Оборачиваемость товарных запасов характеризуется двумя показателями: временем обращения и скоростью товарооборота.
Время обращения (В), или оборачиваемость в днях, показывает число дней, за которые был реализован средний товарный запас в прошедшем периоде, и вычисляется по формуле
где ТЗср – средний товарный запас; Т – фактический однодневный товарооборот этого же периода.
Скорость товарооборота (С), или оборачиваемость в разах, показывает число оборотов среднего товарного запаса и определяется по формуле
где О – объем товарооборота.
Средние товарные запасы вычисляются в зависимости от наличия данных:
а) если имеются данные на две даты, используют простое среднее арифметическое:
где ЗН – товарные запасы на начало периода; ЗК – товарные запасы на конец периода;
Розничные компании используют понятие «норма оборачиваемости» и сами устанавливают для себя такие нормативы для анализа эффективности закупок и управления ассортиментом в целом.
Норма оборачиваемости – это количество дней или оборотов, за которое должен быть реализован запас товара по мнению руководства розничной компании, чтобы торговлю можно было считать успешной.
б) если имеются данные на три даты и более, применяется среднее хронологическое:
где 32, 33… – запасы товаров на определенные даты; п — количество дат. Рассмотрим методику расчета показателей оборачиваемости товарных запасов на следующем примере. Данные приведены в табл. 2.15.
Таблица 2.15. Данные для расчета показателей оборачиваемости товарных запасов
Определим средний товарный запас за первый квартал:
Далее определим однодневный фактический товарооборот за квартал:
Определим время обращения товарных запасов в днях:
Определим скорость обращения (в разах):
Динамика показателей оборачиваемости измеряется абсолютными и относительными показателями. Абсолютное их изменение определяют сравнением фактической оборачиваемости отчетного периода с оборачиваемостью прошедшего периода. Относительное изменение оборачиваемости анализируется с помощью различных индексов:
♦ индекса среднего времени обращения товарных запасов, который отражает, насколько изменилась оборачиваемость по сравнению с прошлым периодом. Он равен отношению времени обращения товарных запасов отчетного периода к прошедшему;
♦ индекса структурных сдвигов, отражающего изменение оборачиваемости по магазину в целом в зависимости от изменений долей групп с разной оборачиваемостью;
♦ индекса обращения постоянного состава, который отражает, насколько изменилась оборачиваемость в целом по магазину при изменении оборачиваемости некоторых групп.
Анализ динамики показателей оборачиваемости необходим для повышения эффективности управления закупками.
Часто время обращения товара и скорость обращения товара называют коэффициентами оборачиваемости. Рекомендуемых значений этих коэффициентов не существует. Закономерность одна: чем выше коэффициент – тем меньше времени товары находятся на складе, тем быстрее они превращаются в деньги.
В одном из сетевых супермаркетов норма оборачиваемости по непродовольственной группе делится на основе ABC-анализа: для товаров А – 10 дней, для товаров группы В – 20 дней, для С – 30. В этой розничной сети закладывают в показатель товарного запаса месячную оборачиваемость, а товарный остаток по магазину складывается из нормы оборачиваемости плюс страховой запас.
Чарльз Боденстаб [20] , владелец логистической компании, известный консультант, автор и разработчик программного обеспечения для управления логистикой, проанализировал данные по большому количеству компаний и результаты эмпирического исследования обобщил в следующей формуле:Ожидаемое количество оборотов = 12 / (J(OF + 0,2 L )),
OF — средняя частота заказа в месяцах (т. е. временной интервал между размещением заказов поставщику);
L — средний период доставки в месяцах (т. е. время между размещением заказа и получением товара);
/ – коэффициент, который обобщает действие прочих факторов, влияющих на теоретическое количество оборотов.
К этим факторам относятся:
♦ ширина ассортимента в хранении, т. е. необходимость хранения медленно оборачивающихся запасов в маркетинговых целях;
♦ большие, чем требуется, покупки в целях получения скидок за объем;
♦ требования минимальной партии закупки от поставщика;
♦ ненадежность поставщика;
♦ факторы политики экономичного размера заказа;
♦ затоваривание в целях промоушн;
♦ использование поставки в две стадии.Проведение инвентаризации
Инвентаризация является необходимой периодической процедурой контроля товарных запасов для любого магазина.
Инвентаризация позволяет определить реальное количество товара в магазине и сравнить его с данными товарного учета. Такое сравнение необходимо, т. к. в магазине неизбежно возникают расхождения. Расхождения возможны по нескольким причинам:
♦ воровство покупателей;
♦ административные ошибки (пересортица и пр.);
♦ естественные причины (для продуктов питания – усушка, утруска);
♦ воровство персонала.
В большинстве магазинов определен лимит списания недостач товара на административные ошибки и (или) естественные причины. Превышение данного лимита согласно договору материальной ответственности компенсирует персонал магазина. В зависимости от принятых в компании внутренних правил, компенсация может быть либо полной, либо частичной.
По нашим данным, средним показателем недостач в рознице является показатель в 2 % от выручки за период. Конечно, эта цифра ни в коем случае не является нормативом или целью. Просто это наиболее часто встречающийся показатель. Показатель в 1 % или 0,5 % – большая редкость. Скорее всего, в таком магазине отсутствует воровство покупателей и персонала, а недостачи вызваны исключительно мелкими ошибками, которые свойственны всем. Если этот показатель превысил в вашем магазине 4–5 %, к этому, как показывает практика, скорее всего, причастен персонал (если только нет серьезных огрехов в противокражной системе). Как известно, воровать выгодно, даже если сотрудник участвует в полной компенсации недостач.
Время проведения инвентаризации. Инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволяет без сбоев и без экономического вреда для торгового процесса провести необходимую проверку. Утренняя инвентаризация должна быть закончена до открытия магазина.
В некоторых случаях – если магазин имеет большой ассортимент товаров (как правило, это супермаркеты или гипермаркеты) или в случае круглосуточной работы магазина, – возникает необходимость проведения инвентаризации в рабочее время, т. к. невозможно провести инвентаризацию всего ассортимента в ночное время и закрыть магазин для этих целей.
Ассортимент для проверки. Необходимо выбрать ассортимент, который будет проверен в ходе инвентаризации.
Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, зависит от количества наименований товара, площади магазина, количества персонала, участвующего в инвентаризации, и степени автоматизации данного процесса:
♦ маленький или средний магазин – весь ассортимент (полная инвентаризация);
♦ супермаркет или гипермаркет – часть ассортимента (выборочная инвентаризация).
В случае если инвентаризации подвергается не весь ассортимент, определяется количество наименований – такое, чтобы проверяющие сотрудники успели все проверить за выделенное время. Проверяемый ассортимент должен быть сосредоточен в одной зоне торгового зала.
В случае проведения выборочной инвентаризации необходимо определить периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров. Периодичность может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. К примеру, в магазине бытовой техники риск недостач стиральных машин намного ниже, чем риск недостач бритвенных приборов. Соответственно, товары делятся на группы по степени риска, и для каждой группы устанавливается своя периодичность – один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.
Подготовка к инвентаризации. Скорость и точность проведения инвентаризации напрямую зависят от ее подготовленности. В большинстве современных магазинов весь товар имеет штрих-коды, что значительно облегчает все процедуры учета: прием товара, его отпуск в торговый зал, списание и т. д. Инвентаризация с помощью считывания штрих-кодов заменяет обычный подсчет, сокращает время и количество ошибок. Однако это не означает, что ошибок вовсе нет: случается, что какой-то товар так же, как и при обычном подсчете, будет пропущен или просканирован дважды.
В день инвентаризации и, желательно, за два-три дня до нее запрещено осуществлять какие бы то ни было перемещения товара из одного магазина сети в другой.
В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время магазина, зона, в которой сосредоточен ассортимент, изолируется от покупателей, склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента.
При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, а если инвентаризация проводится в рабочее время – и в том, что покупатели, имеющие товар проверяемого ассортимента, прошли через кассовый узел.
Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.
Начало инвентаризации. Непосредственно перед началом инвентаризации снимаются учетные остатки по проверяемому ассортименту. Желательно, чтобы после этого не происходило никакого движения товара.
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В СУПЕРМАРКЕТЕ
Сплошная инвентаризация проводится при наименьших товарных остатках в два этапа: