Матричная система позволяет легко понять, какие пункты вашего списка заслуживают внимания, а какие можно игнорировать. Вы сможете без проблем видеть задачи, относящиеся к самой важной работе: они будут в квадратах I и II. У вас также будет возможность спокойно избавляться от тех дел, которые имеют минимальное значение: эти задачи будут в квадратах III и IV.
К примеру, проектная работа с надвигающимся дедлайном (т. е. сегодня в 16:00) должна находиться в первом квадрате. Она требует незамедлительных действий.
Еженедельный отчет можно поместить во второй квадрат. Дело важное, но не горит. Внесите его в расписание, чтобы не забыть.
Некоторые встречи вполне подходят для третьего квадрата. Их срочность в том, что они привязаны к определенному времени, однако некоторые встречи могут оказаться не такими уж важными именно для вас. Попробуйте устроить так, чтобы их провел кто-то другой.
Необходимость перезвонить торговому представителю, предложение которого вас не слишком заинтересовало, можно смело поместить в четвертый квадрат. Это неважное и несрочное дело. Ничего не случится, если вы просто его проигнорируете.
Неоспоримый плюс Матрицы в том, что она позволяет концентрироваться на задачах, которые соответствуют вашим целям. Вы будете постоянно спрашивать себя: «Действительно ли это необходимо?» – по мере просмотра составленного вами списка. От бесполезных задач можно избавиться, не испытывая угрызений совести. В итоге вы сосредоточитесь на выполнении действительно ценных дел.
К минусам подхода можно отнести то, что он не предлагает присваивать контекст распределенным по квадратам задачам. Также ничего не говорится о времени выполнения той или иной задачи и о взаимосвязи с другими пунктами или проектами.
Еще одна потенциальная проблема: матрица может вырасти до огромных размеров, и у вас будет слишком много выбора.
Как и в случае с методом Канбан, в системе Матрицы Эйзенхауэра множество замечательных функций, несмотря на общую небезупречность. Некоторые могут отлично вписаться в ваш рабочий процесс.
Уже совсем скоро мы приступим к созданию вашей личной системы ведения списков дел. Перед этим я приглашаю вас взглянуть на последнюю – пожалуй, самую популярную на сегодняшний день систему управления задачами: GTD, или Getting Things Done.
Систему Getting Things Done предложил Дэвид Аллен. Это одна из самых используемых систем управления задачами в наше время. Любопытно, что противников у этой методики столько же, сколько и фанатов.
Вот ее основные принципы:
В вашей голове множество разных дел. Большинство из них никак не категоризированы по контексту, приоритетности и желаемым результатам.
Предположим, вы думаете о дне рождения брата, нехватке бумажных полотенец на кухне и сольном выступлении вашей дочери на концерте юных пианистов. Вы также тратите ментальную энергию на мысли о том, что нужно заправить машину, подстричь газон и купить спрей, чтобы избавиться от муравьев в ванной.
Одновременно с этим у вас болит зуб, недвусмысленно намекая на визит к зубному. Еще и спина ноет – точно пора к врачу. И вдобавок тихий голосок в вашем сознании нашептывает, что не мешало бы почаще заниматься спортом.
Все это витает в вашей голове.
Вы не планируете заняться выполнением этих мелочей, поэтому их удел – бесконечно висеть над душой.
Вы бы очень хотели все это сделать, но руки никак не доходят. А когда какая-то проблема долго маячит в поле зрения без решения – мы испытываем стресс.
Задача GTD – «вызволить» все эти дела из вашей головы и перенести их в список. Теперь это не просто шарманка в уме, а конкретные пункты, над которыми можно работать.
Как только вы переносите содержимое головы в основной список, необходимо распределить все по контексту. Создание нескольких списков и распределение задач туда, где им место, – часть процесса.
Каждую неделю вы просматриваете свои списки, чтобы иметь четкое видение ситуации.
Это упрощенное описание системы GTD (а о ней, между прочим, написаны полноценные книги). Для наших целей этого вполне достаточно.
Стратегия предлагает несколько важных функций. Во-первых, она вынуждает вас присваивать каждой задаче контекст. Это необходимо, когда мы «вываливаем» содержимое нашей памяти в один большой список задач, а затем распределяем все по своеобразным полочкам.
Во-вторых, теперь ваши задачи разделены по важности. Отдельная часть GTD – создание списков «следующие действия» и «может быть/когда-нибудь». Полезен и тот, и другой. Первый мотивирует вас продвигаться в работе. Второй дает возможность зафиксировать идеи, которые могут быть полезны, но требуют дальнейших размышлений для определения степени этой полезности.
В-третьих, система GTD рекомендует просматривать списки каждую неделю. Можно подумать, что это не так уж важно. Однако сам Аллен утверждает, что это буквально ключ к успешной эксплуатации Getting Things Done.
В-четвертых, GTD гибкая настолько, насколько вам это необходимо. Хоть система и обладает определенной структурой, вас никто не заставляет бездумно подчиняться правилам. Вам дается каркас, который можно без проблем адаптировать под свои нужды.
Несмотря на все вышеперечисленное, у GTD есть нюансы. Во-первых, она больше заточена под обработку идей в вашей голове, а не ориентирована на их исполнение.
Во-вторых, очень мало внимания уделено тому, как пункты из большого списка относятся к вашим целям. Хоть вам и нужно разносить пункты по более узконаправленным спискам, вас не просят привязывать задачи к четким целям.
В-третьих, присущая GTD гибкость может сыграть с некоторыми пользователем злую шутку. Чаще всего людям, у которых трудности в организации задач, нужно больше ограничений, а не почти полное их отсутствие. Ограничения помогают обуздать вредные привычки и улучшить концентрацию.
В-четвертых, с GTD легко свернуть не туда. Безусловно, это эффективная система для переноса мыслей на бумагу (или в онлайн-заметки). Однако далеко не все в вашей голове заслуживает быть в списке дел. Большая часть мыслей никак не способствует вашим целям. Если записывать все подряд, можно буквально задохнуться под горой мелочей.
Getting Things Done – популярная стратегия организации задач и создания списков дел. С этим не поспоришь. Но чем глубже вы будете ее изучать, тем больше обнаружите пользователей, отказавшихся от этой системы.
Возникает вопрос: «А эффективна ли система GTD?» В следующем разделе мы постараемся на него ответить.
Getting Things Done кажется невероятно эффективной, когда только берешь ее на вооружение. Вы тратите приличное количество времени на то, чтобы вытащить хаотичные планы из головы и рассортировать их по контексту. Это важнейшие шаги для выделения самых приоритетных дел. Кроме того, теперь вы меньше тревожитесь. Вам больше не нужно помнить абсолютно все. Этот факт значительно повышает привлекательность GTD в ваших глазах.
Однако со временем вы можете вполне ожидаемо разочароваться в этой стратегии. Гиперфиксация Getting Things Done на «следующих действиях» противоречит сосредоточенной работе над многоэтапными задачами. Вам начинает казаться, будто вы «на побегушках»: беспорядочно выполняете все больше «следующих действий», ни на секунду не останавливаясь, чтобы оценить ситуацию.
Еще одна проблема GTD – отсутствие методики выбора между соревнующимися задачами. В ней просто-напросто нет системы управления рабочими процессами, благодаря которой наиболее важные задачи будут выполняться в первую очередь, а второстепенные будут отложены на потом.
GTD также страдает слабой привязкой задач к конкретным целям. Из-за того что система пропускает задачи через призму «следующих действий», а не поэтапных проектов, связь с целями теряется. В GTD нет осмысленного фундамента для постановки и достижения целей.
Некоторые люди утверждают, что ставить цели не просто бессмысленно и бесполезно, но даже вредно для управления задачами в долгосрочной перспективе. Я не согласен с этим. Цели дают видение, концентрацию и мотивацию, а также возможность отслеживать наши успехи.
На мой взгляд, самым страшным грехом GTD является ее безразличие к ценности задач. Все, что от вас требуется, – делать, делать, делать, просто выполнять задачи и не спрашивать себя, действительно ли они вам нужны.
Добивались ли люди успехов в создании списков дел и управлении своими задачами с помощью Getting Things Done? Да. Но столько же людей обнаружили, что для них GTD бесполезна по многим причинам, включая приведенные выше.
В GTD действительно есть полезные функции. Я рекомендую вам обратить на них внимание.
В следующем разделе я покажу, как составлять эффективные списки дел. Время засучить рукава, потому что мы будем создавать их с нуля.
Как создать идеальный список дел
Настало время применить полученные знания на практике. Мы соберем все, что уже изучили, чтобы создать эффективную систему списков задач.
Система, которую нам предстоит создать, поможет вам выполнять важную работу в срок. А еще снизит уровень стресса и раздражительности, улучшит вашу способность концентрироваться.
Большинство людей не понимают, насколько важны списки дел, недооценивают их влияние на продуктивность. Я призываю вас взглянуть на следующие страницы с противоположной точки зрения. Осознайте, что списки дел играют ключевую роль в том, как сложится ваш день.
По-настоящему действенная система поможет вам не только контролировать рабочие дела, но и управляться с бытом.
Давайте создадим идеальный список дел.
В главе «10 Самых Популярных Систем Составления Списков Дел»