При вводе данных в документ пользователь заполняет его реквизиты, представляющие собой отдельные свойства ( Дата, Организация и т.д.) и, при наличии таковых, табличные части, которые хранят списки значений (список сотрудников с указанием вида начисления по заработной плате и суммы начисления, список материалов и т.д.). Если при заполнении документа оказалось, что в нем нет какого-либо реквизита, который вам нужен, убедитесь в том, что в поле документа Вид операции установлен нужный вид операции. Если вид операции соответствует желаемому, тщательно проверьте все закладки документа, если закладки скрыты, выясните, как отобразить их, возможно, вам нужно будет настроить состав отображаемых полей в табличных полях, состав отображаемых реквизитов. Настроить экранную форму (окно) документа можно, выполнив в его окне команду Все действия > Изменить форму . Вот как выглядит окно настройки для формы документа Поступление товаров и услуг , рис. 2.26.
Рис. 2.26. Настройка формы документаОбратите внимание на то, что в левой части окна настроек находится перечень элементов формы документа, напротив элементов, которые отображаются на экране, установлены флажки. В форме есть несколько закладок ( Оборудование, Товары, Услуги и другие) с табличными частями, они представлены в окне настройки в виде групп. Если напротив элемента в окне настроек находится значок «+», это значит, что элемент (например, табличная часть) содержит другие элементы.
Если настройки и поиски ни к чему не приводят, то, вполне возможно, что вам нужна доработка системы, в частности, добавление в документ недостающего реквизита и внесение изменений в другие объекты (например, в процедуру проведения документа, в регистры), которые обеспечили бы использование данного нового реквизита.
Для ввода подавляющего большинства операций используются существующие в системе специализированные документы. Они ускоряют работу, при их проведении автоматически формируются бухгалтерские проводки в регистре бухгалтерии, записи в других регистрах. Однако, есть операции (например, ввод сведений о регистрации уставного капитала), для которых отдельных документов не предусмотрено. В таких случаях нужно пользоваться специальным документом, который называется Операция (бухгалтерский и налоговый учет) . С помощью этого документа можно ввести любую проводку, внеся, таким образом, изменения в регистр бухгалтерии. Кроме того, он же позволяет вносить ручные записи в другие регистры системы. При использовании данного документа вся полнота ответственности за правильность формирования записей регистра возлагается на бухгалтера. Пользоваться этим документом для ввода бухгалтерских операций следует лишь в том случае, если вы абсолютно точно уверены в том, что другого способа выполнить данные операции не существует. То же самое касается корректировки записей прочих регистров. Этот документ, кроме того, можно использовать для ввода сторно-проводок.
Документы, относящиеся к одному разделу учета часто логически объединяют с помощью объекта Журнал документов. Журнал документов может содержать различные документы и выводить их в едином списке.Общие приемы работы с документами
Новые документы создаются различными способами. В частности, следующими:
• Создание документа пользователем из списка соответствующих документов или из журнала документов.
• Создание документа пользователем с помощью окна Корреспонденции счетов .
• Создание документа пользователем на основании другого документа.
• Автоматическое создание документа в ходе работы каких-либо служебных механизмов (таких, как Помощник ввода начальных остатков ).
Так, если нам нужен новый приходный кассовый ордер, мы можем перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации ссылку Приходные кассовые ордера . Щелчок по этой ссылке откроет список документов нужного типа, рис. 2.27.
Рис. 2.27. Список приходных кассовых ордеров
Учитывая то, что выше мы уже рассматривали устройство некоторых форм, многое в данном окне будет вам знакомо. В окне списка документов мы можем нажать на кнопку Создать – будет создан новый документ, рис. 2.28.
При создании новых документов первым задают значение параметра Вид операции . С помощью одного и того же документа можно вводить различные виды схожих операций. Например, в случае с приходным кассовым ордером это – Оплата от покупателя, Розничная выручка, Возврат от подотчетного лица и другие. При выборе вида операции производится настройка формы документа для упрощения отражения операции конкретного вида. Например, по умолчанию приходный кассовый ордер создаётся с видом операции Оплата от покупателя , вы можете видеть такой документ на рис. 2.28. На рис. 2.29. показана форма того же самого документа после выбора вида операции Возврат от подотчетного лица .
Рис. 2.28. Создание нового документаРис. 2.29. Влияние изменения вида операции на состав реквизитов документа
Как видите, состав реквизитов формы серьезно изменился – для того, чтобы мы могли ввести все необходимые данные для оформления операции возврата денежных средств от подотчетного лица.
После того, как документ заполнен, мы можем нажать на кнопку Провести и закрыть на панели инструментов документа. Тогда он будет сохранён, проведен и закрыт. То есть – окажет влияние на состояние учета, данные, которые мы ввели в систему с его помощью, попадут в отчёты. Если мы не хотим проводить документ, но нам нужно сохранить его, можно воспользоваться кнопкой Записать объект . Для того, чтобы сохранить и провести, но не закрывать окно редактирования документа, служит кнопка Провести . Проведение документа можно отменить – для этого служит команда меню Все действия > Отмена проведения. Обратите внимание, отмена проведения – это не то же самое, что сторнирование. Выполняя сторнировочную проводку, мы сохраняем в учете сведения о неправильной проводке, уничтожая лишь результат неверной операции. Отменяя проведение, мы полностью устраняем воздействие документа на учёт.
Узнать, как именно проведение документа подействовало на учет, то есть – какие именно записи он сделал в регистрах, мы можем, воспользовавшись кнопкой Движения документа . Такую же кнопку можно использовать и в списке документов.
Для того чтобы сформировать печатную форму документа, можно воспользоваться кнопкой со значком принтера на его панели инструментов. В нашем случае эта кнопка называется Приходный кассовый ордер (КО-1) . Обратите внимание на то, что печатные формы документов создаются автоматически, на основе данных, содержащихся в документе, но в печатные формы можно вносить изменения вручную и после их создания. На рис. 2.30. показана печатная форма приходного кассового ордера, которым отражено поступление денежных средств с банковского счёта организации в кассу.
Рис. 2.30. Печатная форма приходного кассового ордераДля того чтобы вручную отредактировать данные печатной формы, можно нажать на кнопку Редактирование. Подобное вполне нормально, если приходится пользоваться ручным редактированием лишь эпизодически. Если же к ручным правкам приходится прибегать слишком часто – это указывает на то, что что-то в системе настроено неверно. В таком случае рациональнее будет изменить настройку, которая влияет на формирование печатной формы (скажем, если изменилось название организации – нужно поменять его в справочнике Организации и т.д.). Печатную форму документа можно либо отправить на печать нажатием соответствующей кнопки, либо сохранить в виде внешнего файла, воспользовавшись кнопкой Сохранить и указав параметры сохранения. Те же действия можно выполнить и с помощью команд в заголовке окна программы и команд главного меню.
Корреспонденции счетов
Ссылка для вызова окна регистра сведений Корреспонденции счетов не случайно располагается в верхней части Панели навигации раздела Рабочий стол . Это полезнейшее средство, рис. 2.31., которое позволяет узнать, с помощью какого документа можно ввести в систему сведения о той или иной хозяйственной операции.
Рис. 2.31. Окно Корреспонденция счетов
В верхней части окна находятся несколько полей, с помощью которых можно организовывать отбор сведений о хозяйственных операциях по дебету и кредиту счёта, по содержанию операции или по конкретному документу.
В табличной части окна можно найти подробные сведения о каждой операции. В частности, помимо описания корреспонденции счетов и содержания операции здесь есть данные о документе, виде операции документа и его закладке, а так же – сведения о том, где найти справочную информацию по данной операции в системе ИТС – либо на диске, либо в интернет-версии ИТС.
Например, нам нужно ввести в систему сведения о формировании уставного капитала организации. Если поискать в разделах интерфейса программы специальный документ, который можно было бы использовать для этой цели, его мы найти не сможем. Если же открыть окно Корреспонденции счетов , и, зная о том, что формирование уставного капитала отражается бухгалтерской записью по дебету счёта 75 «Расчеты с учредителями» и по кредиту счёта 80 «Уставный капитал», ввести в поле Счет Кт код счёта «80» (можно, кроме того, ввести в поле Счет Дт код «75»), мы увидим список операций, первая из которых – это именно та операция, которая нам нужна, рис. 2.32.
Рис. 2.32. Поиск операции в окне Корреспонденции счетовМожно видеть, что операция эта формируется с помощью универсального документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) .
После того, как нужная операция найдена, для создания нового документа достаточно выполнить двойной щелчок по строке операции, или, выделив строку щелчком, нажать на кнопку