Оргтехника: техника, которая организует
Что такое оргтехника – техника для ОРГанизации, техника, которая ОРГанично включается в конторскую деятельность, или техника, которая помогает ОРГанизовать работу? Последнее определение точнее всего подходит для обозначения принтеров, копиров, факсов и других аппаратов для офиса, а чтобы они надежно служили вам, необходимо соблюдать определенные правила работы с ними.
Шесть правил для пользователя, который не любит читать руководства
Правило первое: прежде чем открывать корпус, подсоединять или отсоединять кабели, убедитесь, что аппарат выключен. Сетевой выключатель обычно расположен рядом с сетевым кабелем. Сетевым в данном случае является кабель подключения к сети питания переменного тока, а не к локальной компьютерной (информационной) сети.
Кабель нельзя подключать к работающему устройству. Из школьного курса физики всем известно, что в момент размыкания (или замыкания) электрической сети возникают так называемые токи Фуко. Обычно они обозначают себя искрением на концах контактов. Как бы быстро вы ни стремились замкнуть контакты, эти токи обязательно возникнут, пусть на сотые доли секунды. Их величина в пиковом значении многократно превышает рабочий ток электрической сети. В результате чувствительные к перегрузкам полупроводниковые приборы выходят из строя, а сегодня полупроводники практически везде. Горячий своппинг, то есть подключение без выключения, оставьте продвинутым администраторам сети: некоторые специально подготовленные устройства позволяют производить подключение-отключение или даже замену комплектующих без выключения устройства, но это частный случай и переносить его на всю оргтехнику не следует.
Правило второе: соизмеряйте усилие и ожидаемый результат: если вы загрузили бумагу в лоток и задвигаете его на место, не нужно делать это так, словно вы собираетесь вдавить и лоток, и аппарат в ближайшую стену; если придавливаете оригинал к стеклу копира, не следует пытаться его расплющить; если картридж не вынимается, не надо тянуть его изо всех сил.
Современная оргтехника изготавливается из композитных материалов и рассчитана на соответствующее обращение. Такие материалы делают технику легкой, удобной, доступной по цене и одновременно способной выполнять свои функции безупречно при надлежащем отношении.
Правило третье: обращайте внимание на маркировку. Оргтехника в основном приходит к нам с Запада (или с Дальнего Востока и Юго-Восточной Азии, куда она тоже пришла с Запада), а люди отличаются завидным законопослушанием: если написано (или нарисовано) «не трогать» – не трогают. Можно считать стандартом следующее: доступные для пользователя элементы маркируются зеленым цветом, запрещенные – оранжевым или красным.
Правило четвертое: следуйте интуиции. Важный принцип, заложенный в основу производства современной оргтехники, – интуитивно понятный интерфейс, то есть управляющие элементы расположены так, чтобы легко было догадаться, как достичь нужного результата, даже не зная правил обращения. Дополняет его широкое использование графических элементов (значков) вместо надписей. Они лучше дают понять, для чего предназначен определенный управляющий элемент. Значки понятны любому пользователю вне зависимости от языка, на котором он говорит. Еще полезное качество значков: они универсальны, одна и та же картинка может обозначать одинаковые операции на разнотипных аппаратах.
Правило пятое: не «помогайте» технике: если бумага, на ваш взгляд, медленно движется в тракте печати, не следует ее подтягивать – скорее всего, вы просто испортите тракт подачи бумаги; если картридж или другой подвижный элемент застрял в пределах рабочей амплитуды движения, не нужно подталкивать его, скорее всего, это так называемый «мертвый останов», то есть блокировка механизма вследствие неисправности – предоставьте действовать сервисным инженерам.
Правило шестое: не бойтесь рисковать. Не все производители согласятся с этой рекомендацией, но она дается с учетом именно нашего опыта обращения с техникой. Именно у нас принято и всегда будет принято сначала включить аппарат, а потом почитать инструкцию к нему. Западные производители боятся этого больше всего, поэтому изобретают все новые варианты предотвращения нежелательных последствий такого обращения. Так родился принцип «защиты от дурака», который положен в основу конструирования любой современной техники. Это вполне официальный термин. Суть его в том, что устройство, прибор или программа должны работать правильно и безопасно как для человека, так и для данных вне зависимости от того, какие необдуманные действия совершает пользователь. Другими словами, что бы ни делал человек, техника останется работоспособной и дружелюбной или просто отключится, не причинив никому и ничему ущерба. Этот великий принцип требует от создателей дополнительной предусмотрительности и изобретательности, но пользователю он дает огромные преимущества. Прежде всего, благодаря «защите от дурака» вы можете без всякого риска самостоятельно, методом проб и ошибок, осваивать аппарат или программу, и, как показывает практика, в этом случае обучение идет быстрее и надежнее всего. Однако правильнее сначала хотя бы просмотреть руководство пользователя.
Уход за оргтехникой
Офисная техника довольно неприхотлива и не требует особых мероприятий для поддержания работоспособности. Только сложные высокопроизводительные аппараты уровня предприятия подлежат регулярному профилактическому уходу, которые обычно предлагает фирма-поставщик. Техника персональная или уровня малого офиса (SOHO по западной классификации (англ. small office, home office – малый офис, домашний офис)) обслуживается самими пользователями. Делать это несложно, и затраченные усилия не пропадут даром – не только потому, что ухоженная техника работает надежнее и меньше портится. По статистике 70 % поломок компьютерной техники вызваны отсутствием нормального ухода. Вы сэкономите немалые средства: ухоженные принтер и ксерокс расходуют меньше тонера и дают меньше брака, чистый факс быстро и без повторов передает факсограммы, а вы экономите нервы и время.
Есть еще одна сторона чистоты в офисе, напрямую связанная с общей гигиеной. Доказано, что болезнетворные бактерии и микробы могут передаваться через телефонную трубку, клавиатуру компьютера или мышь. Например, на телефонной трубке вредоносные микроорганизмы сохраняют активность до трех суток, особенно если на ней скапливается органический налет – грязь. Трубка становится главным фактором гигиенического риска, так как ее приходится приближать ко рту и уху, невольно способствуя распространению вирусных инфекций. То же можно сказать и о клавиатуре компьютера: возможен риск переноса простудных и кишечных инфекций: даже если кто-то чихнет вблизи компьютера, вирусы попадут на клавиатуру, а через нее – в организм работающего.
Существуют фирменные средства для чистки оборудования, о которых будет рассказано далее; сейчас же будем ориентироваться на то, что есть под руками: мягкая тряпка, не оставляющая волокон, и нейтральное моющее средство, например для столовой посуды, лучше с бактерицидным и антистатическим эффектом. Не нужно использовать спиртосодержащие чистящие жидкости, бензин или растворители – они могут безнадежно испортить технику. В некоторых случаях такая химическая чистка применяется, но рисковать не следует.
Самые грязные части компьютера – клавиатура, мышь и экран монитора. Оптическая мышь загрязняется меньше. Полезно регулярно чистить головки приводов CD и DVD, но тут не обойтись без специальных чистящих дисков. Иногда такая чистка может даже спасти дисковод – достаточно два-три раза прокрутить в нем чистящий диск.
Клавиатура больше всего страдает от использования, поэтому и мыть ее нужно регулярно. Именно мыть, а не чистить. Перед мытьем рекомендуется, выключив компьютер, перевернуть ее и вытряхнуть все, что попало между клавишами. Мыть клавиатуру нужно раствором нейтрального средства влажной губкой при выключенном компьютере. До включения дать клавиатуре просохнуть.
Что касается мониторов, то в большинстве офисов утвердились плоские жидкокристаллические (LCD (Liquid Crystal Display – жидкокристаллический дисплей)), требующие бережного отношения. Современный монитор имеет несколько защитных покрытий, улучшающих изображение и облегчающих эксплуатацию. Это, прежде всего, антистатическое и антибликовое покрытия. Первое препятствует электризации и накоплению пыли, второе гасит отражения, мешающие видеть картинку. Эти покрытия представляют собой тончайшие пленки. Хоть они и влагостойкие, но усердно протирать их нельзя. Особенно легко разрушается антибликовое покрытие. Для очистки экрана от пыли и загрязнений рекомендуется использовать специальные салфетки, которые обычно продаются в комплекте, – влажные и сухие. Влажные пропитаны изопропиловым спиртом (не путать с популярным этиловым), безопасным для покрытий. Сначала нужно протереть монитор влажной, а затем сухой салфеткой, чтобы не налипла новая пыль. Салфетки для мониторов имеют специальную безворсовую структуру и не оставляют на экране даже малейших волосков, которые могли бы исказить изображение.
Скрытые, но не менее опасные загрязнения грозят жестким (внутренним) дискам компьютера, особенно если системный блок расположен на полу. Почистить диски вы не сможете, но предотвратить их загрязнение, поместив системный блок немного выше пола, можно. Внутренний жесткий диск (винчестер) – хранилище всей информации, с которой работает компьютер, стоимость ее может на порядки превышать цену самой техники. Вопросам сохранения и восстановления информации в аварийных ситуациях посвящен отдельный раздел этой главы – «Спасение рядового винчестера».
Перед чисткой желательно отключить эти аппараты от телефонной линии. Это просто – чаще всего они подсоединены к ней с помощью универсального пластикового разъема. Достаточно нажать на выступающий рычаг фиксатора разъема и вытащить шнур из гнезда. Особенно тщательно нужно протирать верхнюю панель аппарата с клавишами набора номера и трубку с отверстиями наушника и микрофона. Пыль и грязь также скапливаются в решетке громкоговорителя и встроенного микрофона телефонного аппарата.
В факсе, работающем с термобумагой, нужно периодически чистить печатающую головку. Такая необходимость возникает, когда на полученных факсограммах начинают проступать продольные полосы или штрихи. Обычно доступ к головке можно получить, открыв панель секции бумаги. Извлеките рулончик бумаги и протрите печатающую головку тряпкой, слегка смоченной в денатурированном спирте или водке. Неплохо также протереть стекло сканера и подающие ролики, что обязательно делается просто сухой тканью без растворителей.
Самые популярные в малых офисах принтеры – струйные. При невысокой стоимости они достаточно дороги в использовании и требуют большего ухода, чем лазерные.
Наибольшая опасность вытекает в прямом и переносном смысле из самого принципа работы такого принтера. Он печатает с помощью распыления специальных мелкодисперсных чернил, и, если обращаться с ним неправильно, чернила засыхают прямо в соплах картриджа, через которые распыляются. В принтере предусмотрено, чтобы после окончания печати он отправлял картридж в парковочную позицию, где сопла прижимаются к специальной прокладке, предохраняющей их от пересыхания; если помешать принтеру сделать это (например, выключить его раньше времени), придется менять картридж или даже ремонтировать принтер. Помешать парковке может также внезапное отключение электропитания, поэтому после его восстановления нужно включить принтер, даже если вы не намерены печатать, и дать ему отработать правильно, то есть штатно. Кроме того, если струйный принтер долго стоит без работы, происходит то же – сопла пересыхают. Во избежание этого включайте принтер и печатайте одну страницу, например тестовую, хотя бы раз в неделю.
Иногда, особенно при использовании нестандартной бумаги, чернила при печати могут попасть в тракт ее прохода и засорить его. Для прочистки возьмите лист обычной офисной бумаги, изомните его, затем расправьте и пропустите несколько раз через тракт подачи бумаги.
Струйные принтеры очень чувствительны к применяемым расходным материалам. Следует использовать только бумагу, на которой указано, что она пригодна для этого типа принтеров, а картриджи – только оригинальные. Не пытайтесь воспользоваться дешевой возможностью перезаправки картриджей. Такую услугу предлагает множество инженерных фирм, соблазняя низкими ценами, но на деле эта экономия приводит к поломкам принтера и дорогому ремонту или даже замене.
Помимо перечисленных выше гигиенических операций, при уходе за лазерным принтером следует обратить внимание на тракт прохода бумаги, правильную (без перекосов) ее укладку в подающие лотки и также использование оригинальных картриджей. При появлении на отпечатанных страницах нежелательных полос, штрихов и точек знайте, что картридж просыпает тонер и его следует заменить. При отсутствии такой возможности попробуйте открыть все доступные панели и убрать просыпавшийся черный порошок сухой тряпкой. Делать это надо при выключенном и остывшем принтере. Иногда бумага застревает и рвется в тракте прохождения – при устранении этой неприятности избегайте применения отверток или линеек. Старайтесь убрать остатки бумаги руками – как правило, в принтере предусмотрен доступ ко всем сложным местам тракта. Совет, который давался выше для прочистки тракта прохождения бумаги струйных принтеров, к лазерным неприменим.
Копировальные аппараты неприхотливы, и уход за ними такой же, как и за лазерными принтерами. Важная особенность заключается в том, что раз в неделю следует протирать сухой тряпкой, не оставляющей волокон, стекло, с которого производится копирование. Этим вы существенно снизите процент брака при копировании. Если у вас копир с автоподатчиком оригиналов, это все равно нужно делать, но несколько реже. Важно использовать качественную, лучше всего фирменную бумагу – дешевая способствует загрязнению аппарата бумажной пылью. Накапливаясь, бумажная пыль может вызвать даже воспламенение копира. Некачественная бумага чаще застревает и скручивается, а ее высокая абразивность может вызвать ускоренный износ дорогостоящих узлов аппарата.
Для правильной работы сканера, как и копира, нужно следить за чистотой стекла сканирования. Следы пальцев, пыль и мусор могут испортить вашу работу. Протирайте стекло без нажима сухой тряпкой. Не оставляйте на крышке сканера посторонние предметы – диски, книги или кружки с кофе. От них не только остаются следы на крышке – на ней может накопиться груз, давления которого не выдержит стекло.
Замена расходников
В большинстве офисных аппаратов используются расходные материалы. Для лазерных принтеров и копиров это тонер, для струйных принтеров – картриджи или так называемые чернильницы, для факса – рулоны термочувствительной бумаги. В крупных организациях заменой расходников занимаются сервисные инженеры. В небольших фирмах чаще всего это приходится делать тем, кто пользуется техникой. Ничего сложного в замене расходников нет, важно только не забывать, что при этом лучше всегда обесточивать устройство.
Большинство аппаратов работает с бумагой. Прошли времена, когда в принтерах и копирах использовали чуть ли не оберточную бумагу. Такая экономия всегда приводит к нежелательным последствиям. Подающие лотки для бумаги при видимой их простоте на самом деле – компромисс между функциональностью, простотой и надежностью, поэтому, если лоток предназначен для бумаги плотностью 80 г/м2 и вмещает не более 150 листов, не нужно пытаться вместить в него 200 листов с вдвое большей плотностью. В лучшем случае он не будет действовать, а в худшем неправильная подача бумаги приведет к поломке.
Многие производители в рекламных материалах указывают, что к их принтеру (копиру) можно подключать дополнительные лотки, чтобы суммарный запас бумаги доходил до 2000 листов. Наши потребители чаще всего не покупают такие лотки, и напрасно. Во-первых, лишний запас бумаги, всегда готовой к печати, – это дополнительное свободное время для того, кто обслуживает принтер. Во-вторых, в разные лотки можно поместить различные типы бумаги и управлять ее подачей с компьютера, что разнообразит возможности печати.
Выше были перечислены основные правила правильного обращения с офисной техникой. Достаточно следовать этому краткому перечню, чтобы успешно работать с ней. Однако помните: читать руководство пользователя все-таки полезно.
Лирическое отступление 3: слухи о его смерти сильно преувеличены
Подлинная драматическая история. «В тот жаркий день я пришла на работу пораньше – невозможно в жару толкаться в переполненном троллейбусе. Ключи у меня свои, до начала рабочего дня оставался еще почти час, и я, прибрав на столе, включила свой компьютер – привести в порядок и его тоже, на это ведь всегда не хватает времени. Только начала раскладывать по папкам важное и удалять ненужное, как вдруг экран погас, а системный блок сначала сменил довольное урчание на унылый писк, а потом вообще замолчал. Отключилось электричество! Подумалось, что так сработал известный закон подлости. Хорошие замыслы обречены на неисполнение. Слоняясь из угла в угол, дождалась девяти часов, когда пришли инженеры и исправили аварию. Однако это было только начало. Включаю компьютер, а система зависает, даже не загрузившись, синий “градусник” Windows XP бегает внизу экрана, и только. Я не на шутку испугалась. Уборка на компьютере была затеяна неслучайно: у меня накопилась куча наработанных, кое-как разложенных файлов, и я не хотела архивировать их, пока не приведу в порядок. Я уверилась, что компьютер у меня новый, надежный, и большой необходимости в архивном копировании не видела. Однако вот наказание! Теперь оставалась надежда только на нашего мудрого админа, специалиста-универсала. Допроситься его помощи оказалось непросто, только к обеду он объявился, понажимал кнопки перезапуска, повтыкал какие-то диски и заявил: “Всё! Винт накрылся!” Заявил это даже весело, хотя человек он незлой – просто, видно, порадовался бесплатному приключению. Он как мальчишка радуется всяким событиям в своем обширном компьютерном парке. Винт – это винчестер, жесткий диск компьютера, на котором хранится вся моя работа за несколько месяцев. С утра шеф меня дергал уже несколько раз по разным поводам, я только оправдывалась компьютерной неисправностью, и он сказал – ну, так исправьте, вызовите, наладьте – работа не ждет! Однако, если накрылся винт, – это конец: если не восстановится информация за полгода работы – это конец моей карьеры, а может быть, и фирмы».
История довольно типичная. Девушку жалко, но она сама во всем виновата. Вы скажете: не пришла бы пораньше, не старалась бы работать в личное время, все бы обошлось. Может, в этот день и обошлось, но обязательно случилось бы в другой. Из рассказа ясно, что в работе с компьютером нарушались основные принципы безопасного хранения информации, а такое пренебрежение всегда наказывается – так устроен мир.
Во-первых, не производилось регулярное архивирование важных данных. Вообще, архивировать нужно в конце каждого дня, причем возможны разнообразные варианты, вплоть до самых бюджетных, то есть малозатратных, – как по ресурсам, так и по времени.
Во-вторых, компьютер, на котором хранится и обрабатывается важная, даже критичная для деятельности фирмы информация, не был защищен от скачков напряжения в сети, а перебои в электроснабжении – обычное дело.
Правильно следовать принципам безопасности вы научитесь позже, а сейчас – продолжение истории, которая известна автору из первоисточника: именно к нему обратилась девушка после того, как специалист-универсал отказался помочь ей, сославшись на занятость. История закончилась благополучно: девушку не уволили, а фирма процветает – в том числе и потому, что почти всю информацию удалось спасти.
Спасение рядового винчестера
Оказалось, что винчестер не умер. Очевидно, в момент скачка напряжения как раз происходило обращение к нему, которое закончилось аварийно, – была повреждена служебная информация о размещении файлов. Операционная система видела странный диск, который молчал в ответ на ее запрос о состоянии, и не загружалась дальше. Как известно, если Windows не загружается, надо ее переустановить. Бывает, что система переустанавливается без потерь – все данные сохраняются, приходится только заново устанавливать прикладные программы. Это досадно, но терпимо. В данном случае при переустановке системы было выдано сообщение, что диск имеет такой-то объем и содержит 0 байт информации. Это была неправда. Система восприняла диск как пустой только потому, что не было данных о размещенных на нем файлах, однако сами файлы были. Спорить с программой переустановки ОС было бессмысленно: она видела недоступный диск и признавала только один способ сделать его работоспособным – отформатировать заново. После этого он бы исправно работал, но вся содержащаяся на нем информация была бы уничтожена. Стандартными средствами Windows решить такую задачу нельзя, зато можно сделать это довольно легко с помощью нестандартных средств.
Для этого нужно выбрать файлы с недоступного диска, переписать их на доступный, а затем отформатировать поврежденный диск и снова записать туда спасенные файлы, только и всего. Программ, которые решают такие задачи, несколько. Один из простейших способов – использовать облегченную версию ОС, известную под названием Windows PE. В комплекте с ней поставляется множество полезных служебных программ. Для данного случая из группы программ Hard Drive Tools нужно выбрать Acronis Disk Director. Интерфейс у программы простой, обычный пользователь компьютера, знающий основы английского языка, в состоянии совершить чудо – именно так девушка восприняла простые операции восстановления файлов. Есть только одна проблема – нужно знать имена файлов, которые необходимо восстановить. После восстановления автор переписал эти файлы на второй логический диск (D:), который система не отказывалась видеть, потом запустил Setup Windows, отформатировал поврежденный диск C: и установил систему. Пришлось повозиться, устанавливая все прикладные программы, но на этой стадии пострадавшая знакомая заметно повеселела. На все ушло четыре часа.
Пришло время сделать выводы. Как работать безопасно, не подвергая угрозе ценную информацию, нервы и рабочее место? Рассмотрим основные принципы (в который раз).
• Нужно подключать компьютер к сети через источник бесперебойного питания (UPS (Uninterruptаble Power Supply)). В случае внезапного отключения электроэнергии он позволит работать еще минут пять, чего вполне достаточно, чтобы безопасно завершить работу и выключить компьютер.
• Необходимо разбить физический жесткий диск на несколько логических, хотя бы на два. На первом (C:) устанавливается система, к нему происходит частое обращение на считывание и запись и вероятность аварии велика. Однако, если на нем не хранятся данные, это не так страшно. Данные сохраняют на втором логическом диске – D:, и в случае аварии вероятность того, что они уцелеют, намного больше.
• Не забывайте регулярно, хотя бы раз в неделю, архивировать наработанные данные. В случае аварии вы потеряете только недельный труд, а не работу за полгода, например. Архивировать можно, записывая данные на CD-R (Compact Disc-Recordable – записываемый компакт-диск), CD-RW (Compact Disc-ReWritable – перезаписываемый компакт-диск). В крайнем случае можно продублировать наработанные данные, записав их на второй логический диск, чем вы подстрахуетесь.
• Сохраняйте данные в систематизированном виде в соответствующих каталогах, тогда в случае восстановления после аварии вы сможете четко определить, файлы из какого каталога необходимы. Все файлы по именам запомнить невозможно, а каталоги – гораздо проще, особенно если их называть, например, Договоры, Анкеты, Бланки, то есть по тематике хранимой информации.
Все вышеописанное относится к случаю, когда сбой произошел без физического повреждения поверхности жесткого диска. Однако, если случилось именно механическое повреждение, например в результате падения или других воздействий, – это конец? Вовсе нет. Существуют специализированные фирмы, которые восстанавливают данные с поврежденных – поцарапанных, заклинивших, полностью неработоспособных – жестких дисков. Самая распространенная проблема, по оценкам специалистов, – поцарапанные поверхности дисков: попала пылинка под головку – и готово повреждение. Часто также заклинивают головки (на языке профессионалов это называется «клин шпинделю»): это обычно бывает вызвано посторонним предметом, например засохшей смазкой. Чаще всего выходят из строя жесткие диски ноутбуков, что вполне объяснимо: ноутбук эксплуатируется в гораздо более жестких условиях, чем офисный компьютер. Его носят, возят, трясут и бьют, а любое механическое воздействие грозит повреждением винчестера.
Восстановление данных производится с помощью специального стенда, аппаратно-программного комплекса; данные считываются на отдельный работоспособный носитель, с которого их затем можно скопировать обычным образом. Время считывания – от нескольких часов до нескольких дней, поэтому стоимость восстановления данных с поврежденного винчестера колеблется от $50 до $500. Немало, но часто информация стоит значительно дороже.
Обычно, если точно известно, что поврежден именно винчестер, его снимают и отдают специалистам; если это достоверно не известно или некому демонтировать диск, компьютер отдают в ремонт полностью (без монитора, только системный блок).
В продвинутых фирмах могут восстановить данные даже с отдельных пластин жесткого диска, если он, например, разрушился при ударе, но это экстремальный случай.
Итак, если случилось непредвиденное происшествие, подобное описанным выше, не теряйте надежду. Ценные данные, плод многодневной, многомесячной или даже многолетней работы в большинстве случаев можно восстановить, даже если «винт умер». Обычно слух о его смерти слегка преувеличен.