Поменяйте отношение к «неорганизованной толпе». Не позволяйте текучке поглощать вас и ваше завтра. Для того чтобы выбраться из ловушек, стройте свои планы, а не следуйте чужим.
Что сделать сейчас для выхода из «Режима цейтнота»?
Шаг первый. Возьмите себя в руки и определите сегодня вечером личную задачу, решение которой нужно только вам и больше никому.
Шаг второй. Поставьте ее на завтра первой в очереди. Уделите ей или ее части 40–60 минут. Трудно? Старайтесь – это ваша единственная возможность разобраться с авралом. Решив личные задачи, вы обретете силу над хаосом толпы. Так появятся навыки управления, и вы сможете организовать культурную очередь из вала задач. И даже научите их самообслуживанию, создадите условия, чтобы они решались сами на подходе к вам.
Для тех, кому проще воспринимать информацию в картинках. Многим из вас известна «Матрица Эйзенхауэра»:
1. Важное и Срочное.
2. Важное и Не срочное.
3. Не важное и Срочное.
4. Не важное и Не срочное.
Рисунок 4. Матрица Эйзенхауэра. Равномерное распределение.
Режим цейтнота характерен тем, что срочные квадраты непропорционально большие. Мы завалены работой, от которой «не можем» отказаться. Задачи из квадратов 1 и 3 забирают все наше время.
Рисунок 5. Матрица Эйзенхауэра. Авральное распределение.
Но нужно научиться говорить «нет». Задачи третьего квадрата работают на чужие цели. Возьмите свое время в руки и сдвиньте границу. Сделайте задачу из второго квадрата – ту, которая будет работать на ваши цели. Если вы сохраните настрой и будете продолжать работать на себя хотя бы один час в день, то вы заметите, как изменится нагрузка.
Рисунок 6. Матрица Эйзенхауэра. Планомерное распределение.
Легко сказать, да непросто сделать, скажете вы? Согласен: труднее всего выполнять простые советы. Что вам может помочь?
• Во-первых, нужно снять психологическое напряжение от груза нависших задач или негативного аврального фона. Освойте упражнение «Больше ада!».
Однажды стечение обстоятельств столкнуло меня с регулярной критикой. При этом она принимала совершенно разные формы: от рациональных замечаний до «закатываний глаз», истерик, насмешек и грубости. В общем, весь коктейль токсичных отношений. Исключить это общение в тот момент времени мне не позволяли данные обещания. Поэтому начал бороться с проблемой, как мог. Но чем больше я боролся, тем больше всего этого становилось, тем больше я начинал зацикливаться на этих выходках и нападках. Настроение портилось, в голову постоянно лезли ненужные диалоги и «остроумные» ответы.
Все это продолжалось, пока я не вспомнил подкаст с Юрием Белонощенко, когда он рассказывал про шестидневный ультрамарафон Des Sables (MDS) на 250 км в Сахаре. Главное испытание – это не бег, не жара, не груз вещей на себе. Главная беда – это песок, который в пустыне везде. В волосах, во рту, в глазах, в ушах, в еде, в воде, в белье и в обуви. Как от него не защищайся, не прячься, он проникает всюду. Если пытаться исключить его, то проиграешь в любом случае и попутно сойдешь с ума. Поэтому есть только один способ расслабиться и перестать психовать по этому поводу – желать больше песка. Больше песка!
Тогда я послушал эту красивую историю и позабыл про нее. А потом я увидел, что моя проблема с токсичными контактами – это и есть тот самый «песок», про который рассказывал Юрий. В тот момент, когда я произнес: «Больше ада, больше песка!», психологическая проблема исчезла. Это не было маскировкой. Источник токсинов превратился в подопытный объект. Я уже спокойно ставил опыты – какое мое действие какую реакцию вызывает? Я уже предсказывал, что будет дальше и с какой интенсивностью. Проблема уже не против меня – она неотъемлемая часть моей работы. Это просто существует. И ты существуешь. И просто делаешь свое дело.
У проблемы уже нет власти над твоими мыслями. А если мысли свободны, то уходит страх, становятся свободными действия. И уже можно выбирать, что делать, не бояться «истерики просроченных задач».
• Во-вторых, нужно принять решение: кто управляет мной – я сам или внешние обстоятельства? Освойте упражнение «Сам себе режиссер».
Обычно мы не осознаем, не воспринимаем себя в стрессовой ситуации, когда наваливаются авральные задачи. В таких условиях мы действуем реактивно. Умные книги предлагают развивать проактивность, увеличивать время реакции – период между раздражителем и нашим ответным действием.
Если вы будете смотреть на себя, как режиссер на актера или писатель книги на своего героя, то вам будет проще этому научиться. Представьте, что вы – герой, разыгрывающий сюжетную линию, которую описал автор. И в то же время – режиссер, создающий эту сюжетную линию. Чего вы хотите от вашего героя или актера? Что он должен сделать, чтобы вы могли гордиться им? Чтобы читатели или зрители восхитились? Такие простые вопросы помогают легко выбрать сценарий своего поведения. Стать тем, кем вы действительно хотите стать. О том, как развить в себе эту способность, вы сможете узнать в главе «Маятник осознанности».
• В-третьих, научитесь ранжировать важность задач. Освойте упражнение «Алерт-лист».
Когда учился скорочтению, пожаловался Юлии Скрипник, что мне трудно сосредоточиться на тексте. Любой сигнал извне отвлекает. Я прислушиваюсь к словам, пытаюсь разобрать слова песни по радио, обращаю внимание на посторонние звуки. Такая у меня особенность – держать ушки на макушке.
С авральными делами мы ведем себя так же – обращаем внимание на каждый острый вопрос, ведь он не просто звучит где-то в стороне. Он «размахивает руками» у нас перед глазами и настойчиво требует заняться им прямо сейчас. Но мы ведь помним правило аврала? Проблем больше, чем у нас есть времени на их решение. Осознайте это. Если вы попали в аврал, значит сегодня не справитесь со всеми задачами. Значит, какие-то проблемы останутся нерешенными. Но какие?
Обычно остаются нерешенными самые главные задачи, потому что они не скандалят. Они тихо стоят в сторонке, не привлекая ваше внимание. Вот такие они – молчаливые, ждут, когда вы сами посмотрите в их сторону. Но как это сделать в шуме аврала? Это как попытаться сосредоточиться на чтении, находясь в эпицентре трамвайного скандала.
Посмотрите на ваши задачи. Кто тут требует больше всего вашего внимания? Осознайте – они не самые важные, а просто самые шумные. У спасателей есть правило: в первую очередь помогать тем, кто не кричит – у них не осталось сил даже подать голос. «Крикливые задачи» убираем в сторону – записываем их на листок, описываем кратко ущерб, который мы получим, если не решим их сегодня. У вас формируется свой «Алерт-лист» – отличный способ, чтобы сосредоточиться в состоянии цейтнота.
Обычно при острой нехватке времени я погружаюсь в состояние, близкое к панике. В такие моменты кажется, что прямо сейчас моего внимания требует неимоверное количество задач.
Рисунок 7. Восприятие аврала.
Но это не так. Мозг по ошибке воспринимает каждое «обращение» к нему, как новое. Но на самом деле это не новая задача, а постоянное переключение между небольшим списком задач. Их не больше трех-пяти, просто они обострились в один момент и одновременно обращаются к нашему мозгу. Но он не может работать с несколькими задачами, поэтому постоянно мечется между ними. И каждое переключение воспринимает, как новое обращение, не оценивая, думал он об этой задаче минуту назад или нет.
Рисунок 8. «Анатомия» аврала.
Простое составление «Алерт-листа» часто помогает успокоиться. Когда меня пытаются разрывать на части клиенты, сотрудники, контрагенты и я не успеваю реагировать на все запросы, то я на время «зависаю», как компьютер. От меня в этот небольшой перерыв никто и ничего не может добиться. Это не обозначает, что я нахожусь в ступоре и ничего не делаю. Я в это время составляю список задач, чтобы определить приоритет для них. Часто получившийся список наглядно демонстрирует, что причин для паники нет, и голова успокаивается.
Рисунок 9. Барьер «Алерт-листа».
Попробуйте записать задачи и оценить их важность и сроки. Глядя на «Алерт-лист», я спрашиваю себя: если времени будет только на одну задачу, то что из этого списка я сделаю? А чем я готов пожертвовать? Это помогает определить, что важнее прямо сейчас. Я не отказываюсь от задачи – я просто ставлю ее в очередь. Честно говорю себе: я могу заниматься только одним делом. После этого определяю результат, который мне нужен в конце слота или время, которое я на это выделяю. И фокусируюсь на одной задаче.
Выберите задачи, с которыми нужно работать в первую очередь, а остальные исключите из фокуса внимания. Вы сможете переключиться на них, когда решите предыдущую задачу из вашего списка.
На этом этапе вы включаете самосознание. Теперь вы, а не обстоятельства, определяете, как нужно поступить с очередной проблемой. Мы не хватаемся за каждую поступающую задачу, а решительно ставим ее в очередь, не позволяя отвлекать наше внимание.
Конечно, инстинкт самосохранения будет пытаться заставить вас среагировать на все раздражители, схватиться за каждую проблему. Но инстинкт – это не самосознание. Он не пытается разобраться в последствиях, не сравнивает весомость задач. Инстинкт бросается грудью на все амбразуры, не раздумывая. А самосознание отключает «мозг млекопитающего» и включает «человеческий мозг». Оно понимает, какая «тихая, но хроническая болезнь» приводит к регулярным обострениям и решает, что вот с ней-то и нужно справиться в первую очередь.
Включив режим сознательности, вы сами решаете, какие задачи и в какой последовательности решать. Вы разбираетесь с причинами появления аврала, а не с его последствиями. А разобравшись с причиной, постепенно выходите из состояния цейтнота. Проверено на себе.
Нас пугает планирование. Мы не хотим составлять план, потому что все время происходят непредвиденные события, мешающие его выполнить. Кажется, зачем разочаровываться от того, что нам что-то помешало следовать плану? На самом деле причина разочарования в другом.