Информационный шум
Каждый день мы потребляем не только ленту друзей в пяти соцсетях. Новости, сайты, письма, тонны рекламы, уведомления. Все это создает сильнейший стресс – и от этого можно избавиться, организовав свое виртуальное пространство. От «информационного шума» нас спасет его противоположность – «информационная тишина». В этой главе мы поговорим о многом – начиная с постоянного информационного потока, который одолевает нас со всех сторон, и заканчивая лицом, прилипшим к экрану смартфона.
Сокращаем поток входящего
В книге мы начали «путь цифрового минималиста» с разбора личных документов и социальных сетей. Но для вас может быть сначала актуально остановить поток входящего. Пытаться удалять ненужное и сортировать нужное, когда со всех сторон сыплются новые файлы, информация в лентах и срочные дела – как убирать снег во время снегопада. Но в отличие от погоды, цифровое пространство можно контролировать. Конечно, мы всегда можем захлопнуть ноутбук и сунуть его под диван. Но это скорее метод страуса, и проблему он не решит. Если информационный шум пожирает все ресурсы, пора «закручивать кран».
Запрет на скачивание
«Несмотря на медленно разгребающийся компьютер, вижу, как я тут же замусориваю свое виртуальное пространство. Причем это происходит как-то само собой. Удалила 5 групп, добавила 10, удалила с компьютера 5 фильмов, добавила 10 «на посмотреть»… Есть какие-то решения этой проблемы?»
Если не перестать сохранять все подряд, что «может быть, пригодится» и «оно же такое хорошенькое» – порядка не получится. На время проведения курса я предлагала участникам челлендж – перестать скачивать файлы. Вообще. Совсем. Никаких «картинок на всякий случай», «я планировал это прочитать» и «мне будет нечего посмотреть в следующем году». Интернет велик и бесконечен, пользуйтесь. Онлайн можно посмотреть фильм, послушать музыку, найти справочную информацию, не загромождая этим файловые хранилища.
Исключение составляют файлы, без которых невозможно обойтись – и никакой челлендж вам не помешает. Кино, которое вы обещали своей маме, документ для работы, книга, которую хочется прочитать прямо сейчас… Вы легко поймете принцип – файлы, без которых вы не сможете обойтись, используются сразу. В остальном предлагаю соблюсти крайний аскетизм. Да, я предвкушаю страдания в духе: «О боже, как я буду жить без десяти сезонов любимого сериала!» Очень легко – смотрим серии в онлайн-доступе или сразу избавляемся от просмотренного, ограничив нахождение на компьютере парой серий.
Бета-версия привычки. Если вас пугает перспектива «раз и навсегда» – не бойтесь. Я не призываю резко изменить все привычки, а сорвавшись – посыпать голову пеплом. Любую привычку стоит сначала примерить, как новое платье. Ну а вдруг это не ваше? Начиная с сегодняшнего дня, попробуйте продержаться без скачиваний неделю. А потом посмотрите на результат. И если вам понравится, сможете продолжать в том же духе. Если же почувствуете себя некомфортно, можете без проблем бросить это занятие и вернуться к прежнему образу жизни.
К слову, это относится к любым изменениям. Не обязательно делать что-то «раз и навсегда». Для начала можно выделить себе неделю на «бета-тест». И после решать, стоят ваши усилия полученных результатов или нет. Это бесплатно, это обратимо – почему бы не попробовать?
Новые файлы. Создавая новый документ, возьмите за привычку сразу размещать его на предназначенное ему место в новой структуре файлов. Стоит разок поддаться слабости и сохранить что-то «временно» на рабочий стол, не успеваешь оглянуться – под завалом снова не видно обоев. Если сложно подобрать место – со структурой хранения что-то не то. Правильно организованное пространство само диктует, что куда положить и где это потом искать.
Если порядка пока нет, неясно, как сортировать входящее. В этом случае можно сгребать файлы в «папку-свалку» (ту самую, которую мы создали в самом начале книги). Пока вы не разобрали ее до конца, она станет пристанищем для цифрового хлама. Это касается файлов рабочей текучки, неразобранных фото, текущих хобби, музыки «на послушать» и всего остального. Пока «навык принятия решений» не прокачан, а структура не сформировалась, нет смысла возиться с мелочами.
Единственное исключение – возьмите себе за привычку сразу сохранять в новую аккуратную структуру результаты вашего труда. Если вы потеряете в недрах «свалки» чужие задания или картинки для вдохновения, это не так страшно. Но если затеряется рабочий документ, на который вы потратили кучу времени, будет обидно.
«Осознанные загрузки». Скачивая что-то, сразу смотрите, куда вы это сохраняете. Отключите автоматические «качалки», которые ничего не спрашивают и сохраняют файл в неведомые дебри. Если у вас есть место для стандартного скачивания – не забывайте регулярно расчищать его. Иначе через десяток-другой скачиваний эта папка превратится в «файлопомойку».
«Меня расстроило, что все книги лежали в папке «Скачивания». И там, неожиданно, оказались не только они! У меня по умолчанию все, что я скачивала за последние четыре года, сохранялось в этой папке: книги, музыка, картинки, документы – полный набор! Теперь не знаю, как начать с ней разбираться… А еще было обидно, что в этой папке оказалась музыка, с которой я вроде как уже разобралась и придется разбираться повторно».
Особенно это актуально для смартфонов. Их структура не так очевидна, поэтому рекомендую сразу установить любую программу типа «проводник файлов». Она показывает структуру папок, количество файлов и их расположение, и вам сразу станет проще разбираться с хранением и сортировкой. Если вы не понимаете, по каким принципам работает устройство, от бардака вам не избавиться.
Прежде чем сохранить файл, задавайте себе знакомые вопросы: «Как я буду этим пользоваться? Действительно ли мне это нужно прямо сейчас?» Так вы сможете остановиться и понять смысл своих действий. Все, что не пригодится в четко распланированном будущем, скорее всего, не пригодится никогда. То же самое касается новых программ и приложений, файлов от друзей или коллег, даже снимаемых на телефон кадров («Что я планирую сделать с этой фотографией?»). Постепенно эта секундная пауза с вопросом войдет в привычку и сократит захламление.
«Я перестала захламлять папку «Загрузки», и если что-то и скачиваю, сразу переношу в нужную папку. Такая привычка: если можешь что-то сделать в пределах двух минут, сделай сразу. Очень полезная, кстати! Всем советую! Еще перестала качать все подряд, хоть сколько-нибудь понравившееся. Теперь я на автомате спрашиваю себя: «А это мне зачем? Как часто я это буду использовать? Могу ли я запомнить это без сохранения?» Это уже настолько само собой происходит, что даже задумываться не надо. Еще я постепенно стала избавляться от перфекционизма, который был вначале: подстроить все под жесткую структуру папок. До меня дошло, что система должна быть гибкой, мобильной, что не папки управляют мной, а я ими. И что на диске достаточно места, чтобы удовлетворить любые мои капризы. Поэтому сейчас все меняется по ходу дела, удаляется, редактируется, плавно, постепенно и… становится удобным – и это самое важное».
Оповещения и всплывающие окна
Еще один шаг к «информационной тишине» – избавление от ненужных раздражителей. Когда у нас одно-два входящих сообщения на телефоне – это еще ничего. Но когда каждые пятнадцать минут мобильник попискивает всплывающим окошком, мозгов ни на что другое не остается.
Отключаем все текстовые и звуковые оповещения. Да-да, абсолютно все, на всех устройствах. Всплывающие окна почты, социальных сетей, мессенджеров и других программ, которые маячат на экране телефона или компьютера. И просто требуют, чтобы вы бросили все и начали ими заниматься. Если вы ответите на сообщение не прямо сейчас, а тогда, когда вам удобно, никто не умрет. Особенно это касается личной переписки – вряд ли друзья требуют, чтобы вы были готовы выслушивать их 24 часа в сутки и при этом отвечать немедленно!
«Оценила экономию времени. Раньше берешь мобильник посмотреть, который час, а залипаешь на скидки в Lamoda по оповещению. Причем денег нет, ничего не надо, и все равно – какого-то черта там сидишь…»
Возьмите за правило отключать оповещения у всех новых программ, которые вы ставите. Даже если вы плохо разбираетесь в технике, поверьте – пятнадцать минут, потраченные на настройку, сэкономят вам часы свободного времени!
«Отключила все оповещения во «ВКонтакте» и в скайпе (другими мессенджерами не пользуюсь). Мне стало спокойнее. Думаю, буду меньше отвлекаться. Я ведь и оповещения из ВК на почту отключила. Раньше заглядывала в почту, видела, что в ВК кто-то написал, и бросалась читать… Но в ВК я и так каждый день захожу, поэтому мгновенные оповещения на почте мне не нужны. И почтовый ящик больше не рвет на части».
«Но я же работаю?» Рабочие вопросы тоже нет смысла решать в режиме «бросай все, у нас все пропало». В подавляющем большинстве случаев, если у кого-то что-то горит, значит, он провалил свою часть задачи и теперь пытается заставить вас это разгребать. Отсюда и «невероятная срочность». Раньше я тоже кидалась спасать всех по первому же звонку. А потом мне надоело. И сейчас я часто встречаю подобные диалоги: «Нужно выполнить эту задачу сегодня, я тебе скинул. – Но я смогу только через неделю. – А, ну ничего страшного, мы подождем». Каждый раз хочется спросить – ребята, какого черта?..
Если в таком режиме работает вся ваша компания, комфортно ли вам? «Брось все, отчет шефу нужен через полчаса. Большое спасибо, что ты подорвалась и все сделала, но уже не надо – он уехал! А то, что ты делала до этого, ты уже закончила, правда? Как нет? Это же было крайне срочно! Ну и что, что ты была занята отчетом?..»
Знакомо? Некоторым, я знаю, нравится. Но большинство людей это выматывает и бесит. Корпоративную политику переделать невозможно, но можно организовать себе и коллегам удобный режим общения. Путем экспериментов ученые выяснили, что нам нужно не менее 15 минут, чтобы глубоко погрузиться в задачу. Вас могут упрекать в том, что вы «не хотите нормально работать». Попытайтесь объяснить, что если вам не дают даже вздохнуть, ни о какой эффективной работе не может идти и речи. Объяснить не выходит, а работа вызывает дикий стресс? Может, это повод сменить работу на другую, где люди менее нервные? Потому что никакие деньги не стоят нервотрепки – ту же самую сумму можно заработать в другом, более спокойном месте. Заодно сэкономите на успокоительных.
Исключение составляет работа, где оперативное реагирование является прямыми рабочими обязанностями. Во всех остальных случаях рекомендую отключить все всплывающее, мерцающее и искрящееся. И проверять почту или сообщения пару раз в день, а не каждые пять минут.
«Задание заставило меня задуматься. Поняла, что больше всего меня напрягают имейлы, приходящие на телефон. Потому что обычно это что-нибудь по работе, и услышав сигнал, я первым делом думаю, что это как-то с ней связано. Вечером или на выходных этот звук просто портит мне настроение. Отключила. Очень рада!»
Важно не переборщить. Оставьте возможность увидеть, что на мессенджеры приходит рабочая переписка. Если вы вообще не будете знать, что вам приходили рабочие сообщения, и видите их, только загрузив приложение, это может стать проблемой. Оставляйте для рабочих переписок небольшие иконки, которые показывают, что вас ждет пять новых сообщений. При этом они не должны выводиться на основной экран в виде непосредственно текста (это заставит вас переключиться на эту задачу, даже если вы не хотите). И уж тем более не должны пищать и выскакивать перед глазами на компьютере.
Можно пойти еще дальше и переводить мобильный в беззвучный режим, когда вы планируете хорошенько потрудиться в тишине. То есть звонки тоже отключить или вообще уйти в авиарежим. Или отфильтровать, чтобы дозвониться до вас могли только определенные люди. И спокойно выполнять задачи большими кусками, а в промежутках смотреть, кто хотел с вами связаться. За пятнадцать минут перерыва можно спокойно всем перезвонить, собрать воедино все задачи, вписать новые в ежедневник – и снова переключиться в режим продуктивной работы.
«Я для себя выбрал такую стратегию. Телефон ставлю в режим «не беспокоить». В андроиде можно настроить исключения, так что мама до меня сможет дозвониться, а банк с эксклюзивным предложением о кредите нет. В Telegram мьючу все чаты, кроме рабочих (таких штук пять), и еще нескольких, на кого я готов отвлечься».
В таком формате могут благоприятно трудиться даже менеджеры и руководители, хотя им самим кажется, что все наоборот и что они обязаны быть на связи 24 часа в сутки. Но наверняка у вас есть задачи, которые требуют концентрации и тишины, – вот для них стоит взять паузу. Действительно, важные решения могут подождать полчаса, и их обычно немного. Если подчиненные без вас не в состоянии разобраться с текучкой – с делегированием что-то не так.
Общение голосом. Голосовые сообщения – отличная альтернатива звонкам. Плюсы – вы не тратите время на набор текста, гораздо быстрее сказать что-то голосом. При этом собеседник не должен бросать все и брать трубку – он прослушает ваш рассказ тогда, когда у него будет минутка. Получается что-то вроде отложенных телефонных звонков с уважением к личному пространству собеседника.
У голосовых сообщений тоже есть своя культура, особенно в корпоративной среде. Прежде чем начинать перекидываться «аудиописьмами», стоит уточнить у собеседника, удобно ли ему. Не все хорошо воспринимают информацию на слух. Важную информацию всегда нужно дублировать текстом. Голосовые сообщения хороши, когда нужно образно и эмоционально объяснить какой-то один аспект, который очень сложно сформулировать буквами. Например, мне как дизайнеру часто приходят такие описания голосом: «Ты понимаешь, вот это фото, оно должно быть, лакшери, и платье надо не красное, а винное такое, чтоб прям вааааау». И я слышу интонацию собеседника и сразу понимаю – не вопрос, сделаем «вау».
Зато точные задания, цифры и факты лучше пересылать текстом. К тому же все аудиосообщения внешне на одно лицо (если нет функции сопроводить их комментариями). Очень сложно найти важное сообщение, когда весь диалог похож на плей-лист без названий.
В идеале в одном голосовом сообщении должна содержаться одна мысль. Не стоит надиктовывать поэму, перескакивая с мысли на мысль фразами «а кстати», «и еще» и «ой, у меня тут котик мурлыкает». Учитесь четко формулировать – поможет и вам, и коллегам.
Понимаю, что начальник в отпуске и у него есть дела важнее, чем на мои вопросы отвечать. Но у нас диалог складывается примерно так: «Почини шкаф, дверь и кран» – «Какой шкаф? У нас их три. Дверь – это та, где ручка отвалилась, или та, которую снес сорвавшийся с цепи слон? Какой кран, у нас же нет крана?» – «Да, еще слон сбежал». (с) bash.im
Спокойствие, только спокойствие. Первая реакция на отключение оповещений у многих людей – паника. Вдруг что-то случится, а я не узнаю? А если я не узнаю о вечеринке у друзей – я туда не попаду? Не переживайте – друзья обязательно расскажут, что затевается что-то интересное (если не расскажут – значит, не очень-то вы им и нужны). А вот лишняя информация не стоит затраченных усилий. Поэтому «срочные и важные дела» начнут решаться как-то сами собой или спокойно вас дождутся, стресса станет меньше, а продуктивность повысится.
С работой чуть сложнее. Были случаи, когда люди отключили оповещения до того, что о срочной рабочей задаче узнавали только на следующий день, случайно зайдя в приложение. Никого не уволили, но после такого неприятного опыта начинаешь еще больше бояться что-то пропустить. Здесь важно найти золотую середину. Самый удобный способ снижения информационного давления – отключать оповещения постепенно. Сначала отключите звук, поживите с этим. На следующий день – всплывающие окошки на экране. Затем – звук звонка. И как только вы поймете, что начали пропускать важное, – вот тут можно и остановиться. Всегда важно искать индивидуальный подход, все будет зависеть от специфики вашей работы.
«Отключила уведомления. Сначала, как многие, нервничала: а вдруг я пропущу что-нибудь важное или срочное?.. А теперь оценила спокойствие: я захожу, когда мне удобно, а не когда кому-то срочно чешется. Сама распоряжаюсь своим временем. И можно не отвлекаться от дел. Очень удобно! Мне теперь комфортно без огромного количества странных групп, кучи запросов на подписку и входящих сообщений. Это так разгружает мозг! Отключенные оповещения помогли погрузиться в реальную жизнь и получать удовольствие».
Электронная почта
Эффективная работа – когда почта не тратит вашу энергию. Вы быстро находите нужное письмо; разбирать информацию легко и просто; ваше сознание не паникует при виде десятков неотвеченных писем. Один из способов этого добиться – оставить папку «Входящие» пустой. Иначе подсознание начинает панически пожирать мыслетопливо. «О боже, мне нужно ответить на все эти письма, только не знаю, с каких начать – с прошлого месяца или лучше с сегодняшних?» «Не забыть бы сходить на вот эту встречу» «Этот проект еще актуален, оставлю-ка я его письмо здесь». Знакомая ситуация?
Пустые «Входящие» – для многих звучит фантастично. Но это не так сложно. Лучший способ – разложить нужные письма по другим папкам, убрав их из «Входящих» (если это позволяет ваш почтовый клиент). А все ненужное – удалить.
Сортировка по папкам. Большинство почтовых сервисов позволяют создавать папки и перекладывать в них письма. Это удобно, если нужно хранить деловую переписку (например, пока не завершится проект) или «подушку безопасности» из серии «кто виноват и теперь будет платить» (договора, условия работ, сроки, контракты и пр.).
Нужно ли создавать папки на каждого клиента и скрупулезно сортировать почту? Недавнее масштабное исследование показывает, что разница в поиске писем в несортированной и сверхсортированной почте составляет всего несколько секунд. При этом сортировка жрет кучу усилий. Поэтому, конечно, сортируйте, если вам так нравится, но учтите, что неэффективность этого метода однажды была доказана[11].
От себя хочу предложить максимально простую и минималистичную схему. Создайте всего две подпапки: «Текущее» и «Завершенное». Работа с почтой будет выглядеть так. Письма падают во входящие. Вы периодически просматриваете почту и читаете сообщения. Если в письме содержится много вспомогательной информации и нельзя выполнить задачу в течение пары минут, вы записываете ее в ежедневник, а само письмо переносите в «Текущие». Если письмо отработано, задача из него выполнена, а информация сохранена – оно перемещается в «Завершенные», где может лежать годами, никак вас не беспокоя. А в случае форс-мажора («Кто потерял в договоре ноль в сумме заказа?») нужную информацию можно найти поиском.
Мы делаем это для того, чтобы отделить напоминания от задач. Почта – не список дел, потому что туда постоянно приходят новые письма. Просмотр почты обычно происходит примерно так: «Так, надо бы поработать. Интересно, что у меня тут самое важное… О, новая рассылочка! Пойду почитаю. А кто мне тут комментарии оставил?..» Это все равно как если бы в ваш личный ежедневник прибегали и дописывали свои дела коллеги, начальник и спамеры. «Входящие» – это куча напоминалок, которые нужно разобрать. «Текущие» – это задачи, которые вы ставите себе сами и которые сами контролируете. Вы, а не другие люди! Как только вы поймете эту разницу, разбор даже огромных массивов почты станет эффективным.
Существуют и другие способы отделять задачи от напоминаний. Выберите для себя вариант, который покажется вам более удобным. Например, в моей практике был случай, когда на корпоративную почту было настроено порядка пяти сотен скриптов, автоматически раскладывающих письма по нужным папкам. Естественно, приводить всю эту систему к двум папкам было бы долго и непродуктивно. Но нам все равно удалось отделить напоминалки от задач. Напоминалками стали непрочитанные «жирные» письма. Владелец почты ежедневно проходит по всем папкам и выписывает из них задачи в ежедневник. После прочтения письмо становится «текущим». Эффективность повысилась: больше не нужно постоянно проверять почту, все задачи записаны в таскменеджере и не потеряются.
Если вы часто передаете задачи другим, появляется папка «Делегированные». Теперь, когда вам нужно поработать самому, вы заходите в папку «Текущие», а когда нужно потыкать палочкой в подчиненных – в «Делегированные». Обратите внимание! Когда звучит задача «Надо переслать это письмо прорабу, чтобы он сказал сроки» – это все еще «Текущие». А вот когда письмо уже переслано или переформулировано, оно переезжает в «Делегированные», и в ежедневнике появляется пометка «Пнуть прораба». Также можно перекладывать письма в «Делегированные» из «Отправленных» – так у вас перед глазами будут четкие задачи, которые вы сами и поставили.
Можно создать несколько подпапок для самых популярных типов писем. Например, у меня есть «Работа», где лежат номера карт, ссылки на сервера и прочее, что нужно регулярно и не привязано к конкретным проектам. Есть «Пароли и аккаунты», куда сваливается регистрация в интернет-магазинах и на маловажных сайтах[12]. Теоретически я могу найти их и поиском, но мне удобнее держать их в одном месте и периодически очищать, просматривая в виде списка.
Если тема письма непонятна – перешлите его самому себе и в разделе «тема» напишите понятное описание в несколько слов. Это сильно облегчит поиск в будущем.
Последовательно зачищайте ящик. Если ваша почта – это хаос из нужных писем и мусора, придется потрудиться. Начните с самых старых писем и идите от них к более новым. Так будет проще принимать решения. Удаляйте или архивируйте все, что неактуально. Если вы точно знаете, что ищете – можно пользоваться поиском по датам, адресатам или ключевым словам. Например, одним махом удалить все письма от бывшей жены, или все билеты на концерт, или все, что старше пары месяцев.
Еще один удобный лайфхак – создать в почте кнопки, которые автоматически совершают какое-то действие. Например, у меня есть кнопка «Завершенные», при нажатии на которую письмо сразу улетает в соответствующую папку. Сколько нервов она мне экономит, вы бы знали!
Упражнение 13«Разбор почты»
Положите рядом с собой лист бумаги или блокнот. Откройте почту, создайте папки «Текущие» и «Завершенные»[13]. Нужные письма, которые касаются нынешних проектов, – переносите в папку «Текущие». Задачи, которые связаны с этими письмами, выписывайте на бумагу. Если в письме нет ничего, кроме напоминания, адреса, телефона, – выписав информацию, можно сразу убирать их в «Завершенные». Не делайте задачи сразу, даже если очень хочется – первым шагом нужно разгрести почтовый ящик и собрать все в одно место. Иначе вы получите слишком много переключений (с разбора почты на реализацию и обратно) и быстро устанете.
После разбора почты можно работать со списком задач. Короткие (менее пяти минут) делайте сразу. Адреса, телефоны, контакты переносите в адресную книгу (можно делать это сразу на этапе разбора). Большие задачи заносите в ваш список дел: планер, ежедневник, приложение. При желании их можно разбить по срочности: «Очень срочно», «На этой неделе» и «Когда-нибудь, когда все это закончится».
По завершении очистки (это может занять от получаса до нескольких часов) должен остаться идеально пустой ящик для «Входящих». Если писем слишком много (например, несколько тысяч), можно перенести полностью весь почтовый ящик в «Завершенные», а затем вручную вытащить из него письма с актуальными задачами. Если там что-то и потерялось, то вы все равно об этом не вспомните, поэтому нет смысла переживать о мелочах. А о реально важных задачах вам напомнят еще двести раз. Лучше сделать грубый разбор, чем застрять на этапе «надо бы разобрать почту, но это слишком сложно, поэтому я буду мучиться дальше».
«Поняла, что меня очень угнетают многочисленные папки, куда переезжала почта из «Входящих». Они стройно маячили слева с отложенными (порой непрочитанными) полезными и интересными вещами, которые я собиралась посмотреть «когда-нибудь», «когда-будет-время». Все так аккуратненько и структурированно… и так печально. В общем, оставила я папку «Покупки», «Текущие» и «Завершенные», свалила все письма в «Текущие» и начала зачистку. Интересные ссылки в письмах 2016 года – уже, конечно, не рабочие. И зачем я хранила письма типа: «вебинар будет доступен 3 дня» и «40 %: акция заканчивается завтра» с 2017 года до сих пор?..»
Ненужные письма. Отпишитесь от всех рассылок, которые не приносят прямо сейчас практической пользы. Даже если это что-то интересное – всего интересного не объять. А развлекательные, но бесполезные рассылки просто тратят ваше время. Отписывайтесь, не читая. Иначе зачистка закончится прочтением каких-нибудь крайне интересных статей на «Лайфхакере». Как правило, для этого есть кнопка «Отписаться» («Unsubscribe»), мелким незаметным шрифтом в самом конце. Если кнопки нет – с помощью правил обработки почты настройте ящик так, чтобы все письма с этого адреса автоматически попадали в папку «Спам» или «Удаленные».
Не нужно хранить письмо во «Входящих», если из всей полезной информации в них только телефон или адрес. Для этого есть записная книжка (бумажная или электронная). Переписываем в нее контакты – а сами письма отправляем в архив.
Не держите во «Входящих» письма, которые нужны только как напоминалка: не забыть сходить на выставку, деловую встречу, выполнить какое-то задание. Для задач и встреч используйте ежедневник или блокнот со списком задач.
Не стоит держать важные вложения только в почтовом ящике. Если документы важны – сохраните их у себя на компьютере, не забывая о системе папок, которую создавали в течение предыдущих глав. После этого письма можно убрать в архив. В некоторых случаях люди хранят файлы на почте в качестве резервной копии – например, сканы документов. Для таких писем можно создать в почте специальную подпапку «Бэкапы».
Письма-воспоминания. Если в почте лежит романтическая переписка, теплые пожелания от друзей или комплименты от заказчиков, эти письма могут быть вам важны. Оставлять их «болтаться» во входящих не стоит – они будут отвлекать внимание и переполнять ящик. Но если они просто уйдут в архив, вы о них и не вспомните.
Можно сохранить такие письма в виде скриншота и положить на компьютере в папку с воспоминаниями (о ней мы уже говорили в прошлых главах). Конечно, они должны вызывать только радость и их не должно быть чересчур много. Как и в случае с «файлами на память», лучше собрать среди жемчуга и бисера приятных слов только настоящие бриллианты чувств, не обесценивая их чем-то посредственным.
«Многоящичье». Если у вас не один, а несколько ящиков, проверка почты может превратиться в жонглирование горящими стульями. Если у вас всего две почты, личная и рабочая, – это удобно, так как каждая из них предназначена для строго определенной цели. Если же у вас три-пять ящиков и в них все вперемешку – стоит навести порядок.
Если ящиков так много, что вы начали в них путаться, напишите их списком, с комментарием, зачем нужен каждый из них (если вы сделаете это ручкой на бумаге, осознание будет более полным). Перед глазами у вас появится ясная картина того, сколько у вас всего, и главное – что из этого нужное. Теперь при разборе можно разделить ящики по функциям и в каждом из них сохранить только письма нужного типа. А давно ненужные почтовые аккаунты – удалить.
Например, у вас три почты для личной переписки – выберите себе одну и пользуйтесь только ей. При необходимости сделайте рассылку своим адресатам, и постепенно они все привыкнут писать вам на новый адрес. Проверять одну почту гораздо проще, чем три – сэкономите себе кучу времени.
Современные почтовые клиенты и сервисы предлагают новые возможности. Например, если у вас несколько почт на одном сервисе, можно переключаться между ними, и при этом не нужно каждый раз вводить логин-пароль. Для разных сервисов можно включить функцию сбора почты – когда со всех почтовых ящиков почта собирается в один, а уже с него вы отвечаете всем желающим. Если вам так удобно, можно не удалять ненужные почтовые аккаунты, а просто собрать их в одну «связку» и читать всю почту в одном окне, не тратя каждый раз время на вход-выход.
Бывает и так, что вам необходимо иметь несколько ящиков, но «связка» всех почт воедино для вас неудобна. У меня была знакомая девушка, которая держала почтовые ящики для пожилых людей, помогая им оплачивать квартплату и пользоваться госуслугами в сети. И это было довольно трудоемко: ей приходилось работать с двумя десятками почт. По ощущениям это был хаос и бардак – она в них часто путалась. Я порекомендовала составить список, где для каждого ящика указаны логин, пароль и комментарий, для кого она его использует. Так все свои аккаунты можно охватить единым взглядом – и больше не пытаться удерживать в памяти.
Экономьте мозг. Для максимальной эффективности инструменты нужно использовать специализированно. Почта – не записная книжка, не ежедневник, не хранилище файлов. В идеале это несрочный способ коммуникации (то есть для проверки пару раз в день, а не каждые пятнадцать минут). Вы можете использовать ее любым удобным образом – но делайте это осознанно.
На будущее заведите привычку не оставлять письма во «Входящих» для напоминаний: разбирая почту, сразу создавайте себе задачу для письма и затем перекладывайте отработанные в «текущие» или «завершенные». Таким образом можно сделать работу с почтой крайне эффективной, при этом заходя в почтовый ящик всего несколько раз в день. Лично я живу с такой схемой уже несколько лет, и каждый раз, наблюдая в конце рабочего дня пустую папку «Входящие», испытываю облегчение, восторг и гордость за продуктивно проведенный день. Попробуете?
«Сначала не совсем уловил, зачем чистить почту. Поток писем-то у меня мизерный. Поэтому непрочитанных сообщений у меня в принципе нет. У меня три ящика. Потом пробовал собрать все в одно место – запутался. 7098 писем только на майле. Решил, что надо все это дело перекурить… обдумать… Перечитал задание еще раз. Чищу папки. Оно и верно – для чего хранить?.. Зачем мне вот эта рассылка? Что это вообще? Как оно тут оказалось? И так далее. В итоге – почта пуста. И у меня теперь новое правило. Прочитал? Надо? Сохрани. Нет? Удали».
Закладки в браузере и списки для чтения
Изначально эта глава была посвящена браузерам с тысячами вкладок, которые мы любим открывать, чтобы «потом не забыть». Но со временем расширилась до всех мест, где мы складируем справочную информацию в режиме онлайн: заметки в телефонах и специальных программах, избранное[14] для браузеров, сохраненные материалы в соцсетях и так далее.
«Моя большая проблема – куча закладок в избранном. Папочка с закладками на блоги путешественников – там их около 30. Но я же, когда соберусь куда-нибудь, должна знать, какие из источников достоверные, так что они все нужны! (Пишу и сама над собой смеюсь.) Папка с закладками обучающих онлайн-ресурсов – когда наконец-то появится свободное время, которое захочется проводить с пользой, а не сериальчиками и спицами, они все обязательно понадобятся. Чтобы выучить веб-дизайн, программирование, усовершенствовать фотошоп, подучить математику (интересно, зачем?..) и заинтересоваться астрономией…»
Следуя рекомендациям, вы решите несколько задач. Во-первых, сократится визуальный шум, который вам «конечно же, не мешает», но при этом съедает часть ресурсов мозга. Во-вторых, информация для чтения станет более упорядоченной. И в‐третьих, вы перестанете складировать все полезное и ценное мертвым грузом, а начнете использовать его на полную катушку.
Обратите внимание – речь не идет о новостных лентах. Сегодня эти ленты используются не только в соцсетях, но и на «условно полезных» сайтах по программированию, бизнесу или саморазвитию. Процесс поглощения лент априори бесконечен. Поэтому если у вас сейчас возник вопрос, как не утонуть в ленте или блоге любимого новостного сайта, – вернитесь к главе с социальными сетями.
Осознание ценности. Первое упражнение поможет оценить объем нужной вам информации и сравнить с тем, что есть. Для начала выберите сферу расхламления. Где у вас скопилась тонна ценных ссылок, которые нужно «обязательно прочесть»?
Упражнение 14«Список тем для чтения»
Напишите по памяти основные темы, которые вам необходимы. По возможности – от руки. Пишите крупными блоками, по нескольку вкладок в каждом, описывая функцию. Например, «Статьи по программированию», «Соцсети», «Дрессировка кошек», «ХХХ». Просто «ссылки для работы» не пойдет. Какие ссылки-то, сами помните? Лучше разбить: «для проекта А», «для проекта Б», «для общения с клиентами», «для обучения». Получившийся список станет основой для следующих шагов.
Писать можно для любых мест, где вы храните информацию для чтения. Закладки в браузере, заметки в Evernote, репосты для прочтения, открытые вкладки, избранное в соцсетях и так далее.
«В закладках браузера почти ничего не сохраняю. Очень Нужные Ссылки храню в заметках. Больше, чем браузер, меня волнует куча неразобранного сохраненного в FB. Вот мой список: l Smm.l Продажи. l Идеи для бизнеса. l Мероприятия – развлечения для отдыха. l Мероприятия по бизнесу. l Мероприятия для души. l Полезное про 1С. l Для репостов. l Можно использовать для своих постов. l Для здоровья. l Для красоты. l Блокчейны и криптовалюты».
Собираем вместе. Один из способов привести в порядок завалы информации – собрать все вместе, разложить по способу применения и затем сократить. Инструментом для «переезда» станет пустой текстовый документ.
Создайте новый документ (на компьютере, в телефоне или облаке). Затем начните перебирать источники информации. То, что потеряло актуальность, удаляем сразу. То, что важно, интересно или нужно в текущий момент, переносите в текстовый документ в виде ссылок с коротким комментарием-описанием рядом.
«Когда делала письменное упражнение, меня поразило, что я помню не все, что сохраняла. И действительно – к сохраненному так больше и не возвращалась. Надо срочно прошерстить!»
Почему именно текстовый документ? Во-первых, здесь можно оставить гораздо более развернутые комментарии, чем в программах. Если вы смотрите на ссылку и не можете понять, про что она, – вы не будете ею пользоваться.
Во-вторых, так удобно каталогизировать отложенную информацию. Как только вы начинаете работу над «проектом А», у вас все будет собрано в одном месте. Когда вы в очередной раз решите подтянуть английский или вернуться к свежим статьям на хабре, вы сможете сразу найти нужное – не отвлекаясь на остальное. К тому же вы сможете охватить документ одним взглядом и таким образом контролировать всю отложенную информацию.
И в‐третьих, если создать подобный документ на облаке или с помощью синхронизирующихся между собой программ, у вас будет доступ к информации с любого устройства. На смартфон можно кидать информацию в дороге. А разбирать ее удобнее, когда перед глазами живая клавиатура и большой экран.
Так как объем информации может быть огромным, придет на помощь написанный в прошлом упражнении список. Создайте в документе подзаголовки, которые соответствуют разделу списка. Вам не нужно мучительно придумывать классификацию – она у вас уже есть, написана от руки. При этом она полностью индивидуальна и учитывает ваше личное восприятие информации. Как и с папками в третьей главе – ваш мозг привык делить информацию именно так, и по этим же разделам вы полезете искать нужное. Если вы сомневаетесь, куда определить очередную ссылку, спросите себя давно знакомое «Как я этим пользуюсь?»
Получившийся документ – это способ сохранить всю информацию в одном месте, сейчас и в будущем. Он обязательно должен быть у вас всегда под рукой, в удобном для вас месте. Если переносить в него информацию лень – значит, способ для вас неудобен. Придумайте другой.
Закройте все отложенные вкладки в браузере. Браузер с парой десятков (а то и сотен) вкладок становится похож на собаку в блохах – много мелких элементов мельтешат, постоянно «чешутся» и так и просятся их закрыть. Пора заняться «дезинфекцией».
Вкладки «не забыть» переносите в свой текстовый документ, а задачи, связанные с ними, – сначала выпишите на лист бумаги (как с почтой), а затем перепишите в ежедневник. Задача в ежедневник не влезает? А вы точно хотите ей заниматься? Выкиньте все лишнее по принципам «никогда-нибудь» и «не хочу, но надо бы». Вы ощутите невероятное облегчение.
На этом месте у многих наступает паника: «Я не могу закрыть вкладки, они мне нужны!» Успокойте своего хомячка – информация никуда не денется. Все, что вы делаете – безопасно и бесплатно. Все закрытое и удаленное надежно сохранено в текстовом документе. Поживите неделю в состоянии «нет ни одной открытой вкладки». И затем, если вам категорически не понравится, вы сможете без проблем наоткрывать все обратно. Но как показывает практика, подавляющему большинству людей способ «ни одной открытой вкладки» очень нравится. Причем больше всего нравится тем, кого еле удалось уговорить попробовать, – вот такой парадокс восприятия.
Это не значит, что вкладки вообще нельзя открывать. Во время активной работы в браузере может быть до двух-трех десятков одновременно активных сайтов. Но после того, как вы закончили работу с проектом, все, что его касается, нужно закрыть. И спокойно переходить к следующему. Самое главное – убираем визуальный шум и неопределенность.
Уменьшаем объем. Если длина документа перевалила за десяток страниц, он кажется сложным. Это не повод все бросать – просто нужно избавиться от лишнего. Минималисты мы или где?
Многие обнаруживают, что у них отложен десяток ссылок на «лучшие отели мира», и при этом все равно они заказывают жилье через два любимых сайта-агрегатора. Или сотня-другая статей по менеджменту, которые надо прочитать сразу как будет время. Но удается прочесть всего три статьи в неделю, и при этом отложить на «почитать» еще двадцать. То есть объем отложенной информации либо слишком велик, либо про него постоянно забывают.
Задайте к каждой ссылке вопрос: «Это приносит мне радость или пользу прямо сейчас? Готов ли я в ближайшее свободное время этим заняться?» Если ответ «нет» или «не знаю, может быть» – это информация из разряда «никогда-нибудь». Удаляйте. Оставляем в списке только то, что вызывает твердое, уверенное «да». И не зачитывайтесь в процессе. Велик риск сесть разбираться, а очнуться во втором часу ночи в середине статьи о свадебных обычаях племен Южной Африки.
Как понять, что вы копите слишком много полезного и нужного? Простая математика. Вы знаете, что за вечер обычно прочитываете только одну-две большие статьи. Это значит, за неделю вы сможете прочитать не больше 5–7 штук. Значит, откладывать в неделю на «почитать» нужно не более пять статей. Обратите внимание – берем минимальное число, а не десять статей по максимуму. Как показывает практика, мы часто ошибаемся в оценках своей производительности. Лучше запланировать пять и прочесть без напряга, чем десять и мучиться, потому что «не осилил».
Не бойтесь, что останется слишком мало. На самом деле это очень круто. Оставшиеся немногочисленные ссылки вы прочтете внимательно, с большим удовольствием и получите от процесса заряд энергии. А затем у вас будет ощущение полной свободы выбора – вы сможете читать все, что захотите!
«Сначала мне было очень страшно и казалось, что их тааааак много, что даже браться нет сил. Но в итоге – глаза боятся, а руки делают. Да и не так их много у меня оказалось! Нашла интересные ссылки, про которые уже и думать забыла, – полезно. Теперь там порядок, и все те пару десятков ссылок, которые остались – аккуратно разложила по папочкам».
Для кучи «вроде бы полезных» вкладок, которые непонятно, понадобятся уже завтра или вообще никогда, можно задать вопрос: «Смогу ли я быстро найти эту информацию поисковиком?» Иногда проще набрать искомое в Google, чем вспоминать, не завалялось ли закладки на такой случай. И чаще всего мы так и поступаем. Русско-исландский разговорник, сорок рецептов шарлотки и история посмертной викторианской фотографии из интернета никуда не денутся – стоит только набрать запрос.
Доведите до конца. Информацию в браузере лучше разбирать по возможности в один-два приема или запланировать довести до конца. Если вы бросите на полпути и половина вкладок у вас останутся открытыми, а вторая – в текстовом документе, станет еще хуже. Вы начнете их дублировать в открытых вкладках и документе, запутаетесь, что у вас уже есть, а чего нет. И создадите еще больший хаос, чем было до. Это примерно как решить навести порядок в шкафу, вывалить все на пол, разложить половину вещей по местам – и бросить, оставив остальное валяться. Только еще хуже, потому что лишние вещи из шкафа не способны клонироваться мгновенно, а ссылки дублируются и дублируются. «Где-то была у меня эта кофта, но я не могу ее найти, поэтому пойду куплю еще одну». Поэтому если не уверены в своей возможности довести дело до конца, помните о последствиях.
«Первая реакция на это задание была такая же, как на фильмы: да как же так! Там столько важного! Но потом пошло. Самая большая папка была про путешествия, она же расхламилась до неузнаваемости. Раньше там были подпапки про визы и безопасность, с сайтами, на которых советуют какими самолетами летать, в каких аэропортах где удобно спать и прочий ужас. А еще, к огромному моему удивлению, была целая папка с минимум пятнадцатью ссылками на дешевые авиа- и ж/д билеты. Все без сожаления отправилось в небытие. Еще есть у меня папка «look into», ссылки, на которые, может, стоит подписаться. Некоторые были добавлены так давно, что сайты уже больше года не обновлялись (а у меня все еще «look into», ага…). Ну и больше всего горжусь тем, что удалила всю папку, в которой было более 60 ссылок на тревел-блогеров. Посмотрела-посмотрела на нее, поняла, что за три года ни разу ни одну из этих ссылок не открывала, и все удалила».