В чем проблема? В том, что в «часы пик» такие письма и запросы могут приходить безостановочно. Вы один, а их всех много – «они» всегда будут писать больше, чем вы сможете обработать.
• Ответы на уведомления в трекере задач. Еще более тяжелый случай, потому что это реальная работа. Команда уведомляет тебя о том, что какой-то этап процесса закончен, задает вопросы о проектах, передает готовые результаты работы. Как тут не отреагировать?
В чем проблема? В том же, в чем и с письмами – команда всегда создаст больше сущностей, чем один человек сможет обработать за это же время. Вы не успеете ответить на одно уведомление, как получите еще несколько. Эта работа напоминает сражение с гидрой, у которой вместо одной отрубленной головы вырастают две.
• Наведение порядка в работе. Само по себе – хорошее и нужное занятие. Но дело в том, что порядок приходится наводить в самых разных категориях. Рабочий стол реальный и рабочий стол в компьютере, файлы и почта, CRM и трекер задач.
В чем проблема? Когда все эти дела выполняются по отдельности, они требуют времени на подготовку. Нужно настроиться на решения «выбрасывать лишнее». Шесть участков наведения порядка – шесть подготовительных пяти- десятиминуток. От получаса до часа в целом. Но можно взять и объединить несколько уборок в одну. Конечно, такое объединение не всегда рационально: например, с одного раза не получится навести порядок в одежном шкафу и в почтовом ящике, особенно, если порядок в них не наводился годами. Поэтому можно добавлять кусочки одного участка к другим.
• Исходящие звонки. Как мы обычно звоним? Сделали звонок, поговорили, записали результаты, поставили задачу, выбрали новый номер для звонка. Но потом отвлеклись на новый вопрос, вообще не связанный со звонками.
В чем проблема? Нам приходится делать разноплановую умственную деятельность в цепочке. На каждом этапе нам нужно нагрузить разные участки головного мозга, и каждый раз начинать с нулевой скорости. Мы уже говорили выше о том, что наш мозг без специальной тренировки не умеет быстро переключаться. Нам нужно время, чтобы выйти из одного режима умственной деятельности и погрузиться в другой. Чем больше таких переключений, тем больше вынужденных остановок. Тем медленнее мы продвигаемся к своим целям.
• Регулярное бронирование чего-либо, регулярные оплаты. Если мы что-то выбираем каждый месяц или каждую неделю, то из раза в раз переживаем «день сурка». Сначала мы вникаем в процесс, потом ищем варианты выбора, затем анализируем информацию, потом принимаем решение.
В чем проблема? Мы заставляем себя делать выбор много раз. А процесс выбора – это дело, которое быстро высасывает из нас силу воли. Чем чаще человеку приходится выбирать в течение дня, тем сильнее он снижает свои волевые качества.
И вот эта размазанная рутина съедает все наше время, все небольшие промежутки, которые мы пытаемся использовать. Помните про небольшие пустоты, которые не заполнены ничем? Мы не осваиваем их, потому что не успеваем стремительно переключаться между разными видами деятельности. Что с этим делать, мы уже сказали. Теперь нужно обратить внимание на крупные пустоты, которые забиты рутинным шлаком. Если мы сможем очистить их, то получим существенную прибавку к своему балансу времени. Посмотрите, можно ли объединить несколько ваших рутинных дел по месту или по времени.
Когда мы решили с семьей посетить десяток квеструмов за год, у меня было 2 варианта: каждый месяц выбирать и бронировать новый квест или за раз подобрать все. Второй вариант занял у меня один час, чтобы открыть все сайты, выбрать с семьей комнаты по вкусу и забронировать их. Осталось только расставить напоминания в календаре, чтобы за неделю подтвердить бронирование, а за день напомнить о посещении.
Каждый день в мой профиль в Facebook приходят новые люди, которые предлагают свою дружбу. Я не соглашаюсь «дружить на автомате», поэтому стараюсь взглянуть на профиль потенциального друга, оценить, что нас связывает, и задать вопрос, как он меня нашел. Я идеалист и надеюсь, что мы сможем быть полезными друг другу не только в виртуальном пространстве, но и в реальной жизни. Так вот, такие вопросы я задаю один раз по выходным, сразу всем, кто «постучался» ко мне за неделю. Получается гораздо быстрее, чем если бы я отвлекался на каждое знакомство в тот же день.
Смазка против распределенной рутины
Мы уже знаем, что правильные и нужные дела не стоит пытаться решить с наскока – их нужно распределить на маленькие шаги. А с рутинными обязанностями нужно поступать ровно наоборот. Не хватайтесь за них каждый раз, как только они появляются и требуют внимания. Попробуйте отказаться от них сейчас, чтобы сгруппировать их в конце дня или в конце недели.
Запретите себе выполнять рутинные дела в продуктивное время. Приравняйте такую работу к вредной привычке, с которой вы решили попрощаться. Хотите совет, как быстро избавиться от вредной привычки? В сети гуляет один способ.
• Определяете список привычек «на удаление».
• Покупаете офисную резинку и надеваете ее на запястье.
• Как только вы ловите себя на вредной привычке – оттягиваете резинку и щелкаете себя по внутренней стороне запястья. Голова на боли быстро учится.
Мне неудобно было носить резинку, поэтому для себя я придумал другой способ «самобичевания» – щелчок по ногтю большого пальца. Сделал ненужное действие – сразу получил удар. Это работает как отрицательное подкрепление у дрессировщиков: небольшое наказание, которое совершается моментально после ошибки. Обратите внимание: бесполезно и даже вредно наказывать за проступок после перерыва, потому что мозг уже «не понимает», за что его наказывают.
Составьте список регулярных рутинных действий. Что вы делаете каждый день, раз в неделю, раз в месяц. Запишите эти дела, чтобы они были перед глазами. Этот список кардинально отличается от всех списков, которые вы написали до этого. Если Важные дела, Проекты недели, Топ-5 нужны для того, чтобы держать перед глазами свои ориентиры, то Список рутины нужен для того, чтобы забыть повторяющиеся дела. Какие способы есть для избавления от них?
Настроить автоплатежи. Сколько времени вы тратите на оплату коммуналки и обязательных счетов? А может быть, вы все еще оплачиваете эти счета через банкомат, через кассу в банке или на почте? Прекратите терять время! Интернет-банк давно позволяет формировать распоряжения на оплату повторяющихся платежей: за интернет, за телефон, за аренду, квартплату. Сделайте по шаблону на каждый платеж, и останется только ежемесячно подтверждать их одним нажатием кнопки.
Создать шаблоны повторяющихся писем. Сколько времени мы тратим на письма, тексты которых повторяются? Приглашения и предложения, задания и отказы, дежурные ответы и регулярные запросы. Напишите стандартные заготовки, чтобы в дальнейшем менять лишь переменные поля с именем и фамилией. Тогда в следующий раз вместо того, чтобы писать повторяющийся текст, вам нужно будет только «копировать-вставить».
Начать пользоваться электронными календарями и встроенными напоминаниями. Часто рутинные дела отнимают у нас не только время, но и «дисковое пространство» в голове. Удерживая в уме висящую задачу, нам сложнее думать о важных делах. Настройте повторяющуюся задачу каждый месяц или неделю и забудьте о ней до напоминания. Если вдруг в течение недели перед вами всплывет рутина, зафиксированная в календаре, то отбросьте ее в сторону до того момента, как услышите напоминание.
Найти лайфхаки «как сделать что-то в два (три-четыре-пять) раз быстрее». Очень много дел имеет оригинальные скоростные решения. Об этом рассказывается на самых разных интернет-ресурсах, в книгах и блогах. Откройте свой список рутины, выберите дело, отнимающее больше всего времени, и задайте «Гуглу» или «Яндексу» вопрос: навести порядок лайфхак, прочистить раковину лайфхак или написать резюме лайфхак. Вы получите достаточно ссылок на подсказки в самом разном формате.
Это торможение знакомо игрокам в «Тетрис». Да и вообще, в любую другую игру, требующую сосредоточенности. Да и вообще, любого дела, требующего концентрации внимания. Некоторые используют его намеренно, чтобы помешать нам. Например, у бойцов в единоборствах есть термин «раздергивание внимания». Боец показывает ложный удар, отвлекает внимание. Если вы отреагировали и поставили блок от «замашки», то вам тут же прилетает полноценный удар с другой стороны.
Но «Тетрис» – не рукопашный бой. Как это бывает? Ты играешь, набираешь скорость, сливаешься с каждой фигуркой. Ты уже не задумываешься, какую кнопку нажать – сигналы управления из мозга улетают к пальцам, минуя сознательное мышление. Ты в состоянии потока: фигуры ложатся точно, ряды стираются один за одним. И вот кто-то отвлекает тебя. Не важно, как он это сделает: задаст вопрос, обратится по имени или хлопнет по плечу. Когда ты вернешься к игре, ты уже не сможешь поймать этот поток. Фигуры завалят стакан и Game over.
То же самое и с нашими остальными делами, требующими концентрации. Пока мы погружены в задачу, мы справляемся с ней все быстрее и быстрее с каждой дополнительной минутой. Но как только нас отвлекли, мы снова сваливаемся на начальный уровень скорости. Может быть, поэтому мы так раздражаемся, когда нас выдергивают из процесса?
Мало того, если мы реагируем на прерыватель, то запускается цепная реакция. Кажется, что мы вот сейчас ответим на одно-два письма или сообщения в мессенджере, и вернемся к работе. Но нет! Наш ответ моментально вызывает ответные действия: пока вы давали обратную связь на второе сообщение, по первому уже будет «висеть» новый вопрос.
В нашей рабочей команде есть трекер задач. В нем по каждому проекту, в котором ты являешься участником, приходят уведомления об изменениях или комментарии других участников. Так вот, если начать реагировать на все-все-все уведомления в рабочее время, то это «реагирование» превращается в бесконечную чистку авгиевых конюшен. Каждый ответ рождает несколько новых вопросов, иногда