✓ Собеседник не всегда прав, но часто вам выгодно признать его правоту, особенно в мелочах.
✓ Замечания и возражения — естественные явления в любой беседе, поэтому не следует чувствовать себя обвиняемым, который должен защищаться.
✓ Нужно всегда стараться смотреть на замечания собеседника с его точки зрения, т. е. субъективно. Объективной причиной замечаний часто может быть какая-нибудь мелочь.
✓ В момент высказывания замечания собеседник редко остается спокойным. Ожидая вашу реакцию, он становится очень чувствительным к любому знаку вашего недоверия или невнимания. Б таких ситуациях вы должны полностью контролировать свое поведение, чтобы не подливать масла в огонь.
✓ Замечания, причиной которых является «комплекс неполноценности», переживаемый вашим собеседником, требуют особого внимания и большой осторожности, так как в случае оскорбления его как личности дело может дойти до скандала.
✓ Не нужно делать выводов о неискренности вашего собеседника до тех пор, пока действительно не будет доказано, что он говорит неправду.
✓ Можно привести собеседника в хорошее расположение духа, пойдя на некоторые уступки, но нужно определить границы уступок, прежде чем на них решиться.
✓ Любое несогласие с замечаниями нужно исчерпывающе разъяснить собеседнику, так как корректное опровержение замечания может увеличить ваши шансы на успех.
✓ При эмоциональной реакции собеседника следует знать, что с возбужденным и взволнованным человеком вряд ли можно разговаривать по-деловому.
✓ Собеседник всегда должен чувствовать, что вы относитесь к его замечаниям серьезно и тщательно их рассмотрели, прежде чем дали окончательный ответ.
✓ Следует помочь собеседнику высказать свои замечания и возражения, попытаться выяснить причины его невысказанного недовольства или волнения.
Умение слушать и слышать
Активное слушание — это мастерство, которое вы должны освоить и использовать для эффективного межличностного общения. Это, пожалуй, не менее важно, чем уметь говорить. Ведь даже слушая, можно не услышать то, о чем вам говорят. И наоборот, слушая очень внимательно, можно услышать то, о чем пытается оппонент упомянуть вскользь. От того, как вы это делаете, во многом зависит успех переговоров. Можно выделить пять механизмов активного слушания:
☛ открытость;
☛ уточнение;
☛ отражение чувств собеседника;
☛ перефразирование;
☛ отражающее перефразирование.
Различают четыре уровня умения слушать. Большинство людей «по определению» выбирают пассивное или избирательное слушание, хотя оба эти способа неэффективны. Когда же они особенно стараются, то могут «дотянуть» до уровня внимательного слушания. Самый лучший способ — активное слушание, которому большинству людей приходится учиться.
Пассивный слушатель. Для вас это самый неудобный вид слушателя. Вы даже не знаете, слушает ли он вас или заснул, поскольку сидит молча и никак не реагирует на ваши слова. Возможно, в детстве он слишком хорошо усвоил родительское предписание о том, что «детей должно быть видно, но не слышно». Теперь, будучи взрослым, он сидит во время беседы молча, пассивно слушает и приводит вас в замешательство. Вы не можете понять — продолжать говорить или уйти.
Избирательный слушатель. Слышит то, что хочет услышать. Если то, о чем вы говорите, его не интересует, он вас практически игнорирует — глядит в сторону, посматривает на часы или «считает ворон». Иногда может рассеянно обронить «Да, неплохо…» С другой стороны, если что-то из услышанного ему не понравится, он вдруг прерывает вас критическими замечаниями и становится агрессивным. В любом случае, он не воспринимает всего смысла сообщения. В результате атмосфера накаляется, возникают разногласия.
Внимательный слушатель. Поддерживает зрительный контакт с собеседником и с помощью вопросов пытается глубже понять смысл сказанного. Но не всегда последователен, так как обращает внимание только на вербальную часть сообщения, игнорируя эмоциональную — интонации голоса, мимику. Поэтому внимательный слушатель может определить содержание сообщения, но в полной мере понять его смысл не в состоянии. Но по его выражению лица и движениям вы легко можете понять, в каком направлении продолжать разговор.
Активный слушатель. Схватывает полностью все сообщение — факты и эмоции, вербальные и невербальные компоненты. Активное слушание — это внимательное и уважительное выслушивание и принятие того, что говорит собеседник. Активное слушание (его также называют восприимчивым или отражающим слушанием) — это единственный вид слушания, который помогает выяснить смысл высказывания и точку зрения собеседника, не вынося при этом оценочных и критических суждений. Такой «высший пилотаж» в общении называется эмпатией (Эмпатия — особый вид сопереживания, участия.) Активный слушатель дает собеседнику вербальную обратную связь, разъясняя и подтверждая понимание сказанного.
С помощью определенных действий вы можете вербально и невербально сообщить собеседнику, что готовы уделить ему внимание. Проявляйте признаки открытости и готовности к общению, выраженные мимикой.
☛ Отложите все дела и повернитесь лицом к собеседнику.
☛ Поддерживайте визуальный контакт с собеседником.
☛ Демонстрируйте адекватный интерес и внимание.
☛ Кивайте головой.
☛ Придайте лицу выражение внимания и терпения.
☛ Слегка наклонитесь в сторону собеседника.
☛ Телодвижения должны быть спокойными, но в то же время «живыми».
А вот признаки открытости, выраженные вербально.
☛ «Да-да» или «Ну-ну».
☛ «Понимаю».
☛ «Да, я слушаю».
☛ «Правда?»
☛ «Конечно!»
☛ «Да»».
☛ «Отлично!»
Несколько правил, позволяющих настроиться на успешное выступление
Потренируйтесь перед зеркалом
Вовсе не так глупо, как может показаться на первый взгляд. Огромное число знаменитостей тренировались так годами.
Воспользуйтесь диктофоном
Как ни странно, выступать с речью перед пластмассовой коробкой не так-то просто. Не расстраивайтесь. По крайней мере, она вам не ответит. И если вам покажется трудным делом развлекать диктофон, подождите, пока вам не представится возможность делать то же самое с аудиторией.
Снимите свое выступление на видеопленку
Если вас позабавила запись собственного голоса на диктофоне, не откажите себе в удовольствии, снимитесь на видео. Ведь тогда вы сможете не только услышать, но и увидеть себя со стороны. Попытайтесь быть самокритичным и честно ответить на два-три вопроса: «Есть ли у меня неприятные привычки, о которых я не знал?»
Если вы заметите за собой вещи, которых предпочли бы не видеть, то, вполне вероятно, их не захочет видеть и аудитория.
«Как я выгляжу?»
Говорят, что камера не лжет, но это может оказаться как раз тем случаем, когда вам захочется, чтобы она изменила этому правилу. Есть люди, которые немедленно садятся на диету или год не вылезают из гимнастического зала после того, как увидели себя в видеозаписи.
«Как это звучит?»
После того как вы переживете потрясение от того, что ваш голос звучит совсем не так приятно, как вы думали, постарайтесь внести в него нечто особенное. Меняйте тональность, тембр, голосовые модуляции. Попробуйте петь в ванной. Все с этого начинали. Вступите в местное общество любителей оперного пения. Короче, работайте над собой.
Раздобудьте какой-нибудь реквизит
Некоторым повезло: у них есть очки. Если вы из тех, кто обделен этим счастьем, поспешите к оптикам. Очки — это находка для оратора. Их можно не только снимать, протирать носовым платком или кончиком галстука, но и орудовать ими как указкой в патетические моменты речи; очки — идеальный ораторский инструмент. Ничто не способствует так разглаживанию нахмуренного лба и концентрации мыслей, как задумчивое посасывание концов дужек. Или почти ничто.
Обкатайте речь на родных и друзьях
Конечно, все зависит от того, насколько вы полагаетесь на прочность родственных и дружеских уз. Может быть, и не стоит подвергать их столь серьезному испытанию. Но человек, преданный своему делу, не позволит этим соображениям быть тормозом на его пути к признанию (и получению гонорара).
Невербальная культура делового разговора
Помимо того, что желательно внимательно слушать своего собеседника, желательно следить за его невербальными знаками. Действительно, информация, считываемая с рук и лица, является более достоверной, чем полученная через обычный речевой канал общения, поскольку жесты и телодвижения управляются импульсами нашего подсознания. Ведь речь можно всегда подготовить и даже заучить наизусть, как это делала знаменитая Екатерина Фурцева, но жесты, выражение лица, взгляд нельзя «заставить» соответствовать тому, что вы произносите.
Очень часто слова собеседника не соответствуют тому, что он на самом деле думает и чувствует. Вы слушаете его и понимаете, что вас что-то настораживает. Но как узнать, что именно? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно знать язык жестов и телодвижений, поскольку жесты и мимика лица являются точными индикаторами внутреннего состояния собеседника, его мыслей и желаний.
Успех любого делового разговора в значительной мере зависит от умения устанавливать доверительный контакт с собеседником, а такой контакт зависит не столько от того, что именно вы говорите, сколько от того, как вы себя держите. Поэтому особое внимание нужно обращать на манеры, позы и мимику собеседника, а также на то, как он жестикулирует.
Понимание языка жестов и мимики позволяет более точно определить позицию собеседника. Читая жесты, вы осуществляете обратную связь, которая играет главную роль в целостном процессе делового взаимодействия, а совокупность жестов является важной составной частью такой связи. Вы сможете попять, как встречено то, что вы говорите, — с одобрением или враждебно, открыт собеседник или замкнут, занят самоконтролем или скучает.