Ввод информации о физических лицах и указание их в качестве ответственных лиц организации еще не означает, что мы отразили в подсистеме учета заработной платы данные о приеме сотрудников на работу. Понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» различаются.
После заполнения сведений об ответственных лицах организации ввод основных данных об организации окончен, можно нажать кнопку Записать и закрыть в окне карточки организации и продолжать работу. Обратите внимание на то, что если в заголовке окна присутствует значок «*», это означает, что элемент модифицирован и изменения пока не сохранены. Если работа по заполнению какого-либо элемента справочника занимает достаточно много времени, рекомендуется периодически нажимать на кнопку Записать объект для того, чтобы защититься от потери данных.
На начальном этапе учета, помимо сведений об организации, обычно задают и состав её подразделений. Это нужно для последующей правильной работы в системе.
Сведения о подразделениях организаций хранятся в соответствующем справочнике, найти его можно по адресу Справочники и настройки учета > Подразделения , рис. 3.24.
Рис. 3.24. Справочник ПодразделенияМы установили в качестве организации, с подразделениями которой хотим работать, «Столяр ООО». Если структура организации не предусматривает наличие подразделений, в системе, независимо от этого, автоматически создаётся подразделение с наименованием Основное подразделение . Рассмотрим методику ввода данных о подразделениях организации и особенности работы с иерархическими справочниками, то есть со справочниками, одни элементы которых могут быть подчинены другим элементам.
Наша учебная организация, ООО «Столяр», имеет следующие подразделения:
1. Производственный цех – это основное подразделение организации, оно занимается производством мебели. В него входят мастера по производству мебели, наладчики станков.2. Администрация – в него входят все офисные работники – например, директор, секретарь, бухгалтер, кассир.
3. Склад – это подразделение, отвечающее за хранение готовой продукции и приобретенных товаров и материалов. Здесь работают кладовщики и складские рабочие.
4. Магазин – подразделение, ответственное за продажу продукции. Здесь работают продавцы.
При описании подразделений организации мы не случайно сделали акцент на сотрудниках, которые работают в данных подразделениях. Дело в том, подразделения обычно выделяют по следующим признакам:
• Подразделение – участок работы сотрудников;
• Подразделение – участок использования основных средств;
• Подразделение – участок выпуска готовой продукции;
Введем в справочник Подразделения информацию подразделениях Администрация, Склад, Магазин . Для этого можно воспользоваться кнопкой Создать . Изменим наименование подразделения Основное подразделение на Производственный цех . Карточку элемента можно открыть для редактирования, выполнив по ней двойной щелчок или выделив и нажав на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент.
На рис. 3.25. показана карточка элемента справочника – подразделения Администрация при ее заполнении.
На рис. 3.26. представлен вид списка справочника Подразделения после завершения ввода и редактирования данных. Здесь мы намеренно допустили ошибку, задав подчиненное положение подразделения Магазин по отношению к подразделению Склад ( Склад указан в реквизите Группа элемента Магазин ). Внешнее представление справочника настроено с использованием команды Все действия > Режим просмотра > Дерево.
Рис. 3.25. Ввод сведений о подразделении организации
Рис. 3.26. Заполненный справочник Подразделения
Подразделения независимы, поэтому нужно привести иерархию подразделений к виду, который соответствует реальному состоянию дел. Для того, чтобы исправить ошибку, то есть, переместить подразделение Магазин в другое место иерархии подразделений, мы можем просто перетащить элемент в нужную группу (в нашем случае это – верхний уровень иерархии, то есть, элемент нужно перетащить на строку Подразделения ), «прижав» его нажатием левой кнопки мыши. Можно, воспользоваться командой Все действия > Переместить в группу. Кроме того, можно открыть карточку элемента и очистить поле Группа (или выбрать в нем нужную группу).
В итоге мы пришли к следующему, рис. 3.27., виду списка подразделений.
Рис. 3.27. Результат Перемещения элемента в другую группуОбратите внимание на значок сортировки в виде пирамидки, расположенный в заголовке столбца Наименование. Он означает, что элементы в списке отсортированы по наименованию, в частности, по возрастанию. Если щелкнуть по заголовку столбца Наименование в текущем его состоянии, направление сортировки изменится, если щелкнуть по заголовку столбца Код – сортировка будет выполнена по данному полю. Описанные приемы пригодятся вам и при работе в других справочниках.
Настройка параметров учета
На начальном этапе работы в 1С: Бухгалтерии нужно выполнить настройку параметров учета. Для того чтобы открыть соответствующее окно, можно пройти по пути Справочники и настройки учета > Настройки учета > Настройка параметров учета , рис. 3.28.
Рис. 3.28. Настройка параметров учета
Параметры учёта являются общими для всех организаций. Они влияют на состав интерфейса программы, на особенности аналитического учёта и на особенности работы некоторых подсистем 1С: Бухгалтерии.
Так, в группе параметров Применяемые системы налогообложения нужно указать все системы налогообложения, которые используют организации, учет по которым ведется в информационной базе. Например, если учет ведется по одной организации, использующей общую систему налогообложения, здесь вполне может быть установлен лишь флаг Общая для юридических лиц . От установленных флагов зависит состав команд, доступных в интерфейсе. Если какая-либо система налогообложения не используется ни одной организацией и соответствующий флаг снят, некоторые команды будут скрыты из интерфейса.
На закладках, расположенных в нижней части окна, можно выполнить ряд настроек, уточняющих особенности учёта.
На закладке Налог на прибыль , (увидеть её можно на рис. 3.28.) при установке флага Применяются разные ставки налога на прибыль , можно, воспользовавшись ссылкой Ставки налога на прибыль , перейти в регистр Ставки налога на прибыль для всех организаций . В регистре, учитывая установку флага, включающего применение разных ставок налога на прибыль, отображается ссылка Ставки налога на прибыль в бюджет субъектов РФ . С её помощью можно перейти в регистр с таким же названием, в котором можно задать ставки налога на прибыль в бюджет субъектов РФ по конкретным организациям. В итоге, данные о ставках налога будут использованы при формировании соответствующих отчетов.
На закладке НДС можно указать дату, с которой в организации ведется учет в соответствии с постановлением правительства РФ от 26 декабря 2011 г. №1137 и задать порядок нумерации выданных счетов-фактур.
Закладка Патенты и ЕНВД позволяет задать счета учета доходов и расходов, которые используются для отражения доходов и расходов по видам деятельности, по которым используется особый порядок налогообложения.
Закладка Банк и касса , рис. 3.29., позволяет указать, ведется ли в 1С: Бухгалтерии учет расчетов в валюте и условных единицах (у.е.), а так же указать, нужно ли вести учет движения денежных средств по статьям движения денежных средств.
Рис. 3.29. Настройка параметров учета, Банк и кассаНа закладке Расчеты с контрагентами можно указать сроки поступления оплаты от покупателей и оплаты поставщикам, после которых долги считаются просроченными.
Закладка Запасы позволяет настроить аналитический учет по счетам учета запасов и некоторые дополнительные параметры. Так, по умолчанию на счетах, подобных счёту 10 «Материалы», или 41 «Товары» учет ведется по наименованиям запасов (справочник Номенклатура ). Здесь можно включить использование партионного учета и учета по складам. Это приведет к автоматической настройке некоторых счетов в Плане счетов , к изменениям, касающимся ввода документов, отражающих операции с запасами. На этой же закладке можно разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта.
Закладка Розничная торговля позволяет указать, во-первых, ведется ли в 1С: Бухгалтерии учет розничной торговли, во-вторых, настроить особенности учёта товаров на счете 41.12 «Товары в розничной торговле».
На закладке Комиссионная торговля можно указать, ведет ли организация деятельность по договорам комиссии на продажу и на закупку.
На закладке Производство , если хотя бы одна из организаций ведет производственную деятельность, нужно установить флаг Ведется производственная деятельность , а так же – установить тип плановых цен.
На закладке Сотрудники и зарплата , рис. 3.30., можно настроить особенности кадрового учета и расчётов по заработной плате.
Рис. 3.30. Настройка параметров учета, Сотрудники и зарплатаВозможности 1С: Бухгалтерии достаточны для ведения кадрового учета, получения отчетности по кадрам, простого учета заработной платы. Как правило, этими возможностями пользуются организации с небольшим количеством сотрудников, не испытывающие необходимости в использовании сложных систем оплаты труда. В крупных организациях обычно, для автоматизации учета заработной платы и персонала используют специализированные решения. В частности, это прикладное решение 1С:Зарплата и управление персоналом. При этом 1С: Бухгалтерию используют для автоматизации бухгалтерского учёта, в неё, в любом случае, попадают сведения, касающиеся учета расчетов с персоналом, так как они являются неотъемлемой частью хозяйственной жизни организаций. Обмен данными между различными конфигурациями можно автоматизировать.