ь?
Во-первых, назначайте конкретные цели. У большинства людей цели расплывчаты. И это проблема, потому что без конкретики трудно судить о прогрессе в их достижении.
Взгляните на пример ниже.
Расплывчатая цель: рано выйти на пенсию.
Конкретная цель: выйти на пенсию к 60-летию, имея 2 миллиона долларов в ликвидных инвестициях и доход в 5000 долларов в месяц.
Обратите внимание, что при расплывчатом варианте практически невозможно отследить свой прогресс. Невозможно определить, насколько вы близки к достижению цели, потому что вы не установили метрики, по которым оценивается успех.
Напротив, четкая формулировка дает отслеживаемые показатели.
Во-вторых, запишите свои цели. Так вы с меньшей вероятностью откажетесь от них.
В 1979 году выпускников магистратуры делового администрирования из Гарвардского университета спросили, записывают ли они свои цели. 84 % опрошенных ответили, что не имеют никаких четких целей; 13 % сказали, что у них есть цели, однако они их не записывают; оставшиеся 3 % опрошенных не только записывали свои цели, но и составляли планы их достижения.
В 1989 году исследователи снова пообщались с выпускниками. В ходе опроса они обнаружили два примечательных факта. Во-первых, те 13 %, у кого были цели, зарабатывали больше, чем 84 %, у кого целей не было. Во-вторых, те 3 %, которые записали свои цели, зарабатывали в 10 раз больше, чем 97 %, которые их не записывали.
Как видите, в закреплении целей на бумаге есть некая сила.
Итак, вы наметили конкретные цели. И записали.
Что же дальше?
Третий шаг – ежемесячно пересматривать их. Выделяйте 30 минут в конце каждого месяца, чтобы проследить за своим прогрессом и оценить, не изменились ли ваши цели. Если изменились, сделайте соответствующие пометки.
Ваша система списков дел определяется тем, чего вы хотите достичь в своей жизни. Некоторые цели будут краткосрочными, например получить повышение на работе в этом году. Другие будут носить долгосрочный характер, например выйти на пенсию к 60 годам с 2 миллионами долларов в ликвидных инвестициях.
Пересматривайте и обновляйте свои цели каждый месяц. Это поможет поддерживать систему в рабочем состоянии.
Людям, заинтересованным в повышении собственной продуктивности, свойственно пробовать разные системы. Мы уже обсудили те, что относятся конкретно к ведению списков дел, в разделе «10 самых популярных систем ведения списков дел». Если расширить спектр обсуждения и включить общие системы тайм-менеджмента, мы столкнемся еще со множеством других: «методом помидора», таймбоксами, системой Фрэнклина-Коуви, методом Zen To Done и так далее.
Безусловно, нужно пробовать разные подходы. Только так можно определить, какие хороши для вашей работы. И это отличный способ узнать новые тактики, которые можно применить в собственной системе.
По сути, на протяжении всего руководства мы этим и занимались: изучали самые популярные методики ведения списков дел, выделяя полезный функционал. Эти функции мы включим в собственную систему списков дел.
Однако у систем тайм-менеджмента есть темная сторона: в них легко погрязнуть с головой. Мы настолько увлекаемся методиками управления временем, что они начинают оказывать негативное влияние на нашу продуктивность. Мы уже обсуждали вариацию этой проблемы в главе «Парадокс продуктивности: как списки дел мешают вашему успеху». Системы, созданные с целью помочь, заставляют нас стоять на месте.
Абсолютно у всех систем продуктивности, в том числе и систем списков дел, одна цель – помогать вам выполнять нужные действия в нужное время. Все ради того, чтобы повысить вашу эффективность и, в конце концов, облегчить управление вашей жизнью.
Если зациклиться на методиках, можно получить обратный эффект. Вам наверняка знакомы люди, берущие на вооружение каждую новую систему тайм-менеджмента, которая попадает им на глаза. Или использующие настолько громоздкую систему, что она только тормозит все рабочие процессы.
Ваша система списков нужна для того, чтобы помогать. Чтобы вы выполняли самое важное и приближались к достижению своих целей. А не для того, чтобы вы стали ее рабом.
Не заморачивайтесь методиками. Будьте открыты к изменениям деталей своей системы по мере того, как меняются ваши нужды.
Вводите новые функции по мере обнаружения более удачных и эффективных способов добиваться своего.
Просто помните, что ваша система списков дел – ваш друг, а не хозяин.
Идеальной системы списков дел не существует. Подход, который работает для других людей, может не работать для вас. Я уже не первый раз говорю об этом.
Базовые элементы эффективной системы – сроки, контекст, разделение текущих и будущих задач – обладают фундаментальной ценностью. Другие аспекты менее важны. Их можно изменить или заменить на более эффективные.
Более того, их даже нужно изменить или заменить, если это улучшит вашу способность доводить дела до конца.
Цель этого руководства не в том, чтобы заставить вас работать в рамках одной системы. Напротив, его цель – помочь создать систему, которая будет работать на вас.
Мы обсудили самые популярные стратегии составления списков дел и выделили их лучшие черты. Также мы рассмотрели основы эффективных списков. Это очень важно для создания успешной системы.
Сейчас мы обсудим основные характеристики структуры поддержки, которая обеспечит бесперебойную работу вашей системы в течение длительного времени.
Концепции, которые мы рассмотрели, преследовали одну цель: помочь вам создать свою личную систему списков дел, которая будет работать на вас. Ваш подход может отличаться от моего. Так и должно быть. У нас разные обстоятельства. Наши рабочие процессы различны. Наши пристрастия и склонности индивидуальны.
А значит, и системы составления списков дел у нас будут разными.
Стоит повторить, что основные блоки, о которых говорилось в разделе «Как создать идеальный список дел», остаются неизменными.
Они необходимы для создания эффективной системы. Но ваше применение их будет отличаться от моего. Самое главное, чтобы ваш подход дополнял ваш рабочий процесс и обстоятельства.
Ваша система списков дел будет эффективна, если вы будете последовательно применять принципы, о которых мы говорили в этом руководстве.
Последовательность – ключ к успеху в любом деле, и поддержание успешной системы управления задачами – не исключение.
Одно дело – знать в теории, как составлять эффективные списки дел. И совсем другое – применять эти знания на практике ежедневно. Сложность практического применения всех этих принципов заключается в двух моментах. Во-первых, последовательность требует изменения привычек. Большинство из нас склонны предоставлять себе слишком большую свободу действий. Нужно выработать привычку действовать определенным образом на регулярной основе. Ведь для нас это не является естественным.
Вторая проблема заключается в том, что пропуск одного-двух дней может привести к эффекту снежного кома.
Вам наверняка это знакомо. Вы когда-нибудь замечали, что, если отложить нежеланное дело – например, поход к стоматологу – на потом, становится проще откладывать его раз за разом? В нашем случае может произойти то же самое. Пропустив один этап, вы рискуете развалить всю систему. Если вам тяжело соблюдать постоянство, попробуйте использовать стратегию Джерри Сайнфелда. Я расскажу ее историю чуть позже, сначала объясню, как она работает:
Для начала изучите 10 шагов по созданию эффективной системы списков дел. (Эти шаги были подробно описаны в разделе «Как создать идеальный список дел».)
Затем запомните восемь советов по обеспечению стабильной работы вашей системы в течение длительного времени. (Эти восемь советов вы найдете в текущем разделе «Как поддерживать отлаженную систему списков дел».)
После этого купите настенный календарь, в котором весь год представлен на одном листе. И красную ручку.
И, наконец, каждый день применяйте изученные шаги и советы к своему основному списку, контекстным спискам и ежедневным спискам дел. После того как вы успешно справились с этой задачей, вычеркните день красной ручкой.
Сайнфелд использовал эту стратегию, когда выступал в комедийных клубах. Он писал шутки ежедневно, вычеркивая каждый продуктивный день в своем календаре. Красные отметки «X» образовывали цепочку, которую он старался никогда не разрывать. Сайнфелд считает, что именно эта стратегия «цепочки», которая побуждала его писать регулярно, помогла ему стать искусным комиком.
Пока вы не выработаете привычку последовательно выполнять задания, попробуйте применить подход Сайнфелда. Я использовал его, чтобы приучить себя к физическим упражнениям. Сработало превосходно. Готов поспорить, что вы добьетесь такого же успеха, используя его для поддержания системы списков дел.
Что делать при неудачах?
Впредыдущем разделе я отметил, что для поддержания эффективной системы списков необходимо постоянство. Беда в том, что держать последовательность изо дня в день непросто. Так и тянет дать себе поблажку.
К сожалению, поблажки могут очень быстро привести к спаду. Не успеете и глазом моргнуть, как система рухнет и вы будете мучительно пытаться выбраться из-под горы обломков.
Почему так происходит? Дело в том, что любая система продуктивности, будь то управление задачами или повышение эффективности рабочего процесса, представляет собой ряд заученных моделей поведения. Чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии, нужно выработать новые привычки и применять их с постоянством. А для этого требуется последовательность и стойкость.