На первой фазе беседы мы ставим следующие задачи:
установить контакт с собеседником;
создать благоприятную атмосферу для беседы;
привлечь внимание к теме разговора;
пробудить интерес собеседника.
Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т. д.). Причина заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком незначительными. Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т. е. на его решение выслушать нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.
Приведем несколько типичных примеров так называемого самоубийственного начала беседы и проанализируем их.
Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры:
☛ «Извините, если я помешал…»;
☛ «Я бы хотел еще раз услышать…»;
☛ «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…».
Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, о которых говорят следующие фразы:
☛ «Давайте с вами быстренько рассмотрим…»;
☛ «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…»;
☛ «А у меня на этот счет другое мнение…».
Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.
Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд «правильных дебютов». Вот некоторые из них.
1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.
2. Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов. Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «Вы-подхода».
Один из аспектов «Вы-подхода» — это умение человека, ведущего беседу, не только узнать мнение собеседника, как это было описано выше, но и поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?»; «Как бы мы реагировали на его месте?». Это уже первые шаги в направлении «вы-подхода». Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.
Конечно, трудностей в начале беседы не избежать. Любой человек, живущий в гуще событий и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приемах общения с людьми. Это следует иметь в виду, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми собеседниками. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает.
Это может оказать позитивное, нейтральное или даже негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом, возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь.
Многое в проведении переговоров или деловой беседы зависит от вашей манеры изложения, в частности от того, насколько четко вы будете произносить слова.
Избегайте как грубого диалектного, так и утрированного искусственного произношения. Говорите не слишком быстро, в умеренном темпе. Меняйте темп речи в зависимости от ее содержания. Замедляйте темп речи при произнесении важных и сложных для восприятия мыслей.
Быстрее проговаривайте маловажные и не обладающие информационной значимостью фразы.
Выделяйте голосом существенные (подчеркнутые в тексте!) моменты в содержании речи в соответствии с выполняемой ими функцией: слова, понятия, части предложений, предложения. Подумайте, какие слова следует выделить ударением в зависимости от намерения оратора.
По возможности периодически поддерживайте визуальный контакт со слушателями (но не с одним слушателем!). Быстро пробегайте глазами фразу. Во время ее произнесения на мгновение отрывайтесь от «шпаргалки» и снова возвращайтесь к тексту. За счет замедления темпа речи можно добиться необходимого смещения этих фраз в пользу замедления их словесно-звуковой передачи. Используйте различные сокращения.
Перед началом беседы дайте себе ответ на следующие вопросы:
1. Все ли я тщательно продумал?
2. Вполне ли я готов правильно ответить на возможные вопросы собеседника?
3. Пытался ли я представить себя на месте собеседника и понять его?
4. Является ли мой план беседы точным, ясным и конкретным?
5. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?
6. Правильно ли выбран тон изложения?
7. Если бы эта беседа была проведена со мной, остался бы я доволен?
Проведение переговоров
Основная задача переговоров в психологическом плане — убедить собеседника, заставить его принять ваше предложение. Изучение психологии помогает расположить к себе партнера, а также взять инициативу ведения переговоров на себя. При этом переговоры должны проходить в вежливом тоне, исключая любые нетактичные методы. Во всяком случае, убеждение не должно превращаться в принуждение, а тезис времен Аль Капоне «Мы сделаем ему такое предложение, от которого он не сможет отказаться» в условиях цивилизованного бизнеса не должен иметь места на переговорах.
Очень важно для успешного исхода создать благоприятный психологический климат перед началом переговоров. В самом начале переговоров следует ненавязчиво внушить партнеру сознание его собственной значимости или авторитета фирмы, которую он представляет. Но делать это следует искренне. Глубочайшим стремлением, присущим человеческой природе, является желание быть значимым. Каждый человек стремится быть оцененным по достоинству. Во время деловых переговоров очень важно проявлять исключительное внимание к партнеру. Говорить нужно о том, что больше интересует вашего партнера или о том, что он хорошо знает.
Во время переговоров бывает очень трудно отстоять свою точку зрения. Однако нежелательно во время переговоров пытаться разрешать ситуацию с помощью спора, поскольку известно, что в девяти случаях из десяти спор заканчивается тем, что каждый из его участников еще больше, чем прежде, убеждается в собственной правоте. Поэтому старайтесь находить достаточно серьезные аргументы, чтобы убедить партнера. Или, если цель оправдывает средства, используйте различные уловки для того, чтобы переговоры свести к нужному результату.
Когда партнер неправ, можно дать ему это понять взглядом, жестом или интонацией. В том случае, если он никаким образом не реагирует на ваши «сигналы», можно сказать ему об этом прямо. При этом следует учесть, что таким образом вы нанесете удар по его самолюбию и чувству собственного достоинства. Это вызовет у него желание защититься, доказать обратное, но отнюдь не изменить свою точку зрения.
Если вы начнете с фразы: «Я вам это докажу», это будет для партнера звучать следующим образом: «Я умнее вас». Естественно, это вызовет у него внутреннее сопротивление. Если партнер явно неправ, можно начать с фразы: «Я считал иначе, но возможно, я ошибаюсь. Давайте лучше вместе проверим факты». При этом факты, если вы сами владеете ими лучше, всегда заставят вашего оппонента согласиться с вами вполне добровольно.
Допуская возможность ошибки со своей стороны, вы сможете избежать затруднительного положения. Кроме того, следует избегать прямо противоречить мнениям других, а также самоуверенно отстаивать свою точку зрения. В таких случаях лучше употреблять следующие фразы: «мне так кажется», «я полагаю», «я думаю».
Требуйте от партнера четко выраженной реакции, реагируйте сами. Если вы видите, что партнер уходит от ответа или затягивает разговор, прямо скажите ему об этом. Если грозит столкновение взглядов, то разумнее опередить оппонента, вызвав инициативу на себя. Гораздо выгоднее подвергнуть себя самокритике, чем слушать обвинения из чужих уст. Опыт делового общения показывает, что спорные вопросы следует решать тактично, дружелюбно и с действительным стремлением понять точку зрения вашего собеседника.
Даже самые подготовленные деловые предложения не могут уменьшить значения психологических факторов на переговорах. Хороший бизнесмен обязан быть дипломатом, то есть иметь в своем арсенале приемы, позволяющие найти путь к сердцу партнеров, снять их сопротивление, добиться своей цели.
Один из важных принципов переговоров — исключительное внимание к партнеру. Слушать партнера — сложное дело, требующее напряжения. Если слушать партнера не очень внимательно, то можно упустить многие важные моменты. В результате произойдет не только потеря времени, но и возможно раздражение партнера, что осложнит дальнейший ход событий. Человек, который говорит только о себе и о своей фирме, не проявляя интереса к своим деловым партнерам, как правило, не добивается серьезных успехов.