.
Влияние коллектива. Почти каждый новичок, попавший в коллектив, где воруют, быстро осваивает способы воровства.
Неэффективная мотивация персонала. Особо сказывается на персонале высшего звена, имеющего возможность наносить ущерб компании кражами товара еще на пути от поставщиков, использованием особых финансовых схем, продажей информации конкурентам и т. п.
Опрос сотрудников ряда фирм выявил, что поощрение, которое они хотели бы получать, прежде всего – персональные денежные премии, на втором месте – путевки и ценные подарки, на третьем – премия по результатам работы, дальше – почетные грамоты и т. д. Причем чем выше квалификация персонала, его работоспособность и инициативность, тем большее значение имеют социальные мотивы.
Ощущение заниженности уровня оценки компетентности, работоспособности, полезности вызывает психологический дискомфорт, при котором сотрудники становятся пассивными. Такие сотрудники, даже не воруя, как бы участвуют в “забастовке послушания”, что способствует недополучению прибыли фирмой. Если же возможность украсть появляется, они ее чаще всего используют.
Ситуация особо благоприятна для хищений в том случае, если на руководящих должностях сосредоточены родственники и друзья директора, люди одной национальности или одного возраста.
Примеры способов предупреждения хищений:
• Переменную часть зарплаты поставить в зависимость от отсутствия потерь товаров: недостач, повреждений и т. д.
Разделить функции учета и контроля. Учет расхода товаров осуществлять на уровне магазина, а контроль оборачиваемости групп товаров – на уровне распределительного центра. Закупки поручить службе закупок, а контроль цен по предложениям – отделу маркетинга.
Ввести систему оплаты, подразумевающую возможность накопления части зарплаты или премии – в случае увольнения по собственному желанию выплачиваются накопленные деньги, в случае увольнения по причине недоверия – сотрудник лишается всех премий, заработанных за несколько лет – у фирмы остается возможность покрытия нанесенного ущерба за счет уволенного сотрудника.
Неудовлетворительная постановка бизнес-процессов, не позволяющая осуществлять контроль . Наибольших объемов утечка финансов достигает в отделе закупок, персонала и рекламы. Эти отделы могут получать значительные деньги за счет “откатов”.
Точки контроля процессов должны быть расположены максимально часто и дублировать друг друга. Необходим хороший компьютерный контроль и совмещение результатов инвентаризации, процесса учета и контроля товарных запасов с компьютерной системой оценки персонала.
Установив факты воровства на фирме, выясните, какие факторы способствуют этому, каковы побудительные мотивы людей его совершающих.
Воровству способствует халатность отдельных лиц, не желающих или не способных полноценно работать. Сотрудники порой намеренно совершают действия, приносящие предприятию убытки, по корыстным соображениям либо для причинения ущерба из мести или по заданию со стороны.
Воровство сотрудников трудно предотвратить – работающие на предприятия видят слабые места, знают, как маскировать воровство.
Сотрудники идут на воровство при желании и возможности украсть. Возможность краж есть у распоряжающихся материальными ценностями или имеющих доступ к ним без надлежащего контроля. Желание украсть возникает при наличии личных причин (долги, чрезвычайные обстоятельства, порочные склонности и т. п.) или служебных раздражителей (плохой учет ценностей, низкий оклад, намерение “подставить” руководителя и т. п.).
Выяснив мотивы, разработайте меры противодействия. Их цель – создать условия, при которых сотрудники не смогут красть, свести к минимуму потери предприятия от преднамеренных или неумышленных действий сотрудников.
Блокирование возможностей хищений со стороны персонала основано на наблюдении и контроле за работой персонала, учете материальных ценностей и их движения и анализе каждого случая хищения.
Основываясь на описании бизнес-процессов и технологических процессов, разработайте режим доступа сотрудников к ценностям и режим обеспечения их охраны.
Наличие должностных инструкций и режима доступа к ценностям дает возможность доказать вину сотрудника, в случае необходимости.
Контроль осуществляют несколькими путями:
• контроль рабочего времени;
• контроль отчетности;
• негласного наблюдения за исполнением обязанностей с применением видео– и аудиотехники;
• наблюдение за рабочими контактами сотрудников (с кем велись переговоры или взаимодействие и каковы результаты);
• наблюдение за уровнем жизни сотрудников (сопоставление доходов и расходов, адекватность поведения доходам);
• и т. д.
Утечка средств
Важнейшим объектом бухгалтерского учета является учет кассовых операций – они связаны с наличными деньгами и вероятность злоупотреблений здесь велика. Устанавливайте сроки проверки кассы не реже одного раза в квартал, во время которых проводится внезапная ревизия с пересчетом всех денег и других ценностей, хранящихся в кассе, о чем составляется акт. При обнаружении недостачи она обычно относится на материально ответственное лицо, излишки же – на финансовую деятельность предприятия, т. е. считаются его доходом.