Опросник, который вы найдете в этом разделе, поможет вам оценить, насколько хорошо вы ориентируетесь в составлении списков дел. Он выявит ваши сильные стороны, а также определит, какие аспекты управления задачами требуют внимания.
Проверка не займет много времени. Просто ответьте на восемь вопросов и поставьте за каждый оценку от одного до пяти баллов. «Один» означает, что вам нужна помощь, а «пять» – что у вас все в порядке.
Вы можете заметить, что каждый из восьми вопросов соответствует восьми причинам, которые мы только что рассмотрели. Подсчитайте баллы после ответов на вопросы и узнайте, насколько вы искусны в составлении эффективных списков дел!
1. Понимаете ли вы, в чем заключается ключевая роль списков дел в системе управления задачами?
2. Назначаете ли вы крайние сроки – конкретную дату, а не «к концу месяца – для каждого пункта списка дел?
3. Ограничиваете ли вы количество пунктов в своих списках дел десятью? (Если да, поставьте себе три балла). Ограничиваете ли вы их до 7? (Если да, поставьте себе пять баллов).
4. Составляете ли вы списки дел с минимальной вариативностью? Здесь имеется в виду время, необходимое для выполнения каждой задачи, а также их приоритетность. Например, есть ли в вашем списке задачи, на выполнение которых требуется три минуты, и задачи, на которые уйдет три часа? В списке есть задачи с наивысшим приоритетом и задачи с наименьшим приоритетом?
5. Ограничиваете ли вы списками дел ваши возможности в отношении того, на что вы должны потратить свое время?
6. Указываете ли вы контекст для каждого пункта, чтобы знать, является ли эта задача важной или малозначимой, а также каких временных затрат она требует?
7. Определяете ли вы задачи узко и конкретно, можно ли быстро понять, что они выполнены?
8. Связываете ли вы каждую задачу с конкретной целью?
Пришло время подсчитать баллы. Помните, что нужно оценивать себя по шкале от одного до пяти по каждому вопросу. Оценка зависит от того, насколько хорошо вы справляетесь с указанной проблемой. После подсчета баллов вы узнаете свой уровень мастерства в составлении списков дел.
Если вы набрали от 32 до 40 баллов, можете называть себя списочным ниндзя. Вы – истинный мастер управления задачами. Вы проходите по спискам как нож по маслу, параллельно добиваясь успехов в своих важнейших делах. Но я все равно рекомендую вам изучить руководство, чтобы укрепить ваши умения.
Если вы набрали от 19 до 31 балла, значит, у вас все достаточно хорошо. Однако вам стоит усовершенствовать некоторые области своей стратегии управления задачами. Возможно, вы чувствуете себя подавленными своими обязанностями на работе и дома. Вероятно, вы испытываете постоянный стресс, поскольку список ваших задач растет с каждым днем. Научившись составлять эффективные списки дел, вы сможете существенно повысить свою продуктивность и качество управления временем.
Если вы набрали 18 баллов и меньше, вам необходимо пересмотреть свой подход к составлению списков дел. Вы напряжены и чувствуете, что жизнь выходит из-под контроля. Вы редко, а то и вовсе не справляетесь со своими списками дел. Это вызывает у вас чувство разочарования, вины и даже некомпетентности. Не корите себя! У меня для вас отличная новость: вы на правильном пути. К концу этого руководства вы будете знать, как составлять списки задач, которые помогут вам выполнять важные дела.
В следующем разделе мы рассмотрим, как эмоции могут помешать вашей продуктивности, даже если у вас на руках грамотный список дел.
Как негативные эмоции снижают вашу продуктивность
Важно помнить о том, какое влияние эмоции оказывают на нашу продуктивность. Когда мы несчастливы, испытываем стресс или страх, наша продуктивность снижается. Мы отстраняемся от работы, независимо от того, какую роль она играет в достижении наших целей. Кроме того, мы становимся менее креативны и с трудом принимаем решения, теряем концентрацию и чаще отвлекаемся. И, как следствие, делаем меньше.
У всех нас бывают периоды, когда мы испытываем негативные эмоции. Такова человеческая природа. Помните: такие периоды не длятся вечно.
Рано или поздно к нам возвращается позитивный взгляд на вещи, позволяя сменить черную полосу на белую и ехать дальше по дороге жизни.
К сожалению, многие люди испытывают длительные приступы негативных эмоций и позволяют своим страхам, разочарованиям и комплексам управлять мыслями. Это оказывает вполне предсказуемое разрушительное влияние на их продуктивность.
Исследования показывают, что хронический стресс и тревожность буквально меняют работу нашего мозга. По мере накопления гормонов стресса – таких как кортизол – ухудшаются наши навыки обработки мыслей и принятия рациональных решений. Неврологи обнаружили, что со временем такое состояние может повредить мозг, сделав изменения необратимыми. Подумайте об этом в контексте работы со списками дел. Даже если ваши списки короткие, в них указаны сроки и контекст, а задачи связаны с конкретными целями, результаты могут быть не самыми лучшими. Негативные эмоции – страх, гнев и чувство вины – могут сделать концентрацию и выполнение дел практически невозможными.
Так что, если вам трудно быть продуктивными в течение рабочего дня, остановитесь и оцените свое эмоциональное состояние. Возможно, вы испытываете чувства, которые высасывают из вас энергию? Боретесь с эмоциями, отрицательно влияющими на вашу силу воли? Ощущаете, как негативный настрой подрывает вашу способность фокусироваться, заставляет отвлекаться?
Если ваш ответ «да», то постарайтесь найти причины этих чувств и эмоций. Подумайте, чувствуете ли вы себя виноватыми и подавленными, потому что упустили важные дедлайны на работе? Или испытываете стресс и злость от того, что вас одолевает куча одновременных обязанностей по дому?
Как только вы определите источники негативных эмоций, постарайтесь принять меры, чтобы изменить обстоятельства, избавиться от напряжения.
На первый взгляд может показаться, что все это не касается ваших списков дел. Но вдумайтесь: ваше душевное состояние напрямую влияет на то, насколько успешно вы работаете. В том числе и с помощью списков. Не забывайте: они нужны, чтобы помочь вам организовывать задачи согласно их важности и первоочередности. А еще – чтобы понимать, как эффективно потратить ограниченное время. Невозможно воспользоваться всеми преимуществами списков дел, если у вас всегда паршиво на душе, и это постоянно отвлекает и не дает сосредоточиться.
Ну что, кажется, с этим разобрались. Теперь давайте взглянем на самые популярные и актуальные стратегии ведения списков дел.
10 самых популярных систем составления списков дел
Есть множество способов составить список дел. В этом разделе мы поговорим о самых популярных на сегодня методиках. Возможно, вы уже знакомы с некоторыми из них. Цель этого раздела не в том, чтобы выбрать лучшую систему. Он написан для того, чтобы вы могли рассмотреть несколько вариантов и отметить функции, наиболее подходящие вам.
Информация из этого раздела пригодится, когда мы будем создавать систему организации задач под ваш рабочий процесс. Вы сможете собрать понравившиеся функции из разных систем в одну – идеально соответствующую вашим предпочтениям.
Этот метод лишен какой-либо изящности. По сути – это просто свалка для разгрузки головы. От вас требуется лишь писать все, что придет вам в голову, в один большой список.
Проблемы такого подхода очевидны. Во-первых, список быстро станет бесконечным. Если вы будете каждый день пополнять его новыми задачами, то вряд ли сможете выполнить их все.
Во-вторых, такой список дает слишком много выбора. Это вредит вашей способности принимать решения. Когда перед вами огромный список самых разных задач, вы скорее замрете в нерешительности, а не приметесь за дело.
В-третьих, в этом списке слишком много вариативности. Дела на три минуты будут стоять рядом с делами на три часа. Неважные задачи будут висеть рядом с высокоприоритетными. Вы будете тратить время на пункты, которые вовсе не нуждаются в сиюминутном внимании.
У «большого и всеобъемлющего» подхода есть и другие минусы. Однако я полагаю, вы уже и так все прекрасно поняли. Стратегия оставляет желать лучшего.
Несмотря на все сказанное, важно уточнить, что полная мысленная разгрузка – нужный шаг на пути к созданию эффективного списка дел. Но это только первый шаг. После того как вы выпишете все задачи, скопившиеся у вас в голове, необходимо организовать их в зависимости от важности, срочности, контекста и так далее.
Этот момент мы обсудим подробнее чуть позже.
А пока мы выяснили: вываливать все в один большой список и пытаться с ним работать – ужасная идея!
Выполнение задач и вычеркивание их из списка подарит вам ощущение невероятной продуктивности. На самом деле вы будете склоняться к наиболее легким, неприоритетным задачам, которые требуют меньше времени и усилий. А действительно важных и срочных пунктов так и не коснетесь.
Этот подход весьма популярен, но вовсе не из-за своей эффективности. Просто большинство из нас не умеет создавать рабочие системы управления задачами.
Я специально решил пройтись по этой методике в самом начале, чтобы подчеркнуть ее минусы. Разумеется, у оставшихся девяти методик тоже есть минусы, но гораздо менее вредоносные для вашего долгосрочного успеха.
Прелесть этого формата в простоте. А также в том, что он содержит важнейший элемент качественной системы управления задачами – сроки.
Мы уже говорили, что в большинстве списков дел отсутствуют четкие временные рамки. У составителя такого списка может быть примерное понимание, когда дедлайн той или иной задачи. Однако точную дату выполнения он не назначает.