Будьте готовы к испытаниям при работе со своей системой списков дел.
Наверняка вам захочется опустить руки. И это вполне естественно. Менять плохие привычки на хорошие – дело нелегкое.
Главное – то, как вы поступите, когда собьетесь с пути.
Некоторые люди сдаются. Они считают, что поддерживать систему списков дел слишком сложно, и в качестве доказательства приводят свои ошибки. С таким пораженческим настроем они позволяют своим системам рухнуть и смиряются с последствиями.
Другие придерживаются противоположного подхода. Они признают, что совершенство – это несбыточная мечта. Поэтому они готовы время от времени спотыкаться. Но вместо того чтобы сдаться, прощают себя и снова садятся в пресловутую повозку.
Я призываю вас выбирать второй вариант. Не занимайтесь самобичеванием – оно не принесет вам никакой пользы. Просто встаньте, отряхнитесь и простите себя.
Затем попробуйте найти причину. Почему вы споткнулись? Может быть, какой-то аспект вашей системы недостаточно четкий? Возможно, вам не хватило сил на еженедельный просмотр списков? Или вы пытаетесь делать слишком много, несмотря на ограниченное время?
Как только причина вашей осечки станет понятна, вы сможете внести соответствующие изменения и устранить скрытую проблему.
Правильно разработанная и последовательно реализуемая система списков дел повысит вашу продуктивность и качество жизни. Вы будете испытывать меньше стресса и получите больше свободного времени для общения с теми, кого любите. У вас также появится больше возможностей для реализации личных интересов.
Однако следует понимать, что вы столкнетесь с трудностями. И от того, как вы справитесь с ними, будет зависеть, насколько эффективно ваша система будет работать в долгосрочной перспективе.
Оффлайн против онлайна: где лучше всего создавать списки дел?
Что лучше для создания и организации списков дел: цифровые инструменты или старые добрые ручка да бумага? Вечный спор.
По правде говоря, на этот вопрос нет одного верного ответа. И у того и у другого способа есть плюсы и минусы. В этом разделе я приведу аргументы в пользу обеих сторон, чтобы вы могли выбрать подходящий вам способ.
Метод не очень современный. Однако миллионы людей считают его эффективным. На самом деле в написании списков на бумаге можно найти много плюсов.
Во-первых,
при записи задачи на бумаге она буквально впечатывается в сознание. Мы запоминаем эту задачу, и с большей вероятностью ей займемся.
Эффект меньше, когда мы печатаем на компьютере или в телефоне. Именно поэтому я рекомендую записывать цели (в разделе «Как Поддерживать Отлаженную Систему Ведения Списков Дел»).
Во-вторых, блокнот безупречно адаптируется под ваш способ создания заметок. Он идеально подойдет для линейного формата – типичного способа организации списков дел. Блокнот подойдет и для ментальных карт, и для других способов ведения заметок.
В-третьих, вам не придется беспокоиться об очередной программе. Скорее всего, вы и так используете множество программ в течение дня – от текстовых редакторов до таблиц. Любая из них может сломаться и выбить вас из рабочего ритма.
Минус программного обеспечения в его ненадежности.
Стоит отметить, что использование приложений с облачными хранилищами не гарантирует круглосуточного доступа. Вдруг на серверах произойдет сбой или их взломают? А телефон может разрядиться в самый неподходящий момент.
Обо всем этом не нужно беспокоиться, если у вас под рукой есть блокнот и ручка.
В-четвертых, блокнот легко носить с собой. Вы всегда можете держать его под рукой, записывая пункты по мере того, как они приходят в голову. С техникой придется повозиться. Представьте, как тяжело следить за задачами на ноутбуке. Когда вам захочется что-то записать, нужно будет вытащить ноутбук, включить его, зайти в нужную программу (или на сайт, если вы используете облачный сервис) и напечатать то, что нужно. С телефоном немного проще, но вы, например, не сможете делать заметки во время разговора по нему.
В-пятых, ничто не сравнится с тактильными ощущениями от вычеркивания выполненного пункта ручкой. Нажатие кнопки на компьютере или экране телефона не даст вам тех же эмоций. Это не так приятно.
А теперь давайте переключимся и рассмотрим причины, по которым стоит использовать цифровые инструменты для ведения наших списков дел.
Существует множество решений для тех, кто хочет управлять задачами в режиме онлайн. От Todoist и Evernote до Trello и Asana – приложений, с помощью которых можно создавать и организовывать списки дел, очень много И каждый год появляются новые.
В предыдущем разделе я перечислил пять аргументов в пользу блокнота и ручки. Здесь я приведу пять доводов «за» цифровые инструменты. Помните, что правильный подход – тот, который лучше всего работает для вас.
Первая причина перейти на цифровые технологии: современные приложения позволяют легко упорядочивать списки задач по контексту. Вы помните из раздела «Как создать идеальный список дел», что нужно использовать несколько списков, организованных по проектам, типам деятельности и местоположению. У вас также могут быть дополнительные контекстуальные списки. Вести их с помощью таких инструментов, как Todoist, гораздо проще, чем на бумаге.
Во-вторых, вы можете легко перемещать пункты дел из списка в список. Это удобно, если вам нужно перераспределить задачи по категориям или внести изменения в привязанные к ним контекстные детали.
В-третьих, многие онлайн-приложения, такие как Todoist, позволяют устанавливать оповещения и напоминания. Представьте, что у вас есть основной список задач с 200 пунктами, каждому из которых вы назначили срок выполнения. А теперь представьте, что онлайн-приложение предупреждает вас о приближающихся сроках, чтобы вы могли соответствующим образом расставить приоритеты в ежедневном списке дел. С бумажными списками так не получится.
В-четвертых, вы можете организовать проекты и задачи в виде многоступенчатой структуры.
Это помогает визуализировать объем работы. Вы можете взглянуть с расстояния на задачи, из которых складываются крупные проекты, и проследить за своим прогрессом в их выполнении.
В-пятых, такие инструменты, как Todoist, позволяют совмещать списки дел с календарем. Это очень важная функция, ведь календарь определяет вашу доступность. Создав списки в Todoist, вы можете синхронизировать их с выбранным вами календарем (например, Google Calendar). Стоит отметить, что интеграция с некоторыми календарями требует использования сторонних инструментов, таких как Zapier и IFTTT (If This, Then That). Не переживайте. Эти инструменты разработаны так, чтобы их было легко использовать.
Итак, стоит ли вам использовать бумажные списки дел или создавать и вести списки онлайн? Ответ зависит от того, как вы работаете. Некоторые люди преуспевают с бумажными носителями. Лично я предпочитаю Todoist. Он прост в использовании, не бьет по бюджету (премиум-аккаунт стоит меньше 30 долларов в год) и не зависит от платформы. Вы можете использовать его на ноутбуке, iPhone или устройстве Android.
Если вы считаете, что бумажная система не для вас, я настоятельно рекомендую Todoist. Он идеально подходит для личного использования.
Если вы управляете проектами и командами, попробуйте Trello. Как и Todoist, это приложение с множеством полезных функций. В случае необходимости вы сможете перейти на премиум-аккаунт.
Как внедрить календарь в списки дел
Еще одно великое противостояние в сфере продуктивности – календари против списков дел. Что лучше? У обоих есть как преданные сторонники, так и ярые противники.
По правде говоря, одно другому не мешает. Лучший способ увеличить вашу ежедневную отдачу – совместить календарь и список дел.
В предыдущем разделе я говорил, что календарь определяет вашу доступность. Он говорит, сколько времени у вас есть на работу над пунктами из списка дел.
Нет ничего хорошего в создании списка дел на пять часов, когда свободных у вас всего три. Вы просто обрекаете себя на поражение.
А это, как мы знаем, ведет к стрессу, разочарованию и раздражительности.
Печального исхода легко избежать: просто синхронизируйте календарь и списки дел. Позвольте первому обосновывать ваши решения по поводу вторых.
Вот простой алгоритм:
Во-первых, просматривайте свой календарь на завтра в конце текущего дня. Отмечайте, когда вы будете на встречах, заняты звонками или просто недоступны.
Во-вторых, прикидывайте, сколько времени вы сможете уделить задачам из вашего списка. Не забывайте выделить себе время на прием пищи и перерывы. Не забудьте также слегка увеличить примерное время на случай непредвиденных задержек – к примеру, вдруг ваш начальник попросит с чем-нибудь помочь.
Затем составьте список дел на грядущий день. Вы должны примерно понимать, сколько займет та или иная задача (вспомните шаг #8 раздела «Как Создать Идеальный Список Дел»). Пишите список, опираясь на вашу доступность.
В-третьих, мысленно представляйте свой день как набор 30-минутных временных отрезков. Встреча длиной в час – два отрезка. Двухчасовая конференция – четыре отрезка. Закройте эти отрезки в своем календаре.
В-четвертых, запланируйте время для работы над задачами из списка в незакрытые отрезки времени.
Для примера представим, что ниже ваше расписание на завтра:
• С 08:00 до 09:00 – Встреча с начальником.
• С 10:30 до полудня – Конференц-звонок с отделом продаж.
• С полудня до 13:00 – Обед.
• 15:00–15:30 – Собрание отдела.
Из этого расписания можно извлечь время, в которое вы сможете заняться задачами из списка дел:
• с 9:00 до 10:30;