Организовав второй клуб и став генеральным директором, я сразу же принялась претворять свои убеждения в жизнь – приказы, договоры, локальные акты и т. п. Документы собирались, можно сказать, хаотично и стопками складывались в сейфе. Я пыталась с помощью Интернета разобраться в том, что еще необходимо действующей фирме, и находила все новые и новые документы, которые меня уже просто пугали своим количеством. Хорошо, что у нас была трудолюбивая и ответственная бухгалтер, – бухгалтерская документация сразу раскладывалась по нужным папкам. Постепенно, в некоторых вопросах самостоятельно, а в некоторых – посетив необходимые курсы, я разобралась с этой грудой документов, распределив их по многочисленным папкам по охране труда, противопожарной безопасности и т. д. Наведя порядок в этих стандартных обязательных документах, я поняла, что у меня полный провал с анализом финансовой ситуации в клубе. Соучредитель первого детского клуба в чем-то была права. Только управленческий учет дает тебе полноценную картину жизнедеятельности детского клуба как бизнеса. Пришлось приниматься за оформление внутренних журналов, разработку и стандартизацию бланков отчетности для администраторов, поиск электронной программы для детского клуба, которая помогла бы упорядочить информацию.
Документооборот необходим детскому клубу – это надо принять как должное.
Во-первых, существует обязательный минимум документов для любой организации, который определен законом. Например, правоспособность компании подтверждается следующими документами: уставом, учредительным договором, регистрационными свидетельствами и пр. В детском клубе в обязательном порядке должны быть документы по охране труда, пожарной и санитарной безопасности. От этого никуда не деться. Причем самодеятельность здесь недопустима – все документы такого плана необходимо оформить надлежащим образом, поскольку они являются источником информации для отчетности перед налоговой или трудовой инспекцией, органами Госпожнадзора, прокуратуры и т. д. О проверках, проводимых госорганами, мы поговорим в главе 5 данной книги. К проверкам нужно отнестись со всей серьезностью, поскольку в зависимости от характера нарушений детский клуб может быть просто разорен огромными штрафами, налагаемыми на организацию. При любой ревизии, как вы понимаете, проверяют прежде всего документы, и оправдания вроде «я не знал» здесь не помогут. Отсутствие документов грозит применением мер административной ответственности.
К документации клуба также относятся договоры с другими организациями. Например, вы заказываете воду для кулера – составляется и подписывается договор, который хранится в клубе. Подобных хозяйственных договоров с годами накапливается немало – несколько толстых архивных папок. Это и обслуживание придверных ковриков, и Интернет, и оптовая закупка книг, которые будут являться подарками на предстоящем празднике. Форма таких гражданских договорных отношений строго определена законодательством, и отклонений быть не может. Договоры с контрагентами обусловливают появление дополнительных документов: выставленных счетов, подписанных актов и т. п., для которых также должны быть предусмотрены отдельные папки.
Во-вторых, четкая организация документооборота нужна не только для готовности детского клуба к проверкам. Правильное и грамотное хранение документов позволяет в любое время извлечь необходимую информацию о деятельности клуба как в прошлом, так и в настоящем. Управлять детским клубом эффективно можно только на основе достоверной информации, полученной опять-таки из документов.
В-третьих, следует понимать, что большинство документов, которые проходят через клуб, имеют юридическую ценность. Подписи сотрудников под локальными актами, правильно оформленные акты сдачи-приемки работ с поставщиками, своевременно заполненные обязательные журналы – вся эта документация имеет юридическую силу и может пригодиться в любой момент. В последнее время участились жалобы сотрудников на работодателей в трудовую инспекцию, которая обязана в кратчайшие сроки рассмотреть инцидент и, конечно, будет изучать прежде всего документы по сложившейся ситуации. Если с документами все в порядке, то вас, скорее всего, ожидает беседа с инспектором и дело до административных санкций не дойдет.
В-четвертых, документы бывают обязательными (они определены законом) и внутренними, необходимыми для повседневной деятельности клуба. К последним мы относим подробную инструкцию разговора по телефону администратора, включающую шаблонные фразы; бланки ежедневной электронной отчетности администратора; бланки учета расходных материалов и др. Подобная внутренняя документация не является обязательной для всех организаций, но она поможет детскому клубу фиксировать внутрифирменную информацию.
Самое главное – определить объем внутренней документации детского клуба. Кто-то может решить, что внутренние документы – это излишняя трата времени, ведь достаточно ежедневно отслеживать приход и расход денежных средств. К тому же руководители опасаются, что персонал не захочет заполнять многочисленные бланки или плохо справится с этой задачей. Некоторые директора детских клубов впадают в другую крайность и обрастают огромным количеством докладных, отчетов и таблиц. Здесь необходимо найти золотую середину, а для этого нужно четко понимать, какие данные важны для дальнейшего развития детского клуба. Например, вы хотите знать, каково процентное соотношение групповых и индивидуальных занятий, – включите в ежедневную отчетность администратора данный пункт и не забудьте сделать на своем рабочем компьютере соответствующую таблицу, которая позволит упорядочить информацию.
Чтобы все эти многочисленные документы не накапливались хаотично и не терялись время от времени, нужно установить график документооборота.
Вот реальная ситуация из жизни детского клуба. Обычное рабочее утро, стоит гул детских голосов, слышны размеренные разговоры взрослых, телефон раскален, и администратор разрывается между клиентами и звонками. Именно в это время приходит курьер со счетами за Интернет, а следом за ним – доставщик питьевой воды с кипой товарных накладных. Администратор бросает документы на рабочий стол, затаскивает воду в клуб, держа телефон у уха и отвечая на вопросы клиентов, которые хотят написать заявление по отъезду и воспользоваться ежегодным правом заморозки абонемента. Спустя полчаса забегает бухгалтер – ей нужно зарегистрировать подписанную директором доверенность в налоговую и поставить на ней печать. В рабочей суете принесенные счета и товарные накладные могут запросто затеряться и остаться неоплаченными и не подшитыми в соответствующие папки. В результате утери заявления вы не будете знать, кто уже воспользовался правом заморозки, а кто – нет. Произвольно поставленный номер на доверенности вызовет сбой в нумерации документов, а значит, и в общем документообороте.
Поэтому работа администратора с входящими и исходящими документами должна быть упорядочена. В этом поможет график документооборота, который позволяет наладить перемещение документации и по сути является четкой инструкцией по работе с документами. Так, в ситуации из примера, приведенного выше, администратор обязан сделать записи в журналах входящей и исходящей документации, а документы убрать в папки. В нашем клубе имеются две пластиковые папки на молнии, одна из которых предназначена для директора, вторая – для бухгалтера. Все входящие документы (накладные, счета, письма и т. д.) сначала помещаются в папку директора. Вечером я просматриваю поступившую корреспонденцию. Это могут быть письма от «Яндекса» с актами выполненных работ, счета от организаций, товарные накладные, заявления от клиентов и др. Бухгалтерские документы я перекладываю в папку бухгалтера, а те, что нужно подписать, – сразу подписываю.
После того как я просмотрела документы, согласно графику документооборота они продолжают движение по территории клуба. Бухгалтерские документы обрабатывает бухгалтер и обязательно подшивает их в папки. Нигде в клубе не должно лежать отдельных листов документов! Абсолютно для всех бумаг есть свое место.
В графике документооборота также указываются ответственные за создание, отправление, принятие, регистрацию и хранение всех документов. Например, в нашем клубе один из администраторов отвечает за то, чтобы все справки по болезни от клиентов были подшиты в определенном порядке, который позволяет быстро найти необходимый документ.
Много ли в клубе накапливается папок? Немало. Одни толстые бухгалтерские папки с названиями «Авансовые отчеты», «Банк», «Касса», «Входящие счета-фактуры» и т. д. занимают длинную полку. Моя мечта – оборудовать помещение для архива, в котором стояли бы металлические шкафы с замками для хранения всех документов. Помните, что документы клуба не должны находиться в открытом доступе. Как бы вы ни доверяли сотрудникам, но документацию нужно убрать от глаз подчиненных подальше. Это касается не только личных дел и банковских документов, но и всех остальных. Даже случайно заглянув в бумаги, сотрудник может неправильно что-то истолковать и выдать коллективу ложную информацию, не говоря уже о ситуациях, когда обиженный подчиненный пожелает унести какие-либо документы, в последний раз уходя из клуба.
Следует отдельно остановиться на электронном документообороте. Он очень важен, но полагаться на него нельзя. Компьютеры не являются на 100 % надежными. Все внутренние документы нужно вести и на электронном, и на бумажном носителе. Кроме того, копии электронных и ключевых бумажных документов обязательно надо хранить вне детского клуба.
Сейчас стали появляться разнообразные компьютерные программы для детских клубов, предназначенные для упорядочения информации и призванные облегчить ее анализ. Программы стоят недорого – от 10 до 40 тысяч рублей. Я не осталась в стороне и приобрела для клуба две программы за 40 тысяч, которые, как предполагалось, должны были упростить мою работу. К сожалению, ни я, ни соучредитель Настя, ни наши бухгалтеры разобраться с программами не смогли. Директора дружественных нам детских клубов приобретали другие программы, но тоже ими не пользуются, поскольку они зависают, требуют непрерывного технического обслуживания и очень мудрены. Познакомившись с практикой работы салонов красоты и стоматологи