Вам нужно знать, сколько времени понадобится на выполнение каждой задачи в основном списке. Эта информация поможет вам выбирать задачи для ежедневного списка, учитывая, сколько у вас есть свободного времени для работы над ними. Если вы знаете время выполнения каждой задачи, то можете создавать реалистичные списки дел. Вам не придется постоянно переносить что-то на следующий день.
Не стоит пренебрегать этим шагом. Именно он отделяет вас от чувства раздражения и перегруженности в конце дня.
Чтобы подсчитать примерное время на задачу, вы должны знать, что необходимо для ее выполнения. Здесь мы смотрим на три аспекта: инструменты, информацию и вклад от других людей.
Давайте представим, что у вас в списке есть задача «закончить отчет о дебиторской задолженности для начальника». Для того чтобы подготовить этот отчет, вам наверняка потребуется обратиться в отдел продаж вашей компании. Скорее всего, вам нужно будет взглянуть на отчет за прошлую неделю, а также на отчеты о движении денежных средств. Сколько времени понадобится, чтобы собрать всю необходимую информацию и ресурсы? Это необходимо учитывать при расчете примерного времени выполнения задачи.
Просмотрите ваш основной список и назначьте примерное время каждой задаче. Будь то 15 минут или три часа – запишите это рядом с соответствующим пунктом.
Не поддавайтесь искушению поставить время наугад. Как правило, мы чересчур оптимистично оцениваем свои возможности и даем себе мало времени.
Имейте это в виду.
Возьмите реалистичные цифры на основе необходимых вам ресурсов (включая вклад других людей) и сложностей, с которыми вы можете столкнуться в процессе.
Если задача вам знакома, вы уже знаете, сколько времени понадобится на ее выполнение. Так что можете выдать в меру реалистичный прогноз. Если же задача вам незнакома, обратитесь к кому-то, кто уже работал над ней. Поинтересуйтесь у этого человека, сколько времени он или она обычно тратят на эту задачу.
По мере того как вы будете расставлять задачам примерное время выполнения, вы заметите один интересный парадокс. Я уже писал, что нам привычно переоценивать свои силы и давать себе на задачи меньше времени, чем необходимо. Мы склонны быть чересчур оптимистичными. Но, с другой стороны, мы часто отводим слишком много времени на выполнение дел.
В качестве примера возьмем стрижку травы на лужайке. Допустим, реалистичный срок для этого занятия – 45 минут. Оптимизм убеждает нас, что мы вполне справимся меньше чем за полчаса. И тем не менее мы выделяем полтора часа – спешить-то некуда.
Такая снисходительность к себе очень опасна, потому что снижает нашу продуктивность.
Вновь вспомним закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее».
Несмотря на то что вы можете покосить траву за 45 минут, вы будете делать это в два раза дольше, потому что сами дали себе столько времени.
Помните о законе Паркинсона, когда будете назначать своим задачам примерное время выполнения. Это поможет вам значительно уменьшить количество времени, потраченного зря. В результате вы сделаете все задуманное и порадуетесь освободившемся часам, которые сможете потратить на отдых или на новые цели.
Порой достаточно одного удачно сказанного слова, чтобы наполнить нас желанием действовать. У глаголов есть эта сила. Ставьте их в начало каждого пункта в ваших списках, и вам будет проще взяться за дело.
Задача оживает, когда ее обозначает глагол. Из обычной заметки в списке дел она превращается в задание, которое требует действия.
Глаголы каким-то образом влияют на наш мозг, заставляя его сфокусироваться на выполнении поставленной задачи.
Давайте посмотрим на пару примеров. Ниже приведены «задачи» (технически это просто заметки), перед которыми нет глагола:
• стирка;
• торт на день рождения;
• отчет по доходам;
• шины;
• завтрак с родителями.
Обратите внимание на отсутствие эмоционального и мотивационного заряда в этих задачах. Давайте исправим ситуацию, добавив к ним глаголы:
• загрузить стиральную машинку;
• купить торт на день рождения;
• закончить отчет по доходам;
• проверить давление в шинах моей машины;
• позвонить родителям, чтобы запланировать дату завтрака.
Видите, как глаголы четко говорят нам, что нужно делать? Ни капли неопределенности. Не нужно гадать, какое действие предполагает задача: купить торт или, может быть, испечь? Глагол все объясняет.
Кстати, глаголы значительно облегчают определение времени выполнения задачи. Тяжело понять, сколько займет просто «стирка», а вот «загрузить стиральную машинку» вы можете за пять минут.
Впрочем, не все глаголы подойдут для дела.
Важно овладеть искусством правильного выбора глагола. Главное – конкретика.
Давайте представим, что у вас есть задача «связаться с Бобом по поводу отчета». Глагол «связаться», конечно, полезный, но размытый. Он может означать что угодно:
• позвонить Бобу по телефону;
• написать Бобу по электронной почте;
• отправить Бобу смс;
• заехать к Бобу в офис;
• оставить Бобу послание в почтовом ящике.
Нужно выбирать точный глагол, который определяет задачу. Вы позвоните Бобу или напишите на электронную почту? Отправите ему смс или приедете в офис?
Правильно подобранные глаголы подстегивают к исполнению. Они побуждают вас действовать. Неправильно подобранные глаголы имеют обратный эффект: вынуждают прокрастинировать. Глаголы вроде «ознакомиться», «запланировать» и «связаться» не несут конкретики. Они менее эффективны, чем «исследовать», «набросать черновик» и «позвонить». В последних явно больше смысла, они указывают на конкретные действия. Их невозможно интерпретировать некорректно.
Пишите задачи правильно, и у вас будет мотивация их выполнять. Вы будете меньше отвлекаться и прокрастинировать, точно зная, что нужно делать.
А значит, сможете гораздо быстрее закрывать ежедневные списки, завершая больше дел за меньшее количество времени.
Некоторые задачи из вашего ежедневного списка потребуют участия других людей. Например, вы можете работать над командным проектом. В таком случае вам может потребоваться, чтобы другие члены команды выполнили свои задачи, прежде чем вы сможете заняться теми, за которые отвечаете.
Даже если вы работаете в одиночку, вклад других людей может быть очень важен для рабочего процесса.
К примеру, отчет о дебиторской задолженности, который вам поручено завершить, может потребовать участия кого-то из отдела продаж. Для конференц-звонка, который вы собираетесь провести, может понадобиться информация от вашего коллеги.
Важно, чтобы вы могли мельком взглянуть на свой список дел и сразу понять, какие задачи требуют участия других. Система GTD Дэвида Аллена предполагает создание отдельного списка «ожидания», в который будут помещаться все задачи, по которым вы ждете действий от других людей.
На мой взгляд, использовать отдельный список ожидания – излишество. Если вы учтете девять предыдущих пунктов при создании основного, контекстных и ежедневных списков, вы прекрасно справитесь без еще одного. Думаю, «список ожидания» только усложнит вашу систему управления задачами.
Я рекомендую оставлять короткую заметку рядом с каждым пунктом, по которому вы ждете чьих-либо действий. Уточните детали вклада, который вам требуется для этой задачи: письмо, звонок, отчет, таблица и так далее – и поставьте ожидаемую дату получения.
Ожидаемая дата побудит вас лишний раз напомнить человеку об обещанном, если вы вдруг не получите от него своевременного ответа. Это поможет вам формировать ожидания в отношении других людей и возлагать на них ответственность за выполнение необходимых задач. А это очень важно, если ваш рабочий процесс зависит от их действий.
Большинство людей не делают заметки о вкладе других сторон. К сожалению, если рабочий процесс зависит от других людей, это упущение испортит расчеты времени, необходимого для выполнения задач. В итоге они будут тратить драгоценное время на ожидание. А это, в свою очередь, снизит их способность доводить дела до конца и серьезно повлияет на продуктивность.
Как поддерживать отлаженную систему списков дел
Ваши основные, контекстные и ежедневные списки дел – части большой системы. Их эффективность напрямую зависит от целостности этого «механизма».
Если система хорошо отлажена, списки помогут вам быстрее и эффективнее выполнять важную работу. Если же система неисправна, списки способны навредить рабочему процессу.
В следующих разделах я шаг за шагом покажу, как поддерживать эффективную систему списков дел. Большинство этих советов опираются на концепции, которые мы уже рассматривали в предыдущих разделах. Некоторые вводят новые понятия. Все они важны для создания системы, которая гарантирует, что ваши списки дел будут работать на вас, а не против.
Пакетный список предназначен для организации всех маленьких задач в одном месте. Маленькие задачи – пункты из списка, выполнение которых занимает меньше 10 минут. Суть такого списка – собрать всю «мелочь» в одном «пакете» и разобраться с ней разом в течение одной рабочей сессии.
Мелким задачам не место в вашем ежедневном списке дел. Помните, ваш список дел на день должен быть ограничен семью задачами. Оставьте в нем место для важных, на которые потребуется больше времени (минимум 15 минут).