Умение эффектно и результативно выступать публично – важнейший признак профессионализма в бизнесе. Делать краткие и содержательные бизнес-презентации требуется от специалистов во всех сферах бизнеса и на всех уровнях корпоративной иерархии, от рядового продавца, который регулярно делает презентации потенциальным клиентам до топ-менеджера высшего управленческого состава, который обязан уметь делать первоклассные презентации на советах директоров, перед инвесторами и просто на конференциях и совещаниях.
Как показывает практика, все психологические и речевые проблемы во время выступления связаны с отсутствием у выступающего четкой и логичной структуры, которая позволила бы ему стать интересным для аудитории и логичным для самого себя (что сняло бы его основные телесные зажимы).
Мы привыкли к стандартной структуре типа «Вступление – Завязка – Кульминация – Развязка», или «Введение (коротенько, минут на 40) – Наши преимущества (выслушать придется, как ни сопротивляйтесь) – Выводы (чтобы все, кто в аудитории еще не спит, тоже отключились)». Эти стандартные, считающиеся традиционными, структуры презентаций обычно вызывают у аудитории все те негативные реакции, которых мы больше всего и боимся: отсутствие интереса, скуку, сопротивление, возражения и каверзные вопросы с эмоциональным подтекстом.
Пример: Нам необходимо публично сделать бизнес-презентацию нового уникального продукта – стульев «Здоровье» с анатомическими сидениями.
Если мы последуем традиционно стандартной стуктуре бизнес-презентации, то она будет звучать примерно следующим образом (здесь приводится краткий пример):
– Перед вами стулья «Здоровье» фирмы «Геркулес». Компания «Геркулес» существует на этом рынке 15 лет, она надежна и проверена временем, поэтому выпускает только качественную продукцию. Стулья «Здоровье» выполнены в соответствии с новейшей технологией «Люкс» и поэтому учитывают анатомические особенности спины сидящего человека. Положение спинки стульев регулируется. Спинка откидывается в горизонтальное положение. Стулья выполнены из экологически чистого материала «Экостул». Приобретайте наши стулья!
Подобная презентация способна заинтересовать только тех людей, кто профессионально интересуется данной темой – экспертов в области стульев. Тех же, кому мы хотим эти стулья продать (наших потенциальных клиентов) мы, скорее, разочаруем, потому что их внимание будет потеряно уже на второй минуте подобной презентации. Почему? Потому что наша целевая аудитория (потенциальные покупатели стульев) не услышали главное – зачем лично им нужен стул «Здоровье», и почему именно стул этой марки поможет им решить их проблемы.
Те же недостатки постоянно встречаются в отчетно-плановых презентациях, где целевая аудитория – руководство. Если с первых же слов слушатели не поняли, зачем лично им слушать нашу презентацию и что лично они получат, если воспользуются нашим предложением, они попросту эту презентацию перестанут слушать.
Перед нами – новая структура эффективной презентации, которая является универсальной для любой темы и цели, а также зарекомендовала себя среди самых «непрофессиональных» ораторов и в самых «трудных» аудиториях. Я сформировала данный алгоритм бизнес-презентации на основе многочисленных тренингов по ораторскому мастерству и публичным выступлениям, проведенным мной как в корпоративном, так и в открытом формате.
Алгоритм профессиональной презентации
Начните презентацию с апелляции к потребности аудитории: что для аудитории важно, чего она опасается, о чем мечтает, чего желает.
Говорите на языке потребностей, используя ключевые слова аудитории.
Приведите конкретный пример проблемы – потребности.
Пример:
– Все мы с вами восемь часов в день проводим на своих рабочих местах. Всегда ли нам комфортно сидеть на наших стульях? Не начинают ли у нас болеть спина и затекать ноги? Уверены ли мы, что при регулярном сидении на наших стульях наше здоровье не пострадает?
На этом этапе обозначьте путь решения проблемы и удовлетворения потребности аудитории: «Итак, нам необходимо решить данную проблему путем…» (обозначение общего пути решения). Обратите внимание на фразу «нам необходимо», которая очень эффективно воспринимается в данном контексте.
Пример:
– Для того чтобы восьмичасовой рабочий день пролетел легко и незаметно, мы чувствовали себя максимально комфортно и наше здоровье не пострадало, нам необходимы специальные рабочие места, максимально комфортные и полезные для здоровья.
Назовите презентуемый вами проект (продукт, услугу, технологию), которые являются решением поставленной проблемы (задачи). Обязательно произнесите название презентуемого вами проекта.
Например:
– Решением проблемы станут уникальные стулья «Здоровье» с анатомическими сиденьями.
Приведите несколько аргументов: почему именно данный проект (продукт, услуга) являются оптимальными для решения описываемой задачи.
Пример:
– Наши стулья являются идеальным рабочим местом. Во-первых, при сидении на них целый день, здоровье не страдает, так как они обладают специальными анатомическими спинкой и сиденьем, разработанными по передовым медицинским технологиям. Во-вторых, положение спинки стульев можно регулировать, помещая его под углами, максимально комфортными для пользователя. В-третьих, стул можно использовать для периодического отдыха, откидывая спинку в горизонтальное положение. Наконец, данные стулья приятны для тела и не вредят здоровью, так как выполнены из натуральных и экологически чистых материалов.
Обратите внимание: сначала излагаются выгоды, которые получает аудитория, а затем – свойства нашего проекта, которые данную выгоду обеспечивают.
Любая презентация содержит описание не только презентуемого вами проекта, но и конкретных действий, которые необходимо проделать для его осуществления.
На этапе «Шаги» формулируйте их в следующем порядке:
«Мы осуществляем данный проект путем (через)…»
«Для решения данной задачи мы предпринимаем…»
Используйте глаголы преимущественно в настоящем времени: это сделает вашу речь более убедительной и настраивающей на позитивную волну.
Пример:
– Для скорейшего приобретения и доставки стульев «Здоровье» в наш офис, мы делаем следующее: считаем количество желающих, оформляем заявку и получаем стулья.
Здесь обозначьте мотивирующие аудиторию положительные исходы предлагаемого вами проекта (услуги, продукта). Этот этап должен укрепить аудиторию в доверии к вашему предложению и создать необходимое настроение.
Пример:
– Дорогие коллеги! Давайте закажем стулья «Здоровье», и мы не только повысим производительность труда на местах, но и сохраним здоровье нас и наших коллег!
ЭТАП 7. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С АУДИТОРИЕЙ
После аудитория получает ответы оратора на вопросы и возражения. Важно заранее готовиться к возможным возражениям и, не сопротивляясь, четко и убедительно отвечать на все вопросы.
Такая технология бизнес-презентации позволяет совмещать краткость и глубину содержания. Этот алгоритм может использоваться в любых презентациях перед самыми разными аудиториями.
Ниже вы можете познакомиться с приблизительным планом отчетно-плановой презентации для руководства.
Во время бизнес-презентации важно выступать не в роли ученика, отвечающего урок, или неуверенного в себе исполнителя, который ни за что не несет ответственности. Для того чтобы найти отклик и поддержку аудитории, оратор должен сам быть заинтересован в ее содержании. Выступающий должен быть творцом и созидателем проекта, который он презентует. Если же он представляет проект, в котором участвует не достаточно глубоко, важно накануне выступления найти в данном проекте для себя что-либо по-настоящему интересное и вовлекающее в процесс доклада.
Управление конфликтом
В этой главе использованы материалы моих тренингов по Эмоциональному интеллекту и стрессменеджменту, а также алгоритм разрешения конфликта, преподаваемый на тренинге по Конфликтологии и управлению конфликтом в организации.
Конфликт – это противоречие интересов собеседников, выражающееся в коммуникативной форме в виде претензий друг к другу, недовольств и обмена негативными эмоциями. Конфликт – это нормальное и естественное явление в мире общающихся людей, которое случается время от времени, просто потому, что потребности и интересы людей не всегда совпадают.
Любой конфликт имеет две стадии развития:
Первая стадия – рациональная – ограничивается только конфликтом интересов. Обычно на этой стадии собеседники просто высказывают собственные требования по отношению друг к другу и обнаруживают, что их требования не совпадают.
Первую стадию конфликта можно предотвратить, если соблюдать указанные в предыдущих главах нашей книги Правила конструктивного делового общения. Например, если подстроиться к собеседнику, попытаться выяснить его потребности и говорить с ним на языке его потребностей.
Кроме того, конфликт на данной стадии гасят продуктивные переговоры.
Вторая стадия конфликта – эмоциональная: собеседники не смогли найти компромисс и примирить между собой собственные позиции, вследствие чего оба собеседника впали в состояние аффекта.