Основанием для проведения операций по кассовым выплатам из бюджета субъекта Российской Федерации или муниципального образования является заявка на кассовый расход, которую представляют финансовые органы, получатели бюджетных средств. Кроме того, финансовые органы в соответствии с соглашением могут предусмотреть документ для проведения операций по кассовым выплатам – расчетный документ.
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности:
– квитанция (форма 0504510),
– приходный кассовый ордер (форма 0310001).
Если наличные денежные средств принимаются уполномоченными лицами, то они обязаны ежедневно сдавать в кассу бюджетного учреждения полученные денежные средства по реестру сдачи документов с приложением квитанций (копий).
В бюджетных учреждениях широко практикуется выдача денежных средств раздатчиками, назначенными приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности.
Учет денежных средств, выдаваемых раздатчиками, ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях ведется в кассовой книге (форма 0504514).
Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте учитываются на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) по видам иностранных валют.
Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 00 201 04 000 Касса ведется в журнале операций по счету Касса на основании кассовых отчетов, которые составляются кассиром ежедневно.
Кассовые операции отражаются бюджетными учреждениями следующими записями:
Для расчетов с наличными средствами для бюджетополучателей введен счет 0 210 03 000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
При использовании счета 0 210 03 000 выдача наличных денежных средств бюджетным учреждениям оформляется в два этапа:
1) бюджетное учреждение отражает задолженность перед получателем денежных средств на основании представленной заявки;
2) образовавшаяся задолженность погашается на основании чека и одновременно полученные денежные средства принимаются к учету в кассе учреждения.
Лимит остатка кассы – это сумма наличных денежных средств, которую бюджетное учреждение может оставлять в кассе на конец рабочего дня, и которая устанавливается ежегодно. Бюджетным учреждениям, обслуживающимся в ОФК, лимит остатка кассы устанавливается казначейством.
Орган Федерального казначейства устанавливает единый лимит остатка кассы по бюджетным и внебюджетным средствам и представляет в учреждение Банка России или в кредитную организацию, осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, форму 0408020 Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.
Указанный расчет лимита составляется ОФК путем обобщения аналогичных расчетов, представленных получателями средств федерального бюджета, открывшими у него лицевые счета. Получатели средств федерального бюджета обращаются в орган Федерального казначейства по месту своего обслуживания для установления лимита остатка кассы.
Если бюджетное учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная денежная наличность на конец рабочего дня – сверхлимитной.
В перечне корреспонденции счетов приложения № 1 к Инструкции № 148н указаны не только номера счетов, но и коды бюджетной классификации к каждому аналитическому счету, а в ряде случаев – и коды вида деятельности.
Например, если указан код вида деятельности 1, это означает, что данный счет может применяться исключительно для отражения операций по бюджетной деятельности.
В приложении № 4 к Инструкции № 148н приведены коды бюджетной классификации (их виды):
– КДБ – код главного администратора доходов бюджета;
– КРБ – код главного распорядителя бюджетных средств, код раздела, подраздела, целевой статьи и вида расходов бюджета;
– КИФ – код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета;
– гКБК – код главы по Бюджетному кодексу Российской Федерации, в 4 – 17-м разрядах номера счета указываются нули.
Каждому счету аналитического учета соответствует один из упомянутых кодов (например, КДБ 210 02 000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами», КИФ 201 05 000 «Денежные документы»). Это позволяет бухгалтеру понять, как правильно формировать первые 18 разрядов аналитического счета в каждой из приведенных бухгалтерских записей.
К денежным документам относятся:
– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;
– талоны на питание;
– оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
– полученные извещения на почтовые переводы;
– почтовые марки;
– марки государственной пошлины;
– прочие денежные документы.
Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».
Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.
В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).
Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:
Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Выдача из кассы денежных документов отражается записью:
Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».
Пример
Институт перечислил денежные средства бензозаправочной станции на покупку бензина в сумме 10 000 руб. Для заправки автомобилей поставщик выдал пластиковую карту.
В течение отчетного месяца был заправлен бензин марки АИ-92 в объеме 520 л по цене 20 руб. за литр, всего на сумму 10 400 руб.
В учете следует сделать следующие записи:
Счет 0 201 06 000 «Аккредитивы» предназначен для учета движения денежных средств по договорам с поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги.
Многие банки рекламируют аккредитивы как решение проблемы неплатежей. Аккредитив – это специальный счет, который открывается в банке. На этом счете покупатель может зарезервировать денежные средства для последующих расчетов с продавцами. Отдельный аккредитив открывается для каждого продавца, с которым покупатель ведет свои расчеты (ст. 867 ГК РФ).
Аккредитивы могут быть:
– отзывными и безотзывными;
– покрытыми и непокрытыми.
Чтобы иметь возможность изменить условия (аннулировать) аккредитива покупатель должен открыть отзывной аккредитив. Безотзывный аккредитив покупатель может изменить (отменить) только с согласия продавца.
Если покупатель открывает покрытый аккредитив, то с его расчетного счета банк списывает денежные средства и резервирует их для последующих платежей продавцу. Распоряжаться деньгами, находящимися на покрытых аккредитивах, покупатель не может.
При непокрытом аккредитиве банк продавца списывает деньги с корреспондентского счета банка покупателя в пределах суммы, на которую открыт аккредитив. То есть средства самого покупателя с его расчетного счета не списываются и остаются в обороте до момента, определенного договором. И только потом банк покупателя списывает с его расчетного счета сумму, перечисленную продавцу. Это может произойти, например, в течение двух дней после использования аккредитива.
Аналитический учет ведется отдельно по каждому выставленному аккредитиву на карточке учета средств и расчетов.
Учет операций по движению аккредитивов ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета:
С 1 января 2009 г. вступил в силу порядок осуществления операций бюджетными учреждениями со средствами от приносящей доход деятельности. Средства, полученные от приносящей доход деятельности, подлежат зачислению на счета управлений Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.
Пунктом 2 ст. 317 ГК РФ установлено, что денежное обязательство может быть определено в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон. Согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ при заключении договора стороны могут по своему усмотрению определить условия договора и соответственно могут согласовать как официальный, так и иной курс иностранной валюты или условных денежных единиц, отличный от курса ЦБ РФ (при соблюдении ограничений на расчеты в иностранной валюте, установленные Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).