Специальный режим редактирования агрегатов – с помощью данного параметра выполняется включение/выключение режима, в котором осуществляется редактирование агрегатов. Если данному параметру установлено значение да, то в контекстном меню окна Редактируем бюджет (описание данного режима приводится ниже) становится доступной команда Настройка распределения агрегатов, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Alt+N; с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров этого алгоритма. Кроме этого, при установленном значении да в окне редактирования типовой формы бюджета (описание данного окна приводится ниже, в соответствующем разделе) открывается вкладка Редактирование агрегатов.
Если параметру Доступ к настройке редактирования агрегатов установлено значение да, то пользователь получает доступ к настройке редактирования агрегатов. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Настройка распределения агрегатов (для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш Alt+N) в окне редактирования бюджета.
Доступ к операции загрузки из книг фин. операций – если данному параметру присвоено значение да, то пользователь получает доступ к функции загрузки данных в ячейку бюджета из книги финансовых операций. Данная функция выполняется в окне Групповые операции, вызываемом с помощью команды контекстного меню Групповые операции в окне редактирования бюджета.
Настройка выгрузки данных в Excel-формат
В данном подразделе содержатся параметры, регулирующие порядок формирования Excel-отчетов, выгружаемых из модуля «Управление бюджетом».
• Каталог для Excel-отчетов – значением данного параметра является путь к папке, в которую будут помещаться Excel-отчеты, сформированные в модуле.
• Каталог для макросов – значением данного параметра является путь к каталогу, в котором хранятся файлы, содержащие макросы Visual Basic. Эти макросы используются для обработки данных в Excel-отчетах, сформированных в модуле.
Кроме этого, подраздел Excel включает в себя один подчиненный подраздел – Шаблоны отчетов. В данном подразделе содержатся перечисленные ниже параметры настройки:
• Реестр финопераций;
• Раскрытие агрегата по данным бюджета;
• Раскрытие агрегата по данным финопераций;
• Анализ бюджетов.
Значения данных параметров определяют пути к шаблонам формирования отчетов в формате Excel при работе с соответствующими режимами модуля.Ввод исходных данных
Перед тем как приступить непосредственно к построению бюджетов, необходимо ввести соответствующие исходные данные. В частности, следует сформировать список центров финансовой ответственности, определить перечень бюджетных статей, вариантов бюджета, периодов планирования, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения этих и других необходимых сведений преднзаначены соответствующие справочники, порядок работы с которыми рассматривается далее.
Формирование и ведение списка ЦФО
Выше мы уже неоднократно говорили о том, что центр финансовой ответственности (ЦФО) является одним из важнейших элементов любого бюджета. Отметим, что структура центров финансовой ответственности предприятия (корпорации) может не совпадать с его организационной структурой.
В системе «Галактика» информация о центрах финансовой ответственности хранится в справочнике центров ответственности. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Н→Центры ответственности. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Справочник ЦФО
В данном окне представлен список введенных ранее центров финансовой ответственности (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Этот список может иметь как иерархическое, так и линейное представление – для переключения режимов отображения предназначена команда Представление дерево-линейный список, находящаяся в вызываемом нажатием правой кнопки мыши контекстном меню (эту команду можно активизировать также с помощью комбинации клавиш Alt+S). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация: признак помеченной записи (на рис. 3.6 помечена запись Собственная организация), полное наименование, сокращенное наименование и числовой код.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для пометки записи либо снятия пометки с записи нужно установить на нее курсор и нажать клавишу Insert. Для пометки одновременно всех записей в списке следует воспользоваться клавишей «плюс», для снятия пометки со всех помеченных записей предназначена клавиша «минус». Режим пометки записей удобно использовать для выполнения групповых операций – например, для удаления нескольких помеченных записей, для копирования нескольких помеченных записей, для множественного выбора позиций, и т. д. Возможность пометки записей и выполнения групповых операций с помеченными записями реализована и во многих других интерфейсах списка и выбора.
Для перехода в режим формирования нового центра ответственности следует поместить курсор в нужное место иерархии и нажать клавишу F7. Переход в режим редактирования текущей записи осуществляется нажатием клавиши F4. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования ЦФО, изображенное на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Ввод и редактирование ЦФОНа рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Центры ответственности и Подчиненные ЦО.
ПРИМЕЧАНИЕ
Помните, что вкладка Подчиненные ЦО отображается только для тех центров ответственности, у которых имеются подчиненные центры ответственности.
Вкладка Центры ответственности включает в себя параметры, которые перечислены ниже.
• Тип ЦО – в данном поле из раскрывающегося списка выбирается тип текущего центра ответственности. Возможен выбор одного из четырех вариантов: организация, структурное подразделение, сотрудник (физическое лицо) либо пустое поле (в этом случае тип центра финансовой ответственности не указывается). Если выбрано одно из первых трех значений, то справа открывается поле, в котором из соответствующего справочника (окно справочника выводится на экран либо автоматически, либо нажатием клавиши F3 или кнопки выбора) нужно выбрать конкретный объект в зависимости от типа центра ответственности. Например, если в поле Тип ЦО установлено значение организация, то в открывшемся правее поле значение нужно будет выбрать в справочнике организаций.
• Вышестоящий ЦО – в данном поле указывается наименование вышестоящего центра ответственности, которому будет подчинен текущий центр ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника центров ответственности (см. рис. 3.6) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
• Наименование ЦО – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование центра финансовой ответственности.
• Аббревиатура – в данном поле с клавиатуры вводится сокращенное наименование центра финансовой ответственности.
• Код на уровне – в этом поле отображается код текущего центра ответственности на данном уровне иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания нового центра финансовой ответственности, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
• Код в иерархии – в этом информационном поле отображается код текущего центра ответственности в иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически, и с клавиатуры не редактируется.
• Руководитель ЦО – в данном поле указывается руководитель текущего центра финансовой ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников предприятия выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
• Нац. ден. единица – в этом поле указывается наименование валюты, которая используется в расчетах с данным центром финансовой ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
Вкладка Подчиненные ЦО носит исключительно информационный характер – на ней отображается список центров ответственности, которые в иерархии подчинены текущему центру ответственности. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование.
Варианты бюджетов
Напомним, что в модуле «Управление бюджетом» реализована возможность формирования и использования различных вариантов бюджетов – например, для сохранения промежуточных стадий разработки бюджетов, для создания бюджетов разной степени напряженности, для сравнения бюджетов и т. д. Для ввода, редактирования, просмотра и хранения информации о разных вариантах бюджетов в модуле предусмотрено ведение справочника вариантов бюджетов. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню модуля Н→Варианты бюджета. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Варианты бюджетовВ данном окне отображается список введенных ранее вариантов бюджетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается признак помеченной записи, полное наименование варианта бюджета, его краткое наименование и числовой код.
Переход в режим редактирования текущего варианта осуществляется нажатием клавиши F4 либо Enter; для ввода в справочник новой позиции следует нажать клавишу F7. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования варианта бюджета, которое показано на рис. 3.9.
Рис. 3.9. Ввод и редактирование варианта бюджетаВ данном окне следует определить значения перечисленных ниже параметров.
• Вышестоящий – если текущий вариант бюджета должен быть подчинен в иерархии другому варианту, то его следует указать в поле Вышестоящий. Требуемое значение выбирается в окне справочника вариантов бюджетов (см. рис. 3.8), вызываемом с помощью кнопки выбора либо нажатием клавиши F3.