В письме, адресованном первой группе, содержалась общая информация по поводу акции и была указана дата ее проведения.
В письме для второй группы содержались более конкретные указания: «В такое-то время приходите в такое-то место на кампусе и принесите продукты, например банку консервов».
Перед экспериментом студентов с помощью психологических тестов распределили по двум типам: «ангелы» и «жадины» – в зависимости от их склонности к благотворительности. Удивительно, но с подробным письмом 25 % жадин откликнулось на просьбу (против 0 % среди получателей общего письма). У «ангелов» отклик тоже изменился внушительно – с 8 до 42 %.
Когда у вас есть четкая инструкция, действовать становится проще. Достаточно вспомнить, сколько времени уходило у вас на рабочие процессы сразу после прихода на новую работу и сколько – через полгода.
Облегчайте себе и другим процессы, не расходуйте лишние ресурсы: давайте подробные инструкции.
162. Визуализируйте свою работу
Визуализация – один из принципов бережливого производства. Принцип применим и для организации личных дел, и для управления проектами.
Что позволяет сделать визуализация?
• постепенно оценивать свою дневную производительность и трезво прогнозировать свою загрузку;
• не брать новую работу, если ресурсов для ее выполнения недостаточно;
• выявлять «зависшие» проекты.
Как можно визуализировать работу? Если у вас проектная работа, используйте для этого обычную доску. Разделите ее «столбцы» – этапы работы над проектами, а в качестве проектов используйте клейкие стикеры и переносите их из одного этапа в другой. Вместо проектов могут быть и продукты, а этапы на доске будут соответствовать этапам их разработки и запуска.
Игорь Манн:
Если вы хотите работать со списком своих задач у себя в гаджете – используйте приложение Kanbanfor1. Оно отлично подойдет для личных задач – по сути, это новый визуальный формат to-do листа.
163. Управление проектами
Бизнесхак от Михаила Галейченко, бизнес-тренера и автора мастер-класса «IT-конвейер» (http://galeichenko.com/).
Работа в любом бизнесе состоит из проектов. Например, в моей компании «Курск Хелп» проект переезда в новый офис состоял из 52 задач. Ребрендинг – 134 задачи. Запуск франшизы – 22 задачи. Новый сайт – из 14 задач. Видеоролик – 58 задач. Модернизация отдела IT – 28 задач. И все это одновременно. У каждой задачи свой срок и исполнитель. Мы уверены: в вашем бизнесе задач не меньше.
«Я без системы управления проектами не представляю своей жизни». Именно эта фраза объединяет руководителей самых успешных компаний в любой стране мира.
Представьте на минуту, что было бы, если бы все ваши идеи быстро внедрялись в жизнь? Предположим, вы прочитали книгу, сходили на тренинг, пообщались с наставником. Выписали для себя 20 идей и все 20 воплотили в своей компании за две недели. А если 100 или 500 идей?
Пробовали внедрить идею с управлениями задачами, но она не прижилась? Рассказываю, как это должно выглядеть. Берете простой и бесплатный задачник Wunderlist или, еще круче, Asana (но он на английском). Пишете туда задачи для каждого отдела. Подробно, со сроками и понятными формулировками. Как вариант, с подзадачами.
Возьмите менеджера, желательно бюрократа, и поручите ему раз в неделю проводить планерки! В одно и то же время. Обсуждается, у кого сколько задач в работе, у кого сколько просрочено, кто сколько задач закрыл.
Внедрите такой механизм – и все изменится. Проверено неоднократно.
164. Лучшая мотивация – это пряник
Еще один бизнесхак от Ирины Шаминой.
Раз в месяц у нас проводятся общие планерки, где мы рассказываем, что сделали крутого за этот месяц и кто к этому был причастен. На этой планерке безгранично хвалим тех, кто отличился. После этого обговариваем план на следующий месяц, в реализации которого каждый может поучаствовать. Так вот, после публичной похвалы желающих отличиться станет намного больше ☺.
На общих планерках никогда никого не ругаем и не говорим о том, что плохо. Все недочеты и промахи обсуждаем на планерках с руководителями отделов, совместно принимаем решение. Одна голова хорошо, тридцать – еще лучше.
Все выговоры и кнуты только тет-а-тет. При этом делать выговор следует, не нарушая иерархии. То есть выговор делает только непосредственный руководитель.
165. Организуйте книжный клуб
Книжный клуб – прекрасный способ:
• развивать сотрудников интеллектуально;
• поощрять их общаться друг с другом и налаживать связи;
• генерировать новые идеи для бизнеса;
• помогать сотрудникам развивать навыки выступлений и подготовки презентаций.
К тому же способ это недорогой. Вот что нужно сделать:
• собрать сотрудников, желающих поучаствовать;
• приобрести лучшие новинки деловой литературы (или предложить участникам выбрать их самостоятельно);
• раздать книги, назначить время мероприятия, попросить всех подготовить презентации с обложкой, информацией об авторе и названии и основных идеях книги.
Здорово, если по итогам клуба коллеги будут давать друг другу обратную связь по поводу слайдов и самих выступлений: это поможет развивать ораторское мастерство и учитывать ошибки.
Книжный клуб регулярно проводится в издательстве МИФ и некоторых других компаниях. Например, Игорь Манн опробовал этот инструмент в агентстве недвижимости МИАН.
166. По алфавиту, а не по должности
Когда в письме вы обращаетесь к нескольким адресатам – перечисляйте их имена по алфавиту, а не в соответствии с должностями и иерархией. Это самая нейтральная и корректная форма сортировки списка адресатов ☺.
167. Разрешите сотрудникам учиться в рабочее время
Этим и следующим бизнесхаком с нами любезно поделилась Ирина Шамина, за что мы говорим ей спасибо.
Можно сколько угодно вбивать в головы, как важно самообразование, но все равно не каждый сотрудник будет учиться вечером после работы или в выходные. Хобби, жена и дети, мысли о том, когда же отдыхать, или просто банальная лень – все это станет серьезной преградой на пути самообразования.
Дайте сотрудникам возможность учиться прямо в офисе в рабочее время.
Например, у нас каждый вторник с 12 до 13 все собираются на просмотр семинара или вебинара. Сначала мы просто закидываем идеи и темы в общий список, потом голосуем, какие из них интересуют большее количество людей, затем составляем план просмотра. В один день это может быть видеоурок по юзабилити, в другой – по копирайтингу или тайм-менеджменту.
А каждую пятницу первый час дня выделяется на чтение бизнес-литературы.
Еще одной гордостью считаем нашу библиотеку. За библиотеку отвечает офис-менеджер. Два раза в год мы закупаем интересные профильные книги (опять же, список составляем на основе пожеланий трудящихся), которые любой может взять для прочтения. А после прочтения устраиваем презентацию лучших книг и их обсуждение. Как правило, на таких обсуждениях рождается много новых идей по развитию компании.
Попробуйте и уже через полгода ощутите серьезный профессиональный рост специалистов и приток новых идей для развития.
168. Сделайте карточки роста сотрудника
Для каждого сотрудника мы составляем карточку роста на год, где описываем, в какой точке он находится сейчас, в какой должен находиться через год и что для этого за год надо сделать.
Это очень удобно руководству, поскольку оно заранее знает, как растет каждый сотрудник и вся компания в целом. И удобно сотруднику – он не просто так просиживает штаны, но осознает, что у него есть цель.
После того как мы внедрили такие карточки, рост в компании у нас пошел намного интенсивнее.
169. Внутренний сервис
Спасибо Елене Жадановой за этот бизнесхак.
Любой бизнес – это отношения между людьми. Мы уже почти научились поздравлять партнеров с праздниками и днями рождения. А что вы знаете о своих сотрудниках? На моих совещаниях было правило: каждый вначале рассказывал одну самую потрясающую историю, произошедшую с ним за прошлую неделю, личную и корпоративную.
170. Благодарственное письмо
Об этом приеме нам напомнил Виталий Говорухин.
В одной из книг Игоря была история про благодарственное письмо родителям сотрудника. Очень необычный инструмент. Обращается к ценностям. Использовал: был wow-эффект.
171. Нужен ли регулярный отчет (или рассылка)?
Эта простая идея может сэкономить вам и вашим коллегам немало времени, и вытекает она из уже упомянутого цикла Деминга. Периодически анализируйте, нужен ли тот или иной регулярный отчет или внутренняя рассылка. Запросите обратную связь у «потребителей» вашего отчета. Вполне возможно, что он уже им не нужен, или нужен в урезанном виде, или же совсем в другом формате.
Я сталкивался с такой ситуацией в нескольких компаниях. К сожалению, инерция бывает очень сильной – и ненужный отчет делается и рассылается «по накатанной» еще несколько месяцев, а то и лет. И случается, что исполнитель тратит несколько часов раз в неделю, при этом половина получателей отчет даже не открывает, а другая половина читает его по диагонали.
172. Внутренняя рассылка от CEO
Если вы CEO (генеральный директор), попробуйте делать регулярную (например, ежеквартальную) рассылку для всех коллег с новостями, планами, анализом ситуации в компании, идеями.
Такая практика есть, например, в Krostu и МИФе. Сотрудникам очень нравится получать новости и быть в «едином информационном поле» – ведь часто коллеги из разных отделов не видят всю картину происходящего в компании. Полезно синхронизировать видение – и кто может сделать это лучше, чем руководитель?