Примерно 80 % тех, кто становится моими клиентами, не знают, сколько они зарабатывают. «Я, – говорят они, – не могу себя заставить все записывать, это очень муторно».
Еще 15 % уверены, что считают доходы и расходы. Но если разобраться, как они это делают и что именно считают, начинают вылезать подводные камни. Мы поговорим о них в этой главе.
И только у оставшихся примерно 5 % в авторском бизнесе есть стабильный, прозрачный и точный финансовый учет.
В какой группе вы?
В главе о ценах мы уже говорили о том, как цена может съедать энергию, если она не учитывает экономику продукта. Помните? Если вы, например, думаете, что зарабатываете за услугу три тысячи рублей (ее стоимость для клиента), а на деле после вычета расходов остается полторы, то внутри вас копится недовольство.
В масштабе всего авторского бизнеса происходит то же самое.
Чаще всего финансовый учет (а особенно учет расходов!) в авторских проектах хромает именно потому, что эксперты боятся увидеть настоящие цифры, которые могут демотивировать, ведь в проект вливается много сил, времени и энергии. Столкновение с реальностью бывает болезненным, когда вы видите, что на самом деле заработок невелик, а то и вовсе отсутствует.
Я раньше не была поклонником бухгалтерского учета. Поэтому больше двух лет с начала ведения тренингов лишь примерно знала, сколько мне приносят запуски курсов, поскольку могла видеть поступление денег за каждую группу. Но не считала, сколько зарабатываю, например, на консультациях, и абсолютно не была в курсе своих расходов. Не знала, каков оборот моего проекта в год и какова моя личная прибыль в месяц. Так же происходит у многих экспертов в первые годы работы. Если и вы не дружите с бухгалтерией – это, разумеется, не повод для уныния и самобичевания. Но если вы рассчитываете на стабильный рост проекта, на то, что он будет кормить вас долго и счастливо, то пора действовать по-другому.
Возможно, первый шаг к финансовому учету будет болезненным. Знаете, какой была моя первая мысль, когда я впервые посчитала деньги? Я поразилась: неужели я так мало зарабатываю?
В то время я работала почти круглосуточно. Мне казалось: клиенты платят, на жизнь хватает, вроде бы все в порядке. Но я взглянула на цифры и поняла, что силы и время, которые я трачу на работу, вообще несоразмерны полученным деньгам.
Было желание все бросить. А чего ради вкалывать, вкладывать душу в бизнес, взваливать на себя ответственность, если офисный секретарь получает примерно столько же, работая с девяти до шести?
И тогда я села и стала думать, как поступить с проектом, как добыть из него денег, как делать это системно и регулярно, как заниматься планированием прибыли. Это привело к тому, что за год я выросла по деньгам вдвое. Но этого не произошло бы, если бы я не начала банально записывать в тетрадку, а затем и в таблицу, сколько получаю и сколько инвестирую в проект.
Надеюсь, мне удалось убедить и вас заняться учетом денег. Потому что именно через определение своей реальной финансовой точки А лежит путь к росту в точку В.
Что и как считать
Самый простой вариант – составить таблицу. Она подходит даже тем, у кого учет денег и планирование доходов вызывает панику и непонимание.
Расходы: поделить на постоянные и разовые.
Постоянные расходы – то, что вы вкладываете в проект ежемесячно. Их подсчет позволяет спрогнозировать расходы и на следующие периоды (например, оплата сервисов, которые вы используете регулярно, зарплаты помощникам или ежемесячный бюджет на продвижение).
Разовые расходы – то, что понадобилось один раз (например, создание сайта или разовые вложения в рекламу).
Доходы – все деньги, которые поступили за каждый месяц.
Что это может быть?
– Продажа продуктов.
– Дополнительный сервис (доставка, обслуживание, консультации, ремонт и пр.).
– Аренда, если вы что-то сдаете.
– Комиссии за партнерские рекомендации.
– Реклама, если вы размещаете у себя чужую рекламу за деньги, и т. д.
Прибыль – доходы минус расходы.
Даже использование простой таблицы наводит порядок в проекте. Особенно если вы учитываете подводные камни, о которых я расскажу дальше.
Пример таблицы для учета доходов и расходов
Чуть более сложная система учета – учет по кластерам (подпроектам).
Эта система полезна для понимания нюансов работы вашего проекта. Кластерами могут быть разные направления работы или отдельные продукты: у меня это тренинги, интенсивы, консультации, менторинг, корпоративные программы.
Для тех, кто работает с корпоративными клиентами, кластерами могут быть как раз компании.
Считать доходы и расходы по кластерам полезно для того, чтобы оценить выгодность каждого. Может оказаться, что проект в целом прибылен, при этом внутри него есть убыточный подпроект. Продукт А приносит деньги, а продукт Б только ест и бюджет, и ваше время.
Например, Виктория стилист-байер. У нее сразу несколько подпроектов: закупки и продажа одежды; онлайн-магазин бижутерии; подбор индивидуального стиля и еще несколько. Вика разрывается между ними. Каждому нужно уделить внимание, у каждого свои особенности продвижения, свои соцсети, своя клиентская база.
Для того чтобы оптимизировать усилия, надо понять, где в проекте находится прибыль. Чем заниматься выгоднее всего? Вика зарабатывает на каждом подпроекте? Или есть убыточное направление, которое только отнимает время и деньги? Этого не понять, пока не посчитаны финансы по кластерам.
Если нет возможности разделить расходы (например, все расходы относятся к проекту в целом и неделимы на подпроекты), можно считать по кластерам только доходы. Если вы дополнительно учитываете еще и ваше рабочее время, и энергию, вложенные в разные направления, у вас получается достаточно прозрачная картина, показывающая, на чем вы на самом деле зарабатываете, а что висит в вашем проекте балластом.
Средний месяц
Очень важный акцент: для того чтобы видеть реальную картину, не обманывать себя относительно цифр своего дохода и иметь адекватный фундамент для финансового планирования, важно считать такой показатель, как среднемесячный заработок.
Евгения репетитор, преподаватель русского языка. Она считает, что зарабатывает по 140 тысяч в месяц. Эта сумма кажется ей значительной. И Евгения не понимает, почему денег как будто все время не хватает и почему она все время чувствует неудовлетворенность, хотя получает достаточно.
Посчитаем. Евгения продает уроки и групповые занятия. У нее по десять индивидуальных уроков в неделю, каждый урок стоит 2 тысячи рублей, итого 80 тысяч в месяц. Кроме того, раз в три месяца Евгения запускает группу, и доход от группы 60 тысяч в месяц. Итого – 140 тысяч!
Вы уже увидели первую ошибку? Евгения считает свой заработок по максимальному месяцу! Более адекватная картина вырисовывается, если разделить доход от группы на количество месяцев, когда идет работа группы, – получается уже по 100 тысяч в месяц.
Есть и еще одна ошибка. Летом доход Евгении снижается. Ученики уезжают на каникулы, поэтому летом она вообще не запускает группы и ведет всего по три занятия в неделю. Ее летний доход получается всего 24 тысячи в месяц.
Как посчитать средний месяц? Разделить все полученные за год деньги на 12 месяцев. Для Евгении это получается (100 тысяч × 9 месяцев + 24 тысячи × 3 месяца) / 12 = 81 тысяча рублей в месяц. Далеко от 140, правда? Неудивительно, что внутренняя мотивация страдает.
Кроме того, сбитый ориентир относительно заработка влияет и на личную финансовую историю. Если вы считаете своим доходом максимальный месячный заработок (как Евгения 140 тысяч рублей), то и свои личные расходы вы планируете, исходя из этой цифры. Это могут быть дорогие покупки или кредиты, которые вам на самом деле не по карману. В итоге денег будет постоянно не хватать, вы попадете в состояние «работаю, работаю, а денег все время впритык». Очевидно, энергии и ресурса для того, чтобы с радостью делать свое дело, у вас не будет.
Важно увидеть реальное соотношение затраченных вами на проект сил и финансовой отдачи! Именно расчет среднего месяца позволяет это сделать.
Кстати, чего еще не учитывает Евгения при расчетах? Правильно, расходной части. Давайте о ней поговорим отдельно.
Подводные камни учета расходов
Что обычно считают в расходах?
– Закупки продукта, если вы что-то перепродаете, и сырья, если вы что-то производите или оказываете услуги, требующие расходных материалов.
– Зарплаты помощников, если они есть.
– Издержки на производство и на доставку, если вы что-то производите и доставляете.
– Затраты на техническую платформу – онлайн-сервисы, хостинг и т. д.
– Затраты на рекламу.
С этими статьями расходов, кажется, все понятно?
Но, как показывает практика, в учете расходов ошибок и слепых пятен обычно гораздо больше, чем в учете доходов.
Если вы получаете деньги на единый расчетный счет, работая как ИП или самозанятый или работаете с электронной платежной системой, вы можете увидеть все финансовые поступления в одном месте. При этом часто бывает, что расходы оплачиваются по-разному: что-то с одной карты, что-то с другой, что-то наличкой, а что-то попросили купить мужа или жену – короче, все перепутано.
В таких условиях хочется махнуть на все рукой и вернуться к удобной концепции «на жизнь хватает». Не попадайтесь в эту ловушку, заведите себе программу или блокнот и считайте все, что потратили.
Что это такое? Например, регулярные автоплатежи за разные электронные сервисы, которые сами списываются с карт, или комиссии платежных систем.
Чем больше проект, тем заметнее эти суммы. В прошлом году только комиссии платежных систем у меня составили несколько сотен тысяч рублей. Если бы я игнорировала эту статью расходов, могла бы себя обманывать, завышая уровень своего дохода.
Часто в эту же категорию попадают расходы на дорогу, если специалист выезжает к клиентам, платит за бензин или общественный транспорт с личной карты и поэтому не учитывает их как расходы проекта.
А еще часто не учитываются неочевидные расходы.
Кое-что эксперты просто забывают отнести к расходам бизнеса. Чаще всего это профессиональное обучение, повышение квалификации, обучение прочим нужным дисциплинам (тому же маркетингу). Покупка книг, которые нужны для работы. Работа со стилистом, которая нужна для формирования имиджа, и это задача из сферы бизнеса. Поездки на профильные мероприятия. Фотосессии и т. д.
Сейчас экспертам, которые постоянно проходят какое-то обучение, но не закладывают это в издержки, может стать больно: представляете, какую картину вашего реального дохода вы можете увидеть?
А если вы не посчитали расходы, например, на фотосессию (фотограф, аренда зала, визажист, консультация стилиста, покупка костюма, дорога…) и забыли вычесть эти расходы из суммы своего дохода, то в конце месяца вы можете очень удивиться: а где же деньги? Может появиться ощущение «я много работал, но денег опять не хватает» – очень вредное для общего тонуса и желания делать проект.
У меня есть вебинар про деньги. Я рассказываю там то, что вы сейчас прочитали. После вебинара мне часто пишут:
– «Оказывается, я зарабатываю совсем не столько, сколько мне казалось»;
– «Мой проект в глубоком минусе»;
– «Я обманывала сама себя, потому что все расходы бизнеса записывала в личные и считала только доходы».
Это нормально. Часто именно такое неприятное столкновение с реальностью стимулирует кратный рост вашей экспертной практики и дохода от нее.