• Проекты месяца – этот список нужно составить один раз в год и потом раз в месяц актуализировать его. Сколько нужно времени? 15–30 минут на составление первичного списка и минут 5–10 каждый следующий месяц в удобный выходной.
• Топ-5 на день – этот список нужно просто анализировать каждый день. Сколько нужно времени? 3–5 минут по утрам.
• Очередь Топ-5 и Список идей не требуют специально выделенного времени. Они рождаются, как побочный продукт каждодневной деятельности, а потом используются, как сырье при еженедельной актуализации планов.
• Привычки – этот список просматривать ежедневно 1–3 минуты, чтобы отметить выполнение. Его актуализация не требует особого времени: новые привычки попадают в него раз в один-три месяца, а то и реже.
Итого, сколько нам нужно времени на составление списков? Возьмем по максимуму.
• Ежедневно: 10 минут на Топ-5.
• Ежемесячно по выходным: 10 минут на актуализацию Плотного месяца и 15 минут на актуализацию Важных дел на год.
• Ежегодно в каникулы: 180 минут на создание нового списка Важных дел на год + 30 минут на актуализацию Важных дел на всю жизнь.
• Много ли это? 10 минут в день + 25 минут в месяц + 210 минут в год.
• 3650 + 300 + 210 = 4160 минут в год. Примерно 70 часов или 9 дней (если считать по 8 часов) в год. Это меньше 2,5 % вашего времени – совсем немного. А если учесть, какой эффект дает нам ведение списков, то становится понятно, что это и есть та меньшая часть в правиле Парето. Это 3 %, которые дают нам 97 % результатов.
А когда отдыхать? Если каждая минута будет занята продуктивной деятельностью – что это за жизнь получается?
Пока не попробуешь, не узнаешь – на самом деле списки дел не отягощают, а обогащают нашу жизнь. Есть хорошая поговорка, что лучший отдых – это смена вида деятельности. А Лев Толстой прекрасно сказал, что величайшим заблуждением человечества является убеждение, что безделье есть благо.
Конечно, когда ты вымотан рабочими задачами, кажется, что единственный вариант восстановить силы – это отключиться в счастливом «ничегонеделанье». В какой-то мере это так. Отключение от задач – один из способов подзарядить аккумуляторы.
Но для меня, как я уже рассказывал, эволюционные дела – это отличный способ «зарядить батарейки». Просто нужно сделать волевое усилие и поверить в то, что еще одно дело не отнимет, а добавит силы. Дела по списку – это и есть отдых. Просто спланированный, организованный. Отдых должен иметь смысл, а не просто включать «режим предохранения от поломки».
Списки уменьшают количество хаоса, наводят порядок. В результате все свободное время занято нужными делами, помогающими отдохнуть. Вопрос в том, как мы хотим отдыхать: активно или пассивно. Просто спросите себя, что вам нужно: удовольствие или удовлетворение?
От пассивного отдыха, просмотра телевизора, посиделок в барах, компьютерных игр, просмотра лент социальных сетей мы можем получить кратковременное удовольствие. Прямо сейчас, без лишних усилий. От активного, деятельного отдыха «по спискам» можно получить настоящее удовлетворение. И тоже прямо сейчас. Единственное усилие – убедить себя, что от этого больше не устанешь, а наоборот – восстановишься. Остается решить, как не распыляться, а использовать время по максимуму.
Концентрация продуктивнее многозадачности
Это известное правило: если вы хотите решить много дел в условиях ограниченного времени, то нужно применять последовательный подход. Задача решится быстро, когда все имеющиеся ресурсы будут направлены на ее решение. В этом правиле есть еще пара возможностей увеличить скорость, о которых не говорят.
• Экономия времени на переключении между периодами однозадачности.
• Увеличение производительности с подключением рутинной многозадачности.
За что не любят многозадачность? За те потери времени и сил, которые происходят при переключении между разными задачами. Мы можем думать в один момент времени только над одним вопросом. Даже если мы полагаем, что обдумываем несколько тем, то нам это только кажется. Наш мозг в это время мечется между разными мыслями, тратя силы на эти «перескоки». Когда нам говорят «нужно практиковать однозадачность», подразумевают «нужно сократить количество переходов от темы к теме». Переключение воспринимается, как неизбежное зло, потеря энергии и сил.
Но у нас есть возможность правильно использовать «последовательную многозадачность». Нужно освоить важный навык – концентрацию внимания, вашу скоростную «коробку переключения внимания». Пока у нас слабая способность концентрировать внимание, мы теряем много энергии на переходах от одной задачи к другой. Мы начинаем новое дело, находясь в предыдущем. Мы не отключились от одного вопроса, а уже схватились за решение другого.
Мы прекрасно понимаем, что нам нужно время, чтобы «включиться» в новую задачу. Обычно достаточно нескольких минут, чтобы отключиться от предыдущего дела и сосредоточиться на новом. Почему же нам так сложно использовать небольшие пустоты в нашем распорядке? Вроде бы все здорово звучит: «У нас есть масса небольших промежутков времени, которые мы можем использовать». А на деле получается, что нам этого маленького промежутка свободного времени не хватает, чтобы даже включиться в задачу. Мы видим, что времени мало, и решаем не использовать его.
Вам помогут прокачать «коробку передач» внимания осознанные прерывания. Прерывания в контексте продуктивности обычно описывают, как негативный фактор – они отвлекают наше внимание, снижают скорость, расходуют энергию. От незапланированных прерываний нужно ограждаться, защищать свою рабочую зону и продуктивное мышление. К ним сформировалось отношение, как к холестерину – объекту, с которым нужно бороться. Но и холестерин, и прерывания приносят нам пользу. Когда заканчивается любое дело, любая задача, нужно остановиться и «выдохнуть». Прерваться в своей умственной деятельности.
Я использую технику прерывания из 5 шагов.
1. Закончил дело – не хватайся за следующее, остановись.
2. Выдохни, прижми ладони к столу, ступни поставь ровно на пол. Закрой глаза, почувствуй дыхание, сделай 2–3 глубоких вдоха и выдоха.
3. Ответь на вопросы: «Что я только что закончил делать? Что я сделал? Доволен ли я результатом?» Зафиксируй.
• Сделай запись в дневник кейсов.
• Отметь продолжительность в календаре. Подтверди результат.
• Если дело не закончено, определи следующий шаг по этой задаче, уточни желаемый результат, скопируй слот в календаре, перенеси на следующий день.
4. Ответь на вопросы: «Что я буду делать сейчас? Сколько у меня есть времени? Какой мне нужен результат?»
5. Запусти таймеры (Toggl и AppleWatch) и приступи к следующему делу.
Чем дольше я практикую эти пять шагов, тем меньше времени мне нужно, чтобы переключиться между задачами. Тем быстрее сознание выходит из предыдущего дела и настраивается на следующее.
Чтобы научиться останавливаться, нужно развивать способность управлять своим вниманием. Я считаю, что «управление вниманием» – это тема, достойная отдельной книги, навык, который нужно целенаправленно совершенствовать. Когда мы можем эффективно управлять своим вниманием, развивать его силу, защищать от поглотителей, тогда перед нами открываются возможности во многих направлениях.
• Можем быстро и эффективно учиться, развивать навыки, осваивать новые способности, увеличивать свою полезность и востребованность.
• Держим фокус внимания на ценностях и планах, поэтому быстрее достигаем целей.
• Видим больше подсказок и вводных, поэтому легче находим решения в жизненных, деловых, творческих и технических задачах.
• Умеем внимательно прислушиваться к себе, чувствуем мельчайшие изменения настроения и легко управляем эмоциями.
• Наблюдаем за своими действиями и проще создаем новые нужные привычки.
• Не отвлекаемся от собеседников, наблюдаем за их поведением, поэтому получаем более значимые результаты в переговорах.
• Улавливаем проявления своих слабостей, поэтому легче противодействуем манипуляциям.
• Умеем слушать не только себя, но и возможных покупателей, поэтому проще «продаем» свои желания, идеи, предложения – клиентам, руководителям, коллегам, инвесторам, детям, родителям, кому угодно.
• Внимание к желаниям, настроениям, чаяниям близких и любимых людей, друзей, приятелей и знакомых помогает развивать глубокие и ценные отношения.
• Ведем осознанную жизнь, чувствуем и понимаем, что с нами происходит: что мы делаем, к чему идем и какие следы оставляем за собой.
Вся книга – про управление вниманием в любом состоянии времени.
• Внимание к будущему описывается во всех разделах о планировании.
• Внимание к прошлому раскрывается в разделах о рефлексии.
• Внимание к настоящему – в разделах про осознанность.
Что мне помогает фокусировать внимание? Я прокачиваю два навыка.
1. Уменьшение влияния внешних поглотителей.
2. Увеличение внутренней силы внимания.
Давайте разберемся с ними чуть подробнее.
• Окружающая среда.
Новости, реклама, шум, чужие разговоры, песни по радио и голоса из телевизора, ленты социальных сетей. Любой входящий сигнал отвлекает наши мыслительные ресурсы, даже если мы не замечаем. В разделе «Сила трения сильнее желания» мы обсудим, почему именно мелкий «песок» затормаживает нас сильнее, чем крупные препятствия. «Незаметные» раздражители забирают у нас гораздо больше сил, чем навязчивый яркий объект, который мы можем «взять и убрать». А вот мелочь вычищать гораздо сложнее: гул голосов в офисе, рекламные объявления в интернет-приложениях, фоном звучащее радио, бликующие поверхности, шум с улицы – все это по чуть-чуть, незаметно съедает наши ресурсы.