Это – большая ошибка. Дедлайны важны: именно они побуждают нас действовать. И они же помогают распределять ограниченное время между соревнующимися за него проектами и задачами.
Продуктивность растет при условии, что установленные нами дедлайны реалистичны и учитывают сравнительную важность пунктов списка.
Мы не просто успеваем делать больше – мы выполняем больше полезных дел.
Описанный в этом пункте подход к спискам дел знакомит нас с еще одной важной функцией – датой начала. Вместо того чтобы оставлять вас наедине с длинным перечнем задач и их крайними сроками, ваш список дел подскажет конкретные даты, когда необходимо начать выполнять эти задачи.
Эта функция полезнее, чем кажется на первый взгляд. Она дает два существенных преимущества. Во-первых, благодаря обозначенным датам начала вы сможете сконцентрироваться на меньшем количестве дел. Вам нужно будет уделить внимание только текущим задачам – тем, к которым необходимо приступить сегодня. Вы не будете отвлекаться на задачи, чье время еще не пришло.
Во-вторых, вероятность, что вы будете что-то доделывать в самую последнюю минуту, существенно снизится. Даты начала помогут вам приступать к задачам так, чтобы завершать их вовремя.
Для наглядности вспомните, как большинство людей – и вы в том числе – проходят по своим спискам дел. Они выбирают пункты, не зная, какие могут подождать, а какие требуют незамедлительных действий. Не имея конкретных дат начала и окончания, мы действуем наугад. Результат часто не радует.
Пренебрежение датами может буквально уничтожить продуктивность. Вы с почти 100 %-ной вероятностью будете заняты не теми задачами и не тогда, когда это нужно.
Конечно, система, описанная в этом пункте, неидеальна. Однако подход с дедлайнами во много раз лучше огромного списка, о котором шла речь в предыдущем.
Следующий подход – двойной удар в мире списков дел. Он заключается в ведении двух отдельных списков: основного и ежедневного. Как и предыдущие системы, он совсем не идеален. Однако я считаю себя обязанным рассказать вам об этом подходе. Хотя бы потому, что он устанавливает четкие границы между списком-«свалкой» и ежедневным списком задач.
Вот как это работает:
Ваш основной список представляет собой хранилище всех задач, которые приходят вам в голову. Это место, куда попадает каждое дело, независимо от его приоритетности, сроков исполнения, необходимого на выполнение времени и проекта, к которому оно относится.
Хотите позвонить кровельщику, чтобы прикинуть стоимость новой крыши для дома? Пишите в основной список. Вашему автомобилю пора заменить колодки? Этой мысли тоже место в основном списке. Хотите получше изучить акции нашумевших биотех-компаний, о которых говорил ваш инвестиционный консультант? И это пишите туда же!
Естественно, вам никогда не одолеть основной список. Более того, со временем он только вырастет. И это нормально, если верить пользователям такой системы.
Суть основного списка в том, чтобы захватить и удержать кучу задач, которые болтаются в вашей голове, и избавить вас от необходимости помнить абсолютно все.
А что насчет ежедневного списка? Как ясно из названия, это список, по которому вы работаете в течение дня. Именно его вы держите рядом с собой и периодически просматриваете, чтобы оценить свой прогресс. Его объем ограничен теми задачами, которые вы собираетесь выполнить сегодня.
Эти два списка работают в паре.
Каждый вечер вы просматриваете свой основной список. Ищете задачи, которые должны быть выполнены в ближайшее время, или те, которые необходимо решить, чтобы сдвинуть с мертвой точки другие задачи. Выбрав несколько таких пунктов, вы переносите их в ежедневный список на следующий день. Конечно, если в вашем расписании есть время для их выполнения.
Также вы можете пересматривать свой основной список раз в несколько дней. В этом случае вам придется планировать ежедневные списки дел на несколько дней вперед.
Такой подход к управлению задачами может быть эффективным. Главное, чтобы каждой задаче были назначены сроки, а также сделаны примечания с указанием ее приоритета, контекста и времени, необходимого для выполнения.
К сожалению, мало кто из пользователей этой методики не ленится проделывать все нужные манипуляции. Пренебрегая ими, можно получить те же проблемы, что и в других системах: бесконечно растущие списки, которые постепенно сводят с ума, пункты, которые приходится постоянно переносить на следующий день, потерянное впустую драгоценное время, которое потратили на мелочи.
Эта система строится на очень простой формуле: три крупных задачи и две поменьше.
В начале каждого дня (а лучше накануне вечером) вы выбираете пять задач, над которыми будете работать. На выполнение больших задач вы можете выделить от одного до двух часов. На задачи поменьше – не более получаса.
Думаю, вы уже заметили одну из ключевых особенностей этой системы. Она ограничивает количество задач, которыми вы занимаетесь в течение дня. Всего пять. Ни больше ни меньше.
Еще одно достоинство – определение объема каждой задачи с учетом времени, отведенного на ее выполнение. Крупные задачи можно выполнить в течение двух часов, в то время как мелкие должны занимать менее 30 минут. Задачи, на выполнение которых нужно более двух часов, чаще всего можно разбить на мелкие.
Эта особенность стратегии «3+2» делает ее совместимой с такими популярными способами управления временем, как «метод помидора» и таймбоксинг.
Например, вы можете запланировать четыре таймера, каждый из которых состоит из 25-минутного рабочего отрезка и пятиминутного перерыва для выполнения одной из ваших больших задач. Выделите блоки, которые дадут вам время, необходимое для выполнения более мелких задач.
Стратегия «3+2» помогает сосредоточиться, ограничивая объем списка задач. Имея всего пять пунктов для работы, вы меньше отвлекаетесь на посторонние дела.
Кроме того, вы будете реже страдать от «аналитического паралича» – состояния, при котором невозможно принять решение из-за чрезмерного анализа ситуации.
Такой подход уменьшает переключение между задачами. В вашем списке изначально меньше пунктов, поэтому вы не будете переключаться между ними туда-сюда, теряя продуктивность. Вы будете сфокусированы на одной задаче до тех пор, пока не выполните ее.
Стратегия «3+2» не без изъяна. К примеру, в ней нет присвоения контекста каждому пункту списка. Можно подумать, что в этом случае контекст не особо важен из-за небольшого количества вариантов. Однако контекст нужен, чтобы наиболее важная работа выполнялась в первую очередь.
Кстати, в этой системе нет указания на источник пяти ежедневных задач. Откуда они берутся? Вы берете их из какого-то основного списка или же определяете в начале каждого дня путем мозгового штурма?
Эти вопросы остаются без ответов.
Еще один минус такой системы – отсутствие гибкости. Она, можно сказать, деревянная – не прогнешь.
Давайте представим, что завтра идеальный день для выполнения всяких мелочей. На каждое дело потребуется буквально несколько минут. Вам нужно оплатить счета, положить в почтовый ящик посылку, записаться к зубному, списаться с другом, помыть ванную и так далее. Стратегия «3+2» совершенно для этого не подходит – ведь можно выбрать лишь две мелких задачи.
Лично я применял бы эту методику таким образом. Я бы вел основной список со всеми делами, которые всплывают в голове. Каждый пункт был бы четко обозначен и привязан к определенной цели. Я бы расставил дедлайны и дал каждой задаче контекст. Каждый вечер я бы выбирал из этого списка три крупных и две маленьких задачи на следующий день.
Конечно, неидеально. Но я бы делал так – по-моему, это оптимальный вариант, позволяющий взять от способа максимум.
Правило «1-3-5» почти идентично стратегии «3+2» из предыдущего пункта. Только теперь вы выбираете одну большую, три средних и пять маленьких задач на день.
Стратегия «3+2» ограничивала вас пятью задачами, тогда как правило «1-3-5» увеличивает их количество до девяти.
Преимущество такого подхода – его большая, по сравнению с методом «3+2», гибкость. Он не только дает возможность брать на день девять задач вместо пяти, но и расширяет количество категорий до трех вместо предыдущих двух.
Появление средних задач очень полезно – с ними вам будет проще управлять своим расписанием.
Для примера давайте представим, что у вас есть задача и вы точно знаете, что на выполнение потребуется 45 минут. Если решать эту задачу в рамках стратегии «3+2», то она не попадает ни под критерии большой задачи (которая должна занимать от одного до двух часов), ни под критерии мелкой (на выполнение которой должно уходить максимум 30 минут). А в подходе «1-3-5» для таких задач есть место.
Еще одно преимущество этой системы: она побуждает вас сосредоточиться на приоритетных задачах. Поскольку вы ограничены в количестве пунктов списка, вы будете включать в него те, что имеют высокий приоритет.
Третье преимущество в том, что вы не станете жертвой чрезмерного оптимизма. Обычно мы думаем, что за день можем сделать больше, чем на самом деле. Поэтому мы заполняем свои списки большим количеством задач, многие из которых остаются невыполненными. Правило «1-3-5» решает эту проблему, ограничивая количество задач девятью.
Как уже можно догадаться, правило «1-3-5» страдает теми же недостатками, что и стратегия «3+2». Во-первых, здесь тоже ничего не говорится о контексте. Во-вторых, не упоминается основной список, из которого выбираются девять ежедневных задач. И, в-третьих, этот подход не позволяет использовать пакетный список задач.