В ожидании ответа,
P.S. Ты еще скажешь мне за это спасибо!
-
Тема: Просьба о собеседовании
Хэл,
могу ли я попросить тебя об одолжении? Гленда Джонс, действительно очень способная студентка, участница городской программы «Молодые лидеры», мечтает о карьере журналистки и очень хотела бы познакомиться изнутри с работой новостного коммерческого издания. Не мог бы ты уделить ей 15 минут и как-нибудь в этом месяце побеседовать с ней у себя в офисе? Я знаю, что для нее это будет очень много значить. Ты увидишь, что она воспитанная, развитая, умная и невероятно выдержанная девушка.
По ее словам, она согласна на неоплачиваемую стажировку. После небольшого собеседования, возможно, ты рассмотришь возможность взять ее на недельный испытательный срок в качестве своей помощницы. Я знаю, что на протяжении последних лет ты был наставником многих амбициозных журналистов, но эта девушка действительно что-то особенное – она редактор университетской газеты, член общества Phi Beta Kappa[5], чемпион штата по дискуссиям.
Я ни в коем случае не давлю на тебя в этом вопросе. Если это лето – не самое удачное время для приема стажера в вашу газету, я, конечно, все пойму. Но, пожалуйста, если можешь – пообщайся с ней. Я попросила ее написать тебе отдельно и приложить свое резюме, чтобы ты получил представление о ее писательских способностях.
Заранее большое спасибо. Надеюсь, у тебя и твоей семьи все в порядке.
Первая версия письма абсолютно неэффективна – и если Гленда все же будет приглашена на стажировку, то это произойдет, скорее, вопреки просьбе ее преподавателя. Автор письма бестактна (предположила, что работа журналиста – это неблагодарный труд), недальновидна (призналась, что отказалась от подписки) и ужасающе самонадеянна (пишет так, словно адресат обязан ей за то, что она «постоянно рекламирует» газету, и за то, что предлагает такого «суперстажера»; кроме того, она безапелляционно утверждает, что Гленда обязательно должна получить эту должность).
Вторая версия эффективна, поскольку это письмо отличается сдержанным тоном, ориентировано на получателя, в нем присутствуют тактичность («Я ни в коем случае не давлю на тебя в этом вопросе») и легкая лесть («Я знаю, что ты был наставником многих»). Хотя второе письмо немного длиннее первого, в нем автор быстрее переходит к сути дела, и в нем содержится лишь полезная информация. Если у Гленды действительно есть потенциал, то благодаря этому письму у нее появится шанс быть приглашенной на собеседование, а возможно, и на работу в качестве стажера.
Иногда у вас может возникнуть необходимость выразить в электронном письме недовольство в чей-либо адрес – объяснить ошибку, обратить на нее внимание или и то и другое одновременно. Сравните два приведенных ниже примера, которые показывают правильный и неправильный подходы к сотруднику, который отправил оскорбительное электронное письмо всему отделу.
–
Тема: У тебя проблемы
Тед,
чем, скажи на милость, ты думал, когда отправлял эту «шутку»? Твои коллеги ничуть ее не оценили, и я тоже. Не надо говорить, что это была «всего лишь шутка». Ты разве не открывал справочник сотрудника и не читал там о политике нашей компании? Да я уверен, что ты этого никогда не делал. Никогда больше не отправляй таких писем.
-
Тема: Проблемы, возникшие из-за твоего письма
Тед,
то, что один человек считает смешным, другим может показаться неприятным и оскорбительным. Несколько сотрудников пожаловались мне на письмо под заголовком «Вы об этом слышали?», которое ты всем разослал вчера. Я был расстроен не меньше их из-за нецензурной лексики, которая неприемлема в письме коллегам по работе. Политика нашей компании не допускает использования ненормативных выражений, даже в форме шутки. Пожалуйста, в будущем учитывай то, какую реакцию твои письма могут вызвать у коллег. Если на тебя снова поступят жалобы, я буду вынужден сообщить в отдел по работе с персоналом. Но я надеюсь, что в этом не будет необходимости.
В первой версии гнев автора письма очевиден – и, пожалуй, очевидно только это. Тед наверняка почувствует себя дураком («Чем, скажи на милость, ты думал» и «Ты разве не открывал справочник сотрудника») и будет запуган («Никогда больше»). Однако при этом автор не конкретизирует, что именно Тед сделал не так и почему. И сам Тед вряд ли об этом спросит («Не надо говорить, что это была «всего лишь шутка»).
Тон второго письма не вызовет у адресата желания немедленно занять оборонительную позицию. На этот раз автор письма ясно обозначает источник проблемы («Письмо под заголовком “Вы об этом слышали?”, которое ты всем разослал вчера») и объясняет его последствия, факт нарушения корпоративной политики и последствия этого. В этом случае выше вероятность того, что Тед осознает свою ошибку.
• Выражайте свои мысли максимально прямо, придерживаясь при этом вежливого тона. Переходите к сути электронного письма уже в первых двух-трех предложениях.
• Никогда не пользуйтесь опцией «Ответить всем», не проверив предварительно список получателей. Отправляйте электронное письмо лишь тем, кому необходимо ознакомиться с его содержанием.
• Не растягивайте электронные письма. Старайтесь писать так, чтобы весь текст уместился на мониторе и чтобы письмо было кратким и емким – в этом случае его получатели быстро поймут суть дела.
• Сопровождайте письмо кратко и четко сформулированной темой, которая поможет получателям понять, зачем вы пишете и что это для них означает. Если вы хотите, чтобы они предприняли какие-либо действия в ответ на ваше сообщение, укажите это в теме письма.
• Строго соблюдайте грамматические правила – даже если набираете письмо большим пальцем на карманном устройстве.
Глава 19Деловые письма
Традиционные деловые письма еще не стали забавным пережитком прошлого. Они необходимы в самых различных ситуациях – от исправления ошибки поставщика до рекомендации соискателя на вакансию или уведомления о появлении новой услуги. Эффективные деловые письма могут повысить рентабельность вашей компании – например, побудить ключевых клиентов вновь совершить крупные закупки или убедить поставщиков услуг взимать с вашей компании меньшую плату при повторном размещении заказов. Они также могут способствовать созданию прочной деловой репутации, что в итоге, вероятно, приведет к улучшению финансовых результатов деятельности компании.
Рекомендации, приведенные в этой главе, помогут вам получить такие результаты.
Выражайтесь прямо, без формализма
Вы постоянно сталкиваетесь в письмах с фразами-клише, такими как «во вложении вы найдете…» и «в соответствии с…». Они весьма благозвучны, но малоэффективны. Без них ваши письма будут гораздо яснее и вызовут больший интерес у читающих.
Рекомендации по написанию ясных и убедительных писем
• Сосредоточьтесь на своем читателе. Старайтесь не начинать со слова «я»; если возможно, выражайте свою мысль с использованием местоимения «вы» («Вы были так любезны…», «Возможно, вас заинтересует» и тому подобные выражения). Пусть адресат остается на первом плане, поскольку – нравится вам это или нет – именно это поможет вам удержать его интерес. Не «Я решил написать вам несколько слов о том, что я действительно на прошлой неделе прекрасно провел время у вас в гостях», а «Каким замечательным хозяином вы показали себя на прошлой неделе».
• Пишите то, что действительно важно. Старайтесь сделать так, чтобы ваше сообщение было кратким и содержательным, не толките воду в ступе. Не «Я надеюсь, что на момент получения этого письма вы будете преуспевать в делах, у вас будет все прекрасно в личной жизни и вы будете продолжать расширять свой кругозор, что принесет вам чувство глубокого удовлетворения и успех во всех ваших начинаниях», а «Я надеюсь, что вы, ваши родственники и друзья прекрасно провели время на прошлой неделе в Мэнитон-Спрингс, о чем вы так увлекательно рассказывали».
• Избегайте уклончивости и двусмысленности. Не «Мы с сожалением сообщаем, что в настоящее время не собираемся расширять штат сотрудников», а «К сожалению, сейчас у нас нет вакансий».
Люди часто перегружают свои письма – обильно украшая их громоздкими, многословными выражениями, – когда сама суть письма вызывает у них неловкость. Давайте проанализируем разницу между двумя приведенными ниже примерами. Первый из них – это приветственное письмо управляющего гостиницы клиентам; второй – то же письмо в моей редакции.
Уважаемый гость,
добро пожаловать в гостиницу Milford Hotel Santa Clara. Мы очень рады, что вы выбрали нашу гостиницу на время пребывания в районе Кремниевой долины. Наш персонал готов оказать вам всяческое содействие и способствовать тому, чтобы ваше пребывание здесь было комфортным и превосходным во всех отношениях.
Мы бы хотели проинформировать вас о том, что во время вашего пребывания здесь, в гостинице Milford Hotel Santa Clara, во всех номерах устанавливаются новые унитазы. Эта процедура начнется во вторник, 8 мая, и завершится во вторник, 29 мая. Мастера будут начинать работу в 9:00 утра и заканчивать в 5:30 вечера. Бригада начнет свою работу с 14-го этажа и будет продвигаться вниз вплоть до полного завершения работ. В эти часы вы, возможно, увидите новые или старые унитазы в коридорах номеров, и во время проведения данных работ мы обеспечим высокий уровень санитарных стандартов. Мы надеемся, вы вскоре сможете оценить новые сиденья для унитазов. Если в момент замены унитазов вы будете находиться в своем номере и/или не пожелаете, чтобы вас беспокоили, мы рекомендуем вам использовать табличку «Не беспокоить», повесив ее на ручку своей двери.