В результате уровень стресса может взлететь до небес. И, естественно, это уменьшит вашу способность делать работу качественно и своевременно.
К счастью, негативных последствий можно легко избежать, научившись составлять эффективные списки дел. О них вы узнаете чуть позже.
Эта проблема тесно связана с тем, что мы обсуждали в предыдущем пункте: излишним разнообразием. Но я считаю, что она заслуживает отдельного упоминания. Это напрямую зависит от того, как наш мозг принимает решения.
Каждое утро мы просыпаемся с ограниченным запасом когнитивных ресурсов. В течение дня этот запас расходуется по мере принятия нами различных решений. Каждое решение уменьшает ресурс, независимо от своей сложности или важности.
Именно поэтому нам так легко делать выбор по утрам. К примеру, вы думаете, чем бы позавтракать: вафлями, яичницей или хлопьями? Разумеется, у вас хватает на это сил – когнитивных ресурсов еще много. Однако под конец дня даже самый простой выбор кажется невыносимым. Пойти в спортзал, посмотреть телевизор или поговорить по душам со своей второй половинкой? Невозможно решить! Вы устали и израсходовали большую часть своего запаса когнитивных ресурсов. В результате вам очень трудно принимать рациональные решения.
Этот феномен очень важно осознать, потому что он может оказать катастрофическое влияние на нашу способность распределять время между соревнующимися друг с другом вариантами деятельности. Мы становимся менее рациональными, хуже концентрируемся и не можем контролировать свою импульсивность. Из-за этого мы выбираем занятия, которые приносят моментальное удовлетворение, а не те, что объективно более полезны, но требуют больших усилий.
К примеру, в конце дня мы – под влиянием усталости от принятия решений – с большей вероятностью уставимся в телевизор, а не пойдем в спортзал. И, скорее всего, наши руки потянутся за пачкой чипсов вместо того, чтобы приготовить салат или пожарить стейк. Мы выберем путь наименьшего сопротивления.
Списки дел с большим количеством позиций только усугубляют проблему.
Они вынуждают вас принимать дополнительные решения о том, какими задачами заняться. А любое решение, как я уже говорил, потребляет когнитивные ресурсы и усиливает усталость от выбора.
Постепенно вы попадаете в ситуацию, известную как «избегание решений». Сталкиваясь с большим количеством опций, вы избегаете выбора в принципе – ведь он требует приличных умственных усилий. Гораздо проще тратить драгоценное время на просмотр электронной почты, пролистывание социальных сетей и чтение новостных заголовков. Что угодно, лишь бы отсрочить необходимость решать, над чем работать.
Результат предсказуем. Ваша продуктивность катится под откос, а задачи, в том числе и важные, так и остаются невыполненными.
Один из самых значимых недостатков большинства списков дел – отсутствие контекста для отдельных задач. Пункты записывают без указания необходимого для их выполнения времени, приоритетности и роли, которую они играют в достижении конкретных целей.
Без таких обозначений трудно разобраться, какие задачи требуют немедленного внимания. Я вам больше скажу: трудно даже понять, стоит ли вообще приступать к конкретной задаче, учитывая ваши текущие обстоятельства.
Разве вы можете с уверенностью браться за работу, если не представляете, как долго будете ее выполнять, насколько она сейчас важна и как поможет в достижении ваших целей? Можете ли вы работать над задачей, не зная, какие ресурсы нужны для ее реализации? Ответ очевиден: конечно, не можете.
Поэтому списки дел, в которых нет контекста для каждой задачи, неэффективны. От них даже больше вреда, чем блага. Они вынуждают вас тратить время на задачи, не подходящие под текущие обстоятельства, вместо того чтобы помогать сфокусироваться на наиболее важных делах.
Давайте представим: ваш список содержит пункт «позвонить бухгалтеру». О чем он говорит? Ни о чем. В нем нет информации о приоритетности задачи. Как срочно вам нужно позвонить бухгалтеру? Прямо сейчас? Или можно отложить звонок на следующую неделю? Отсутствуют сведения о том, долго ли продлится беседа. Несколько минут или целый час? А это напрямую зависит от содержания вопроса, о котором в списке тоже нет ни слова. Вам нужно спросить о возможном списании? Или вы хотите обсудить плюсы и минусы создания фиктивной корпорации? Как говорится, детали решают. Невозможно понять, стоит ли браться за выполнение задачи, не зная ее контекста.
Создавая списки без конкретики, вы загоняете себя в западню вариантов, из которых крайне тяжело выбирать.
И каков результат? Ваш список, предназначение которого быть хранилищем важных дел, превращается в свалку забытого и невыполненного.
Проблема недостаточно четких задач в том, что они слишком масштабны. У них нет явной начальной и конечной точки. Из-за этого мы не можем адекватно оценивать свои успехи.
Предположим, в вашем списке есть пункт «сделать веб-сайт». Как-то слишком размыто, правда? Создание веб-сайта включает несколько шагов, многие из которых не начать, пока не завершены предыдущие. Вам нужно: зарезервировать доменное имя, найти веб-хостинг, создать хостинг-аккаунт, указать серверы имен на серверах хостера, установить Wordpress, установить тему, установить плагины для Wordpress и многое другое.
Иными словами, широко обозначенный пункт «сделать веб-сайт» – это целый проект, состоящий из множества отдельных этапов.
На вашем месте я бы понятия не имел, с чего начать, поскольку не удосужился разбить этот проект на задачи. И что бы я делал? Правильно, прокрастинировал. Моя идея создать сайт осталась бы нереализованной, вызывая усиливающееся с каждым днем чувство тревоги и вины.
Для сравнения, строго обозначенные задачи имеют четкие начальные и конечные точки. Вернемся к примеру с веб-сайтом. Так вы будете точно знать, что подзадачи «зарезервировать доменное имя» и «найти веб-хостинг» – первые в списке. У них общая цель. Когда они выполнены – можно переходить к следующим. Если не разбивать большие проекты на составные части, будет казаться, что вы имеете дело с перечнем простых задач. Из-за недостатка конкретики трудно планировать, когда проект будет завершен.
Представьте автора, который собирается написать новый роман. Пункт «начать писать роман» звучит слишком размыто. В нем много неопределенности. Более эффективным будет пункт «написать черновик первой главы».
Конкретика побуждает к действию и позволяет легко определить, когда пункт будет выполнен.
Представьте студента колледжа, которому нужно подготовиться к экзамену. Пункт «готовиться к экзамену» неточен. А вот «выполнить практические задания на страницах 171–175» более эффективен, поскольку дает студенту четкую задачу для решения.
И, наконец, представьте корпоративного управляющего, который хочет улучшить рабочий процесс в своем отделе. В пункте «повысить продуктивность отдела» отсутствует четкость. «Назначить встречу с руководителями команды, чтобы обсудить планы нового рабочего процесса» звучит гораздо лучше, потому что содержит одну конкретную задачу. И в дальнейшем будет легко понять, выполнена ли она.
Думаю, вы понимаете, о чем я: нечеткость поставленных задач не способствует их выполнению. Из-за своей размытости они так и будут простаивать. Так что если вы регулярно не справляетесь с задачами из своего списка дел – попробуйте дробить их.
Все, что вы делаете, имеет определенную цель. Например, вы меняете масло в машине, чтобы поддерживать двигатель в рабочем состоянии. Вы вовремя оплачиваете налоги, чтобы избежать штрафов и пеней. Вы заранее бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать его 45 минут.
Цели побуждают нас действовать.
Мы менее склонны тянуть время, когда можем предсказать положительный эффект от выполнения задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем выше вероятность начать что-то делать.
Как ни странно, многие люди забывают об этом при создании списков дел. Они пишут (или печатают) все, что приходит в голову, но не связывают записанные задачи с определенными целями в своей жизни. Как следствие, они посвящают свое ограниченное время работе над пунктами, которые не принесут им никакой пользы.
Давайте представим, что вы ведете блог и вносите в список дел пункт «написать новый пост». Это задача, которую, как вы полагаете, нужно выполнить. Но знаете ли вы, для чего? Планируете ли достичь определенной цели, выполнив эту задачу?
Возможно, вы надеетесь, что ваша новая запись в блоге завирусится в социальных сетях и приведет новых читателей. Или хотите дать Google хороший повод отображать ваш блог выше остальных при поиске? Кто знает, может быть, вы надеетесь заинтересовать инфлюенсеров вашей сферы и обрести полезные связи?
Как бы то ни было, очень важно присваивать цель каждой задаче в списке дел. Вы должны точно знать, зачем выполняете тот или иной пункт. Пренебрегая этим шагом, вы теряете мотивацию делать запланированное.
Если вы уже сталкивались с этой проблемой, не отчаивайтесь. Я ведь обещал показать, как создавать мотивирующие, повышающие вашу эффективность и продуктивность списки задач. И я исполню обещание в следующих разделах книги. Однако, прежде чем мы пойдем дальше, давайте проведем оценку эффективности ваших списков дел.
Самостоятельная работа: проверяем уровень владения списками дел
Перед началом обучения нужно оценить, насколько эффективны ваши текущие списки дел. Нам недостаточно знать, что вы не закрываете их полностью. Думаю, после прочтения предыдущего раздела про причины вам это понятно.