В организации всегда должно иметься необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, являющихся документами строгой отчетности. Указанные бланки хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По окончании каждого месяца бухгалтерия обязана требовать от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек; после этого ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печать службы кадров этой организации.Глава 12. Существенные условия трудового договора
12.1 Основные условия трудового договора
Под существенными условиями трудового договора понимаются условия, которые обязательно должны быть предусмотрены в трудовом договоре. Без достижения соглашения по ним договор считается незаключенным.
Согласно с. 57 ТК РФ существенными условиями являются:
1) место работы (с указанием структурного подразделения);
2) дата начала работы;
3) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
4) права и обязанности работника;
5) права и обязанности работодателя;
6) характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
7) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
8) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
9) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
Место работы определяется по местонахождению предприятия, учреждения, организации, в которой будет работать лицо, заключившее трудовой договор. Если фактический адрес юридического лица отличается от почтового адреса, должны быть указаны оба. При указании места работы в трудовом договоре необходимо также указать конкретное структурное подразделение, а в некоторых случаях и конкретное рабочее место (если работа связана с разъездами). Именно адрес структурного подразделения (филиала, конкретного рабочего места и т. д.) будет считаться местом работы гражданина.
Дата начала работы может совпадать с датой заключения трудового договора или отличаться от нее. Момент начала выполнения трудовых функций может также быть указан в приказе о назначении на определенную должность или акте о допуске к работе.
Должность — положение и трудовая функция в учреждении, организации (заведующий, начальник отдела и т. д.), то есть должность, представляющая собой границы компетенции работника, круг его прав, обязанностей и ответственности. Профессия представляет собой род трудовой деятельности (юрист, врач и т. д.). Это самое широкое понятие, включающее в себя различные специальности. Специальность представляет собой определенный вид деятельности в рамках той или иной профессии. Так, в рамках профессии юрист можно выделить специальности — следователь, адвокат, нотариус и т. д. Квалификация — уровень полученного образования и профессиональных навыков (бакалавр, магистр и т. д.). Все эти данные должны быть указаны в соответствии со штатным расписанием предприятия. Штатное расписание представляет собой локальный нормативный документ организации, в котором закреплен ее должностной и численный состав. Штатное расписание содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах.
В Российской Федерации действуют Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов [17] , Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих [18] и Единый тарифно-квалификационный справочник. В данных нормативных актах содержится описание трудовых функций работников и требования к их знаниям умениям и квалификации. Кроме того, для определения трудовой функции следует руководствоваться Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым профессиям рабочих [19] Трудовые функции работников могут быть закреплены в локальных нормативных актах — должностных инструкциях.
Основные права и обязанности работников и работодателей закреплены в ст. 21—22, 57, 68 ТК РФ. Права и обязанности работника и работодателя обычно устанавливаются в разработанном в организации примерном бланке трудового договора контракта. В конкретном трудовом договоре права и обязанности работников целесообразно конкретизировать применительно к выполняемой трудовой функции. При этом следует учитывать, что трудовой договор не может содержать пониженный по сравнению с трудовым законодательством объем прав работников. Относительно объема обязанностей работника, прав и обязанностей работодателя, а также предоставления работнику большего уровня прав, чем предусмотрено трудовым законодательством, ограничений не имеется.
Закрепление в трудовом договоре характеристик условий труда приобретает особое значение при выполнении данной штатной единицей (работником) тяжелых, вредных или опасных работ, а также при наличии на производстве вредных и опасных производственных факторов. В договоре также указываются гарантии, льготы и компенсации для таких работников. При этом объем гарантий не может быть меньшим, чем установлено законодателем. Работодатель может только конкретизировать гарантии, льготы и компенсации применительно к выполняемой работником трудовой функции или расширить их.
Режим труда и отдыха работника (если он отличается от предусмотренного в данной организации в качестве общего правила) должен быть обязательно указан в трудовом договоре. Особое значение приобретает указание в договоре режима труда и отдых для работников, занятых на вредных, опасных или тяжелых работах (например, в горячих цехах). Кроме названных, трудовое законодательство устанавливает также особые правила в отношении труда и отдыха и других категорий работников (сокращенный рабочий день для несовершеннолетних работников — ст. 271 ТК РФ, перерыв на кормление ребенка для женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет — ст. 258 ТК РФ и др.).
По вопросу установления условий оплаты труда (размера тарифной ставки или должностного оклада работника, доплат, надбавок и поощрительных выплат) трудовой договор может содержать отсылку к иным нормативным актом, устанавливающим тарифную ставку (должностной оклад). Размеры доплат (например, за совмещение профессий, должностей, заболевших работников, расширенный объем работ и т. д.), поощрительных выплат (к ним относятся всевозможные премии — по итогам работы, за перевыполнение плана, тринадцатая зарплата) могут содержаться в коллективном трудовом договоре, заключаемом на предприятии или в положении о премировании, действующем в данном юридическом лице. Надбавки могут быть установлены как федеральным законодательством (за ученую степень и др.), так и локальными актами предприятия (так называемые профнадбавки, выплачиваемые за коэффициент трудового участия работника и др.).
Виды и условия социального страхования подлежат обязательному закреплению в трудовом договоре, только если работодатель осуществляет дополнительное страхование работников (например, в каких-нибудь негосударственных страховых фондах или компаниях). Обязательные отчисления в государственные фонды социального, медицинского, пенсионного страхования в трудовом договоре не указываются.
Таким образом, существенные условия трудового договора подразделяются на подлежащие закреплению в обязательном порядке в отношении любых работников и закрепляемые только в отдельных случаях (для некоторых категорий работников, некоторых профессий или действующие только на данном предприятии).12.2. Должностная инструкция как часть трудового договора
Должностная инструкция является локальным нормативным правовым источником трудового права, действующим в пределах одного предприятия. Обязательное составление должностных инструкций установлено только для государственных учреждений. Однако следует отметить высокую эффективность данного метода локального правового регулирования и для негосударственных предприятий, учреждений и организаций.
Законодательство не содержит каких-либо жестких требований к должностным инструкциям работников частных юридических лиц. В отношении же отдельных категорий государственных и муниципальных служащих, а также работников некоторых отраслей, могут действовать конкретные варианты инструкций, утвержденные соответствующим министерством или ведомством, [20] или примерные (типовые) формы должностных инструкций [21] .
Должностная инструкция определяет задачи, права, обязанности и ответственность работника и в силу этого является приложением к трудовому договору или его частью.
Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и целей юридического лица, сферы его деятельности, а также трудовой функции конкретной штатной единицы. Она составляется по каждой штатной единице и объявляется работнику под роспись, поэтому неотъемлемой частью должностной инструкции должен быть лист ознакомления. Однако имеет смысл для правильной организации работы по подготовке должностных инструкций по конкретным штатным единицам сначала принять специальный документ — Положение о должностной инструкции [22] . В нем можно подробно оговорить порядок разработки, утверждения, принятия, хранения и действия конкретных должностных инструкций.