Для меня этот способ бесценен. Именно он помогает мне выбирать сегодня то, что я хочу сделать завтра для своей жизни. Пять важных дел, которые нужно сделать завтра. Если трудно, то запишите три дела. Если совсем невмоготу и вы в постоянном цейтноте, то определите одно главное дело.
Какие дела входят в мой список?
В этот список должно попадать только то, что важно для вас. Только то, что соответствует вашему пути. В нем не должно быть чужих задач – рабочие вопросы не считаются. Они и так вас настигнут. Сделайте что-то нужное для себя, наполните день смыслом – это обязательно подарит вам положительные эмоции и даст заряд обновить список дел на следующий день. В Топ-5 не должно быть «мелочей», рутинных задач: что-то откуда-то взять, кому-то позвонить, кое-что купить. Такие мелочи нужно выносить в отдельное приложение с напоминаниями.
Время, которое вы уделяете конкретной задаче из Топ-5, выбирается исходя из вашей дневной загрузки рабочими задачами. Если вы молодая мама, то такие слоты не могут быть дольше 10 минут. Если вы руководитель, то можете себе позволить слоты продолжительностью до часа. Если вы подчиненный и ваш рабочий день полностью посвящен рутине, то вы можете планировать разные слоты: на 5–15 минут для дел днем в перерывы и на 30–60 минут вечером. Учитывая ваш стандартный график, вы можете раздробить любое дело на подзадачи нужной продолжительности.
А если никаких сил не остается? Если в перерывы валишься с ног и у тебя только одно желание – поспать? Тогда ставьте в Топ-5 задачу «Выспаться». Учитесь отключаться, как Штирлиц, на 3–5–10 минут. Кстати, такой короткий дневной сон добавляет достаточно энергии, чтобы почувствовать себя отдохнувшим.
Зачем мне этот список?
Наверняка вы уже слышали о том, что принятие решений в течение дня постепенно лишает человека силы воли. Это происходит незаметно. У каждого из нас есть свой лимит решений.
Сделали выбор доступное количество раз – потеряли волю. Теперь с вами можно делать все, что хочешь. Любая внезапная задача не встречает сопротивления осознанности – вы хватаетесь за нее, чтобы поскорее избавиться. В таком состоянии мы не в силах осознать, насколько критична эта проблема или насколько адекватна задача. А когда кончаются силы не только принимать решения, но и делать работу в принципе, мы «зависаем». Включаем телефонную игрушку, начинаем «тупить в ленту соцсети», читать новости, разглядывать смешные картинки, уходить на слишком частые перекуры.
И это все потому, что наша сила воли не выдержала «режима решений» в начале дня. Топ-5, созданный из списков «Стодневки» и «Проекты месяца», помогает принять решение заранее – всего один раз в месяц или в квартал. Составляя его, вы уже определили, что будете делать. В течение дня вам не нужно будет расходовать драгоценную силу воли. Вы это сделали в одном подходе. Кстати, в главе «Привычка упорнее самоконтроля» мы поговорим про то, как научиться принимать решения и прокачать свою силу воли простыми упражнениями.
Какие правила я соблюдаю при работе с Топ-5?
• У каждого дела в Топ-5 должно быть указано, где и когда я планирую его сделать.
Это маленький секрет, который резко повышает вероятность выполнения дела из списка. Просто написать, что вы хотите сделать, это одно. А вот запланировать, где и когда вы его будете делать – это совершенно другое. Сравните сами.
1. Сделать урок по английскому.
2. Сделать урок по английскому сразу после ужина дома.
Когда я добавляю место и время, я сразу осознаю, в каких обстоятельствах я буду это делать. Мало того, я даю себе обязательство в это самое время и в этом самом месте приступить к делу.
• Первое дело рабочего дня должно быть из Топ-5.
Когда я работал в офисе, то по приезде первым делом я открывал этот список. Сейчас я открываю его сразу после Часа силы. Пока энергии достаточно, а производительность максимальная, самое время сделать первую задачу из списка.
Авторы десятков книг по саморазвитию повторяют раз за разом: «Начинайте день с главного дела!» Почему же у многих это не срабатывает? У меня есть пара ответов.
1. Мы привыкли начинать утро по-другому. Когда мы выходим за дверь, включается отработанный автопилот. Мы выполняем движения «на автомате». Подъезд, двор, тротуар, транспорт, крыльцо на работе – ритуал, о котором мы даже не задумываемся. Поэтому и дальнейшие действия мы продолжаем выполнять по инерции. Инерция не позволяет нам задуматься, и мы вспоминаем про свой список только вечером.
2. Мы привыкли проводить вечер по-другому. Такой же точно автопилот действует и в конце дня. У каждого он свой, но мы с сожалением вспоминаем о наших планах, когда голова на подушке, в комнате темно, а глаза слипаются. Какой тут список? Мы обещаем себе, что завтра-то мы все напишем, но…
Привычки сильнее нас. Веками отточенный навык автоматических действий работает великолепно. Мозг старается избавиться от лишних размышлений. Чтобы выработать новую привычку, нужно приложить усилие. Я расскажу, как научиться делать это достаточно просто, в главе «Привычка упорнее самоконтроля». А для начала примите решение, что первым делом с утра вы будете выполнять задачу из Топ-5. Лучше всего – сразу после пробуждения, чтобы вас не успела захватить привычная рутина.
• Топ-5 должен быть легкодоступен
Хаос рабочего дня постоянно пытается заполнить наше свободное время. Чтобы всегда держать фокус на нужных делах, Топ-5 должен регулярно попадаться на вашем пути, быть от вас «в паре секунд». Возможно, это будет карточка с записанными делами, которую вы положите в кошелек. Или приложение в смартфоне и на компьютере, иконку которого вы вынесете на главный экран. Я начинал с приложения Wunderlist, потом переехал в 2DO.
Если вам не нравятся приложения в смартфонах или вы ими не пользуетесь в принципе, подумайте, какую вещь вы используете постоянно в течение дня? Постарайтесь внедрить список в нее.
• Есть какая-то дверь, которую вы часто открываете? Закрепите список на ней.
• Целый день за рулем? Вложите список в шторку на лобовом стекле или разместите на панели магнитолы.
• Постоянно сидите за компьютером? Сделайте список частью рабочего стола или вставьте в верхний ряд клавиатуры.
• Работаете на улице? Положите карточку в карман, сделайте заставкой смартфона. Заставка смартфона – универсальное решение, потому что у большинства из нас он регулярно появляется в руках. Это просто: написали на листочке Топ-5, сделали фотографию и сразу применили к ней функцию «сделать заставкой».
• Смотритесь регулярно в карманное зеркало? Используйте косметичку как кармашек для списка.
1. Чтобы выполнять Топ-5, нужна привычка заглядывать в него
Доступность списка – необходимое, но недостаточное требование. Я до сих пор вырабатываю в себе привычку заглядывать в него без напоминаний каждый час рабочего дня.
Есть хорошее «Правило помидора» – делать рабочие перерывы каждые 45–50 минут. Я стараюсь сделать контакт с Топ-5 обязательной частью таких пауз. Сделал остановку-передышку, заглянул в список. Возможно, что следующий часовой забег начнется с выполнения задачи из этого перечня.
2. Если времени мало, а задачи не сделаны, то просто «прикоснись к ним»
Так бывает: весь день пошел наперекосяк и к вечеру из списка Топ-5 ничего не выполнено. Сил уже нет, ни один из пунктов не получится сделать до конца с тем качеством, которое необходимо. Представьте, что у вас полчаса времени и пять важных дел. Конечно, можно махнуть рукой и сказать «завтра сделаю», найти весомые причины, чтобы отложить Топ-5.
Но в таком случае завтра будет еще труднее приступить к выполнению: ведь вчера ты уже разрешил себе отложить, поддался внешнему хаосу, занял позицию «жертвы обстоятельств». План нужен не для того, чтобы его выполнить, а чтобы наилучшим образом использовать возможные отклонения. Если что-то пошло не так, как планировалось, то нужно задать себе основной вопрос: как я могу использовать сложившуюся ситуацию? Необходимо сохранить связь с важными делами, пусть даже она будет короткой.
30 минут. 5 дел. По 6 минут на каждое. Поставьте таймер на 5 минут и займитесь первым делом из списка: сделайте один-два слайда в презентацию выступления. Таймер, минута перерыва, следующие 5 минут: прочитайте один документ из приложений к брифу. Таймер, минута перерыва, следующие 5 минут: несколько дополнительных элементов в блок-схеме сложного бизнес-процесса. Таймер, минута перерыва, следующие 5 минут: шаблон сметы для нового коммерческого предложения. Таймер, минута перерыва, следующие 5 минут: содержание технического задания на лендинг.
30 минут. 5 шагов. Ни один из них не приведет к конечному результату, за эти полчаса не получится довести ни одно из дел до конца: ни презентацию, ни блок-схему бизнес-процесса, ни знакомство с брифом, ни коммерческое предложение, ни техническое задание разработчикам. Но будет другой важный результат: тренировка связи с проектами, способности не останавливаться.
Если дел много, а времени не хватает, чтобы закончить даже одно, то попробуй сделать каждое по чуть-чуть. Завтра шансов отложить еще раз будет меньше, а продолжить будет гораздо легче.
3. Не получилось – переноси на новый день
Дела из Топ-5 не всегда получается выполнить в полном объеме. Корить себя не нужно, всякое в жизни случается. Переносите задачу в Топ-5 следующего дня. Только не забудь поставить ее первой в очереди и начать день с нее.
Случается ли у меня так? Когда я начинал эту практику, такое было постоянно. Даже сейчас, после 5 лет непрерывного ведения Топ-5, это иногда происходит. Причины бывают разные.
• Взял слишком сложные задачи.
• Не рассчитал внешних препятствий.
• Неправильно оценил свободное время.
• Не справился с неожиданными авралами.
• Составил Топ-6–7–8 вместо пяти.
Если так происходит, то задача перекочевывает в Топ-5 на следующий день. В особо сложных случаях (и так тоже бывает) на следующий день может перейти весь список. Главное, не увлекаться переносами. А если они становятся системными, стоит примени