Мой друг, Кондратий Гайкевич, любит готовить: на выходные он составляет обширное меню из самых разных замысловатых блюд. Когда смотришь на этот список, кажется, что придется только и делать, что готовить с утра до вечера. Но нет, у него это не занимает много времени. Понимание конечного продукта помогает ему объединять несколько технологических процессов в общие блоки: почистить все овощи разом, использовать духовку для нескольких блюд подряд, чтобы не разогревать ее несколько раз, отделить все желтки для нескольких блюд с одного подхода и так далее. Все технологические операции расставлены в необходимой последовательности, даже «охлаждение скалки» занимает свое место в плане. Когда он покупает продукты, сразу раскладывает необходимые ингредиенты для каждого блюда по отдельным пакетам, чтобы не терять время на их поиск. Остается только взять конкретный пакет, добавить заранее подготовленные полуфабрикаты и начать готовить.
Используйте энергию предыдущего движения, чтобы продолжить его следующим. Еще один пример из спорта. Гимнасты совершают все свои виртуозные акробатические комбинации не столько за счет силы мышц, сколько за счет использования инерции тела. Они не останавливаются, чтобы задуматься о следующем движении – каждый элемент комбинации на гимнастических снарядах незаметно перетекает в следующий. Так же нужно делать и в обычной жизни. Усовершенствуйте, а затем отрепетируйте свои привычные процессы, чтобы не останавливаться между отдельными действиями. Помните, мы говорили об этом в главе «Рутинная многозадачность»?
А ведь есть не только лишние движения, но и лишние размышления, которые заставляют нас «зависать» в раздумьях, когда мы пытаемся вспомнить детали или элементы списка. Как мы собираемся в отпуск или в командировку? Лихорадочно пытаемся вспомнить, все ли нужное взяли. Мы на взводе, наши переживания «как бы не забыть что-то важное» заставляют нас делать лишние движения – снова и снова проверять сумку с вещами и кошелек с документами.
Мне относительно часто приходится летать в командировки, пару лет подряд я совершал по 130 полетов за год. Чтобы не тратить времени на сборы, у меня есть приложение uPackingList, в котором собраны основные выезды:
• длинная командировка,
• быстрая командировка на один день,
• конференция,
• марафон,
• летний отпуск,
• зимний отпуск,
• летняя экскурсия в другой город,
• зимняя экскурсия в другой город.
Теперь сборы представляют собой вычеркивание пунктов из чек-листа: что взять по категориям, что сделать заранее и перед выездом. Вычеркнул все пункты? Можно застегнуть сумку или рюкзак и ложиться спать. А перед выходом из дома вообще не переживать, что ты что-то забыл – ты точно знаешь, что все на месте.
Еще пример из жизни. Мне много раз приходилось возвращаться домой только потому, что я забывал какие-то нужные мелочи или важные вещи в карманах одежды, которую носил за день до этого. Чтобы избавиться от этой проблемы, мне достаточно было научить себя выкладывать все содержимое карманов в одно отведенное место на полке в коридоре. Ерунда, скажете вы? Может быть. Но времени эта «ерунда» сэкономила мне прилично.
Смазка против лишних движений
Запишите рутинные процессы, которые вам приходится делать ежедневно дома или на работе. А когда в следующий раз будете один их них выполнять, задумайтесь над каждым движением. Подумайте, какие действия не несут смысла? Можно ли их исключить? Попробуйте нарисовать трек перемещений по квартире с утра. Пройдитесь по этому маршруту вечером, чтобы «на свежую голову» увидеть, где вы повторяетесь.
Спланируйте заранее маршрут движения между полками продуктового магазина и держитесь его от начала до конца. Не забудьте составить список продуктов и постарайтесь не покупать ничего вне «согласованного бюджета». Так вы сэкономите не только время, но и деньги. Подумайте, в каких случаях вам приходится вспоминать длинный однотипный перечень? Когда вам нужен чек-лист для проверки готовности? Каждый раз, сталкиваясь с такой задачей, составляйте список – он поможет вам увеличить скорость в следующий раз.
К сожалению, лишние движения – это привычка. Мы совершаем их, не задумываясь, поэтому изменить их будет непросто. К счастью, вы уже знаете, что нужно делать, чтобы приобрести новые модели поведения. Чтобы вам было проще выбрасывать лишние действия, попробуйте действовать осознанно. В каждый момент времени описывайте вслух свое текущее действие и проговаривайте предстоящее, хотя бы на шаг вперед. Постепенно вам будет легче думать «по-гроссмейстерски» – на несколько шагов вперед. Так вы в каждый момент времени сможете выбирать, что сделать дальше и что нужно сделать прямо сейчас, чтобы не терять драгоценных минут.
Одна из любимых фраз моего отца – поспешай не торопясь. Делать быстро и делать торопливо – совершенно разные вещи. Когда мы торопимся, суетимся, мы неминуемо совершаем ошибки. Нам приходится тратить время на возвращение и устранение их последствий.
Конечно, любая ошибка – опыт, из которого мы извлекаем пользу. Да, на большие грабли мы стараемся больше не наступать, потому что болезненные промахи хорошо запоминаются. А вот маленькие недочеты мы не замечаем, считая их незначительными и не стоящими нашего внимания. А зря.
Мелкие ошибки более опасны. Они, как мелкий песок, забивший наш механизм. Крупное препятствие полностью останавливает нас ненадолго, мы его устраняем, а потом продолжаем движение. Мелкий песок мешает нам все время, отнимая десятки процентов мощности. Точно так же, как мелкие пустоты времени в течение дня могут подарить нам дополнительные часы, незаметные ошибки эти часы у нас отнимают.
Забыть что-то взять, забыть куда-то зайти. Отправить письмо без вложения, чтобы потом писать его повторно. Сделать неправильно, а потом исправлять. Сделать некачественно, а потом долгое время пользоваться неполноценным результатом. Поругаться, нагрубить, а потом восстанавливать отношения. Обмануть, чтобы потом возвращать репутацию.
Мелкие ошибки накапливаются и не решаются. Самое опасное то, что они становятся нашей привычкой, второй натурой. А то, к чему мы привыкли, считается нормальным. Для нас становится естественным жить в череде постоянных мелких ошибочек, которые мы даже не собираемся исправлять. И в какой-то момент их становится так много, что они превращаются в огромную проблему, размер которой уже не позволяет ее решить. Потому что эта проблема, как раковые метастазы, пропитала нас насквозь.
Как я боролся с мелкими недочетами. В приложении Grid Diary у меня есть ежедневный вопрос: «Какую ошибку я совершил, как ее предупредить». Сначала мне легко было их находить: достаточно было вспомнить разочарования в течение дня или желание себя отругать за что-то. Это и есть ошибка. Затем нужно задуматься: можно ли ее исключить в следующий раз? Что нужно сделать, чтобы вовремя заметить предпосылки? Как предупредить ее появление в принципе? Как поступить, если заметил, что начал совершать ошибочные действия? Со временем мне стало все сложнее отвечать на вопрос из приложения, но я его не удаляю из ежевечернего списка – время от времени отлавливаю новые замечания, которые стоит исправить.
Кроме того, я веду в Evernote блокнот «Затупилки». Это небольшие заметки, в которых я рассказываю себе о собственных промахах, допущенных из-за излишней самоуверенности. Тоже своеобразные ошибки, по которым я делаю вывод – как нужно пересмотреть свое поведение.
Смазка против мелких ошибок
Запишите в свой час силы выходного дня или в вечернюю рефлексию задачу «Мои главные ошибки на этой неделе». Научившись видеть большие «косяки», настроив свое внимание на их поиск сейчас, будет легче разглядеть мелкие недочеты потом.
Положите на место, которое вы посещаете каждый день, листочек с заголовком «Мои ошибки». Компьютерный стол, зеркало в ванной, дверь холодильника или туалета. Записывайте в него все свои недочеты за неделю и думайте, как их исправить. Со временем эта форма мышления пропитает ваш мозг, и вы начнете на ходу вычислять мелкие ошибки и устранять их «на раз-два».
Попробуйте использовать правило работы японских машинистов: совершая каждое действие, они должны его проговаривать и указывать пальцем на объект, с которым они сейчас работают. Закрывается дверь? Кондуктор укажет на нее пальцем и громко объявит, что дверь закрыта. Машинист отъезжает от станции? Он покажет на расписание и скажет: «Три часа, отправление от станции Кобе». Проверил показания датчиков? Покажет на них пальцем и произнесет значение, которое увидел. Поезд прибывает на станцию? Служащий жестом покажет, что платформа свободна. Это система Shisa Kanko, после внедрения которой ошибки на рабочих местах сократились на 85 %. Эта система пригодится вам, если вы часто забываете, где оставили нужные предметы. Или если не можете запомнить, выключили ли плиту, чайник и утюг. Достаточно указать пальцем на выключенный утюг и произнести: «Утюг выключен».
Нашу скорость снижают не только незапланированные действия. Неправильный подход к плановым повседневным задачам тоже может заставить нас двигаться в темпе черепахи.
Распределенная рутина – странный парадокс в поведении людей. Мы пытаемся решить «с наскока» важные задачи, а ежедневную рутину дробим на мелкие кусочки, размазываем ее по дню. Что в итоге? У нас не хватает сил на важные задачи, мы ломаемся перед сложными (но нужными) вызовами и бросаем их. Зато мы по чуть-чуть, но постоянно занимаемся всякой мелочевкой. И получается, что мы весь день что-то делали, а похвастаться к концу нечем. Какие распределенные рутинные дела я замечал за собой?
• Ответы на запросы в почте и в социальных сетях. Обычно это происходит в течение дня, чаще всего хаотично. Тогда, когда не получается сделать запланированную работу. Может быть, ящик проверить, вдруг заявка, запрос или вопрос прилетел? Вдруг мой ответ ждут «вот прямо сейчас»?