На начальном этапе такая ситуация приемлемая в любом бизнесе. Но если вы хотите развивать и расширять свой бизнес, то, согласно статистике, сможете максимально эффективно управлять в одиночку в среднем не более чем пятью человеками.
Каким образом вы можете создать структуру своего бизнеса, в котором будут работать 10 человек и более?
Для того чтобы создать эффективную систему управления бизнесом, вы должны понимать, что и с чем вы можете группировать в своем бизнесе.
Объясню на личном примере.
В моем бизнесе есть 5 отделов (технический отдел, лидогенерация, продажи, сервис, финансы), работой которых занимаюсь не я, а наемные сотрудники. И я нанял таких людей, которые могут совмещать некоторые обязанности. Однако производство я оставил за собой. Я сам делаю видео-или аудиозаписи и сам веду мероприятия.
Но в моем бизнесе кто-то должен составлять контент и управлять им. Этой функцией занимается человек, который отвечает за лидогенерацию. Написание книг – тоже работа этого отдела.
Все мои видео– и аудиофайлы переводятся в текст. Данной работой занимается сотрудник, с которым я вообще не контактирую. В данном случае готовые тексты передаются в технический отдел, и технари размещают эти тексты на моем сайте.
В итоге я сам создаю видео.
Технари отдают это видео сотруднику, который переводит видео в текст и отправляет его обратно в технический отдел. Технари выкладывают готовый текст на сайт.
А я, со своей стороны, поверяю то, что уже есть на сайте.
С точки зрения распределения ресурсов данная модель структуры бизнеса наиболее удобна и выгодна для меня лично.
Вы должны понимать, что ваша система управления должна идти по методу «звездочки».
То есть у вас должно быть 5 направлений, курировать которые вы будете лично. Остальные направления должны курировать те люди, которых курируете вы.
Почему в совете директоров крупных бизнесов находится от 5 до 10 человек?
Потому что только таким образом можно эффективно с ними коммуницировать и управлять ими.
После создания структуры бизнеса у вас получится примерно следующее:
• Финансовый директор
• Главный бухгалтер
• Главный экономист
• Начальник финансового отдела
• Коммерческий директор
• Начальник отдела продаж
• Начальник отдела закупок
• Начальник сервисного отдела
• Технический директор
• Начальник IT-отдела
• Начальник коммунальной службы
• Начальник автобазы
• Заведующий производством
• Начальник цеха 1
• Начальник цеха 2
• Директор по логистике
• Начальник отдела доставки
• Начальник снабжения
• Директор маркетинга и лидогенерации
• Ответственный за проведение выставок
• Начальник рекламного отдела
• Ответственный за ведение сайта
Продумывая структуру своего бизнеса, вы должны понимать, что сможете наиболее эффективно и наиболее грамотно построить управление и решить все задачи компании только в том случае, если в вашем подчинении будет находится не более 5 человек.
То есть вы будете контролировать работу директоров подразделений, а каждый директор будет руководить вверенным ему направлением и отвечать перед вами за работу всего направления.
Подобным образом постройте «звездочки» у своих сотрудников.
Система «звездочки» наиболее проста и удобна для малого бизнеса.
Если в вашем прямом подчинении единовременно находится более 5 человек, то с каждым новым человеком начинает в геометрической прогрессии затрудняться выполнение ваших указаний и коммуникации между ними.
Только люди, имеющие большой управленческий опыт, могут единовременно справиться с десятью прямыми подчиненными. Почему? Потому что неопытный человек не сможет постоянно:
• держать в голове слишком много информации;
• обходить десятки, а то и сотни точек контроля в разных областях;
• налаживать коммуникации (чем их больше, тем больше конфликтов).
В результате его бизнес начнет хромать.
Если в прямом подчинении вы имеете более 20 человек, то по закону вероятности обязательно кто-то из подчиненных будет халтурить, кто-то будет болеть, кто-то будет работать сверх нормы, кто-то просто не выйдет на работу и т. д. Поэтому у вас должна быть отдельная система управления со своими правилами и распорядками.
Через систему «звездочек» вы можете легко управлять не только десятками, но и сотнями людей.
Как «воспитать» директора
Если на сегодняшний день вы являетесь директором, но при этом не имеете свободного времени и не обладаете свободой передвижения, то готовьтесь к определенной системной проблеме. А именно к тому, что люди не будут хотеть работать у вас.
Даже если вы будете давать им возможность зарабатывать хорошие деньги, то они все равно будут понимать, что на их трату у них никогда не будет времени.
Чтобы избежать подобной проблемы, в обязательном порядке найдите такого человека, который буквально уже завтра сможет стать директором в вашей нише, и именно на него переложите всю рутинную часть своей работы.
Почему нельзя делегировать свои обязанности секретарю или администратору?
Потому что только вы досконально знаете весь свой бизнес, и только вы разбираетесь во всех происходящих в нем процессах. Все остальные сотрудники либо разбираются только в своей узкой теме, либо вообще ни в чем не разбираются.
И если вы будете перекладывать свои обязанности на таких подчиненных, то начнете получать в несколько раз меньше.
Директор офиса – это не «ломовая лошадь», работающая без перерыва. К его основным задачам относятся: контроль; мотивация; распределение финансов.
Как директор, вы должны обязательно учить своего ассистента: • правильно размещать рекламу;
• проводить собеседования;
• обучать других сотрудников;
• проводить утренние совещания;
• контролировать;
• работать в офисе.
Когда вы полностью подготовите человека к тому, что он станет директором, то ему понадобится еще 2–3 месяца на то, чтобы «впитать» все полученные знания. И только после этого вы сможете немного отойти в сторону и заниматься своими основными задачами.
Постройте свой бизнес на обучении:
• «Я научу тебя продавать»
• «Я научу тебя, как учить продавать»
• «Я научу тебя мотивировать»
• «Я научу тебя создавать команду (коллектив)»
• «Я научу тебя достигать коллективные цели»
• «Я научу тебя управлять бизнесом»
• «Я научу тебя клонировать (копировать) бизнес»
Только после прохождения всех 7 ступеней обучения человек может стать директором, а вы, в свою очередь, сможете поставить его во главе своего филиала.
Запомните: ваш бизнес всегда будет расти и развиваться, если вы будете являться примером для зависти и подражания.
Правильное распределение дел и времени
Для максимально эффективной работы правильно распределяйте приоритеты и концентрируйте свое внимание на основных делах. Для этого разделите свой день на 4 блока: утренний, дневной, вечерний и перед сном, а дела разделите по важности на 4 типа: A, B, C, D.
• Тип А: Дела важные и срочные
Дела важные и срочные – это такие дела, у которых жестко ограничены определенные сроки внедрения, и их нужно сделать не позднее завтрашнего дня.
К важным и срочным делам относятся либо горящий проект, либо какая-то критическая ситуация.
• Тип В: Дела важные, но несрочные
Важные и несрочные дела направлены на перспективу.
Предположим, что вам нужно прочитать книгу по определенной специфике или наладить отношения с людьми. Это будет важно, но не срочно. Возможно, что вам нужно будет провести какой-нибудь анализ и спланировать цели, иначе вы не сможете развиваться и выполнять определенные задачи, поставленные перед вами. Однако подобные дела могут однозначно дождаться своего часа.
• Тип С: Дела неважные, но срочные
Дела этого типа не так важны, но их нужно срочно сделать. Например, к вам пришли внезапные покупатели, или банк прислал вам перерасчет вашего кредита. Вам нужно срочно съездить в банк и забрать бумаги. Другими словами, вы не рассчитывали на подобные дела, так как они не очень важные, но выполнить их нужно срочно.
• Тип D: Дела неважные и несрочные
Неважные и несрочные дела – это та самая рутина, которая поглощает время. К таким делам можно отнести развлечения.
Итак, важные и срочные дела лучше всего выполняйте утром, пока другие окружающие вас люди находятся на своих рабочих местах и адекватно соображают.
Важные, но несрочные дела выполняйте днем. Неважные, но срочные дела оставьте лучше на вечер. А перед сном выполните неважные и несрочные дела.
Далее распределите дела по дням.
Например, в дни перезагрузки позвольте себе развлечься. В дни заработка обслужите клиентов.
В креативный день поработайте над новым проектом. Рутиной займитесь в буферный день.
Распределив все свои дела по дням и по блокам, вы поймете, что не все так проблематично. При этом вы успеете сделать количество дел на порядок больше, нежели раньше.
Всегда распределяйте дела с точки зрения результата, на который они нацелены.
Если дело приносит вам много денег, значит, вкладывайтесь в него. Если дело не приносит вам денег, значит, отдайте его на аутсорсинг.
Невозможно эффективно управлять делами, если не осуществляется ежедневный контроль. Многие начинающие предприниматели считают, что если они дали сотруднику задание, значит, оно обязательно выполнится. Но, к сожалению, это не так.
Даже если ваш подчиненный выполнил то, что вы ему поручили, то, к вашему же удивлению, может оказаться, что задание выполнено абсолютно неверно.
Соблюдая данные правила, вы сможете эффективно управлять своими делами и персоналом.