Вы мечтаете познакомиться с ВИП-персоной? Подойдите к ней и сделайте это. Вы хотите устроиться на работу в знаменитую транснациональную корпорацию? Вышлите им свое резюме. Вы задумали выступить на престижном мероприятии? Вперед: предлагайте им вашу кандидатуру. Пробуйте, пробуйте и еще раз – пробуйте. Используйте каждый шанс для достижения того, о чем вы больше всего мечтаете. Любые «нет» – это путеводные звезды на вашем интересном и творческом пути!
Второй роковой страх каждый человек испытывает, когда он получает ответ «нет» на свое предложение. Зачастую ответ «нет» является демотивирующим раздражителем, который «обрезает крылья» многим нашим проектам, истребив на корню любой интерес к их осуществлению.
– Нет, нам ничего не нужно! – слышим мы в ответ на наше предложение от потенциального клиента.
– Нет, нас не устраивает результат вашей работы! – звучит категоричная оценка руководством нашего отчета о проделанной работе.
– Нет, мы не дадим вам бюджета! – жестко отрезает потенциальный инвестор в ответ на нашу красочную презентацию.
Часто в ответ на все эти «нет» у нас опускаются руки, и мы растерянно пятимся назад, к входной двери, чтобы как можно скорее исчезнуть из поля зрения недооценившего нас и наше предложение собеседника.
Ответ «НЕТ» – это вовсе не смертоносный сигнал о приближающейся опасности, а своевременная информация об отношении нашего собеседника к нашему предложению. И эта информация нуждается в дополнительной расшифровке.
Корректный ответ на «НЕТ» – просьба пояснить, что именно не устраивает собеседника в нашем предложении.
При этом: в ответ на «нет» нельзя произносить слова:
«Почему «нет»?»
«А что конкретно вас не устраивает?»
«Вам что-то не понравилось?»
«Может быть, вы сначала выслушаете до конца, а уже после будете говорить «нет»?»
«Вы всегда говорите «нет»?»
Все эти и подобные ответы на «нет» всегда вызывают встречное раздражение: собеседника злит, что его «нет» не принимают сразу, а пытаются «свернуть» его с его жесткой и непримиримой позиции.
Говоря «НЕТ», наши собеседники обычно хотят получить удовольствие от собственной жесткости, уверенности в себе, непреклонности и правильности единственного мнения. Так давайте же дадим им возможность насладиться их «НЕТ»! Ведь «НЕТ» – это так красиво! Давайте насладимся их «НЕТ» вместе с ними!
ЕДИНСТВЕННАЯ КОРРЕКТНАЯ РЕАКЦИЯ НА «НЕТ»:
Выясните, что необходимо, чтобы «НЕТ» превратилось в «ДА»
Примеры:
Отказ: Нет, нам ничего не нужно!
Ответ: Сейчас вам ничего не нужно. А в будущем, на новом этапе вашего роста и развития, какие пожелания у вас возникнут?
Отказ: Нет, нас не устраивает результат вашей работы!
Ответ: Каким критериям должен удовлетворять результат нашей работы?
Отказ: Нет, мы не дадим вам бюджета!
Ответ: При каких условиях наш проект мог бы получить бюджет на свою реализацию?
Бывают случаи, когда «НЕТ» категорично и окончательно настолько, что изменить ничего нельзя. По крайней мере, на данный момент времени. Обычно такие «нет» носят исключительно эмоциональный характер: у собеседника был изначальный негативный настрой, дурное настроение, трудный день, или его одолел некий негативный стереотип, который мешает ему принять вашу точку зрения.
Чем категоричнее «НЕТ» вашего собеседника, тем вероятнее, что со временем его категоричность снизится, потому что сменится настроение собеседника. Просто подождите и обратитесь к этому собеседнику снова через некоторое время.
Главное – никогда не теряйте надежды и энтузиазма. Пусть ответ «нет» станет не тормозом, а мотором, который оптимизирует, ускорит и верно направит развитие вашего проекта в новое интересное русло.
Адекватная реакция на критику
Идеальных людей не существует, и идеальных результатов деятельности – тоже. Совместная работа с другими людьми всегда подразумевает «притирку» и приспособление друг к другу. Как часто случается, что формы поведения, которые являются оптимальными с нашей точки зрения, категорически не устраивают наших коллег и партнеров.
Примеры:
– Ребята, давайте обсудим наши планы! – провозгласил коллективу его новый руководитель.
– Никогда больше не называйте нас «ребятами»! – прошипели самые активные из его новоиспеченных подчиненных.
Растерянность и потеря уверенности в себе были мгновенной и деструктивной реакцией начинающего руководителя. «Коллектив меня не принял! Их все во мне раздражает!» – пожаловался он своему руководителю.
Не стоит так быстро отчаиваться и сдаваться! Сопротивление обращению «ребята» вовсе не всегда означает полную потерю управленческого авторитета в глазах подчиненных.
Критика – это всего лишь критика, не более того! Не спешите видеть за ней глубинный подтекст и негативное эмоциональное отношение к вам!
Обиды друг на друга из-за одного в сердцах оброненного слова, молчаливая вражда в течение долгих лет из-за однажды брошенного второпях замечания – это всего лишь признаки непрофессионализма делового общения и эмоциональной незрелости собеседников.
Если в ваш адрес прозвучало критическое замечание, суть которого вам неясна, просто выясните у собеседника, что он имеет в виду и чем вызвано данное замечание.
Например:
Коллеги: Никогда больше не называйте нас «ребятами»!
Руководитель: Не называть вас «ребятами»? А почему? Поясните, пожалуйста.
В ответ на критику противопоказано:
• спорить («А я хочу и буду называть вас «ребятами»! Имею право!»)
• обижаться («Ну и ладно, я тогда вообще больше не буду к вам никак обращаться! Ищите себе другого руководителя!»)
• давать эмоциональные оценки («Боитесь слова «ребята»? Проявляете высокомерие?»)
• поучать («Зря! Скромнее надо быть!»)
• оправдываться («Понимаете, просто я привык так называть коллег на моем предыдущем месте работы»)
• извиняться («Простите меня, пожалуйста! Я больше вас не буду так называть!»)
• не обращать внимание на критику, продолжать критикуемое поведение («Так вот, ребята, пойдемте на совещание!»)
Рекомендуемое отношение к любой критике
• Не бойтесь критики
• Не сердитесь на критику
• Радуйтесь, что вас критикуют: каждое такое замечание – это ступенька на пути к саморазвитию
• Будьте благодарны за любую критику в ваш адрес (даже не очень корректную): любая критика для вас – источник информации и полезных идей.
Помните: те, кто критикует нас сильнее всего, являются самыми ценными нашими учителями.
Если критика, с вашей точки зрения, соответствует правде о вашем поведении, открыто и уверенно признайте «Да, я такой», «Да, я это делаю», а далее – выясните: «Расскажите подробнее, что вам в этом не нравится. Мне это будет полезно. Заранее благодарен». Открытость и конструктивный настрой вызовут у другой стороны симпатию к вам, не смотря на их критику. Не оправдывайтесь и не пытайтесь переубедить другую сторону в неправоте. Не спорьте. Признайте и выслушайте. Открытость другой стороны – залог вашего корректного поведения с ней.
Если критика, с вашей точки зрения, не соответствует правде о вашем поведении, то:
• поблагодарите за критические замечания,
• уточните причину критических замечаний,
• пообещайте подумать над услышанной критикой и принять ее к сведению.
Не «зацикливайтесь» на услышанных вами негативных и критических оценках в ваш адрес. Не пытайтесь понять, какие причины подтолкнули вашего собеседника к высказыванию критики. Легче и спокойнее воспринимайте информацию! Выслушайте, примите к сведению и переключитесь на другие дела. В конце концов, критика – это всего лишь капля в море повседневных деловых вопросов и задач, которые вам приходится решать.
Совещание
Отношение к совещаниям в разных компаниях и командах самое разное.
«Пустая трата времени!» – восклицают одни.
«Необходимая форма согласования проекта!» – утверждают другие.
«Повод отдохнуть от сумасшедшей нагрузки!» – смеются третьи.
Существуют компании и подразделения, которые любят регулярно проводить самые разные совещания и планерки. По несколько часов. С затянувшимися дискуссиями и переливанием «из пустого в порожнее». «Чем больше мы проводим совещаний, тем сильнее чувствуется, что мы работаем», – считают они.
При этом, проводя частые и долгие совещания, они:
• Теряют драгоценные часы
• Не добиваются поставленных целей
• Разрушают команды
• Портят взаимоотношения
Почему? Как раз потому, что они проводят много лишних, ненужных совещаний, которые можно было бы заменить другими формами обмена информацией. Например, телефонным согласованием или перепиской по электронной почте.
Совещание – это разновидность делового коммуникативного акта (процесса взаимодействия), имеющего следующие характеристики:
• Два участника (для индивидуального совещания)
• Три и более участников (для командного совещания)
• Устное взаимодействие
• Обсуждение деловых вопросов, касающихся всех участников взаимодействия
• Наличие конкретной деловой цели данного взаимодействия
Совещание целесообразно при следующих условиях:
• Команда имеет общие цели и интересы
• Участники команды все влияют на конечный результат совещания
• Участие всех участников команды необходимо для получения нужного результата совещания
Бывает, что совещание действительно необходимо, и оно организуется, но поставленной задачи оно не решает и цели не достигает. Почему? Из-за непрофессионального подхода к его организации, планированию и проведению.
Любое совещание – это командное принятие решения с разделенной ответственностью. Совещание – это особое искусство объединять людей и помогать им находить конструктивное решение задач.
Составьте следующий ПЛАН СОВЕЩАНИЯ:
1. Цель совещания: какой конечный результат мы хотим достичь в конце совещания.
2. События совещания: какие материально-физические события должны произойти на совещании, чтобы оно достигло поставленной цели.
3. Участники совещания: какие сотрудники (партнеры и просто люди) должны принимать участие в совещании, без которых совещание не может обойтись.
4. Потребности участников: почему участникам должно быть интересно на совещании.
5. Время совещания: каково время, необходимое, достаточное и реально выделяемое для достижения цели на совещании.
6. Возможные помехи совещания: факторы, которые могут помешать достижению цели совещания.
7. Сценарий совещания: последовательность этапов взаимодействия команды на совещании, направленных на достижение цели совещания.
Какие пункты плана совещания являются главными?
При подготовке любого совещания должны присутствовать все перечисленные пункты плана.
Особое внимание нужно уделять событиям! Совещание – это мероприятие, куда собрались люди не только для того, чтобы поговорить, пусть даже на важные темы. Совещание нужно для активных изменений. На совещании должно произойти хотя бы одно значимое событие. Если таких событий не происходит, командные совещания не нужны! Вы хотите организовать совещание? Тогда ответьте на вопрос: какое событие вы запланировали?
Напишите СЦЕНАРИЙ:
Обязательные законы сценария:
1. Совещание начинается с постановки проблемы и задачи, близкой и понятной всем участникам совещания.
2. Все участники совещания должны быть заранее готовы к нему.
3. Этапы «выступление» – «информирование» – «командная работа» должны чередоваться.
4. Совещание должно быть управляемо ведущим.
5. Важная информация должна фиксироваться в месте, видном для всех участников.
6. Активность и принятие участия в совещании всех участников.
7. Централизованное обсуждение всех текущих вопросов (через ведущего).
Выбор участников совещания
Девиз любого совещания:
«Все, что может быть подготовлено заранее, должно быть подготовлено заранее!»
Это означает, что все идеи и мнения, требуемые вам для достижения цели совещания со стороны участников, должны быть подготовлены данными участниками заранее. Вы должны дать задания ключевым участникам вашего совещания.
Параметры участников совещания:
1) участники объединены общими интересами и задачами,
2) участники готовы выслушать и понять мнение других участников,
3) участники замотивированы идти на компромисс друг с другом,
4) участники замотивированы прийти к единому общему решению.
Правила выступлений:
1) высказываться по одному и не перебивать друг друга,
2) следовать указаниям ведущего,
3) не стремиться к принятию группой своей точки зрения с целью самоутверждения,
4) принимать те точки зрения, которые являются объективно наиболее правильными.