Давайте посмотрим на нашу производительность в течение дня. Предположим, что с утра мы «на пике», это наши максимальные способности – тело и разум отдохнули. Каждую минуту деятельности производительность снижается и падает ниже половины к обеду. В обед мы делаем перерыв, за это время наша работоспособность немного восстанавливается. А потом снова – непрерывная деятельность тратит наши силы. К концу дня мы «на нуле». Может быть, ужин немного нас заряжает, но до постели мы добираемся полностью выжатые. Из такого состояния телу нужно восстановиться «до пика». Но уже это нереально, поэтому для большинства из нас утро – это кошмар. Мы начинаем день далеко не 100 %, а на гораздо менее производительных уровнях.
Рисунок 13. Падение производительности в течение суток.
Что именно делать?
В школе уроки длятся по 45 минут, а за ними следует перемена. Используйте проверенный подход для организации своего дня. Пять-десять минут перерыва между 45–50 минутными рабочими подходами помогают восстановить работоспособность не только ребенку, но и вполне взрослому менеджеру. Регулярные паузы каждый час помогают нам подходить к концу дня уставшими, но не вымотанными.
Рисунок 14. Сохранение производительности в течение суток.
Производительность не пострадает. Даже поднимется – после каждого перерыва вы будете работать эффективнее. Что происходит? Короткие передышки позволяют восстановить силы и начинать новые задачи на подъеме. Еще один час – еще один перерыв должен отличаться от того, что вы делали во время рабочей задачи. Если вы сидели – встаньте и пройдитесь. Если писали – поговорите с кем-нибудь. Если говорили – помолчите. Если смотрели в экран – закройте глаза. Мозг и тело должны переключиться.
Если вы сверхзанятый человек, вам сложно отрываться от работы, начните с перерывов по 5–10 минут каждые 2 часа. Затем сможете научиться делать перерывы каждый час. Через месяц-два вы почувствуете разницу в качестве своего сна.
Затем вы можете пойти еще дальше. Я освоил короткий дневной сон на 10–15–30 минут, в зависимости от состояния. Для него не обязательно горизонтальное положение в кровати – это можно сделать даже в рабочем кресле. Освоить дневной сон мне помогли ранние подъемы. Когда я охотился за рассветами, мне нужно было вставать в 4 утра и раньше. После обеда мне уже хотелось вздремнуть, поэтому я уходил в переговорную, закрывался, заводил таймер на 20 минут и стремительно засыпал. Постепенно у меня выработался целый набор действий, который помогал погрузиться в сон, когда спать хотелось, но не получалось отвлечься.
• Завести таймер на 20 минут.
• Сесть в расслабленную позу.
• Откинуть голову назад.
• Закатить глаза.
• Выровнять дыхание: глубокий медленный вдох и длинный выдох.
• Представить в голове пустоту, темную пещеру без всяких мыслей.
• Создать в воображении сон – какие-либо нереальные образы. Помните, как показываются сны в фильмах? Образы перетекают один в другой, объекты непредсказуемо трансформируются, меняются цвета, скрещиваются предметы и лица… Если в голове крутятся мысли дня, то можно использовать их – пусть станут частью вашего сна.
• Незаметно вы провалитесь в настоящий сон.
• Через 20 минут вас разбудит таймер. Такая продолжительность сна не разморит вас – я чувствовал себя бодрым, будто бы проспал целую ночь.
• Еще один важный момент утомления и снижения производительности – кислородное голодание. Мозг устает не от физической нагрузки, а от недостатка кислорода и избытка углекислого газа в крови. Он просто начинает засыпать, чтобы заставить тело глубоко дышать. Замечали, как ровно и глубоко дышит спящий человек? Поэтому вам нужна физическая активность. Просмотр ленты социальной сети не поможет мозгу отдохнуть, перерывы должны быть деятельными.
Организуйте себе активный перерыв, поднимитесь по лестнице офисного центра, выйдите на улицу и обойдите здание. Спрячьтесь в кабинете или в туалете и сделайте простые физические упражнения: наклоны, приседания, повороты. Заставьте себя глубоко дышать, физическая активность восстанавливает наши силы. В конце перерыва выпейте стакан-два чистой воды – нашему мозгу нужна жидкость.
Научитесь дышать животом – так вы подключите большие нижние доли легких и увеличите количество кислорода в крови. Постарайтесь меньше сидеть – скрученное тело сдавливает грудную клетку и делает дыхание поверхностным.
Надеюсь, что у меня получилось объяснить, почему «меньше работать» – это «больше делать и меньше уставать». Переходим к следующему «сокращению».
Что еще нужно сделать, чтобы мозг меньше уставал к вечеру? Меньше нагружать его неэффективной деятельностью. Мы выматываемся, часто переключаясь с задачи на задачу.
Разнообразная деятельность задействует разные участки мозга. Чтобы нужный участок активно работал, его нужно обеспечить кислородом и питательными веществами, увеличить кровоток. Каждое «переключение» требует перенаправления кровотока и съедает наши ресурсы. Мы знаем, что нам нужно время (пусть и небольшое), чтобы выключиться из одного процесса и включиться в другой. Чем сложнее предстоящая деятельность, тем больше времени нужно на погружение в нее.
Представьте, что вы сначала поговорили по телефону с клиентом о техническом задании, затем переключились на расчет сметы по этому заданию, после этого написали текст коммерческого предложения и создали письмо. Четыре разных вида деятельности мозга: разговор, счет, текст, отправка. Между ними неизбежно возникают провалы непродуктивной работы. Кроме того, каждый такой провал утомляет мозг: он мечется между разными задачами и незаметно для нас теряет производительность.
Рисунок 15. Потеря производительности на прерываниях.
Что именно делать?
Рисунок 16. Группировка типовых дел для сокращения прерываний.
Группируйте мелкие задачи по типам деятельности мозга:
• говорить (продавать, звонить, вести переговоры или совещания);
• писать (тексты, коммерческие предложения, письма, статьи);
• читать (статьи, предложения, письма);
• искать (в интернете, в документах, в компьютере);
• считать (составлять сметы и бюджеты, делать расчеты);
• думать (придумывать решение, креативить, систематизировать);
• рутина (действия, процедуры, упражнения, использование приложений).
Старайтесь собирать в один подход несколько звонков подряд, несколько расчетов подряд, отвечайте на письма электронной почты «пачками», в определенное время. Таким образом, вы сэкономите силы и будете уставать не так быстро. Общая производительность сохранится и в конце дня вам будет легче.
Мало того, вы будете работать гораздо быстрее – группировка задач помогает вам ускоряться. В главе про принципы скорости мы поговорим, как непрерывная сосредоточенность на задаче постепенно увеличивает скорость работы.
В продолжение темы про группировку задач. Нас утомляет не только незнание правил планирования усилий, но и внешние раздражители: обращения людей, звонки, письма, которые разрывают наш непрерывный поток. Плюс к этому мы и сами прерываемся: заглядываем в ленты «Фейсбука», «ВКонтакте», «Твиттера». В главе «Сила трения сильнее желания» мы поговорим, как эффективно противостоять таким раздражителям, а пока коротко отметим, что нужно и самому не отвлекаться и другим не давать себя отвлекать.
Что именно делать?
Хотите меньше уставать? Меньше прерывайтесь сами: не заглядывайте в почту во время 30–45–60-минутных периодов, не отвлекайтесь на социальные сети. Старайтесь не позволять другим нарушать ваш рабочий процесс: отключайте звук телефона на время рабочих подходов, поставьте на стол табличку: «Я занят, оставь записку», слушайте спокойную музыку в наушниках. Сконцентрируйтесь на части крупной задачи или группе мелких задач. Дайте своему мозгу полчаса или час, чтобы разогнаться и сделать значительный объем работы.
Конечно, все зависит от характера вашего труда. Кажется, что сложно позволить себе так абстрагироваться от окружающей среды. Мне помогает аналогия с линзой, с помощью которой можно развести огонь. Главное – сфокусировать внимание на одной точке и не отвлекаться. Тогда результат будет получен быстрее, а усталость накопится меньше. К концу дня вы будете подходить не таким истощенным.
Про физическую усталость закончили. Следующий фактор излишнего утомления в течение дня – психологический.
Сон восстанавливает не столько физические силы, сколько «силы» нашего мозга – за ночь он избавляется от отходов дневной деятельности. В тканях мозга нет лимфатической сети, которая могла бы вывести все токсины во время бодрствования. Поэтому мозг засыпает, чтобы клетки сжались и в освободившемся пространстве произошел отток отходов деятельности. Но это не всегда получается сделать сразу. Мы знаем, что наша способность заснуть зависит от психологического состояния. Чем сильнее мы себя «накрутим» за день, тем сложнее нам будет заснуть и тем меньше времени мы проведем в состоянии глубокого сна.
Одна из «свиней», которую мы сами себе подкладываем днем – излишняя тревожность. Я не агитирую за безудержный оптимизм. Как говорят, «розовые очки разбиваются линзами внутрь», поэтому иметь «план Б» и готовиться к нештатным ситуациям и аварийным событиям нужно обязательно. Но при этом гораздо выгоднее ожидать не неудачи, а положительного результата.
Что именно делать?
Используйте теорию положительных ожиданий. Мы сами портим себе рабочий настрой, когда готовимся к плохому. Сейчас не спор о пессимистах, оптимистах и реалистах. Давайте просто разберем несколько сценариев и оценим выгодность каждого из них.
Давайте предположим, что через пару недель сотрудник должен сдать вам какой-то проект. Результатов может бы