С какой стороны подступиться к делегированию, с каких задач начинать?
Для начала надо разобраться, какие задачи у вас вообще есть. Перечислить их все с первого раза мало у кого получается, поэтому посвятите время тому, чтобы составить максимально подробный список.
Кстати, даже если у вас уже работает команда, нелишним будет периодически проводить такой аудит ваших личных задач: обязательно найдется то, что уже пора делегировать, а вы и не заметили.
Итак, соберите в список все задачи, которые вы выполняете.
Крупные пошагово детализируйте. Например, не просто «каждый день я публикую пост», а «пишу текст, ищу картинку, редактирую картинку, оформляю пост, выкладываю пост, делюсь им в историях». Такая декомпозиция задач не только позволит увидеть реальный объем вашей работы, но и покажет, какие задачи можно делегировать частично, если целиком пока не получается.
Теперь разберемся, что из всего этого богатства имеет смысл отдать помощникам в первую очередь.
Определение приоритетов в делегировании
Две первые группы самых приоритетных в делегировании задач обычно не вызывают вопросов.
То, что надо делать в четыре руки. Например, вы проводите групповое обучение и вам требуется модератор. Или ведете шоу фокусников, где без ассистента не обойтись.
То, в чем вы некомпетентны и не планируете разбираться. Сделать сайт, настроить рекламу, подключить партнерскую программу или сервис приема платежей – здесь обычно эксперт пляшет от бюджета. Есть деньги – делегируем, нет – пробуем сделать сами (но помним о том, что не любая экономия на самом деле экономия).
Когда разобрались с первыми двумя группами задач, что дальше?
Делегируем то, что занимает много времени и может быть выполнено другим специалистом. Чем больше времени уходит на такую задачу, тем скорее следует передать ее в надежные руки помощника.
Тренер по растяжке Алиса много лет ведет социальные сети. Поначалу у нее была только одна площадка, где она публиковала посты. С течением времени площадок стало пять, посты выходят в разное время, плюс появился видеоконтент, который надо снимать и монтировать, плюс истории…
Важно ли, чтобы Алиса сама писала посты? В целом да (хотя, если честно, и тут есть нюансы).
Важно ли, чтобы она лично монтировала видео, подбирала картинки к постам и нажимала на кнопку «опубликовать»? Нет, это может делать кто угодно.
Сколько времени ведение соцсетей занимает в графике Алисы? Если посчитать, то в сумме четверть ее рабочего времени. А значит, все эти процессы точно пора передавать.
Делегируем те задачи, которые занимают немного времени, но едят энергию, и неважно, кто будет их выполнять, вы или другой человек.
Я еще называю их задачами, которые «болят».
У каждого эксперта «болят» свои задачи, особенно часто бухгалтерские, юридические или технические.
Для меня такой задачей стал контроль над запусками моих продуктов.
На момент, когда я вообще об этом задумалась, у меня уже работала команда. Процесс продажи любого тренинга или мастер-класса был подчинен четкому алгоритму, в котором у каждого свои задачи.
Но нужен был еще финальный контроль.
Надо было убедиться, что все продающие страницы и письма готовы в срок. Затем проверить, все ли кнопки на них работают, все ли данные указаны верно, все ли служебные сообщения приходят клиентам, оплатившим тренинг, и т. д.
Весь комплекс проверок занимал совсем немного времени. И я каждый раз проходила его, окидывая хозяйским взором все, что сделала команда. А потом вдруг осознала, что мне это страшно не нравится. Приходится удерживать эти задачи в зоне внимания, замечать все нюансы, делать правки.
Когда я передала опцию контроля ассистенту, то почувствовала, будто сбросила гору с плеч. Если считать только время, то сэкономила я всего около пары часов в месяц. А если учитывать энергию, то оказалась в заметном выигрыше.
Кстати, если собрать все задачи, которые попадают в эту категорию, окажется, что в сумме и времени они забирают немало.
Дальше делегируем то, что должны сделать лично вы, но при ближайшем рассмотрении находятся варианты. Особенно если это задачи, отбирающие энергию.
Обычно в эту группу попадают задачи, которые касаются создания продукта (в том числе персональная работа с клиентами) и продвижения.
Есть то, что передать решительно невозможно, например выступить на конференции для развития вашего личного бренда можете только вы. А есть и то, что позволяет снизить нагрузку на эксперта, хотя бы частично.
Помните, в предыдущей главе я рассказала, как сложно мне было взять кураторов и делегировать проверку домашних заданий на тренингах? Каждый второй автор онлайн-курсов, приходящий ко мне на консультацию, сталкивается с той же проблемой: кажется, что обратную связь максимально важно давать самому. Но если разработать методологию и подготовить команду, то оказывается, что делегируется эта задача легко и приятно, а автор курса сразу становится богаче на огромный кусок энергии.
Моя клиентка Ирина, психолог, делает текстовые пособия-методички, которые продаются у нее просто шикарно. Продукт этот очень трудоемкий, и Ирина была уверена, что никто, кроме нее, не сможет заниматься его разработкой. Но оказалось, что достаточно разбить процесс работы над методичкой на шаги – подготовка материала, редактура, верстка, – как выяснилось, что больше половины задач можно передать команде, а часть – вообще нейросети. Теперь работа строится так: Ирина создала небольшой закрытый клуб, в котором проводит вебинары. Из каждого вебинара помощники при участии новых технологий делают текстовое пособие, которое продается на широкую аудиторию. Ирине не нужно самой работать над текстом, а клуб полностью окупает работу команды над методичкой.
Мой пример. Я в целом люблю писать посты для соцсетей, но один тип контента вызывает у меня сопротивление – это полезные «программные» посты из серии «5 способов рассказать о вашем продукте без продающих текстов», «7 сервисов для анализа конкурентов» или «4 метода для экстренного спасения продаж». Поэтому работу над таким контентом я отдала редактору, она собирает посты из моих вебинаров, старых текстов, выступлений на конференциях или просто аудиосообщений. Также редактор работает над моими статьями, которые публикуются у нас на сайте, хотя когда-то я тоже не верила, что это можно кому-то передать.
Так что теперь, когда у меня появляется новая задача, которая мне не очень нравится, первый вопрос, который я задаю себе: кто может делать это вместо меня? Никто? А если как следует подумать?
Следующий шаг в делегировании: ищем и находим, что можно улучшить в проекте за счет работы помощников.
Если все работает слаженно и вы – автор и руководитель – не загружены по самую макушку, ищите, где и что докрутить. Но не своими руками!
Висят неоплаченные заказы? Возможно, нужен помощник на обзвон тех, кто не оплатил.
Устаревший каталог продуктов? Пришла пора взять специалиста, который приведет все в порядок.
Плохо покупают с рекламы? Вероятно, нужно пересмотреть воронку продаж.
Главное, чтобы улучшения и доработки не отняли внимание от основного: освободили вас от «чужой» работы, дали вам простор для творчества и разработки стратегических решений.
Что нельзя делегировать
Помимо того что я не рекомендую делегировать те задачи, которые заряжают вас энергией, категорически нельзя делегировать следующее.
Регистрацию любых площадок, сервисов, электронных систем.
Страницы в соцсетях должны быть зарегистрированы на ваш email и номер телефона. Рекламный кабинет, домены, хостинги, сервисы рассылок и чат-боты должны быть вашими. Сообщества и каналы в соцсетях должны быть созданы под вашим аккаунтом.
Я видела, как комьюнити-менеджер ушел из проекта и увел с собой телеграм-канал; разработчик сайта уехал в неизвестном направлении, и теперь у владельца сайта нет доступа к админке; менеджер проекта обиделся на клиента и закрыл доступ к файлобменнику с важной информацией; таргетолог работал через свой рекламный кабинет, уволился, автор проекта потерял доступ к аналитике и т. д.
Берегите свои активы и следите за тем, чтобы они были юридически и технически вашими. Меньше стрессов – больше энергии.
Конфиденциальные вещи: связанные с информацией, которую нельзя показывать другим людям.
Если речь идет о ваших доходах или о персональных данных клиентов (например, продажник или техспец видит эту информацию в системе приема платежей или в сервисе рассылки и по-другому настроить нельзя), берите подписку о неразглашении.
То, что касается стратегии, планирования и принятия судьбоносных решений.
Если автор и руководитель бизнеса вы и прибыль от бизнеса приходит вам, то никто, кроме вас, не заинтересован на 100 % в том, чтобы эту прибыль получить.
Бывает такое, что эксперту страшно принимать стратегическое решение самому и он пытается переложить его на помощника или консультанта, чтобы заранее снять с себя ответственность в случае провала.
Как бы ни были ваши помощники или консультанты вовлечены в проект, они не могут отвечать за стратегию полностью. И даже если вы делегируете крупные стратегические задачи, например составление долгосрочного контент-плана, все равно проконтролировать и утвердить итоговый вариант должны вы.
Анализ экономики и контроль ключевых показателей.
Сколько у вас клиентов в этом месяце? Сколько вы зарабатываете в среднем за месяц? Сколько платите за подписчика, если даете платную рекламу? Какая конверсия у ваших воронок, если они есть?
Все это нужно знать и контролировать регулярно.
Надежда, создатель школы коучей, через платную рекламу собирает подписчиков на email-рассылку, а затем отправляет письма с продажей обучения: это одна из стандартных маркетинговых воронок. Надя знает, сколько ежемесячно она инвестирует в рекламу. И знает общий объем продаж курсов (то есть сколько продается мест в целом и сколько денег это приносит).
Но если рассматривать конкретную email-воронку, работает ли она? Покупают ли из нее вообще? Приносит ли она сумму больше, чем в нее инвестировано? Лучше ли она работает, чем другие каналы продвижения?
В проекте Нади есть специалист по рекламе. Считается, что он все контролирует. А на деле? Если Надежда сама не следит за цифрами, может оказаться, что она зря тратит деньги – и на рекламу, и на зарплату помощника.