• Ориентируйтесь на свой план, состоящий из трех пунктов.
• Начните с написания обоснования для того пункта, с которого вам легче всего начать, а затем переходите к другим.
• Пишите быстро, не отвлекаясь на редактирование.
• Старайтесь писать каждый раздел полностью за один подход. Если вам необходимо прерваться на половине раздела, то, прежде чем заняться другими делами, напишите первые несколько слов следующего предложения. (Когда вы снова вернетесь к документу, вам будет легче закончить наполовину написанное предложение, чем начать новое.)
Судья
• Сразу же после составления чернового варианта документа перечитайте его, чтобы решить, не следует ли дополнить и расширить представленные в нем идеи.
• Затем отложите его на некоторое время – до следующего дня, если это возможно, или на несколько минут, если поджимают сроки.
• Когда вы вернетесь к черновику, проанализируйте его с точки зрения целевой аудитории. Будет ли содержание документа понятно каждому, кто станет его просматривать, или это требует особых знаний? Можно ли назвать документ кратким и емким или же в нем много лишнего, что приведет к пустой трате времени того, кто будет его читать?
• Найдите два главных недостатка в своем черновике и попытайтесь их исправить.
• Задайте себе следующие вопросы:
• Не упустил ли я чего-то существенного?
• На всех ли важных моментах я сделал акцент?
• Точен и понятен ли смысл каждого предложения?
• Обеспечил ли я плавные переходы от одних частей текста к другим?
• Что я могу убрать без ущерба для содержания?
• Имеются ли в тексте какие-либо неопределенные утверждения, которые я могу подкрепить конкретными фактами?
• Имеются ли скучные места, которые я мог бы оживить?
• Могу ли я улучшить свои формулировки?
• Могу ли я улучшить пунктуацию?
• Имеются ли в тексте опечатки?
Приложение БЧто нужно и чего нельзя делать в соответствии с этикетом деловой переписки
Что нужно делать
1. Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок.
2. Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию.
3. Подписывайте деловые письма, используя свои имя и фамилию, если только вы не состоите в дружеских отношениях с их получателями. Если ваш корреспондент обращается к вам «уважаемый господин Смит», ставьте в подписи имя и фамилию; если он пишет «привет, Джордж», то в подписи можно ограничиться именем.
4. В конце письма ставьте собственноручную подпись, а не факсимиле.
5. Всегда включайте в письмо свою контактную информацию, чтобы получатель знал, как можно с вами связаться.
6. Если вы отправляете деловому партнеру или приятелю рукописное сообщение, используйте традиционную марку для отправки письма, а не конверт с напечатанной маркой.
7. Прежде чем отправить электронное письмо, убедитесь, что вы, во-первых, вписали всех необходимых получателей в адресную строку и, во-вторых, прикрепили все файлы, на которые ссылаетесь в тексте письма.
8. Эффективно используйте пространство письма, чтобы документ легко читался и не вынуждал людей напрягать зрение. Оставляйте достаточно широкие поля, пропускайте место между абзацами, разбивайте текст на подразделы, если это уместно, и используйте красную строку там, где это необходимо.
9. Указывайте дату во всех отправляемых письмах и документах (за исключением электронных писем, в которых дата проставляется автоматически), чтобы сориентировать своего адресата во времени.
10. Если хотите поблагодарить нескольких человек, работающих в одной компании, напишите им разные благодарственные письма. Если адресаты обнаружат, что вы штампуете их по шаблону, это может вызвать негативную реакцию.
Чего нельзя делать
1. Не пишите слова прописными буквами. Это выглядит так, словно вы кричите.
2. Не пишите ответ на письме адресата, пытаясь сэкономить время или бумагу. Ответ должен быть написан на отдельном листе, даже если это лишь короткая записка. Контракты и другие соглашения – это другой вопрос.
3. Не пишите «заранее спасибо». Если вы хотите при выражении какой-либо просьбы поблагодарить человека, просто изложите просьбу, а затем напишите «спасибо». И обязательно поблагодарите снова (возможно, даже лично), когда просьба будет успешно выполнена.
4. Не используйте опцию «скрытая копия» при написании электронных писем, если только у вас нет абсолютной уверенности в том, что это действительно необходимо. Это может создать вам плохую репутацию.
5. Не используйте слишком мелкий или необычный шрифт, который затрудняет чтение документа или создает впечатление о вас, как о легкомысленном человеке.
6. Не делайте тему электронного письма чрезмерно длинной.
7. Не пишите благодарственных писем на открытках, где уже напечатано слово «спасибо!» или «благодарю» (это считается дурным тоном).
8. Не бойтесь даже по прошествии времени поздравить, выразить благодарность, соболезнования или любые другие эмоции, которые, как вы чувствуете, должны выразить.
9. Не пишите письмо в состоянии гнева или разочарования. Прервитесь, сделайте паузу и абстрагируйтесь от ситуации. Вернитесь к написанию письма лишь после того, как дадите себе некоторое время на обдумывание проблемы и сможете спокойно выразить свои мысли.
10. Не пишите ничего такого, что вам было бы стыдно увидеть на первой полосе Wall Street Journal.
Библиография
Умение выражать свои мысли на письме – навык, требующий постоянного совершенствования. Ниже приведен перечень книг, которые помогут вам в этом.
Основные источники
• The American Heritage Dictionary of the English Language. 5th ed. Boston: Houghton Mifflin Harcourt, 2011.
• Garner, Bryan A. Garner’s Dictionary of Modern American Usage. 3d ed. New York: Oxford, 2009.
• Merriam-Webster’s Collegiate Dictionary. 11th ed. Springfield, MA: Merriam-Webster, 2008.
• Roget’s Thesaurus of English Words and Phrases. George Davidson, ed. Avon, MA: Adams Media, 2011.
• Trimble, John R. Writing with Style. 3d ed. Upper Saddle River, NJ: Pearson, 2010.
Дополнительная литература
• Flesch, Rudolf. The Art of Plain Talk. New York: Harper& Brothers, 1946.
• Flesch, Rudolf. How to Write Plain English: A Book for Lawyers and Consumers. New York: Harper & Row, 1979.
• Fowler, H. W. A Dictionary of Modern English Usage. 2d ed. Edited by Ernest Gowers. New York: Oxford University Press, 1965.
• Garner, Bryan A. Legal Writing in Plain English. 2d ed. Chicago: University of Chicago Press, 2012.
• Gowers, Ernest. The Complete Plain Words. 3d ed. Edited by Sidney Greenbaum and Janet Whitcut. Boston: David R. Godine, 1986.
• Graves, Robert, and Alan Hodge. The Reader over Your Shoulder. 2d ed. London: Cape, 1947.
• Partridge, Eric. Usage and Abusage: A Guide to Good English. New York: Harper & Brothers, 1942.
• Strunk, William, and E. B. White. The Elements of Style. 4th ed. Boston: Allyn & Bacon, 1999.
• Tufte, Edward R. Beautiful Evidence. Cheshire, Conn.: Graphics Press, 2006.
• Tufte, Edward R. Envisioning Information. Cheshire, Conn.: Graphics Press, 1990.
• Wallace, David Foster. Consider the Lobster. New York: Little, Brown & Co., 2005.
• Zinsser, William. On Writing Well. New York: HarperCollins, 30th Ann. ed., 2006.
От автора
Я выражаю глубочайшую признательность Лизе Баррел из HBR, которая была редактором этой книги в течение нескольких переизданий. Хочу также поблагодарить сотрудников LawProse, а именно: Хизер Хейнс, Беки Мак-Дэниел, Тайгера Джексона, Джеффа Ньюмана, Дэвида Джена и Райдена Мак-Комаса Андерсона – каждый из них внес свою лепту в структуру и художественное оформление книги. Кроме того, я хочу сказать спасибо всем моим последователям в Twitter (@bryangarner), которые предложили избегать некоторых выражений из бизнес-сленга. Я очень благодарен своей приемной матери Кэролайн Гарнер за то, что она подтрунивала надо мной, подбадривала и всячески вдохновляла меня в ходе многомесячной работы над книгой – это не первый и не последний пример ее благотворного влияния на мою карьеру.
Книга посвящается кинопродюсеру Дж. П. Алену, моему близкому другу с раннего детства, с того самого времени, как мне было пять, а ему три. Мы вместе предавались увлечению языками и писательством, в то же время читая многочисленную литературу, посвященную предпринимательской деятельности и управлению бизнесом – не думая при этом о том, что кто-то может счесть нас ботанами или задротами. Мы всегда считали образованность уделом крутых парней, а невежество – полным отстоем.
Об авторе
Брайан Гарнер – хорошо известный лексикограф, знаток грамматики, юрист и предприниматель. После основания в 1991 году LawProse он способствовал обучению навыкам письменного убеждения и эффективного заключения контрактов более 150 тысяч юристов. Среди его клиентов не один десяток отделов юридического сопровождения крупнейших компаний из списка Fortune.
Гарнер написал несколько книг, в том числе Garner’s Modern American Usage, The Elements of Legal Style, и The Winning Brief. Он занимает пост главного редактора всех современных изданий «Юридического словаря Блэка». Кроме того, в соавторстве с членом Верховного суда США Антонином Скалиа он написал два бестселлера о принятии решений в судовой практике.