Мы поговорим о пакетных списках уже совсем скоро. А пока нам достаточно знать, что они являются важной частью грамотной системы управления временем.
Система «1-3-5» может быть вполне эффективной, если ее немного модифицировать. А пока просто запомните основы этой стратегии. Возможно, некоторые ее функции пригодятся при создании вашей собственной системы.
Подход основан на категоризации ваших задач по их принадлежности к определенным проектам. В результате у вас получится несколько списков, каждый из которых привязан к своему проекту.
Допустим, вы хотите переделать кухню. Для этого конкретного проекта вы составляете список со следующими задачами:
• спланировать дизайн новой кухни;
• выбрать тип шкафов;
• выбрать материал столешницы;
• выбрать светильники;
• изучить варианты отделки задней стенки;
• перечислить бытовую технику, которую нужно заменить;
• подобрать холодильник, который будет соответствовать дизайну новой кухни;
• позвонить трем подрядчикам, чтобы узнать расценки.
Для других проектов, которые вы хотели бы реализовать – например для покупки нового автомобиля или планирования отпуска – необходимо составить отдельные списки.
В списке, привязанном к покупке авто, могут быть следующие задачи:
• определить, сколько денег вы можете потратить;
• составить список марок и моделей, которые вам нравятся;
• сузить список до трех вариантов;
• посетить автосалоны;
• провести тест-драйв автомобилей;
• обсудить комплектацию и цену;
• найти оптимальную форму финансирования;
• получить одобрение на кредит;
• оформить покупку.
При работе по проектной системе важен контекст каждой задачи. Любая позиция в отдельном списке имеет четкое назначение, поскольку напрямую относится к проекту, для которого составлен список.
Еще одно преимущество этой системы в том, что она дает возможность ранжировать ваши многочисленные проекты. Вы можете выбирать задачи для работы в зависимости от того, какой проект хотите продвинуть вперед.
Одним из недостатков проектной системы является то, что в ней практически нет расписания вашего дня. Вместо того чтобы работать по единому списку дел, созданному для максимальной продуктивности, вы выбираете задачи из нескольких. Это создает слишком большую вариативность.
Еще один недостаток – ограниченный контекст, присвоенный каждой задаче. В этом подходе нет указания на время, необходимое для выполнения каждого пункта из каждого списка. К тому же в разрозненных списках сложно расставить приоритеты. Как и другие стратегии составления списков дел, которые мы уже рассмотрели, эта система может быть эффективной. Однако она не учитывает все нюансы управления задачами.
Давайте продолжим поиски.
Возможно, вы уже где-то слышали об этой стратегии. Она обрела популярность благодаря Лео Бабаута, создателю сайта ZenHabits.net. Впрочем, сам он открыто признает, что подход был придуман кем-то до него.
MIT – аббревиатура, означающая most important task, или «самая важная задач». Это пункт, обладающий самой высокой приоритетностью в вашем списке. Единственное дело, которое вы должны сделать в течение одного дня.
Первоначальная концепция предлагает выделить одну MIT и сосредоточиться на ее выполнении, исключив все остальные дела. Только выполнив назначенный пункт, можно перейти к следующему.
Подход «3-MIT» более популярен, чем подход с одной главной задачей.
Очевидно, он дает больше простора для планирования. Поэтому его выбирают чаще.
Как следует из названия, вы можете определить три высокоприоритетные задачи, на которых сосредоточитесь в течение дня. Что бы ни случилось, необходимо выполнить эти три пункта.
В зависимости от того, сколько времени вам нужно на выполнение трех высокоприоритетных задач, могут быть дни, когда вы закончите свои дела раньше обычного. Тогда у вас будет возможность поработать над другими пунктами. Однако в другие дни вам придется засиживаться допоздна, чтобы успеть закончить все три важных задачи.
Эффективность подхода «3-MIT» зависит от его практического применения.
К примеру, как вы выбираете три важные задачи?
Связываете ли их с определенными целями и присваиваете ли соответствующий контекст?
Оцениваете ли заранее, сколько времени займет выполнение каждой, чтобы избежать перегрузки с учетом вашего расписания и занятости?
Каким образом вы вписываете эти задачи в свой календарь, чтобы уделить им необходимое внимание и время?
Будете ли добавлять к трем основным другие – небольшие, но важные задачи – и выполнять их в срок?
Как видите, система довольно универсальная. Она устанавливает некоторые границы, но при этом предоставляет значительную гибкость в применении. Увы, такая свобода действий может только помешать, если вы испытываете трудности с управлением списками дел. Подход дает слишком много свободы.
Если у вас есть сложности с прокрастинацией, вы регулярно отвлекаетесь и страдаете от недостатка мотивации, такой свободный подход к работе над задачами не лучшее решение.
Гораздо большую пользу вам принесет структурированная система с четкими правилами.
Несмотря на сказанное выше, идея концентрироваться на нескольких ключевых задачах не лишена практичности. Возможно, вы захотите встроить элементы этой системы в вашу собственную методику. Просто имейте ее в виду до момента составления собственного идеального списка.
Давайте разберем оставшиеся системы управления задачами. Следующий в списке – метод Канбан.
Метод Канбан – более визуальный подход по сравнению с уже изученными нами системами. Эта система ведения списков дел прекрасно подойдет тем, кто любит наблюдать свои проекты и задачи в разных стадиях выполнения.
Изначально метод Канбан (Kanban) появился в Японии как система организации работы на производстве. Мастера, ответственные за разные этапы производства, крепили на общую доску карточки с работами, которые нужно было выполнить.
Вот как он работает в сфере управления задачами.
Возьмите пробковую доску и пачку самоклеящихся листочков-стикеров. Разделите доску на три колонки. Назовите левую колонку «К выполнению», среднюю – «В процессе», а правую – «Выполнено».
Вы, наверное, догадываетесь, к чему я веду.
Суть метода Канбан – записывать каждую новую задачу на стикер и приклеивать их в колонку «К выполнению». Там она будет висеть до тех пор, пока вы не приступите к ее выполнению. Начав работу над задачей, вы переклеиваете соответствующую бумажку в колонку «В процессе». Когда задача выполнена, стикер перемещается в колонку «Выполнено».
У этой стратегии есть несколько заметных преимуществ. Во-первых, она дает наглядное представление о ваших проектах и задачах. Это позволяет легко выявить наиболее важные пункты, требующие немедленного внимания, и облегчает расстановку приоритетов в соответствии со сроками их выполнения.
Во-вторых, метод Канбан позволяет отслеживать ход выполнения отдельных задач. Вы сразу видите, к какой задаче еще предстоит приступить, какая находится в процессе выполнения, а какая уже завершена.
Третье преимущество в том, что задачи можно легко связать с более крупными проектами. Это придает им необходимый контекст. Вы можете расположить листочки с заметками так, чтобы было понятно, как отдельные задачи вписываются в более крупную конструкцию.
В-четвертых, вы можете использовать разноцветные стикеры для обозначения уровней приоритета. Например, красный цвет – для высокоприоритетных задач, желтый – для среднеприоритетных, а синий – для низкоприоритетных. Главное достоинство метода Канбан – наглядность.
Необязательно использовать пробковую доску. С тем же эффектом можно взять маркерную. Однако имейте в виду, что это ограничит вашу способность перераспределять задачи в зависимости от меняющихся приоритетов.
Сейчас появилась возможность использовать метод Канбан онлайн. Вы можете использовать такие приложения, как Trello, KanbanFlow, LeanKit и Kanbanote.
У каждого из этих приложений есть свои преимущества и недостатки. Если вам хочется поэкспериментировать с методом Канбан, я рекомендую попробовать Trello. Оно бесплатное и легкое в освоении.
Один из минусов метода Канбан – риск потерять счет мелким задачам.
Допустим, ваш основной список дел содержит более 100 пунктов, над которыми еще предстоит поработать. Эти пункты будут представлять собой множество листочков, расположенных в одном месте (предположительно, в колонке «К выполнению»). Вполне вероятно, что вы «проглядите» некоторые из них и пропустите важные задачи.
Эффективным решением может стать цветовое выделение: я уже предлагал обозначать приоритетность задач разными цветами. Но даже в этом случае контролировать большой объем дел будет сложно.
В методе Канбан есть много того, что может вам понравиться. Но и он неидеален. Обратите внимание на его основные особенности и подумайте, как включить некоторые из них в свою личную систему составления списков дел.
Система Матрицы обрела популярность благодаря Стивену Кови, автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Эту технику еще называют «Матрица Эйзенхауэра». Название не играет роли – в любом случае это инструмент, помогающий понять, как распределить свое время между конкурирующими задачами.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица разделена на четыре квадрата:
1. Важное – Срочное
2. Важное – Несрочное
3. Неважное – Срочное
4. Неважное – Несрочное
Задачи распределяются по квадратам согласно приоритетности. С теми, что попадают в первый квадрат, необходимо разобраться сейчас же. Задачи во втором квадрате не так неотложны, как в первом, но их решение все равно нужно запланировать на ближайшее будущее. Задачи в третьем квадрате можно делегировать, а от содержимого четвертого квадрата можно избавиться совсем.