Конечно, бывают авралы и аварии, когда нужно «бросить все» и начать «тушить пожар». Но такие экстраординарные события должны быть чем-то из ряда вон выходящим – они до вас доберутся даже при выключенном телефоне. А если ваша работа вся состоит из подобных «пожаров», то нужно задуматься: а стоит ли продолжать работать в таком режиме? Может быть, пора что-то менять?
Отдельная категория прерывателей, которые мы выбираем сами. Если обычные прерыватели возникают случайно, время от времени, то тайм-киллеры существуют постоянно. Они не приходят к нам – мы сами идем к ним, когда не хотим начинать какое-то важное дело.
О прокрастинации написано множество статей и книг, разработаны десятки упражнений и методик, читаются тренинги и вебинары. Но проблема никуда не исчезает. Ленты социальных сетей, почтовые программы, мини-игры в сети, развлекательные приложения в смартфонах, серфинг по интернету, разнообразное видео. Сами по себе эти тайм-киллеры могут быть даже полезны.
• Лента социальной сети может приносить полезные ссылки на мотивирующие материалы.
• В почтовых программах и мессенджерах может вестись деловая переписка.
• Игры и приложения могут развивать наши способности: умственные или языковые.
• Правильный серфинг помогает найти ответы на актуальные вопросы.
• Видео в сети может подарить знания для нового полезного навыка.
Но обычно тайм-киллеры действительно убивают время, которого у нас и так в обрез. Наши задачи слишком часто проигрывают в привлекательности развлекательному времяпровождению. Несмотря на то что меня часто называют продуктивным человеком, я тоже иногда страдаю от «залипания» на бестолковой деятельности. Особенно это заметно, когда не хочется приступать к какой-то сложной задаче. Ситуация еще больше усугубляется, если у этой задачи отдаленные сроки выполнения (доклад на конференцию через три месяца) или она вообще не имеет сроков (выучить иностранный язык).
Если спросить, кто кого приручил: мы смартфон или смартфон нас, мнения могут разделиться. Но большинство все же будет считать себя хозяином устройства, а сам телефон своим слугой. Пусть так. Хозяин дает слугам поручения и получает результаты; его помощники решают конкретные задачи и получают за это свое жалованье и внимание хозяина.
Но среди слуг есть интересная каста: шуты. Они развлекают своего хозяина, когда тому скучно, но за это получают право «безнаказанности». Они приходят не только, когда их позовут, но и когда сами захотят, ни за что не несут ответственности, не выполняют никаких поручений. А в особых случаях еще и «втихую» пользуются ресурсами хозяина, обманывая его.
Так кем тебе приходится смартфон: шутом или слугой? Ты ему ставишь задачи или он просто развлекает тебя?
Посмотрите на приложения, которыми вы пользуетесь. Какие задачи они решают? Вы что-то создаете с их помощью или тратите на них время? Как выглядит экран вашего смартфона? Что находится на главном экране?
Вот как выглядят мои экраны.
Рисунок 41. Скриншот смартфона.
• QR-код – это ссылка на мою визитку vCard, чтобы любой собеседник мог одним кликом скачать в телефонную книжку не только мой номер, но и фотографию, e-mail, описание моей работы и шаблон заметки – при каких обстоятельствах мы познакомились.
• Calendar – в представлении не нуждается, мой инструмент контроля плотного планирования.
• Braintoss – приложение, которое помогает мне отлавливать идеи: можно записать, сфотографировать или наговорить идею. Все записи отправляются на почту, где их можно разобрать и превратить в конкретные задачи, черновики статей или постов, главы книг или темы лекций.
• Life Charge – приложение для рефлексии, помогает фиксировать моменты благодарности. Подробнее о нем поговорим в главе «Принципы плотности».
• Phone – главная функция, хотя в последнее время все больше уступает мессенджерам.
• 2Do – инструмент для ведения списка Топ-5.
• Toggl – инструмент контроля времени: на что я его трачу.
• Группа WWW – содержит все онлайн-коммуникации: мессенджеры, SMS, браузеры, e-mail.
• Группа Info – все приложения со справочной информацией.
• Группа Media – все, что связано с фото, видео, аудио.
• Группа Apps – все, что не вошло в другие группы, приложения, которыми пользуюсь время от времени.
• Группа Go – приложения для организации поездок и путешествий.
• Группа Do! – самая важная: в ней собраны приложения для развития личной эффективности. Если я достал телефон и у меня нет ответа «зачем?», то я открываю эту группу и записываю ответы на вопросы, фиксирую результаты или напоминаю себе, что важно сделать прямо сейчас.
На втором экране собраны рабочие приложения и новые скачанные, которые я планирую попробовать. На третьем экране «спрятаны» социальные сети.
Смазка против тайм-киллеров
Раз избавиться от них нельзя (как и от людей, которые нас отвлекают), то я определил для себя правила отношения с ними.
• Социальные сети. Я активно публикую в профилях заметки о маркетинге и о нашей работе, рецензии на прочитанные книги и анонсы своих выступлений. Поэтому из социальных медиа я никуда не денусь – мне нужно отвечать на комментарии к своим записям, реагировать на деловые предложения. Чтобы не оправдывать работой присутствие в сети, я назначил себе время работы с уведомлениями два раза в день: после 11 часов и после 16 часов – сразу по завершении фитнес-перерывов. При этом действует жесткий запрет на скроллинг-ленты: на тех, кого я хочу почитать, стоят уведомления.
• Почтовые программы. Куда без них? Дистанционная работа с клиентами предполагает ведение переписки. Главное, чтобы почта не превращалась в источник дофаминовых инъекций для мозга. Если мы превращаем почтовый ящик в лототрон, то мы ищем в нем не столько сообщений, сколько удовлетворения от получения письма, от подтверждения собственной важности. Нам написали? Значит, мы кому-то нужны. Поэтому с почтой такое же правило, как и с социальными сетями: заглядывать в почту не чаще двух раз в день.
• Игры. Правило простое – использую только те, которые развивают умственные способности и навыки.
• Серфинг по интернету. Чтобы найти что-то полезное, нужно знать вопрос, на который ищешь ответ. Такие вопросы всегда должны быть под рукой: на карточках или в Evernote. Поймал себя на том, что пару раз перешел по ссылкам бесцельно? Открой закладку, посмотри на вопросы, требующие ответа. Мозг получит ориентиры и будет внимательнее наблюдать за возможными переходами в поисках подсказок.
• Онлайн-видео. Тоже полезный инструмент, если к нему правильно подходить. Важно выработать привычку задавать себе вопросы, как только запустили видеоплеер. Поставьте видео на паузу и спросите себя. Что я ищу в этом видео? К какой задаче мне нужна подсказка? Чему я хочу научиться? Чего мне не хватает? Что я сделаю иначе после того, как досмотрю это видео? Если через пару минут ни на один из вопросов не нашелся ответ, значит нужно нажать «стоп» и закрыть ролик. А если нашелся, то после просмотра я должен вернуться к работе – никаких вторых и третьих роликов!
Небольшой лайфхак по ускорению работы с видео: на YouTube можно смотреть ролики в ускоренном режиме. Если нужно быстро познакомиться с каким-то обзором, концепцией или информацией, то вы можете увеличить в настройках скорость воспроизведения. Мозг очень быстро подстраивается. Начните со скорости на 125 %, через минуту-две увеличьте до 150 %. Если видео длинное, то через некоторое время можно довести скорость до 175 или 200 %. Представляете? В два раза сократить время на загрузку видеоинформации!
В борьбе с тайм-киллерами помогают другие навыки уплотнения времени. Например, способность вырабатывать привычки содействует развитию самодисциплины. Щелчок по ногтю или офисной резинкой по запястью сможет остановить тебя, если вдруг палец начал прокручивать ленту соцсети. А составление заблаговременных вопросов делает общение с тайм-киллерами даже полезным.
Еще одно проявление хаоса в нашей жизни – лишние предметы, вещи, файлы. Люди постоянно ведут борьбу с мусором, который старается заполнить свободное пространство. Можно сколь угодно спорить о справедливости утверждения «бардак на столе – бардак в голове», но сложно поспорить с утверждением, что большое количество объектов в поле зрения рассеивает наше внимание.
В некоторых жизненных и рабочих задачах даже бывает полезно добавить хаоса и непредсказуемости. Игра, поиск креативного решения, творчество – все это результат определенного беспорядка. Новые идеи рождаются в зоне случайного столкновения разных дисциплин, понятий и методик. Случайности и эксперименты подталкивают творческое мышление.
Но мы сейчас говорим не о творческом поиске нестандартного решения. Когда перед нами стоит конкретная повседневная задача, а количество отвлекающих факторов мешает нам сосредоточиться на цели, то мусор превращается в серьезное препятствие. Я по себе понял, как важно держать рабочий стол чистым, а почтовый ящик пустым.
Разгоняться легко на пустой и чистой дороге
Смазка против мусора
Чтобы освободить пространство от лишних предметов, нужно просто взять и сделать это. Легко сказать. Почему же тогда на тему наведения порядка пишутся целые книги? Потому что у нас нет привычки поддерживать порядок постоянно. Мы, как обычно, наводим порядок раз в неделю, поэтому все будни мы продираемся сквозь мусорные развалы, теряя время на каждом шаге. Нужно научиться замечать мелкие недостатки и устранять их немедленно. Помните подход к исправлению небольших ошибок в своем поведении? Вот такой же принцип работает и с окружающим пространством.
• Уронил – подними.
• Взял – верни на место.
• Снял – повесь обратно.