Процесс проведения инвентаризации можно условно разделить на следующие этапы:
1) подготовка к инвентаризации;
2) проведение инвентаризации и оформление ее результатов;
3) анализ результатов инвентаризации;
4) контрольная проверка результатов инвентаризации;
5) отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Первый этап начинается с издания приказа, в котором должны быть отражены сведения о составе рабочей инвентаризационной комиссии, дата начала и окончания инвентаризации, перечень объектов имущества, причины инвентаризации.
После издания приказа проводится подготовка к инвентаризации: определяются обязанности членов инвентаризационной комиссии, методы проверки, при необходимости разрабатываются и утверждаются формы инвентаризационных документов, проводится проверка наличия необходимых для проведения инвентаризации документов, необходимые сведения представляются в инвентаризационную комиссию.
Сам процесс проведения инвентаризации включает в себя выявление фактического количества товара (пересчет товара), определение соответствия фактического количества товара учетному, а также полноты и достоверности отражения наличия и движения товаров в складском и бухгалтерском учете, т. е. на момент проведения инвентаризации необходимо убедиться в том, что все расходно-приходные и иные оправдательные документы учтены.
В торговых организациях инвентаризация проводится методом натуральной проверки, т. е. путем подсчета фактического количества товаров, взвешивания и обмера (в зависимости от специфики товара). В отдельных случаях можно использовать метод натуральной проверки, который можно комбинировать с методом документальной проверки.
В частности, если какое-то количество товара хранится на складе в неповрежденной упаковке поставщика, его количество и номенклатура определяются на основании документов поставки, подтверждающих эти данные по каждой упаковке. При этом количество товара в открытой упаковке определяется путем непосредственного подсчета.
Данные о фактическом количестве товара заносятся в инвентаризационные описи (акты), составленные по унифицированным или утвержденным торговой организацией формам. К инвентаризационным описям прилагаются при необходимости акты обмеров, ведомости отвесов и другие документы, подтверждающие количество товара.
В случае если инвентаризация проводится в течение нескольких дней (например, на складе с большим объемом хранящегося товара), то с момента ухода инвентаризационной комиссии помещение должно быть опечатано до момента продолжения работ по инвентаризации. Излишне говорить, что движение товаров на объекте во время инвентаризации должно быть остановлено (например, отпуск товара со склада, на котором проводится инвентаризация, не допускается даже в том случае, если товар, который требуется отгрузить, уже посчитан и данные занесены в инвентарную опись).
На предприятиях, где складской учет автоматизирован и введены штрихкоды на товар, инвентаризацию рекомендуется проводить с использованием сканера. В этом случае данные о фактическом наличии товаров вносятся в инвентаризационную опись непосредственно со сканера. Особенно удобно использование сканера при партионном учете товаров. При инвентаризации, продолжающейся в течение нескольких дней, данные со сканера желательно переносить в инвентаризационную ведомость по окончании каждого этапа инвентаризации (рабочего дня).
В состав инвентаризационной комиссии обязательно включается материально ответственное лицо (лица), отвечающие за товары на инвентаризируемом объекте. При этом следует иметь в виду, что вносить данные в инвентаризационную ведомость только со слов материально ответственного лица категорически запрещено.
По окончании инвентаризации описи (акты, ведомости) и прилагаемые к ним документы, оформленные должным образом и подписанные членами инвентаризационной комиссии, передаются в бухгалтерию предприятия. Если возникла необходимость внести в инвентаризационную опись исправления, они оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Инвентаризация проводится на основании правил, определенных «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49). Следует учитывать, что правила, отраженные в «Методических указаниях…», следует применять в части, не противоречащей положениям законодательных и нормативных актов, введенных в действие после вступления в силу Приказа № 49.
В частности, постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены новые типовые формы первичной документации по учету результатов инвентаризации, введенные в действие с 1 января 1999 г. Соответственно формы документов, содержащиеся в приложении к «Методическим указаниям…», с 1 января 1999 г. не применяются.
Для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (товаров) применяются сличительные ведомости, которые служат для отражения расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии предприятия, а второй передается материально ответственному лицу (лицам).
Глава 3. Налоговый учет в торговле
3.1. Нагог на добавленную стоимость
Торговые организации могут одновременно осуществлять как облагаемые, так и не облагаемые (п. 2 ст. 146, ст. 149 НК РФ) НДС операции, а также вести деятельность, переведенную на уплату ЕНВД.
С 1 января 2006 г. изменился порядок обложения НДС. Однако не все поправки связаны с изменением норм гл. 21 НК РФ, некоторые затрагивают правила обложения НДС, так как документооборот, который связан со счетами-фактурами, должен напрямую согласовываться с данными, отражаемыми в налоговых декларациях по НДС. С 1 января 2006 г. выплата НДС поставщику не является обязательным условием для принятия НДС к вычету.
Покупатель отражает реквизиты полученного счета-фактуры в книге покупок, и на основании этих документов он делает соответствующие записи в налоговой декларации и производит вычет «входного» НДС. Однако регистрировать счет-фактуру в книге покупок и предъявлять налог к вычету можно, только если счет-фактура оформлен надлежащим образом (ст. 169 НК РФ).
Счет-фактуру оформляют только плательщики НДС, к ним не относятся продавцы, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН). Если лицо, применяющее специальный режим, нарушит требования НК РФ и выпишет покупателю счет-фактуру с выделенной суммой НДС, то такое лицо должно перечислить в бюджет сумму налога, указанную в счете-фактуре (п. 5 ст. 173 НК РФ).
Если торговая организация освобождается от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, такие организации также обязаны выписывать счета-фактуры, как того требует п. 3 ст. 169 НК РФ, а на счетах-фактурах следует делать надпись «Без НДС». Нумерация счета-фактуры должна быть возрастающей и сквозной (т. е. без пропусков), требований к структуре номера нормативными документами не установлено.
От обязанности выставлять счета-фактуры освобождены предприятия розничной торговли, общепита и другие организации и индивидуальные предприниматели, работающие с населением (п. 7 ст. 168 НК РФ).
У налогоплательщиков, работающих с населением, обязанность по выставлению счетов-фактур считается выполненной, если они выдали покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности, счет-фактура такому покупателю не нужен.
Рядом с номером счета-фактуры указывается дата его выписки (п. 3 ст. 168 НК РФ), счет-фактура при реализации товаров (работ, услуг) выставляется не позднее 5 дней с момента отгрузки. Причем отсчет нужно начинать от даты отгрузки, а не со следующего дня. Правило о пятидневном сроке не применяется, если отгрузка произошла в последние 4 дня месяца. В такой ситуации счет-фактура выписывается в текущем месяце и регистрируется в книге продаж на соответствующую дату. Налогоплательщика, который выпишет счет-фактуру позже и на этом основании не отразит начисление НДС в налоговой декларации, при налоговой проверке ждут доначисление налога, штраф за несвоевременную уплату НДС и пени (письмо Минфина России от 23 июня 2004 № 03-03-11/107 «О принятии к вычету НДС на основании счетов-фактур, которые поступили с опозданием»).
К обязательным реквизитам счета-фактуры относятся наименование продавца и покупателя, их адреса, а также ИНН и КПП. Если продавец и грузоотправитель – одно и то же лицо, в строке 3 можно не повторять его наименование и адрес, ограничиться указанием «Он же». Но если покупатель является грузополучателем, делать такую же отметку в счете-фактуре нельзя (письмо МНС России от 13 мая 2004 № 03-1-08/1191/15® «Свод писем по применению действующего законодательства по НДС за второе полугодие 2003 г. – I квартал 2004 г.)». Дело в том, что строка 4, предназначенная для отражения данных о грузополучателе, расположена перед строками 6 и 6а, в которых приводятся наименование и адрес покупателя. Поэтому слова «Он же» в строке 4 счета-фактуры неуместны. В случае налоговой проверки налогоплательщику придется доказывать, что «Он же» – это не продавец, данные о котором приведены выше, а покупатель, наименование и адрес которого указаны внизу.
Данные о грузополучателе и покупателе, указанные в счете-фактуре, также могут отличаться. Это бывает, когда товар доставляется не по адресу покупателя, а на склад третьего лица. В такой ситуации продавец выдает счет-фактуру покупателю и отражает его реквизиты в строках 6, 6а и 66, а в строку 4 вписывает данные третьего лица – непосредственного получателя груза.
Организациям, которые работают с большим числом клиентов и в течение месяца каждому покупателю ежедневно отгружают товары (оказывают услуги), разрешено выписывать счета-фактуры 1 раз по итогам месяца. Если такой счет-фактура датирован последним числом месяца, проблем у обеих сторон договора не возникает.