Организация документооборота
Представление о документообороте
По определению документооборот – это движение или обращение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив.
Документ, как уже говорилось выше, – это материальный объект (носитель) с информацией, закрепленной любым способом для ее передачи во времени и пространстве, то есть от одного человека другому. Под это определение подпадают как современные электронные письма и файлы с текстовой или графической информацией, так и древние папирусы, глиняные таблички или берестяные грамоты (все эти необычные письма действительно были документами с точки зрения документооборота).
Документы отражают производственно-хозяйственную деятельность организации, служат основой для бухгалтерской, экономической и статистической отчетности, а также имеют историческую и культурную ценность. Особое значение имеют документы по личному составу, закрепляющие факт трудовой деятельности работников и подтверждающие трудовой стаж. Персональную ответственность за состояние документального фонда несет руководитель организации. Работа с документами должна вестись в соответствии с законодательством РФ об архивном фонде РФ и архивах.
Как упоминалось ранее, различают три потока документооборота:
• входящие документы (поступают в организацию из других организаций);
• исходящие документы (отправляются в другие организации);
• внутренние документы (создаются и используются в процессах управления внутри организации).
Обработка входящих документов
Входящие документы проходят несколько стадий обработки:
• первичная обработка;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение руководством;
• передача на исполнение;
• отправка;
• формирование дел и хранение.
Документы поступают в организацию по почте, доставляются курьером или посетителями, принимаются по факсу, электронной почте или по телефону (телефонограмма). Корреспонденция, приходящая по почте или факсу без указания адресата или на имя руководства, обрабатывается самой службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, принимают и обрабатывают секретари подразделений или лица, исполняющие их обязанности.
При получении корреспонденции проверяется точность адреса и сохранность упаковки. Если адрес ошибочный, документ возвращается в почтовую службу. Если нарушена упаковка и есть сомнения в сохранности и полноте полученной документации, может составляться акт. Если в документе отсутствуют упомянутые в нем приложения, об этом делается запись на первом листе. Таким же образом отмечаются неточности в адресации. Запрос на досылку недостающих приложений высылается отправителю. Корреспонденция, адресованная лично, не вскрывается.
Конверты прикладываются к документу в следующих случаях:
• дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;
• даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;
• конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
В остальных случаях конверт уничтожается.
Далее происходит предварительное рассмотрение документов с целью определить, куда именно они направляются:
• в структурные подразделения;
• конкретным исполнителям;
• руководству.
Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.
Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация – это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются в службе ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления.
Примерный перечень нерегистрируемых документов следующий:
• сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;
• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;
• печатные издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени);
• поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные письма;
• формы статистической отчетности;
• бухгалтерские документы;
• планово-финансовые документы;
• корреспонденция с пометкой «лично»;
• объяснительные записки;
• арбитражные и исковые документы.
Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки и передаются по назначению.
Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.
Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени; кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки – шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:
• автор или отправитель;
• название;
• дата документа;
• индекс (регистрационный номер) документа;
• дата поступления;
• индекс поступления;
• заголовок, краткое содержание;
• решение (резолюция);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела.
Обработка исходящих и внутренних документов
Исходящие и внутренние документы гораздо проще в обработке. Вся обработка заключается в их регистрации и передаче исполнителям либо отправке. Регистрация не отличается от описанной выше для входящих документов. Из состава реквизитов исключаются дата и индекс поступления. Их регистрация происходит в день подписания или утверждения. При передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое он регистрируется повторно.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по следующим видам:
• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• акты ревизий;
• протоколы заседаний;
• отчеты;
• докладные записки и т. д.
Документы в каждой группе регистрируются отдельно, регистрационные номера (индексы) присваиваются в пределах группы. Для внутренних документов применяется простая нумерация, например: Приказ №13, Протокол № 23, Акт № 33.
Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме (журнале и карточке).
Служба ДОУ должна вести статистику обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные копии. Результаты учета документооборота доводятся до сведения руководства и служат основой для совершенствования методов работы с документами в организации.
Номенклатура дел
Слово nomenclatura в переводе с латинского означает «перечень, роспись имен». Это слово используется в основном для обозначения перечня названий, как система терминов или категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки или техники. Номенклатурными кадрами именовался перечень руководящих должностей, назначение на которые утверждалось в СССР партийными органами. Однако к делопроизводству эта номенклатура не относится. Здесь имеет смысл номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Это классификационный справочник, определяющий, как разделять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.
Номенклатура – важнейший инструмент организации делопроизводства. Она должна отвечать следующим требованиям:
• полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;
• разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;
• четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не соответствующих содержанию или сроку хранения;
• систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.
Назначение номенклатуры очень широкое. Номенклатура дел применяется для классификации при распределении документов по делам. При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью номенклатуры отмечают ориентировочные сроки хранения дел. Сама она может использоваться вместо описи при сдаче дел на архивное хранение или для составления описей на дела. Кроме того, номенклатура имеет справочное значение при изучении и анализе структуры организации. Она также служит основой для построения информационно-поисковой системы по документам предприятия или справочной картотеки на документы.
Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:
• определение перечня документов;
• составление заголовков дел;
• разработка классификационной схемы;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексов и оформление номенклатуры.
В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из других организаций. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и другие печатные издания.
Самое сложное при составлении номенклатуры – это составление заголовков дел. Заголовок должен точно определять все входящие в дело документы и исключать вероятность включения документов из других дел. Заголовок содержит указание на род или вид документов (переписка, приказы, акты), а также данные о датах, корреспондентах и подлинности (оригинал или копия) документов. Уточняется также периодичность документов (например, годовой отсчет), а при наличии форм – их номер и условное обозначение.
Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем – организационная документация об организации в целом (уставы, положения). Далее следуют дела с плановыми и отчетными документами, перепиской и другими документами.
При формировании дел могут использоваться несколько принципов группирования:
• номинальный признак: дела формируются по разновидности – приказы, протоколы, акты, справки;
• предметно-вопросный признак: за основу берется содержание документов, например документы по вопросам контроля качества;
• авторский признак: предполагает группировку документов одного автора;
• корреспондентский признак: по нему группируется переписка;
• хронологический признак: означает группировку документов за календарный период.
Для обеспечения сохранности документов обозначаются сроки хранения дел. Сроки определяют группировку дел, так как дела со сроками хранения до 10 лет, свыше 10 лет или постоянного хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем. Если в одном деле содержатся документы с разными сроками хранения, срок хранения всего дела определяется как наибольший.
Система индексов, то есть условные обозначения для дел, помогает практическому использованию номенклатуры. В простейшем виде индекс формируется из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в подразделении. При этом индексация структурных подразделений должна быть постоянной из года в год.
Порядок оформления номенклатуры определен в Государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры в простейшем виде – это таблица из пяти граф:
• индекс;
• заголовок;
• количество томов;
• срок хранения;
• примечание.
Полезно в конце каждого раздела оставлять резервные номера для дел, не предусмотренных заранее. В конце отчетного срока (в конце года) в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В этой записи отдельно указывается количество дел по срокам их хранения, а также количество дел, переходящих на следующий год. Итоговая запись заверяется подписью составившего номенклатуру лица с указанием даты составления.