моментально. Поэтому я для себя определил следующий режим работы с комментариями. Определяю время, которое я трачу на их разбор, и начинаю отвечать с последнего. Время вышло – закрыл трекер и вернулся к другой задаче. Иначе с комментариями можно провозиться до конца дня.
Сейчас у меня то же правило с электронной почтой – в календаре на это выделяется один-два слота за день по 30–60 минут, в зависимости от «авральности» периода. В другое время я не открываю почтовые приложения. Не знаю, как вас, а меня непрерывный разбор электронной почты выматывает. Представьте себе ситуацию в жизни, когда десяток человек одновременно задает тебе разные вопросы на разные темы. Постоянно приходится переключаться от одного к другому. От принципиальных задач к техническим, от административных вопросов к финансовым. И так на протяжении нескольких часов. Мне кажется, что обычный человек будет избегать такого раздергивания в реальности. Но в электронной почте и мессенджерах мы почему-то это легко допускаем.
Поделюсь своими правилами по работе с электронной почтой:
1. Жестко ограничено время работы с ними в течение дня. Для ответов на письма выделяется часовой слот после обеда и полчаса в конце дня. Получается, что у меня накапливаются письма с 9 утра до 13 дня и с 14 до 18 – всего по 4 часа, в которые я не проверяю ящик. Практика показала, что это не критичное время для ожидания ответа. Если вопрос экстренный, то меня достанут по телефону.
2. Начинаю разбор почты с писем, которые поступили раньше, то есть с тех, которые ожидают меня дольше. Не трогаю письма, которые пришли после начала слота.
3. Если ответ предположительно занимает меньше трех минут, отвечаю сразу. Если нужно подумать-поискать-посчитать, тогда следующее правило.
4. Не начинать немедленных действий, о которых меня просят в сообщениях, за исключением экстренных. Оцениваю ответом на вопрос: я пожалею вечером о том, что не сделал это прямо сейчас? Если «не пожалею», то обычно я отвечаю примерно так: «Принял в работу, сегодня уже занят, начну “тогда-то”, сделаю “тогда-то”. Если откладывать нельзя – звоните, что-нибудь придумаем». В подавляющем большинстве случаев получаю ответ «Ок». Такие задачи сразу записываю в план на следующие дни. Письмо с задачей маркирую меткой «в работу».
5. Ответить отправителю на каждое письмо, которое было в ящике на момент начала разбора почты, чтобы человек увидел: сообщение прочитано и обработано. Такое правило подтверждает отправителю, что я оперативно реагирую на письма, и помогает мне не пропустить экстренных сообщений от тех, кто не знает моего телефона.
6. Не вступать в письменные прения. Ввяжешься в диалог – застрянешь надолго. Если за время разбора почты кто-то успевает прислать письмо в ответ, не поддерживаю разговор, если только от меня не требуется моментальной реакции.
7. Закончил работу с письмами раньше – закрывай почтовый ящик и открывай план дня, начинай запланированную задачу. Не успел разобрать – оцени по заголовкам и предпросмотру экстренность писем и переноси неразобранное в следующий слот. Появилась экстренная задача – меняй планы.
Сколькими мессенджерами вы пользуетесь? Моя работа пока потребовала семи: Telegram, WhatsApp, Messenger, Signal, Skype, Viber и Slack. Как я пользуюсь мессенджерами, чтобы они стали помощниками, а не насильниками мозга?
1. Отключил все звуковые или анимированные уведомления мессенджеров. Вместо этого настроил одно уведомление «Проверить сообщения», которое повторяется раз в два часа. Исключения делаю для авральных событий, когда время моей реакции должно быть минимальным. Но в таких случаях проверяю сообщения только от участников такого события, не отвлекаюсь на другие сообщения.
2. Выхожу из групп или чатов после того, как закончилось событие или решился вопрос, ради которого собиралась группа. Не участвую в чатах, в которых нет четкой задачи. Исключение: семейные и дружеские чаты.
3. Не тороплюсь отвечать. Сколько раз я встречал цепочки сообщений, в которых собеседник успевал задать вопрос и найти на него ответ за пару часов моего молчания! Люди часто используют мессенджеры, чтобы сформулировать вопрос. А правильно заданный вопрос – половина ответа. Исключение: ответы, которые знаю только я, или нужно принять решение, которое могу принять только я.
4. Отмечаю чаты «непрочитанными», если просмотрел сообщение, но не готов отвечать прямо сейчас. Помогает не забыть собеседника, который остался без моего ответа и не смог найти ответ сам.
5. Не юморю и не проявляю иронию, не говорю намеками. Мессенджеры лишены невербальной коммуникации, эмоций и контекста, поэтому обязательно будут истолкованы не так, как ты планировал. Исключение: шутка для разрядки конфликта или спора.
6. Установил десктопные версии мессенджеров и набираю тексты не с экрана смартфона, а с клавиатуры. Если ноутбука под рукой нет, то надиктоваю голосом. Внимание: речь идет не о голосовых сообщениях, а об использовании функции «диктовка», когда голос транскрибируется в текст. Не отправляю голосовые сообщения.
7. Не отправляю сообщения в нерабочее время. Не все пользуются правилом № 1. Хочешь зафиксировать мысль прямо сейчас? Набери сообщение, пометь чат непрочитанным и отправь при следующем сеансе.
К сожалению, работа среди людей всегда будет сопровождаться прерываниями. От нас всегда кто-то что-то будет хотеть и требовать: лично, по телефону голосом и SMS-ками, сообщениями в мессенджерах, письмами в электронной почте. В таких обстоятельствах у нас не получается даже набрать скорость – нас постоянно дергают по делу и без дела: начальники, подчиненные, коллеги, родственники. Просто взять и исключить это влияние никак нельзя, разве что уехать на необитаемый остров или в глушь, где нет ни связи, ни интернета. Но это не наш вариант, поэтому будем думать, как снизить эту силу.
Смазка против прерывателей
Как сконцентрироваться на задаче в рабочих условиях? Давайте зададим себе простой вопрос. Случится ли что-нибудь страшное с работой, если у меня заболит зуб и я просижу целый час в кресле у стоматолога, не имея возможности ответить на входящий запрос? Скорее всего, ничего ужасного не произойдет, если вы отложите ответ на 30–60 минут. Даже если вы директор малого бизнеса и думаете, что без вас «все рухнет».
Если бы вы были на переговорах, тушили офисный пожар, управляли автомобилем, сидели в туалете, принимали душ, летели в самолете или оказались вне зоны сотовой связи? Вы бы не смогли ответить, и вы бы не испытывали мук совести за то, что пропустили «важное» обращение. Приравняйте дело, на котором нужно сосредоточиться, к авиаперелету. Представьте, что вы «вне зоны доступа» на 30–40 минут. Это оптимальное время концентрации на одной задаче.
Если вы решитесь на это, то заявите всем прямо – сейчас меня нельзя беспокоить, я занят. Поставьте на рабочий стол табличку «Меня нет», «Вне зоны доступа», «Ушел на склад, вернусь через полчаса» – формулировка ограничена только вашей фантазией и культурой общения в вашей рабочей группе. Ответьте заблаговременно «нет» на вопрос «Ты свободен?». Не нужно бояться, что вашего начальника или коллег это возмутит. Если вы четко сможете сказать, над какой задачей работаете и какой результат будет через час, то ни один умный руководитель не будет у вас требовать бросить нужное дело.
Кстати, мне в офисе помогают наушники. Совсем необязательно включать музыку в них – одного их присутствия на голове хватает, чтобы резко сократить количество желающих поговорить с вами. А если нужно оградиться от шума или посторонних разговоров, используйте музыку без слов. Кому-то помогает классика, кому-то звуки виолончели, кому-то звуки природы. Мне нравится ограждаться от шума с помощью электронной музыки. Делюсь своим плей-листом для рабочего настроения.
После того как вы оградите себя от личных обращений со стороны людей, нужно будет позаботиться о барьере для дистанционных обращений. Отключите на время рабочей сессии звук на телефоне, уведомления почты и мессенджеров.
Если обойтись без уведомлений сложно, то нужно сменить отношение к ним. Мне, например, пришлось принудительно избавляться от «синдрома красной точки». Многие приложения и мессенджеры я использую для общения с клиентами, поэтому я не отключаю уведомления. Но ведь эти красные точки с цифрами внутри так и кричат: «Смотри, новое сообщение! Срочно посмотри, вдруг что-то важное?» Естественно, палец так и тянется кликнуть и проверить – что же там такое?
Стоп!
Если уведомление есть, то мы сможем к нему вернуться в любое удобное время. Красная точка обозначает, что важное сообщение поймано и зафиксировано – теперь оно от нас никуда не денется. Поэтому можно поставить просмотр уведомления в очередь задач и не бросаться «грудью на амбразуру».
А чтобы выделенное время без прерывателей было использовано по максимуму, я использую подход «Задача – Таймер – Результат». Как я работаю с каждым делом в календаре?
• Перед началом определяю задачу в данном слоте и результат, который хочу получить.
• Ограничиваю время и завожу таймер. Сосредоточиваюсь на задаче и не отвлекаюсь, пока не зазвенит таймер.
• Фиксирую результат в Дневнике кейсов или в блокноте Результаты дня.
Не нужно бояться, что, когда вы вернетесь, вам придется потом делать «целую кучу дел».
• Во-первых, вы доделаете начатое дело за короткий промежуток времени, а это важное достижение. Не забывайте, вы каждую секунду ускоряетесь, как летящее на землю яблоко. Помните ведь про ускорение свободного падения? Так вот и не мешайте себе ускоряться – законы физики никто не отменял, пусть даже тайм-менеджмент не механика.
• Во-вторых, сработает принцип обобщения рутины в рамках одного-двух часов. Вы соберете в один рабочий блок сразу несколько звонков или ответов на письма.
• В-третьих, обобщенный блок ответов на запросы сам превратится в ускоряющийся процесс – каждое следующее действие в этом блоке будет происходить быстрее и быстрее.