В таких ситуациях руководитель похож на мельницу, работающую вхолостую, – колесо вертится, а муки нет. То есть руководитель проявляет активность, обеспокоен жизнью клуба, но это не дает результатов.
Написание кандидатской диссертации помогло мне осознать важность цифр. Весьма наглядное представление о том или ином вопросе дают цифры, занесенные в таблицы. Давайте посмотрим, какие данные мы можем получить, контролируя деятельность сотрудников. О контроле работы администратора более подробно рассказывается в книге «Прибыльный детский клуб», а сейчас нас интересуют педагоги. Итак, клуб дает качественную рекламу, сайт безупречен, на нем есть вся информация, интересующая клиентов (расписание, цены, описание занятий, сведения о педагогах и т. д.). Администраторы работают хорошо, вы это проверили. Но текучесть клиентов в клубе есть. В чем дело? В педагогах. Именно их деятельность вы и должны контролировать. В результате простого посещения занятий полной картины у вас не будет. Как я уже говорила – только цифры. Как мы будем их получать? Это несложно.
Например, для контроля деятельности педагога Ивановой А. А. заведем отдельный файл в формате Excel. Разбейте верхнюю часть шапки таблицы на дни месяца – 1 сентября, 2 сентября, 3 сентября и т. д. Каждый получившийся столбец разделите на три части – «Записался», «Пришел», «Оплатил». В строки вы будете заносить показатели по курсам, которые ведет этот преподаватель (табл. 4.1).
Данная таблица покажет вам, сколько детей остается у данного педагога после пробного занятия. Например, вы увидите, что к Ивановой А. А. записалось очень много детей на пробное занятие по чтению, но из пяти остался только один 1 сентября. А 3 сентября пришли еще три ребенка, но из них не остался никто. Такая картина позволит вам сделать вывод, что чтение – популярный курс среди клиентов, но, вероятно, качество занятия не соответствует их ожиданиям. Можно было бы подумать о высокой стоимости занятий, но на сайте цены указаны, администратор тоже отработал отлично. Нет, дело в педагоге.
Самое интересное, что данная таблица позволяет выявить и сильные стороны педагога. Например, вы можете сделать вывод, что на занятиях по изолепке и в крафт-студии у этого педагога остается очень много вновь пришедших клиентов, а вот на чтении – мало. Дальнейший анализ деятельности конкретного педагога, наблюдение за его работой покажут, что он отлично справляется с творческими курсами, но ему не удаются интеллектуальные занятия. Значит, нужно пересмотреть распределение нагрузки между педагогами.
Также полезно завести таблицу под названием «Табель учета рабочего времени». Ничего общего эта таблица с настоящим табелем иметь не будет. Шапку также следует разбить на рабочие дни в месяце, а строки будут показывать рабочие часы. В полученных ячейках нужно указывать количество детей, присутствующих на занятии (табл. 4.2).
Таблица 4.1.
Показатели контроля деятельности педагога
Таблица 4.2.
Табель учета рабочего времени
Благодаря этой таблице вы будете знать реальное количество детей, приходящих к конкретному педагогу. Кроме того, вы увидите динамику прироста или убывания клиентов. Поверьте, что именно эти цифры лучше всего расскажут вам о настоящей жизни клуба и деятельности педагога!
Эти таблицы имеют и сходства, и различия. В вашей работе важны обе. Первая позволяет отследить посещение занятий новичками и их реакцию на данного педагога, а вторая иллюстрирует момент удержания клиентов, которые уже оплатили абонемент и посещают курсы у этого преподавателя. Цифры для заполнения обеих таблиц вы будете брать из электронных отчетов администратора.
Контроль над педагогами неразрывно связан с действиями, которые они выполняют. И кроме количественных показателей, нас еще интересуют качественные. Для вас, как руководителя детского клуба, естественно, важен своевременный приход преподавателей на работу, их опрятность, аккуратность. Еще они должны с энтузиазмом участвовать в общей деятельности клуба: украшать помещение к праздникам, готовить выступления и т. д. За участие в общественной деятельности сотрудников необходимо поощрять, например премиями.
Человеческая память устроена так, что запоминаются очень яркие моменты, имеющие какое-то субъективное отношение к человеку, а серые будни часто не откладываются в памяти. Из-за особенностей человеческой памяти можно попасть не в самые приятные ситуации.
Например, вы точно помните, что педагог Юля принимала самое активное участие в проведении праздников в клубе, и решаете по итогам года наградить ее ценным подарком на собрании коллектива. Но разгорается настоящий скандал – часть сотрудников открыто возмутились тем, что они участвовали в мероприятиях не меньше, чем Юля, но зато не опаздывали на работу так часто, как она.
Или другая ситуация. Вы пораньше пришли на работу и спокойно пьете кофе в утренней тишине. Появился администратор, подтягиваются клиенты, а педагога все нет. Часы пробили девять, и все уже начинают переживать, что занятие сорвалось. В начале десятого в клуб забегает Юля и приступает к ведению занятия чуть ли не в холле. Дождавшись перерыва, вы решаете поговорить с ней и прежде всего обращаете внимание на то, что данный случай опоздания уже не первый и дальше так продолжаться не может.
– Почему вы решили, что я постоянно опаздываю? Это всего второй раз! – возмущается Юля.
– Как второй?! Вы опоздали в этом месяце уже несколько раз, например, это было совсем недавно! – говорите вы.
– Когда это недавно? – спрашивает Юля. Вы не находите, что ей ответить. Знакомая ситуация? Да. Вряд ли вы вспомните точные даты, когда опаздывала Юля. А без точных дат разговор с сотрудником – бесполезное сотрясение воздуха. Подобная беседа не имеет смысла, она лишь подрывает ваш авторитет в глазах работника.
Преподавая в РГПУ им. А. И. Герцена историю педагогики, я тщательно готовилась к лекциям и практическим занятиям, выискивая интересные факты из жизни педагогов. На всю жизнь мне запомнилась методика работы Антона Семеновича Макаренко со своим педагогическим коллективом. У Макаренко была заведена картотека на сотрудников. На карточках он записывал проступки или, наоборот, положительные действия сотрудника. Каждая карточка обязательно имела дату, а ящики с фамилиями педагогов комплектовались по хронологии. Если Макаренко предстояло оценить деятельность педагога, он просматривал карточки, на которых были зафиксированы не эмоции, а факты.
Я полностью разделяю такой подход. Причем мне кажется, что данная методика годится для применения не только в педколлективе, но и в любой организации.
Предлагаю воспользоваться этим принципом для составления последней, третьей, таблицы. В ней вы будете учитывать качественные характеристики каждого педагога. Таблица строится следующим образом. В верхней графе указываются даты, а в строках вы будете оценивать характеристики: аккуратность прически, опоздания, опрятность одежды и т. д. (табл. 4.3).
Таблица 4.3.
Характеристики педагога
Такая таблица поможет вам составить правильную картину деятельности каждого педагога. Данные о педагогах в нее заносит администратор, ведь именно он является в клубе вашей правой рукой. Точнее, информацию о внешнем виде и некоторые другие параметры может записывать администратор, а часть граф (участие в праздниках, разработка сценария праздника и т. д.) заполняете вы.
Таким образом, осуществив контроль деятельности педагогов, определив количественные и качественные показатели, вы сможете держать руку на пульсе и адекватно оценивать эффективность работы каждого человека.
«Черная дыра» рекламы
Раздел так назван не случайно. При существующей в настоящий момент конкуренции детских клубов без рекламы не обойтись. И количество детских развивающих центров будет только расти. То, что в одном здании могут располагаться две аптеки или два салона красоты, мы уже воспринимаем как норму. То же самое произойдет и с организациями, предоставляющими образовательные услуги. Оставаться прибыльным и успешным клубом в таком густонаселенном бизнесе будет непросто. Как обычно, на плаву удержат два кита – лояльность старых клиентов и приход новых. Без новых вливаний не обойтись, а их поступление обеспечивает реклама.
Таблица 4.4.
Расходы детского клуба на разные источники рекламы
Однако за рекламными тратами нужно пристально следить, поскольку реклама – это та «черная дыра», которая запросто поглотит весь бюджет детского клуба.
Теперь определимся, что мы будем понимать под рекламными расходами. Буквально все, что касается демонстрации клуба во внешней среде: рекламные щиты и объявления на «Яндекс. Директе», рекламные ролики в маршрутках и визитки на столе у администратора, флажки/воздушные шары с логотипом клуба и листовки, СМС-рассылку и баннеры. Этот список можно долго продолжать, поэтому его обязательно надо упорядочить, а значит, занести данные в таблицу. Таблица нам необходима, чтобы отслеживать как общую сумму затрат на рекламу, так и расходы по каждому показателю (щит, листовки, буклеты и т. д.). Имеет смысл сделать отдельные файлы в формате Excel по месяцам. В шапке таблицы укажите даты, а в левом столбце – наименования затратных статей (табл. 4.4).
Заполняя эту таблицу, вы сможете получить полное представление о своих тратах. Очень важно, чтобы наименования из месяца в месяц повторялись, даже если расходов по данной статье нет. Иначе говоря, пятой строкой ежемесячно у вас, например, будет «Изготовление штендера». Так вы увидите периодичность трат. Понятно, что разовые расходы (такие, как заказ штендера) или периодические (изготовление баннеров) лучше указывать в конце списка. В начало перечня помещайте те статьи, траты по которым производятся достаточно часто: заказ листовок в типографии, оплата услуг расклейщиков, «Яндекс. Директ» и т. д.
Таблица 4.5.
Анализ эффективности рекламных источников