В основном списке мелочам тоже не место. Они просто заполонят его, как саранча.
Лучше поместите их в отдельный пакетный список. Как только у вас будет свободная минутка, берите в работу несколько задач. Вычеркивайте их из списка по мере выполнения.
Вот примеры мелких задач, которые стоит поместить в отдельный пакетный список:
• застелить кровать;
• запустить стирку;
• отправить электронное письмо клиенту;
• записать данные о вчерашних продажах;
• разобрать посудомоечную машину;
• запланировать встречу с коллегой;
• забронировать столик на ужин;
• проверить голосовую почту;
• вынести мусор;
• проинформировать босса о текущем проекте;
• перезвонить;
• навести порядок на рабочем месте;
• оплатить счета онлайн;
• обновить программное обеспечение.
Каждую из этих задач можно выполнить за несколько минут. Однако если заниматься ими спонтанно в течение дня, они превратятся в отвлекающие факторы и нарушат ваш рабочий процесс. Вы почувствуете искушение заняться всем и сразу, что потребует дополнительных расходов времени и энергии на переключение между делами. А частое переключение, как известно, отрицательно влияет на вашу работоспособность и снижает продуктивность.
Поэтому просто собирайте мелкие задачи в «пакет». Выделите от 30 до 45 минут на работу над ними. Это позволит вам сконцентрироваться на всех пунктах по очереди, не отвлекаясь от более важной работы. По сути, у вас будет отдельная рабочая сессия, посвященная мелочам.
По возможности собирайте в одном месте задачи, которые схожи по контексту. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, обозначьте каждое как отдельный пункт в списке и расправьтесь со всеми сразу за один «пакетный разбор». Аналогично, если у вас есть несколько дел по хозяйству, соберите их и выполните разом.
Работая над одинаковыми по контексту задачами, мы убираем расходы за переключение. Благодаря чему можем делать больше за меньший промежуток времени и не ошибаться.
Чувство перегруженности – одна из самых больших угроз для любой системы управления задачами.
Не сомневаюсь, вам приходится с ним сталкиваться. К примеру, когда вы открываете электронную почту и тут же хотите ее закрыть, увидев сотни непрочитанных писем. Или когда вы смотрите на свой основной список и расстраиваетесь из-за его длины и отсутствия контекста у задач. А может, когда просматриваете список дел на день и замечаете, что все ваши задачи – туманно обозначенные проекты без побуждения к конкретным действиям.
К счастью, вы можете решить или хотя бы облегчить все эти проблемы, следуя рекомендациям из раздела «Как составить идеальный список дел». Качественная система поможет вам эффективно распределять нагрузку.
И все же риск перегруженности будет всегда. Стоит этому чувству проникнуть в сознание, как оно начнет высасывать из вас энтузиазм, тушить пламя мотивации и мешать творческому началу.
Поэтому очень важно не терять бдительность. Обстоятельства могут складываться так, что вы против своей воли окажетесь под завалом из важных дел. Например, начальник может поручать вам все новые и новые проекты. Коллеги – попытаться делегировать свои дела. Ваш супруг может пополнять список ваших обязанностей, не понимая, что у вас не хватает сил справиться с ними в срок.
В такой ситуации вам тоже помогут списки дел. Если вы составляете их так, как описано в разделе «Как создать идеальный список дел», вы можете объективно оценить свою загруженность и взять на себя новые задачи – или отказаться от них.
Не стоит недооценивать деструктивное влияние перегруженности.
Она повышает уровень стресса, делает вас более восприимчивыми к отвлекающим факторам и мешает выполнить важные дела.
Мы уже разбирали эту тему. Однако повторение лишним не будет.
В шаге #6 раздела «Как создать идеальный список дел» я говорил, что каждую задачу в списке нужно снабжать контекстными деталями. К примеру, вам следует уточнить, к какому проекту относится задача, каков ее тип деятельности (аналитическая, творческая и так далее), ограничена ли она пределами какого-то места.
Поначалу эти детали могут показаться пустой тратой времени. Но они крайне важны для поддержания бесперебойной работы системы списка дел. Добавляя контекст к задачам в вашем основном списке, вы сможете быстро определить, над какими из них вам следует поработать.
Допустим, вы отвечаете за высокоприоритетный проект, по которому поджимают сроки. Вы сосредоточитесь на задачах, которые продвигают этот проект (контекст, основанный на проекте).
Или, скажем, сейчас середина дня и у вас низкий уровень энергии. Вам лучше сосредоточиться на бездумной работе (например, вводе данных, наведении порядка на столе и так далее), а не на аналитической или творческой работе (контекст, основанный на деятельности).
Или, предположим, вы находитесь в офисе. Вы сосредоточитесь на делах, которые можно сделать только там (контекст, основанный на местоположении).
Контекст на уровне задач позволяет принимать решения о том, что делать дальше.
Хотя предварительное указание контекстных данных требует времени, это упрощает процесс принятия решений в дальнейшем. Назовем это хорошей инвестицией в будущее.
Помните, я рекомендовал вести несколько списков по контексту? Такой принцип работает для меня. Думаю, он будет полезен и вам, если вы будете применять его регулярно.
Делать еженедельные обзоры ваших списков очень важно. От этого зависит, будет система мотивировать вас на выполнение важных дел или провоцировать прокрастинацию. Благодаря обзорам можно понять, успешно ли вы воплощаете в жизнь поставленные задачи.
Большинство людей считают такие обзоры ненужными. Они полагают, что и так хорошо понимают объем своей работы, поэтому проводить регулярные оценки – пустая трата времени.
Не исключено, что для вас это действительно так. Если в вашем основном списке не больше 10 пунктов, вы сможете отслеживать все, не проводя еженедельных обзоров.
Но велика вероятность, что у вас куда больше задач, которые нужно контролировать. Если у вас есть обязанности и цели, ваш основной список наверняка настолько длинный, что с ним невозможно справиться без периодических обзоров. Уж не сомневайтесь.
Представьте, что в вашем списке дел около 100 пунктов. Без периодических обзоров вы не сможете точно оценить свой прогресс по ним. Вы также не сможете мысленно упорядочить их в соответствии с контекстом. Слишком много, чтобы следить за происходящим в режиме реального времени.
Смысл еженедельного обзора в том, что он дает вам возможность оценить ваш прогресс в достижении различных целей.
Кроме того, вы можете изменить приоритеты задач, если необходимо.
Я провожу еженедельные обзоры по воскресеньям. Вам же следует выбрать такие день и время, которые подходят под ваши обстоятельства. Учтите, вы должны сосредоточиться, так что выделите для себя 45 минут так, чтобы вас не беспокоили.
1. Соберите все свои списки дел, включая основной и контекстные.
2. Выполните «мозговую свалку» всех задач и проектов, находящихся у вас в голове. Добавьте их в основной список.
3. Разбейте новые проекты на индивидуальные задачи.
4. Распределите новые задачи в зависимости от контекста (проект, тип деятельности, локация). При необходимости создайте новые контекстные списки.
5. Расчистите свою электронную почту. Ответьте на письма, если это необходимо. Если в письме от вас требуется какое-то действие, но при этом оно не является срочным, сделайте об этом пометку в основном списке задач и архивируйте письма. Кстати, советую вам архивировать письма, которые не требуют ответа либо действия, но могут пригодиться позже. Удаляйте все остальное.
6. Просмотрите основной и контекстные списки. Уберите задачи, которые больше не нужны или не важны.
7. Обратите внимание на те задачи, которые одновременно и важны, и первоочередны. Пометьте их как претендентов на ежедневный список.
8. Отметьте задачи, которые требуют участия других людей. Напишите имя участника и дату, когда вы планируете получить от него ответ. Дата подскажет вам, когда нужно будет напомнить в случае отсутствия этого ответа.
9. Просмотрите свои текущие дедлайны по важным задачам. Подкорректируйте их, если необходимо.
10. Назначьте дедлайны новым задачам, которые вы добавили в основной и контекстные списки.
11. Просмотрите свой календарь на грядущую неделю. Составьте список дел на день согласно доступности.
Может показаться, что все вышеперечисленное требует больших усилий. По правде говоря, так оно и есть. Но, как я уже говорил, это своеобразная инвестиция в будущее. Еженедельный обзор – неотъемлемая часть хорошо отлаженной системы списков дел. Благодаря ему вы сможете сконцентрировать свое ограниченное время на пунктах, которые позволят продвинуться в работе, наиболее важной для вас.
Цели предопределяют ваше времяпрепровождение. Они дают вам понимание, чего вы хотите добиться в ближайшее время и в долгосрочной перспективе.
Цели помогают вам отдавать отчет в своих действиях.
Когда вы знаете, к чему стремитесь, приходит осознание, что каждое принятое вами решение либо приближает вас к цели, либо отдаляет от нее.
Цели также помогают сосредоточиться на главном. В шаге № 2 раздела «Как создать идеальный список дел» я рекомендовал назначить конкретную цель для каждой задачи в вашем списке. Это нужно, чтобы начать действовать. Когда вы знаете причину, по которой необходимо выполнить то или иное действие, и эта причина значима для вас, вы будете сосредоточены на выполнении задачи. Что важно учест