Уровни делегированияЛинда Хилл и Кент Лайнбек
Считая, что делегировать полномочия можно только тем сотрудникам, которые уже доказали свою полную компетентность в той или иной сфере, вы можете попасть в замкнутый круг. Пока у подчиненных не появится возможности действовать самостоятельно, они не овладеют навыками и не приобретут нужного опыта. Но, пока они учатся, вы и дальше будете помогать им в решении задач, либо лично выполняя их, либо управляя сотрудниками так строго, что они никогда не научатся делать это сами.
Делегирование полномочий следует рассматривать как некую трехуровневую структуру, в которой каждый уровень соответствует повышающейся степени компетенции.
Источник: Перепечатывается с разрешения авторов Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader by Linda A. Hill and Kent Lineback. Harvard Business Review Press, 2011.
Часть VВыработайте процедуры
Глава 17ПроцедураКак выполнять важную работу[27]Тони Шварц[28]
Сегодня многие люди чувствуют себя так, словно их одновременно тянут в разных направлениях, просят работать сверх нормы и делать больше, затрачивая при этом меньше ресурсов. Но есть и такие, которые успевают сделать многое, в том числе важные дела, но при этом остаются полными сил. Что же они знают такого, что неизвестно другим?
Как ни странно, дело не в том, что у них силы воли больше или дисциплина выше. Парадоксальный секрет успеваемости в работе заключается в том, чтобы довести процесс до автоматизма. Тогда он будет отнимать намного меньше энергии.
Как это сделать? Разработать процедуры, то есть конкретные модели поведения, применяемые в установленное время. В конце концов выполнение определенных задач дойдет до автоматизма, и вам больше не понадобится использовать волю или дисциплину. Решите, что вы хотите изменить в своем поведении, запрограммируйте шаблон, а затем сойдите с накатанного пути.
За десять последних лет я ввел в свой распорядок дня целый набор подобных шаблонов, чтобы мои планы не срывались из-за бесконечных мелочей повседневной жизни. Вот четыре правила, которые привели к большим изменениям.
1. Каждый день ложиться спать в одно и то же время, обеспечивать себе восьмичасовой сон. Ничто не имеет такого большого значения, как хорошее самочувствие. Если мне предстоит поздний перелет и я знаю, что не смогу отдохнуть восемь часов, то недостающие часы я досыпаю в самолете.
2. Сразу после пробуждения делать зарядку. Физические нагрузки позитивно влияют на мое самочувствие в течение всего дня. Поэтому данная модель гарантирует, что я буду делать упражнения, даже если мне этого совсем не хочется.
3. Начинать рабочий день, сосредоточившись в первую очередь на тех задачах, которые накануне вечером я определил как приоритетные. Через полтора часа я делаю перерыв на отдых. Сегодня – случайно это оказалось воскресенье – приоритетом стало написание блога. Во время перерыва я в течение часа играл в теннис. В будние дни во время отдыха я могу общаться с коллегами или обедать в ресторане. (Разделение рабочего дня на такие полуторачасовые циклы может стать еще одним ценным ритуалом. Подробнее в главе 18 «Поделите день на полуторачасовые циклы».)
4. Сразу же вносить в список любую идею или задачу, посетившую меня в течение дня. Как только идеи будут изложены на бумаге, я перестану на них зацикливаться, но не рискую их забыть.
Конечно, люди есть люди, и я, как и все, не соблюдаю каждое из этих правил ежедневно. Но если я пропущу что-нибудь, то обязательно поплачусь за это и на следующий день почувствую острую необходимость выполнить нужную процедуру.
Глава 18Поделите день на полуторачасовые циклы[29]Тони Шварц
Вот уже почти десять лет я начинаю рабочий день с непрерывной полуторачасовой атаки на задачу, заранее определенную мной как наиболее важная на сегодня. Через каждые 90 минут я отдыхаю, а по окончании перерыва снова включаюсь в цикл.
Чтобы сделать возможной такую систему работы, я выхожу из электронного ящика, закрываю все ненужные программы и перевожу телефон в режим голосовой почты.
Как правило, первые 90 минут утром я работаю более продуктивно и достигаю больших успехов, чем в аналогичные периоды на протяжении дня. Поначалу бывает сложно полностью сосредоточиться на работе в течение полутора часов, но я всегда делаю четкие перерывы, упрощая себе задачу.
Такую систему я внедрил потому, что в течение дня мои энергия, воля и потенциал, необходимые для постоянной концентрации внимания, постепенно снижаются. Как правило, по-настоящему сложные задачи остаются невыполненными. И зачастую они имеют самое большое значение. Говоря языком Стивена Кови, их можно назвать «важными, но не срочными». Это именно та работа, которую мы откладываем в пользу более срочных, легких или приносящих немедленное удовлетворение дел. (См. главу 11 «Как сосредоточиться на действительно важных задачах».)
Я сделал это открытие, когда писал книгу. На тот момент три мои книги уже были изданы. Для работы над каждой я покорно садился за стол в семь утра и часто не вставал до семи вечера. Я никогда не завершал книгу менее чем за год. Теперь-то я могу признаться, что, похоже, потратил больше времени на уклонение от работы, чем на нее саму, составляя списки дел, отвечая на электронные письма и телефонные звонки, наводя порядок на рабочем столе, систематизируя файлы. Бывали дни, когда я вообще не писал. Мне было невероятно сложно.
При работе над новой книгой «То, как мы работаем, – не работает»[30] я непрерывно писал в течение полутора часов и делал перерыв после каждого такого цикла. После первого я завтракал, ходил на пробежку после второго, обедал после третьего. Я писал не более четырех часов в сутки и закончил книгу меньше чем за шесть месяцев. Благодаря чередованию нескольких полуторачасовых циклов работы с перерывами я смог максимально сосредоточиться и сделать больше, затратив на это меньше времени.
Что же так повысило мою продуктивность? Привычка отбирать наиболее важные задачи в начале дня и работа в соответствии с естественными циклами организма. Основа этого метода – высокоточные, целенаправленные процедуры, выполняемые в определенное время. В конце концов, ваши действия доводятся до автоматизма и не требуют больших затрат энергии и самодисциплины, так же как привычка чистить зубы перед сном.
Один из первых исследователей сна, Натаниэл Клейтман, отметил, что наш организм в течение дня работает в том же полуторачасовом цикле «отдых – активность», что и во время сна. Проснувшись, мы переходим от верхней к нижней точке активности каждые 90 минут. Обнаруженный исследователем Пересом Леви и его командой ультрадианный ритм управляет периодами активности и отдыха у человека. Наше тело требует постоянного восстановления, и не только физического, но и умственного, и эмоционального.
Многие из нас невольно приучают себя игнорировать сигналы тела о необходимости отдыха: трудности с концентрацией внимания, физическое беспокойство, раздражительность. Вместо того чтобы на время расслабиться, мы заглушаем эту потребность кофеином, глюкозой и гормонами стресса: адреналином, норадреналином, кортизолом, – которые обеспечивают короткие всплески энергии, но ставят под сомнение нашу способность последовательно сосредотачиваться на работе в течение длительного периода времени.
Прислушиваясь к естественным ритмам организма, я научился распознавать его сигналы. Теперь я замечаю, когда 90 минут активной деятельности подходят к концу.
По-прежнему каждый вечер я определяю круг задач на следующий день, поскольку не хочу растрачивать энергию, думая о том, что нужно делать, вместо того чтобы выполнять поставленную задачу. Работать я начинаю в четко определенное время, потому что если дам себе послабление, то могу затянуть с решением задачи.
В идеале следует разделить свой день на несколько полуторачасовых периодов сосредоточенной работы с небольшими перерывами на восстановление. Однако не всегда возможно структурировать дни таким образом. Воспитайте в себе привычку хотя бы раз в день целенаправленно сосредотачиваться на самых сложных и важных задачах.
Глава 19Восемнадцатиминутный ритуал управления временемПитер Брегман
Собираясь вчера утром на работу, я руководствовался самыми лучшими побуждениями. Правда, даже войдя в свой кабинет, все еще смутно представлял, чем буду заниматься. Сев за стол, я включил компьютер и проверил почту. Спустя два часа, за которые мной была потушена парочка «пожаров», решены проблемы всех друзей и выполнены все поручения, свалившиеся на меня по телефону и через компьютер, я уже и вспомнить не мог, что собирался делать.
Большинство людей начинают свой день с мысли, что все сделать не успеют. На что потратить время – стратегически важное решение. Вот почему полезно составлять список не только того, что мы собираемся делать, но и того, что делать не будем.
Впрочем, придерживаться этих списков – совсем другое дело. Как можно реализовать свой план, когда вокруг столько вещей препятствуют этому? Как сосредоточиться на выполнении лишь нескольких основных задач, когда столько дел требуют внимания? Здесь понадобится, наверное, какая-то хитрость.
Джек Лалейн, гуру здорового образа жизни, похоже, владеет всеми уловками. А одна из них стала его секретным оружием – ритуал.
Даже в возрасте девяноста четырех лет каждое утро два часа он выполнял физические упражнения: 90 минут тяжелой атлетики и 30 минут плавания и ходьбы. Каждое утро. Он должен был так делать ради достижения своих целей: в день девяностопятилетия он планировал переплыть с побережья Калифорнии на остров Санта-Каталина, расстояние между