Можно вычеркнуть из списка огромное количество пунктов, но это вовсе не будет означать, что выполнены те самые пункты – действительно важные дела.
В результате – ложное чувство удовлетворения.
В-третьих, большинство списков дел слишком длинные. Они буквально трещат по швам – а наша голова трещит от осознания, что мы никогда в жизни не угонимся за растущим числом пунктов нашего списка. Приходится переносить что-то на будущее или полностью отказываться от некоторых задач.
Статистика показывает, что многим из нас не удается даже приблизиться к выполнению абсолютно всех записанных дел. Согласно данным от iDoneThis, 41 % пунктов так и останутся привычно невыполненными. Эта проблема куда масштабнее, чем кажется. По результатам анкетирования от LinkedIn, почти 90 % профессиональных работников признались, что не справляются со своими списками задач на регулярной основе.
В-четвертых, приведенные выше данные говорят о том, что множество людей подходят к вопросу таск-менеджмента без должного понимания своего расписания и занятости. Опять же, вдумайтесь: 41 % задач остаются невыполненными. Это пугающе большая цифра в контексте нашей продуктивности.
Вот, собственно, и Парадокс Продуктивности как он есть.
Мы создаем списки дел, чтобы они помогали нам с организацией задач, распределением времени и достижением целей. Но из-за того что полагаемся на изначально плохо продуманные системы организации, в результате порождаем списки, которые только обесценивают наши усилия.
Таким образом, мы теряем продуктивность. Вместо того чтобы сделать больше, мы остаемся у разбитого корыта.
В следующем разделе мы внимательно рассмотрим вашу текущую систему списков дел. С большой долей вероятности могу предположить, что ваши списки стопорят ваш успех – если вы, конечно, не проходили профессиональную подготовку по таск-менеджменту.
Почему вы не завершаете списки дел
Видеале все пункты на странице вашего ежедневника должны быть зачеркнуты в конце дня. Если у вас не так, рекомендую с особым вниманием прочитать этот раздел.
Я перечислю восемь самых распространенных причин, по которым люди не завершают свои списки. Любая из них может снизить продуктивность и помешать вам делать все вовремя.
Зачем вы составляете списки дел? Большинство людей ответит: «Чтобы делать дела». Казалось бы, все очевидно. Однако смысл грамотно составленного списка вовсе не в этом.
Его основное предназначение – помочь вам организовывать задачи и проекты, подмечая при этом наиболее важные. Со списком у вас есть возможность полностью освободить голову от мелочей, имеющих свойство ускользать от внимания. Записывая их, вы собираете все в одном месте и можете взглянуть на главные задачи дня с высоты птичьего полета.
Гораздо проще управляться с делами, когда они представлены в виде четкого списка перед глазами, а не беспорядочно витают где-то на просторах серого вещества в вашей голове.
К тому же можно с легкостью организовать задачи в порядке их срочности, а затем распланировать день подходящим образом. Это поможет вам сосредоточиться на самой важной работе.
Большинство людей упускают суть основной функции списка дел. Они уверены, что список – это инструмент, который поможет выполнить каждую задачу, которая, по их мнению, заслуживает внимания. На самом же деле правильно составленный список концентрирует внимание только на важном, уберегая от вероятности отвлечься на что-то менее значимое.
Вы составляете список дел не для того, чтобы выполнить абсолютно все. Это способ, который гарантирует: вы выполняете только самое необходимое.
Почувствуйте разницу. Если неправильно понимать предназначение списков дел, вы будете создавать и использовать их максимально неэффективно. А это, разумеется, будет тормозить вашу продуктивность, вместо того чтобы ее повышать.
Чуть позже я дам четкие инструкции, как составлять списки, чтобы они работали на вас. Конечно, вы сможете модифицировать мою систему под свой рабочий процесс, настроить ее на свой лад. Но вы обнаружите, что фундаментальные принципы – основа качественного списка дел – применимы везде и всюду.
Список дел без дедлайна – это просто список желаний. Мы склонны бездействовать, когда не устанавливаем четкие ограничения по времени.
Дедлайны полезны не только тем, что нагоняют чувство срочности. Они также помогают нам ранжировать задачи и проекты, основываясь на времени, необходимом для их выполнения. Кроме того, чем ближе дедлайн, тем активнее мы начинаем шевелиться.
Подумайте вот о чем: насколько оперативно вы бы оплачивали кредит, не будь у него определенной даты внесения платежей? Или, допустим, госпошлину на регистрацию автомобиля? Думаю, вы бы отложили эти дела на неопределенный срок.
То же самое происходит, когда люди составляют списки дел, но не назначают четкие сроки выполнения каждой задачи. Нет дедлайна – нет стимула действовать. Нет стимула действовать – дела не делаются. Вот вам и причина, по которой так много списков выходят из-под контроля, становясь все больше и больше с каждым днем. Множество людей подвержены прокрастинации – привычке откладывать важные дела в пользу менее значимых и более легких задач. Даже те, кому посчастливилось от нее избавиться, вынуждены постоянно быть начеку, чтобы не дать прокрастинации снова взять над нами верх.
Дедлайны – злейший враг прокрастинации. Они мотивируют нас браться за дело и выполнять задачи.
А еще помогают оценивать, насколько эффективно наше управление временем. Если мы стабильно делаем важные дела вовремя, значит, все идет как надо.
Дедлайны мотивируют нас решать, на что стоит выделить ограниченные ресурсы внимания и времени – а это важно.
Ведь задач всегда будет больше, чем времени, необходимого для их исполнения. Собственно, дедлайны помогают выбрать между конкурирующими по важности делами в зависимости от целей, которые мы перед собой ставим.
Вспомните закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Так что если вы решили не назначать сроков своим задачам – не удивляйтесь, что они так и остаются висеть в списке невыполненными.
Ну, вы понимаете, о чем я. О тех самых ежедневных списках дел, которым нет ни конца ни края. Они тянутся, тянутся, тянутся, вмещая десятки позиций.
Такие списки не способствуют продуктивной работе по нескольким причинам.
Во-первых, они рассеивают внимание. В чересчур длинных списках слишком много позиций. Каждая перетягивает фокус на себя, отвлекая от приоритетных задач.
Во-вторых, они нереалистичны. Рано или поздно переполненный список дел становится неуправляемым. Вы физически не сможете сделать все, что написали, потому что пунктов стало слишком много.
В-третьих, такие списки приводят в уныние. Каждый день вы осознаете, что не смогли сделать все запланированное. То и дело сталкиваясь с этой мыслью, вы рано или поздно утратите мотивацию вообще что-то делать.
В-четвертых, поприветствуйте прокрастинацию. Если вы изо дня в день не справляетесь со своими делами, ваш разум начинает думать, что такое положение дел нормально. Со временем у вас не останется ни желания, ни стимула делать что-то своевременно.
Каждый день у вас есть ограниченное количество времени для выполнения своих дел и обязанностей. Значит, стоит умерить амбициозность вашего списка дел, чтобы умещаться в обозначенные рамки. Если у вас в распоряжении всего четыре часа, убедитесь, что сможете выполнить поставленные задачи за этот промежуток времени. В противном случае будьте готовы к тому, что ничего не получится.
Довольно часто люди «разгружают» свои мысли, записывая все, что хотят или должны сделать. Такая мозговая разгрузка, как правило, происходит в одном большом списке. Проблема такого подхода в дальнейшем нежелании категоризировать написанные задачи и распределять их по отдельным спискам на основе контекста, приоритетности и срочности. Пункты так и остаются в огромном списке, который используется как единое напоминание обо всех делах.
Это ужасный подход к управлению задачами. В результате мы получаем невыполнимый список дел, который только увеличивается по мере поступления новых задач.
Вышеупомянутые «разгрузочные» списки дел неизменно собирают слишком широкий спектр задач. Пункты, на выполнение которых нужно всего три минуты, стоят рядом с пунктами, на выполнение которых требуется три недели. Высокоприоритетные задачи находятся вплотную с теми, которые вполне можно отложить в долгий ящик. И куда же без задач, относящихся к куче не связанных между собой проектов.
Проще говоря, мы видим набор задач, не связанных между собой. Такой подход имеет неприятные последствия.
В первую очередь вы, столкнувшись с большим количеством дел, скорее всего, будете парализованы бездействием либо машинально займете себя чем-то малополезным, например полезете листать соцсети.
Психолог Барри Шварц окрестил данный феномен «Парадоксом Выбора». Чем больше у нас вариантов, тем меньше мы способны выбрать какой-то из них и тем большую тревогу испытываем в итоге.
Второе последствие слишком разнообразного списка дел – то, что вы тратите больше времени на выполнение задач. Неважно, скованы ли вы нерешительностью или увлечены просмотром соцсетей – вы теряете драгоценное время. А это вредит продуктивности.
И, наконец, неоднородность вашего списка повышает уровень стресса. Вы больше отвлекаетесь, а значит, работаете менее эффективно. Вы не можете выбрать конкретную задачу, а это убивает вашу способность распределять время. Следовательно, остается меньше времени для работы над важными проектами – и это вынуждает вас трудиться в авральном режиме. Чем меньше у вас времени, тем выше вероятность не сдать работу в срок и обзавестись чувством вины, стыда и разочарования.