Джефф не разделяет эту философию:
«Если в моем календаре есть свободные места, это не значит, что мне нечего делать».
Джефф понимает: культура управления, основанная на постоянном проведении встреч, неэффективна. Когда сотрудники весь день ходят по собраниям, они ждут «назначенного» времени, чтобы принять определенные решения. Ожидание может длиться достаточно долго, потому что у всех разные графики встреч. Джефф предпочитает давать умным людям, которых он нанял на работу, возможность принимать собственные решения, основанные на четких целях, и обращаться к руководителю всякий раз, когда им нужна его помощь. Поскольку он не проводит на собраниях весь день, сотрудники, которые отчитываются перед ним, знают, что всегда могут позвонить ему или зайти к нему в кабинет. Джефф отлично успевает общаться с коллективом, потому что всю кропотливую работу делает в самолетах.
Джефф не проводит на собраниях весь день, поэтому в его голове есть пространство для проблем сотрудников. Даже если они приходят с чем-то серьезным, все решается. Суровая правда о собраниях — они потребляют больше времени, чем на самом деле нужно для решения вопросов, которые обсуждаются на них.
Собрания всегда занимают 30–60 минут, независимо от того, сколько решений нужно на них принять. Это убивает приличное количество времени. Например, если у кого-то назначена встреча на 10:00, то он, скорее всего, прекратит заниматься важными делами где-то к 9:45. А после встреч люди обычно совершают ритуалы перехода от одного дела к другому: им нужно проверить электронную почту и заглянуть в любимые приложения, прежде чем приступить к работе. Это означает, что встреча длиной в 60 минут может легко занять временное пространство 90 минут. Если через час запланирована еще одна встреча, между двумя собраниями останется полчаса подлинно рабочего времени.
Это порочный круг. Люди предполагают, что деловые встречи — это и есть работа, поэтому они планируют встречи, чтобы «ускорить» рабочий процесс. Они устраивают собрания для обмена информацией, думая, что в таком случае не будут тратить время на чтение своей электронной почты — ведь у них так много встреч. Да и большая часть писем в почтовом ящике связана с планированием различных собраний.
Чтобы разорвать порочный круг, нужно сознательно бороться с хаосом в графике.
— Хаос как вода: найдет, куда просочиться, если ему позволяют это делать, — объясняет Джефф. — …Нужно уметь говорить «не сегодня».
Джефф может сказать собеседнику, что им нет необходимости встречаться. Или отклонить просьбы о встрече, если он поймет, что кто-то другой может справиться с этим вопросом. Джефф считает, что это нормально — звонить людям, даже если этого не было в планах, или решать что-то за пять минут в коридоре. Но планировать 30-минутную встречу каждые два дня — это, по его мнению, совершенно неэффективно.
Джефф нашел удивительный плюс в том, что он кажется человеком, у которого нет огромного количества дел. Эта легкость заставляет людей предлагать ему новые проекты. Его компания доверила ему руководство своими филиалами в других странах, потому что он выглядел так, будто у него было свободное время, чтобы взяться за них.
Любой может закрыть свое расписание, перестав вписывать в него новые задачи. Люди, которые многое успевают делать, предпочитают не заполнять свое время полностью, как на работе, так и дома. Как говорит Джефф:
— Я словно одновременно говорю делам и «нет», и «да».
Когда «ничего» лучше, чем «что-то»
В предыдущей главе мы узнали, что приключения делают жизнь незабываемой, а воспоминания растягивают время. Проблема в том, что мы часто думаем, что у нас нет времени на уроки сальсы по вечерам, потому что жизнь уже полна других вещей: почтовый ящик сам себя не разберет, а коллеги и семья требуют внимания. Но на самом деле будущее — это чистый лист.
Моя еженедельная электронная таблица состоит из 336 пустых ячеек — это 30-минутные блоки, на которые я делю свое время. Каждый понедельник я открываю новую таблицу, и в ней обязательно есть заполненные ячейки. Но даже если вы считаете, что будущее уже расписано, то, с точки зрения человека, будущее лучше всего понимать как сумму вероятностей.
Есть вероятность, что произойдут те или иные события. От почти невозможного до почти определенного. Вероятность зависит от того, что происходит в мире, от нашего выбора, сделанного в прошлом, от взятых на себя обязательств, а также от планов, желаний и биологических потребностей.
Все это заполняет наше время. Но иногда ожидания относительно будущего настолько глубоко закрепляются в нас, что мы становимся марионетками — действуем, не осознавая, что решения принимаем не мы, а какой-то невидимый кукловод. Мы не подвергаем сомнению свои ожидания, потому что они нам достаточно знакомы, чтобы казаться правдой. Но мы забываем, что следующие 168 часов редко когда состоят из событий, которые произойдут с вероятностью 100 %.
Я не могу контролировать, какие письма попадают в мой почтовый ящик и сколько их будет. Но могу выбирать: отвечать на них сразу или позволить сообщениям накапливаться. А еще могу задержаться на обеде, чтобы побродить по выставке в художественном музее. Люди, которые хорошо управляют временем, стараются не заполнять свои драгоценные часы тем, что не кажется их лучшим использованием. Они знают: «ничего» может быть лучшим выбором, чем «что-то». Они знают, что загруженное расписание не притягивает возможности так, как свободное пространство в нем. Они выбирают «ничто», потому что ценят свое время, а также потому что эти «окна» парадоксальным образом создают ощущение, что времени полным-полно.
Все это напоминает деклатеринг[39]. В последние двадцать лет телевизионные шоу и журналы проповедуют идею «очищения» своего дома. А в 2014 году японский эксперт по деклатерингу Мари Кондо выпустила бестселлер, книгу «Магическая уборка», в которой она пишет: «Не захламляйся вещами, которые тебе не нравятся. Храни только то, что искрится радостью».
Признаюсь: я испытываю смешанные чувства по поводу вознесения уборки до фетиша — лучше меня об этом говорят горы книг, разбросанные по моему кабинету. Тем не менее, когда дело доходит до составления расписания, полезно оценить все претензии на время с точки зрения чистого листа. Отложите мысли вроде: «Мы потратили три недели на этот проект, нельзя забыть о нем сейчас! Поэтому на этой неделе мы продолжим им заниматься». Не пытайтесь экономить время, отмывая свой душ, пока сами моетесь в нем, или замачивая макароны перед тем, как сварить их. Забудьте о таких «лайфхаках». На что будет похожа ваша жизнь, если в ней не будет ничего, что зажигает в вас радость?
Конечно, даже состоятельные или работающие на себя люди имеют «не зажигающие» вещи в своей жизни. Например, я не люблю ходить к стоматологу, но, пока у меня есть зубы, я не могу не заботиться о них. Тем не менее «убираться» в своем графике необходимо. Немного смелости в планировании и разумный выбор с течением времени могут открыть в расписании «окна» для мышления, творчества и приключений. Это лучше, чем заполнять свое время чем-то, что не приносит никакого удовольствия или пользы.
«Окно» длиною в час
В том мартовском понедельнике, который я исследовала, у всех опрашиваемых было 24 часа. Возможно, это неудивительно, что люди с высоким уровнем восприятия времени потратили меньше часов на работу, чем люди с низким уровнем восприятия. Однако разница оказалась не такой большой, как я ожидала. В среднем респонденты работали по 8,3 часа в день. Те, кто чувствовал, что у них было меньше всего времени, трудились 8,6 часа. А те, кто чувствовал, что у них было много времени, — 7,6 часа.
Да, разница в один час может сама по себе изменить человеческое восприятие времени, но 8,6 часа — это явно не слишком длинный рабочий день. У большинства опрошенных рабочий день стандартно длился по 7–9 часов. К тому же 8,6 не так сильно отличается от среднего значения 8,3. Но я не думаю, что здесь может быть только одно объяснение: «Люди, работающие как сумасшедшие, чувствуют дефицит времени». Просмотрев все дневники времени и изучив эффективных работников, я обнаружила, что дело в другом.
Обычно у людей есть большой выбор, как провести свое время. Мы говорили в главе 1 о том, что люди с высоким уровнем восприятия времени продумывают свои дни заранее. Почему? Такая стратегия повышает эффективность — планирование самой тяжелой работы на время, когда у вас больше всего энергии, означает, что задача может занять всего один час вместо двух. А это значит, что в рабочий день вы можете поработать на час меньше. Планирование перерывов в течение дня имеет тот же эффект. Например, 30-минутная прогулка во время обеда очистит вашу голову и позволит сосредоточиться на важных делах в оставшейся части рабочего дня. Вам не придется задерживаться допоздна, чтобы доделать то, что должно быть сделано к концу дня. Так вы исключаете возможность не закончить дело из-за затуманенного рассудка, который будет тратить 20 минут на чтение одного и того же письма.
Люди с высокими показателями восприятия времени работали меньше часов, потому что приняли решение не заполнять все доступное временное пространство. Они могли бы его заполнить — но просто решили не делать этого.
Я столкнулась с еще одним примером этого явления, когда журнал Inc. попросил меня изучить графики восьми выдающихся предпринимателей для апрельского выпуска 2017 года. Все они следили за своим временем во вторник 29 ноября 2016 года.
В рассказах о предпринимательской жизни часто можно услышать идею о круглосуточной работе. Тем не менее предприниматели, чьи графики я анализировала, проводили свое рабочее время разумно. В дневнике Алексиса Оганяна, основателя Reddit, было зафиксировано 4,5 часа встреч и 4 часа прочей работы, в общей сложности это 8,5 часов. Эрик Райан, сооснователь