Банковские счета . Если нажать на кнопку с тремя точками, появляется окно для выбора счёта. У организации может быть несколько счетов, данные по всем этим счетам хранятся в вышеупомянутом справочнике. При вызове данного окна (и других подобных) в них отображаются только записи, имеющие отношение к редактируемому объекту. В нашем случае – банковские счета организации, данные по которой мы вводим в систему.
Рис. 3.9. Сведения о банковском счете организации в карточке организацииЕсли на данном этапе работы мы перейдем к списку элементов справочника Организации , мы увидим, что в нём уже появилась запись об ООО «Столяр», рис. 3.10. Рис. 3.10. Запись справочника Организации на промежуточном этапе работы
Для того, чтобы в явном виде сохранить объект справочника, мы можем нажать на кнопку Сохранить запись в панели инструментов окна создания объекта, кнопка Записать и закрыть позволяет сохранить объект и закрыть окно его редактирования. В нашем случае объект был автоматически сохранен при создании нового банковского счёта. Дело в том, что до тех пор, пока запись об организации не сохранена в справочнике, система не может сослаться на данную запись в других объектах. Это нужно для создания связей объектов. Например, такая связь установлена между записью о банковском счёте организации и записью об организации.
Продолжим заполнение карточки организации. В нижней части окна имеется несколько закладок, служащих для ввода дополнительных сведений. Так, на закладке Адреса и телефоны нужно ввести адресные данные организации. Заполнять обычные текстовые поля можно с клавиатуры, а для ввода информации об адресах нужно пользоваться адресным классификатором. Нажмём на закладке Адреса и телефоны ссылку Заполнить , которая расположена около реквизита Юридический адрес . Будет открыто окно ввода адреса, рис. 3.11.
Рис. 3.11. Окно ввода адресаОбратите внимание на то, что мы нажали на кнопку Все операции , которая расположена в нижней части данного окна и в появившемся меню имеется команда Загрузить классификатор . В новых пустых базах адресный классификатор не загружен, в демонстрационной базе загружен классификатор города Москвы. Выполнение команды загрузки классификатора приводит к вызову окна, рис. 3.12., в котором нужно выбрать регионы для загрузки адресного классификатора. Рис. 3.12. Выбор регионов для загрузки адресного классификатора
Не следует загружать в базу данные по тем регионам, которые не понадобятся для ввода адресов, ненужная информация увеличит размеры информационной базы. Нажмем в окне загрузки адресного классификатора кнопку Далее и нам предложат выбрать источник для загрузки адресного классификатора, рис. 3.13.
Предположим, что компьютер, на котором мы работаем, не подключен к Интернет, диском ИТС мы тоже воспользоваться не можем, поэтому выберем вариант У меня естьфайлы адресного классификатора. Как видно, при выборе данного варианта загрузки данных система предлагает нам указать путь к файлам данных.
Рис. 3.13. Выбор источника для загрузки адресного классификатораФайлы данных адресного классификатора нам придётся загрузить из интернета, например, с помощью компьютера, который подключен к интернету. Для этого можно воспользоваться сайтом http://www.gnivc.ru/, в частности, его разделом http://www.gnivc.ru/inf_provision/classifiers_reference/kladr/.
Здесь нас, рис. 3.14., интересует одна из ссылок на скачивание базы данных классификатора КЛАДР (BASE.arj). Размер архива – около 37 Мб.
Мы выбрали загрузку классификатора в архиве ARJ – этот формат поддерживают большинство программ архивации, которые обычно установлены на компьютерах. Можно скачать и архив в формате 7Z, но тогда вы должны быть уверены, что у вас установлен соответствующий архиватор.
Рис. 3.14. Страница загрузки адресного классификатораБазу данных классификатора можно найти и на других веб-сайтах, ее же можно отыскать на диске ИТС, но загрузка классификатора с представленного ресурса гарантирует вам то, что перед вами – самая свежая версия классификатора.
После того, как архив с классификатором загружен, его нужно распаковать, например, в папку KLADR , расположенную в папке Мои документы , хотя допустимо развернуть его и в любую другую удобную для вас папку. В итоге мы должны получить папку, рис. 3.15., в которой содержатся файлы классификатора, готовые к загрузке.
Рис. 3.15. Файлы адресного классификатора, готовые к загрузке в 1С: БухгалтериюТеперь вернемся к окну загрузки адресного классификатора (рис. 3.13), укажем в нём путь к папке с файлами классификатора и нажмём в нём на кнопку Далее. В следующем окне нас предупредят, что загрузка адресного классификатора может занять длительное время, зависящее от количества выбранных регионов РФ, для начала процедуры загрузки классификатора нужно нажать в этом окне на кнопку Загрузить адресный классификатор .
После сообщения об успешной загрузке мы можем закрыть окно загрузки классификатора и приступить к вводу адреса.
Поле Индекс можно отредактировать вручную (однако, при выборе данных в других полях оно модифицируется в соответствии с выбранными данными), остальные поля заполняются подбором, например, на рис. 3.16. изображен процесс подбора адреса населенного пункта.
Рис. 3.16. Адрес населенного пунктаИспользование адресного классификатора гарантирует техническую правильность ввода адресов, в частности, для целей сдачи отчетности в электронной форме, за фактической правильностью ввода информации бухгалтер должен следить самостоятельно.
После подбора адреса (адрес условен, как и прочие сведения) мы приходим к такому виду окна ввода, рис. 3.17.
Рис. 3.17. Заполненные сведения об адресеПосле завершения ввода адреса, в особенности, если вы редактировали его вручную, можно проверить правильность заполнения, нажав на кнопку Проверить заполнение .
После нажатия на кнопку ОК в окне заполнения адреса введенный адрес будет перенесен в карточку организации, так как установлены флаги, указывающие на то, что почтовый адрес и фактический адрес совпадают с юридическим адресом, будут заполнены еще несколько реквизитов. Если эти адреса различаются, флаги нужно снять и указать необходимые адреса. В итоге мы пришли к виду карточки организации, показанному на рис. 3.18.
Подобным образом следует заполнять любые адреса, которые вам приходится вводить – это относится к адресам юридических и физических лиц.
Рис. 3.18. Закладка Адреса и телефоны, заполненные сведения об адресеНа закладке Фонды вводятся данные о регистрации организации в ПФР, ФСС, ТФОМС.
На закладке Коды статистики нужно ввести информацию о кодах, присвоенных организации при регистрации (ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД, ОКПО), здесь вам следует воспользоваться учредительными документами.
На закладке Документооборот можно настроить параметры электронного документооборота с ФНС, ПФР, ФСС. Если ваша организация использует электронный документооборот, обратитесь к инструкциям соответствующих ведомств для настройки параметров этой закладки.
Закладка Иностранная орг. актуальна для отделений иностранных организаций.
На закладке Прочее , рис. 3.19., мы зададим префикс организации – СТ.
Рис. 3.19. ПрефиксПрефикс будет использоваться при нумерации документов, принадлежащих организации. Это актуально в том случае, если в одной базе планируется вести учет по нескольким организациям.
На закладке Настройка печати можно выбрать наименование организации, используемое при печати документов, выбрать изображения логотипа и факсимильной печати.
Закладка Ответственные лица , рис. 3.20., позволяет при создании карточки организации указать список её ответственных лиц. В частности, здесь приведены ссылки для создания записей об основных ответственных лицах – руководителе, бухгалтере и кассире.
Для создании записи об ответственном лице нужно нажать на ссылку Создать у соответствующего реквизита. Будет открыто окно Ответственное лицо , рис. 3.21., где уже заполнены реквизиты Организация и Ответственное лицо ( Руководитель , в данном случае). В этом окне нам нужно указать дату вступления ответственного лица в должность (01.01.2013), должность и физическое лицо, которое занимает данную должность.
Рис. 3.20. Ответственные лица организацииРис. 3.21. Начало заполнения сведений об ответственном лице организации
Должность ответственного лица подбирается, по нажатию на кнопку с тремя точками в соответствующем поле, из справочника Должности , рис. 3.22., каждой записи соответствует лишь наименование должности и код элемента. Если в справочнике нет нужной должности, необходимый элемент можно ввести самостоятельно и после этого выбрать. Рис. 3.22. Подбор должности
Указав должность, приступим к заполнению реквизита Физическое лицо . Данные о физических лицах хранятся в справочнике Физические лица. Этот справочник является общим для всех организаций, по которым ведется учёт в одной информационной базе. Здесь уже присутствуют некоторые физические лица, если среди них есть нужное, мы можем выбрать соответствующую запись. Если нет – можем ввести сведения о новом физическом лице, нажав на кнопку Создать в панели инструментов справочника. Откроется окно создания элемента справочника Физические лица, рис. 3.23. Рис. 3.23. Создание записи о новом физическом лице
Обратите внимание на то, что поля, содержащие различные адреса, затенены. Это говорит о том, что заполнить их, непосредственно вводя в них данные, нельзя. Можно нажать на кнопку с тремя точками у нужного поля и сформировать адрес с использованием адресного классификатора.