С одной стороны, источник проблемы понятен.
В течение любого дня рождаются новые проекты, а из них произрастают новые задачи. Но зачем добавлять их в ежедневный список дел? Эта привычка заранее обрекает вас на поражение.
Я рекомендую добавлять в ежедневный список не более семи задач. Это адекватное количество. Если ни одна задача не будет занимать часы вашего времени, вполне реально полностью закрыть такой список к концу дня.
Мы уже обсуждали стратегию «3+2» и правило «1-3-5» в главе «10 Самых Популярных Систем Ведения Списков Дел». Оба метода ограничивают количество задач в вашем ежедневном списке. Они держат ваш список в узде, чтобы вы могли закрыть его в течение дня. Так вы избегаете чувства перегруженности и вины.
Позвольте кое-что прояснить. Я сказал, что нужно ограничивать количество ежедневных задач до семи. У вас наверняка появляется вопрос, как с таким подходом продираться через сотни задач из ежедневно растущего основного списка?
Мое предложение ограничивать до семи применимо только к задачам, на которые потребуется минимум 15 минут. Вы обнаружите, что большую часть задач из вашего основного списка можно выполнить за одну-две минуты. Вот несколько примеров:
• заправить кровать;
• проверить голосовую почту;
• рассортировать обычную почту;
• запустить стирку;
• забронировать столик в ресторане;
• подписаться на рассылку;
• перезвонить;
• добавить плагин в ваш блог;
• разобраться на рабочем месте;
• решить, что вы хотите на ужин.
Все это «крохотные задачи», которым нет места в вашем повседневном списке дел. Почему? Потому что они вполне могут поднять количество пунктов до десятков.
Вместо этого я рекомендую вам обзавестись так называемым «пакетным списком». Мы подробно поговорим о нем в разделе «Как поддерживать отлаженную систему списков дел». А пока запомните, что мелочам вроде «разобрать почту» нет места среди семи пунктов в вашем ежедневном списке.
Часто к основному списку относятся как к постоянно меняющейся «свалке для мыслей». Новые задачи добавляют в конец списка по мере того, как они приходят в голову. Проблема в том, что со временем их становится слишком много.
Даже если назначать каждой задаче дедлайны и сортировать их по контексту, рано или поздно список может стать обузой.
Вам будет все тяжелее разбираться в нем, и множество пунктов просто забудется.
Представьте, каково это – просматривать 20 страниц с пунктами. Мой собственный основной список был в разы длиннее, пока я не научился составлять эффективные списки дел. Поиск определенных задач и управление соответствующими проектами занимали слишком много времени.
Теперь я распределяю задачи в зависимости от контекста, будь то проект, тип задачи или локация. И таким же образом я управляюсь с остальными своими списками дел. Прошу заметить, что вышеупомянутые списки отделены и отличны от моего ежедневного списка дел.
Контекст на уровне задачи – важная часть каждой системы управления списками дел. Он определяет, сколько займут задачи по времени. Он напоминает вам, зачем эти задачи нужно выполнять. Он мотивирует вас сконцентрироваться на задачах с самым высоким приоритетом.
Поэтому категоризируйте каждую задачу в вашем основном списке по следующим трем признакам:
1. Проект.
2. Тип.
3. Локация.
Я советую вам создать отдельный список для каждого проекта, каждого типа задачи и каждой локации. Например, вот проекты, которым однозначно нужны отдельные списки:
• написать книгу;
• сделать ремонт на кухне;
• купить машину.
Вот типы задач, которые требуют отдельного списка для каждой:
• аналитическая работа;
• творческая работа;
• бездумная работа.
Аналогично, вот локации, каждой из которых потребуется свой собственный список:
• в офисе;
• дома;
• в дороге.
Распределение пунктов по проектам, типу и локации поможет вам быть организованнее. Вы сможете отбирать задачи для ежедневного списка дел с учетом всех обстоятельств: где вы будете находиться и чем сможете заняться.
К примеру, «пропылесосить в гостиной» – явно задача, основанная на локации. Вы должны быть дома, чтобы выполнить ее. Если вы планируете весь день просидеть в офисе, то вам ни к чему добавлять эту задачу в свой ежедневный список.
Некоторым задачам можно – и нужно – присваивать больше одного контекста.
Возьмем проект «Написать книгу». Одним из начальных пунктов будет «написать черновик первой главы». Эта задача уже категоризирована по проекту. Но если у вас есть возможность писать, только когда вы находитесь дома, то эту задачу следует дополнить контекстом локации. Не забывайте также, что писательство – творческая работа, для которой нужна ментальная энергия. Не будет лишним категоризировать эту задачу по типу деятельности. Так вы сможете запланировать написание книги на периоды, когда полны энергии.
Если вы пишете списки дел на бумаге, присваивать задачам по несколько контекстов может быть сложновато. В таком случае используйте цвета.
Например, задача «написать черновик первой главы» уже принадлежит проекту «написать книгу». Здесь нам не нужно ничего кодировать по цветам. Однако вы можете использовать цветные ручки для присвоения типового и локационного контекстов. Допустим, писать красным цветом «дома», а синим – «творческая работа».
Решение, конечно, неидеальное. Лучше использовать онлайн-инструмент вроде Todoist. В нем есть функции тегов и ярлыков вкупе с разнообразием цветов. Это значительно упрощает организацию дел по разным контекстам.
Скажу кое-что напоследок. Возможно, вам пригодится отдельный список для высокоприоритетных задач. Его также называют HIT-листом, или high impact task list. Иначе говоря, список очень важных дел.
На мой взгляд, использование HIT-листа – уже перебор. Я и так определяю приоритетность для каждого пункта в моих многочисленных списках, так что мне не нужен еще один список для высокоприоритетных задач. Он только мешает.
Тем не менее я хотел поделиться этой практикой с вами на случай, если она улучшит ваш рабочий процесс. Помните, мы здесь для того, чтобы создать систему, которая подходит вам.
Держать основной список в чистоте и порядке – одна из важнейших и полезнейших вещей в управлении задачами. Нужно регулярно «шерстить» список, избавляясь от пунктов, которые уже не являются необходимыми или не соответствуют вашим целям. Если этого не делать, ваш основной список может стать неуправляемым из-за того, что вы вписываете новые задачи каждый день.
«Подрезание» вашего списка поможет его контролировать. Вам будет проще определять важные проекты и связанные с ними задачи.
Управление задачами становится в разы эффективнее, когда вычеркиваешь или полностью убираешь из списка ненужные пункты.
Очистка ограничивает ваш основной список теми задачами, которые продвигают вперед важную работу. Вы не будете тратить драгоценное время и внимание на бесполезные занятия.
Как же определить кандидатов на вылет? Ориентируйтесь на следующие пункты:
• желания;
• нечеткие задачи;
• тривиальные задачи;
• решения.
Как правило, желания сформулированы как проекты, а не как выполнимые действия. Например, вы хотите «отремонтировать кухню». Или, допустим, «съездить с семьей на курорт следующим летом». Желание обозначены слишком широко и не похожи на четко сформулированные действия для достижения конкретных целей. Поэтому их следует убрать из основного списка дел.
Пишите такие пункты в список желаний.
Нечеткие задачи – задачи без контекста. Чаще всего причина его отсутствия в том, что эти задачи не заслуживают вашего внимания. Они так и висят, пока вы их не заметите и не удалите.
Хорошим примером будет задача вроде «позвонить Джону». Зачем вам ему звонить? Будут ли последствия, если вы не позвоните Джону? Какие?
Обнаружив нечеткую задачу в своем основном списке, оцените ее важность по-новой в зависимости от ваших текущих целей. Возможно, от нее стоит избавиться.
Тривиальные задачи – те, от которых можно избавиться без последствий. Это случайные пункты, которые вы вспоминаете, записываете, а потом благополучно забываете. Ваш основной список накапливает такие задачи. Да, в этом его предназначение – освобождать вашу голову от дел, которые трудно запомнить. Но при более вдумчивом рассмотрении множество таких пунктов можно и нужно убрать из списка.
Решения – это, по сути, обещания. Они отличаются от обычных пунктов тем, что, как правило, требуют смены привычек. К примеру, вы решаете «упражняться», «сбросить вес» или «выучить испанский». Нет ничего дурного в том, чтобы иметь такие цели. Однако не путайте их с задачами-действиями.
Убирайте все решения из вашего основного списка дел. Им там не место. Лучше поместите их в отдельный список «жизненных целей» и относитесь к ним как к проектам. Когда будете готовы действовать, создайте для каждого решения отдельный список. Разбейте на более мелкие, выполнимые задачи и расставьте крайние сроки.
Большой и неуклюжий список дел не воодушевляет. Если вы не будете за ним ухаживать, он постепенно разрушит вашу мотивацию и уничтожит вашу креативность.
Держите свой список в чистоте, регулярно «подпиливайте ветки» в виде ненужных задач. Это сделает ваш список более живым, ведь он будет состоять из дел, у каждого из которых свое конкретное предназначение.
Благодаря такой периодической чистке вам будет проще выявлять наиболее важные задачи в своих ежедневных списках дел. Вы также будете тратить меньше времени на малозначительные пункты, что, в свою очередь, даст мощный толчок вашей продуктивности.