ть следующие правила.
4. Не сделал поставленную задачу три дня подряд – раздроби ее
Если задача регулярно повторяется в списке, значит, к ней сложно подступиться. Может быть, она слишком сложная для решения с одного раза. Может быть, не очень приятная. Но сделать ее необходимо, иначе бы она не появилась в вашем списке. Нужно приступить к любому, хоть небольшому кусочку. Взгляните на неподъемную задачу вечером, вспомните, что самое трудное – начать. Для облегчения выполнения раздробите ее на подзадачи и поставьте в список небольшой кусочек. Начинать с малого проще.
Только не забудьте проверить – может быть, задача потеряла свою актуальность, и нужно принять решение отказаться от нее? Не отложить, а вычеркнуть навсегда. Не хотите? Тогда дробите на подзадачи и делайте первый шаг уже завтра.
5. В непредвиденных обстоятельствах составляй Авральный Топ-5
Конечно, все это красиво звучит: пиши планы по вечерам, в течение дня уделяй этим задачам время, вечером наслаждайся результатом. Но в делах случается такой «идеальный шторм», что нам становится вообще не до планов, составленных заранее. Не раз замечал, что в ситуации «А-а-а-а!!! Куда бежать???» кажется, что находишься в каком-то немыслимом водовороте дел. Что делать – совершенно непонятно, состояние приближается к панике. А в таких условиях самосознание отключается. Помните? В дело вступает животный мозг, который ничего не анализирует и действует инстинктивно. И ошибается. Такова жизнь.
Что делать, если вы попали в водоворот дел? Когда они мечутся в голове, и сознание не успевает сосредоточиться ни на одном из них, возникает ложное ощущение, будто их очень много. Тогда откладываем свой плановый Топ-5 на завтра и успокаиваемся – составляем новый Топ-5, авральный. Если взять и записать самые острые дела, то окажется, что их не больше пяти, просто они случились в одно время и требуют срочного решения. На листочке бумаги они совершенно не страшные. Теперь на них можно посмотреть трезво и определить очередность их выполнения. Если вы запишите авральный Топ-5, то сможете решить задачи в относительно спокойном режиме. Мы подробно говорили об этом в главе о планировании, когда обсуждали «Алерт-лист».
Не секрет, что жизнь нам постоянно подбрасывает новые задачи, мы уже об этом говорили не раз. С помощью всех наших методик мы стараемся переключить свое внимание на дела, которые важны нам, а не кому-то другому. Но со временем мы входим во вкус планирования и сами начинаем поступать так же – генерировать задач больше, чем у нас есть времени на их решение.
Наши новые задачи приходят уже не как горланящие хулиганы, требующие внимания. Они стоят перед нами красивые и соблазнительные. Мы ведь понимаем, что это «наша» задача. Это дело, которое поможет нам стать лучше, умнее, сильнее, полезнее и т. д. и т. п. Как ей отказать?
В этой ситуации легко угодить в ловушку неначатых дел. Новые интересные задачи увлекают нас, а старые накапливаются без движения. Мало того, задача, которая еще вчера была новой и захватывающей, проиграет блеску «новичков» завтра. В результате она станет еще одним грузилом невыполненного до конца дела.
И тогда «происходит страшное». Вновь поступающие задачи начинают сводить с ума и вызывают состояние «белки в колесе», а невыполненные задачи удручают нас своим постоянным молчаливым присутствием. Сплошное разочарование получается. С одной стороны – не знаешь, за что схватиться, с другой стороны – страдаешь, что ничего не доводится до конца.
Самое главное для меня в таких случаях – это сохранить такое же отношение к собственным неожиданным задачам, какое у меня сложилось к чужим. В очередь! За поступающие задачи нельзя хвататься сразу. Но и забывать их нельзя, поэтому нужно записывать. Записывать с одним железным правилом.
Новая задача должна ставиться в конец списка, если только это не жизненно важное дело
Тогда и поставленные ранее задачи будут решаться, и для очередной найдется ответ. Только нужно понимать, что задача – это то, в чем мы можем совершить конкретное действие. И «подумать» не считается задачей. А что тогда делать с случайными залетными мыслями и неоформленными желаниями? Для них есть список идей.
Он похож на очередь Топ-5 с несколькими исключениями:
1. Задачи в Топ-5 – конкретные, нам понятно, как их выполнять. Идеи – неопределенные, нам еще неизвестно, как и с какой стороны к ним подступиться.
2. Задачи в очереди – срочные, их нужно «брать и делать». Идеи – необязательные, от них можно отказаться, если будет ясно, что не стоит тратить свое время на их воплощение в жизнь.
В остальном главная задача списка идей – не потерять интересные мысли. Я использую приложение Braintoss, которое установлено у меня на главном экране смартфона.
Оно позволяет сделать заметку голосом, фотографией или текстом, а затем отправляет ее на e-mail. Каждый раз, когда я разбираю почту, я решаю, как поступить с этой заметкой: обновить что-то в личной конституции или списке целей, сделать ее черновиком будущей статьи, превратить в задачу в календаре или в новые слайды презентации. Подойдет любая программа в смартфоне (Evernote, заметки, гугл-документы), позволяющая удобно и быстро фиксировать свои мысли. А может быть вам будет удобнее записывать шариковой ручкой в небольшой блокнот? Стилусом в планшете? Выбирайте свой инструмент.
Почему важны идеи? Список идей – отличная питательная среда для создания новых задач. Мне он помогает при регулярном ежемесячном планировании. Субботнее утро – отличное время, чтобы посмотреть на накопившиеся идеи и решить, как они могут помочь в решении забуксовавших задач.
Важно научиться записывать идеи, которые посещают нас. Случайные мысли настолько неустойчивы, что их стремительно вытесняют постоянные заботы и раздражители. Требуется фиксировать их, связывать, чтобы они принесли пользу. У нас на работе есть листочки для записей, которые так и называются – ловушки для идей. Знаете ведь, как это бывает. Ты занимаешься каким-то делом, и вдруг в голове всплывает интересная мысль. Иногда она бывает настолько яркой и сильной, что ты уверен – ее не забудешь ни через полчаса, ни через полдня. Но… Через 15 минут мы отлично помним только то, что нас посетила яркая мысль. А вот о чем она была, не помним. Поэтому я их записываю сразу.
Нужно быть постоянно готовым к тому, чтобы отловить идею. Особенно, когда решаешь задачи и погружаешься в какое-то дело. Вдвойне нужно быть готовым, когда перед тобой задача из новой сферы, когда знакомишься с новыми людьми, читаешь новые книги или сталкиваешься с новыми дисциплинами. Пограничные зоны знаний – территория повышенной концентрации новых идей.
У меня под рукой всегда или бумага, или смартфон. Когда я работаю за компьютером, открываю закладку с Evernote. Если поблизости телефон – запишу или надиктую заметку в Braintoss. Неудобно в телефон – черкну пару слов на листочке или салфетке. Конечно, есть ситуации, в которых не получится воспользоваться ни компьютером, ни телефоном, ни бумагой. Во время медитации или тренировок, в бассейне, в душе, на бегу, в театре, на свидании. В таких случаях нужно «связать» идею. Выделите в своей идее ключевое слово или понятие. Поймайте взглядом какой-то предмет в окружающей среде и свяжите, объедините его с ключевым словом. Попробуйте составить предложение с использованием ключевого слова и реального предмета рядом с вами. Придумайте новый объект или картинку. Тогда вам будет проще вспомнить идею, когда вы доберетесь до компьютера, смартфона или бумаги.
Повторяющиеся ежедневные задачи, упражнения, действия, образ мышления, шаги к цели и эволюционные маленькие шаги, которые нужно повторять без выходных. Мы знаем, что привычка не приобретается «по желанию». Нам нужно приучить себя делать какое-то дело, а для этого требуется регулярное повторение в течение нескольких месяцев.
• Когда я хотел научиться ходить по лестнице вместо лифта, я записал в этот список два дела: «Лестница (утро)» и «Лестница (вечер)».
• Когда я хотел отучить себя сутулиться за обедом, в списке появился пункт «Осанка».
• Делать разминку в течение рабочего дня? Появилась фитнес-пауза.
• Когда я тренировал скорочтение, мне нужна была привычка читать по три раза в день.
• Когда я начал практиковать фрирайтинг, в списке появился соответствующий пункт.
• Когда мне понадобилось научиться откладывать деньги, я добавил задачу каждый день перечислять на накопительный счет небольшую сумму. Тогда я начал со 150 рублей в день, кстати, эта привычка совместилась с отказом от ежедневного кофе за те же деньги.
Наработанная привычка может уйти из списка, а может остаться для закрепления. Внешняя среда всегда будет стараться «избавить» вас от новой привычки. Я несколько раз обращал внимание на забавную закономерность. Убрал дело из списка – оно начинает исчезать из жизни. Старые шаблоны и хаос жизни пытаются вытеснить нужные привычки, поэтому некоторые задачи закрепляются в списке на годы. Они постоянно должны быть перед глазами.
Сейчас я использую приложение Momentum. Каждый вечер, подводя итоги дня, я отмечаю, какие привычки я выполнил, а что пропустил. Но об этом поговорим подробнее в главе про рефлексию.
И когда все это делать? Вся жизнь будет проходить в составлении списков и планов! Когда их выполнять?
Это не так, достаточно посмотреть на списки в комплексе, в разрезе целого года.
• Самые важные дела на всю жизнь – этот список нужно составить единожды в жизни и потом раз в год дополнять его. Сколько нужно времени? Один-два дня на составление первичного списка и полчаса каждый год в новогодние каникулы.
• Самые важные дела на год – этот список нужно составить один раз в год и потом ежемесячно актуализировать. Сколько нужно времени? Два-три часа на составление первичного списка и минут 10–15 каждый месяц в удобный выходной.