Есть команды, руководство которыми отбирает энергию. А есть такие, которые представляют собой взаимно заряжающую систему: сотрудники вдохновляются вами, а вы получаете энергию от их вовлечения и энтузиазма. Вот с такой командой работать легко и классно. А за то, какая команда у вас, отвечаете вы сами: какую создали, с такой вместе и крутите педали.
Ниже я собрала несколько идей, которые помогут настроить взаимодействие с помощниками. В разное время именно эти решения помогли мне сформировать команду, в которой я уверена: она работает без пинков с моей стороны, отвечает за результат и делает меня очень счастливым экспертом-руководителем.
Ослабьте контроль
Страх, что сотрудник сделает неидеально, не так, как привыкли вы, что-нибудь испортит, обычно служит дурную службу: заставляет контролировать каждый шаг помощника и подчищать за ним хвосты. Это лишняя работа, которая отнимает много вашего времени, внимания и энергии.
Тревожный эксперт сам приучает сотрудников согласовывать с ним каждый чих и советоваться по поводу любых принимаемых решений. А вдруг что-то не то напишет в электронном письме? А вдруг как-то не так ответит клиенту?
Не надо путать руководство проектом и тотальный контроль. Руководство – это когда с ростом команды освобождается ваше время и энергия. А вот объем тотального контроля, наоборот, с ростом команды увеличивается.
Когда-то я сама была таким тревожным экспертом и приучила команду к контролю. Все по любому вопросу приходили ко мне: «Маша, а давай сделаем так?», «Маша, а вот здесь что-то сломалось, нужно кого-то привлечь починить», «Маша, а если я вот так начну письмо?».
В итоге в какой-то момент я вдруг обнаружила, что бо́льшую часть рабочего дня трачу на то, чтобы утвердить и согласовать то, что делает команда. Из-за этого не хватало времени на стратегические задачи. Да и на текущие-то еле-еле.
Я никак не могла избавиться от привычки контролировать, хотя понимала, что она мешает мне зарабатывать.
Знаете, что мне помогло? Я написала на желтом стикере фразу: «Реши это самостоятельно». И приклеила его над монитором.
Когда ко мне приходил кто-то из команды с очередным вопросом, я привычно заносила пальцы над клавиатурой, чтобы нырнуть в задачу и всем во всем помочь… а потом видела стикер. И писала: «Реши это сам/сама, пожалуйста. Когда решишь/придумаешь решение – приди и расскажи».
Никакие советы коучей про то, как надо передавать ответственность, мне не помогли. Помог только желтый стикер. Команда почувствовала самостоятельность. Я выдохнула. У меня освободился ресурс.
Возможно, желтый стикер поможет не всем. Но если чувствуете, что ваш собственный контроль над работой команды душит вас, найдите способ ослабить поводья.
Настраивайте внутренние коммуникации
Это тоже имеет отношение к контролю.
Пока вы работаете с одним ассистентом, все общение в проекте происходит между вами двоими. Вы к этому привыкаете и с ростом команды продолжаете замыкать все коммуникации на себя.
В итоге, если одному сотруднику нужно решить задачу, которой занимается другой сотрудник, он придет с вопросом к вам, чтобы вы сформировали задачу и запустили ее выполнение.
Достаточно часто ваши помощники даже не знают, чем конкретно занимаются остальные, с каким вопросом к кому можно обратиться. Особенно часто такая картина бывает в командах, собранных из исполнителей-фрилансеров на частичной или проектной занятости (а таких у частных экспертов большинство).
Если не хотите вечно играть в испорченный телефон и выполнять функцию передаточного звена, настраивайте внутренние взаимодействия.
– Сделайте файл, в котором распишите полный функционал всех участников команды. Кто что делает. Кому какой вопрос можно задать. Кто и кому передает задачи в рамках ваших внутренних процессов.
– Проговорите каждому, кто что может решать сам без вашего участия, а что обязательно должно утверждаться с вами.
– Решите для себя, в какие вопросы вы не будете включаться сами, а будете напоминать помощникам, что это вопрос не ваш. Возможно, понадобится желтый стикер!
Делегируйте не задачи, а процессы
Работа эксперта состоит не просто из задач, а из процессов. И есть разница между их делегированием.
Задача – это составная часть процесса.
Например, чтобы в соцсетях бесперебойно выходил контент (процесс), решаются конкретные задачи: составляется контент-план, пишутся и публикуются посты, снимаются и монтируются видео и т. д.
А чтобы выходила email-рассылка (процесс), есть другие задачи: найти авторов статей для рассылок, согласовать темы статей, выпустить (написать текст, отредактировать, откорректировать, сверстать), загрузить в email.
Можно найти исполнителей на конкретные задачи. Но если делегирована каждая в отдельности, то даже если между членами команды налажено взаимодействие, вы – автор и генератор идей – будете заниматься тем, чтобы выстроить эти задачи в процессы. И тогда в поле вашего внимания будет все, что происходит в проекте. Поверьте, это выматывает тем больше, чем больше проект растет.
А вот если вы делегируете целыми процессами, то после того, как процесс настроен и отлажен, его можно выпустить из внимания, заняться другими делами.
Например, в своем проекте я настроила процесс выхода email-рассылки полностью без моего участия. Я ее вижу уже только в почтовом ящике как подписчик.
В этом процессе есть исполнители конкретных задач, а есть редактор – тот, кто отвечает за сборку всего процесса и за то, чтобы все сдали свои задачи в срок. Никто не приходит ко мне отчитываться за каждый шаг, потому что все знают свои сферы ответственности.
Бывают ли у команды ошибки, если передавать процессы? Конечно, бывают. Человеческий и технический факторы никто не отменял.
Но и если не передавать, все делать самостоятельно, то и вы не застрахованы от ошибок. И чем больше вы выматываетесь, пытаясь контролировать все, тем их больше.
Не работайте на износ, берегите силы, передавайте процессы.
Собирайте и поддерживайте базу знаний
А если сотрудник заболеет? А если внезапно уйдет и не станет ждать, пока я найду нового? А если я его уволю и он не захочет помочь с передачей дел?
За 12 лет работы в своем бизнесе я сталкивалась и с тем, и с другим, и с третьим. И нашла решение этой проблемы: создание базы знаний.
Помните, когда я рассказывала о подходах к делегированию, то писала о подготовке почвы: о том, что, даже пока вы работаете в одиночку, можно начинать оцифровывать задачи, чтобы подготовить базу для нового помощника?
Такую же базу стоит собирать и тогда, когда у вас есть и работает команда. Это ваша база знаний.
Пока вы работаете в одиночку, вы знаете все нюансы своего бизнеса. Но чем больше команда, тем больше задач, в которые вы сами не погружаетесь. Я не знаю, как делать маркировку рекламы, как добавлять SEO-составляющую при публикации статей на мой сайт и куда нажимать, чтобы загрузить готовый тренинг на учебную платформу.
Здесь и выручает база знаний: в задачи каждого помощника входит оцифровка того, чем он занят в моем проекте. Признак правильно оцифрованной задачи: то, что документ с инструкциями можно передать другому человеку (например, мне или другому члену команды) и тот поймет и сделает.
Так я избавляю себя от риска внезапной потери сотрудника. Если кто-то из команды уходит в отпуск, задачи передаются коллегам. Если приходится экстренно расстаться с человеком, я не переживаю, что все процессы с новым сотрудником придется настраивать с нуля. База знаний поможет.
Итак, как настроить делегирование в проекте так, чтобы команда стала вашим ресурсом, а не энергопоглотителем?
Для начала просто помнить, что делегировать надо! Но не ради статуса, а для решения возникающих в проекте задач.
Передавать задачи имеет смысл по степени их приоритетности, особое внимание уделяя тем, которые отнимают у вас много времени и энергии.
Помните, что продвижение можно делегировать полностью, но чаще всего это не облегчение, а ответственность.
Делегирование дается проще, процесс происходит мягче через подготовку почвы заранее, но и аврального делегирования бояться не надо.
Команда эффективно работает и растет вместе с вами через ослабление контроля, настройку внутреннего взаимодействия, делегирование процессов и создание базы знаний.
Часть 7. Как сделать так, чтобы работа вас не съела
Глава 29. Действуй быстрее, работай лучше, успевай больше
Почему в книге об авторском бизнесе и энергии эксперта появились главы, которые касаются личного времени, персонального ресурса и в целом выходят за рамки управления своим делом?
Потому что у тех, кто работает на себя, часто непонятно, где эти рамки находятся и есть ли они вообще.
Для эксперта, который строит свое дело, реализует свою большую идею, вкладывает в проект свои смыслы и ценности, есть огромный риск провалиться в проект по самые уши, «склеиться» с ним, поставить проект на главное место в своей жизни.
Яна косметолог, три года назад ушла из офиса. Вот что она говорит про свой режим: «Что я делаю? Работаю! А когда не работаю, то думаю о работе. В голове постоянно крутится “мыслемешалка”, мозг бесконечно решает какие-то задачи по проекту; я отказываюсь от выходных, потому что все время что-то срочное наваливается; мессенджер не выключаю никогда, постоянно на связи с клиентами. А как иначе?»
Для многих именно это – реальность работы на себя.
Есть огромная разница: строить проект на энергии, потому что этого хочется и на это есть ресурс, или строить его, потому что он взял тебя в рабство и ты теперь все время ему должен. Искрить новыми идеями и азартно реализовывать их потому, что внутри достаточно свободы и пространства для творчества, или вымучивать новые продукты, посты, воронки, потому что раз уж взялся, то соответствуй.
Финальная часть этой книги – о том, как выстраивать границы между собой и бизнесом, как не гнаться за мнимой продуктивностью и экономить силы для творчества, как поддерживать и пополнять личный ресурс, чтобы у вашего любимого дела не было ни малейшего шанса взять вас в заложники.
Обратная сторона продуктивности
Нужно ли успевать как можно больше? Ведь успешный эксперт – это тот, кто не ленится, не отлынивает, не тратит время на всякую фигню, вкладывает в проект каждую свободную минуту?
На самом деле это не так.
Стремление все успевать заложено во многих из нас с детства. «Опять занимаешься ерундой!» – говорили нам родители. В моей голове эта фраза до сих пор звучит маминым голосом.
Продуктивность поддерживается социумом: молодец тот, кто много делает и не ленится.
Информационное поле тоже формирует образ успешного человека через продуктивность: мы видим блогеров и онлайн-предпринимателей, которые одновременно продвигаются во всех соцсетях, запускают десяток продуктов, дают интервью, записывают подкасты, устраивают бизнес-завтраки, ходят на конференции… Хочешь быть таким же успешным? Действуй, не расслабляйся!
А еще от того, сколько мы успеем сделать, зависит наш заработок, правда?
Однако в таком подходе есть риск. Если считать несущей в своем проекте конструкцию «больше делать = больше успеть = большего достичь», можно потерять самое главное топливо авторского бизнеса: творческую энергию.
Для человека, который занят физическим трудом или однообразной рутиной, достаточно быть здоровым и сильным, чтобы выполнять свою работу. Он может быть даже хронически уставшим и все равно иметь неплохую производительность.
Эксперту, которому необходимо видеть стратегию, генерировать идеи, вдохновлять аудиторию каждым постом, вкладывать свою энергию в каждое видео, продавать с задором и огоньком, нужно больше. Ему нужны жизненная сила, драйв и творчество.
В погоне за продуктивностью есть риск попасть в рутинный коридор.
Представьте, что вы едете в вагоне метро по длинному темному тоннелю. Поезд движется с такой скоростью, что стены сливаются в единое пятно. Вы не видите, есть ли в стенах какие-то двери или окна и что за ними. Не различаете, какую станцию вы только что проехали – вдруг вам надо было сделать на ней пересадку, поменять маршрут? В вашем движении нет ничего, кроме самого движения.
Рутинный коридор – это примерно так же, только без поезда. Когда вы много и быстро работаете, не оставляя себе пауз на то, чтобы осмотреться и отдышаться, идеи и возможности пролетают мимо вас незамеченными.
Беда в том, что из рутинного коридора успех не придет. В нем нет творческой энергии, нет азарта и легкости, нет смелых идей, нет готовности рисковать и экспериментировать – того, что на самом деле дает ресурс для роста бизнесов.
Человеку, который работает с клиентами и вкладывает во взаимодействие всю личную энергию и силу, обязательно нужны выдохи, подзарядка и внимание к собственной ресурсной системе. Поэтому…
Первое правило эксперта – выдыхать
Слышали поговорку о том, что работа занимает столько времени, сколько на нее отведено, и ни минутой меньше?
Конечно, это правило действует только в рамках реальности. Если вам нужно с нуля написать статью на 10 тысяч знаков, за 10 минут вы этого в любом случае не сделаете.
А вот растянуть время на задачу можно очень сильно. Если у меня есть три часа на разработку презентации, я ее сделаю. Возможно, она будет неидеальной, но точно добротной. Если же у меня есть три дня, с большой долей вероятности я провожусь все это время. Включится внутренний перфекционист, и я убью несколько часов только на поиск картинок. И еще параллельно найду время на прокрастинацию, безлимитные перерывы на кофе и скроллинг соцсетей.
Таким образом, если вы не ограничиваете свое рабочее время и считаете, что время на личную жизнь начинается только тогда, когда работа закончится, – для вас плохая новость: работа не закончится. У эксперта всегда есть то, до чего не доходят руки. Есть внезапные идеи. Есть непредвиденные задачи. Есть прокрастинация. И перфекционизм – бесконечный улучшайзинг того, что вроде бы уже сделано и реализовано, но не идеально.
В итоге эксперт рискует скатиться в постоянную работу в режиме «глубокого вдоха».
Вячеслав, консультант по инвестированию, делится: «С тех пор как уволился из офиса, набрал 10 кг лишнего веса, спортзал забросил, некогда, вот раскручу проект – тогда вернусь. Появилась одышка, спать стал плохо. Семья уезжает на дачу на выходные, я работаю. Ну потому что это важно: запустить сейчас то, что будет меня кормить, поэтому я работаю в режиме 24/7. Важно успеть как можно больше. Выдыхать некогда».
Ловушка режима глубокого вдоха в том, что он затягивает. Если вы вчера не выдыхали, стараясь успеть максимальное количество дел, и сегодня тоже не выдыхаете, то у вас нет повода выдохнуть и завтра, ведь работы по-прежнему много. Порой эксперты в состоянии остановить эту гонку только тогда, когда падают без сил, выгорают или заболевают.
Выходит, что в режим глубокого вдоха вообще нельзя попадать?
Можно, но ненадолго. Включать его следует только в коротком периоде, когда надо собраться и сделать конкретный осязаемый результат. Например, вы запускаете новый курс или делаете какой-то большой, активный, стратегически важный шаг в продвижении. Если принимается решение войти в скоростной режим без выдохов, оно должно быть осознанным и на конечный период. После этого обязательно должен быть запланирован выдох.
Ну а если вы хотите поддерживать энергию на длинной дистанции, то вот вам первое правило эксперта: планируйте сначала себя, потом работу.
В календарь года впишите сначала отпуска, желательно больше одного. В календарь квартала – «техосмотр»: плановую медицину, включая стоматологию и анализы, все то, что поможет вам быть в форме. В календарь месяца первым делом впишите спорт, посещение косметолога, массаж, ужины с друзьями, романтические вечера с любимыми, прогулки с детьми, походы в театр, поездки за город – то, что поддерживает вас, и то, что вы любите.
Тех, кто работает на себя, часто пугает это правило: если ему следовать, останется ли время на работу? Не сломается ли, не остановится ли все, что я до этого делал?
Моя клиентка Камила, наставник для репетиторов, рассказывает: «Я думала, что у меня слишком много срочных задач и сейчас не время делать паузы. Если я хотя бы ненадолго остановлюсь, то упущу момент, упадут продажи, аудитория меня забудет, темпы роста замедлятся, я просяду по доходу. Короче, надо пока грести. А потом мы вместе с дочкой серьезно заболели. Сначала плохо себя почувствовала я, но все-таки пыталась работать, а потом, когда стало ясно, что мы обе слегли, я сдалась. И мы просто три недели валялись в обнимку, спали и смотрели мультики. Удивительное дело: когда я вернулась в строй, обнаружила, что клиенты меня дождались и новый запуск принес хорошие деньги. И как-то вообще особо никто не заметил, что я выпадала из активной работы. А я чувствовала себя хоть и ослабевшей после болезни, но отдохнувшей! Сразу придумала два новых продукта и воронку, появился драйв все это реализовать. Как бы так болеть почаще?»
Шутки шутками, а болеть почаще – именно то, что случается с экспертами, которые не дают себе выдоха.
А вот если планировать сначала себя, а потом работу, то не только ничего не сломается, но и повысится эффективность, качество и скорость этой работы. И появится наконец «топливо» для вашего роста: творческая энергия.
Жонглирование приоритетами
В режим постоянного вдоха мы можем попадать и потому, что при планировании бизнеса и постановке рабочих задач не учитываем собственный жизненный бэкграунд. То есть то, что находится за рамками проекта. А оно – удивительное дело – тоже забирает не только наше время, но и внимание.
Даже если вы очень продуктивны, удерживать в зоне внимания одновременно бесконечное количество процессов невозможно. Скажу больше, даже десяток задач одновременно не получится решать как приоритетные.
В разных источниках упоминают от двух до четырех. Работая с клиентами в коучинге, я вижу, что во многом это зависит от состояния конкретного человека в конкретный момент времени: кто-то может удерживать только один приоритет, у кого-то получается управляться и с четырьмя.
При этом почти у всех экспертов, с которыми я общаюсь, есть одна общая проблема: набирать слишком много.
Если вы одновременно ведете тренинг и переезжаете, то это уже два приоритета. Если вы еще и активно лечите зубы и занимаетесь с ребенком на семейном обучении – это еще два дополнительных. Больше не влезет!
Если вы в тот же отрезок времени пытаетесь осваивать новый способ продвижения вашего канала, делать сайт, учить английский, строить личные отношения и проходить повышение квалификации и все это считаете своими главными приоритетами – довольно быстро процессы начнут сами собой выпадать из внимания, вы будете терять фокус, накопится усталость, энергия упадет. Вы превратитесь в вечно бегущего и вечно не успевающего, вечно недовольного собой, тотально усталого человека.
Здесь есть еще одна хитрая ловушка. Она в том, что многие пытаются объединить сразу несколько процессов в «как будто один».
Полина, риелтор, выделила три приоритета в своей жизни: здоровье, работу и отношения. Что здесь не так?
Скажем, забота о здоровье. Для Полины это означает налаживать новую систему питания, внедрять в свою жизнь спорт и пройти медицинский чекап. Все это – отдельные процессы. И для каждого нужен свой канал внимания.
Что Полина считает работой? Текущие ежедневные задачи – это один процесс, и делать их хорошо может быть приоритетом. Но прямо сейчас Полина пошла на тренинги по мобильной фотографии и по текстам плюс собирает материалы для книги. И все это отдельные самостоятельные процессы.
Понимаете, что происходит, если, например, вы воспитываете маленького ребенка, учитесь на двух курсах повышения квалификации и еще работаете с клиентами? Это уже четыре приоритета! Ругать себя за то, что вы не успеваете еще и активно заниматься продвижением, создавать собственный тренинг и регулярно ходить на свидания, бессмысленно!
Обязательно нужно это понимать, иначе велик риск лопнуть от попыток удержать внимание на всем сразу и потерять энергию.
Что делать, если вам сложно выделить даже четыре приоритета и понять, какие из них основные?
Жизнь ведь многогранная, и всем граням хочется уделять внимание. Хочется быть успешным предпринимателем, хорошей мамой или отличным папой и поддерживать спортивную форму, заниматься творчеством и саморазвитием, а еще надо делать ремонт, ходить к врачам, нянчить котов и собак…
Рецепт есть: приоритетами можно и нужно жонглировать. Менять местами основные и дополнительные. И быть готовыми к тому, что когда одни задачи выходят на первый план – другие проваливаются. Никак не получается заняться разработкой нового продукта? Не успеваете настроить систему контента в проекте? Посмотрите, от чего можно на время отказаться.
Это нормально, если вы запускаете тренинг, а в это время проседает спорт. Точно так же, если вам прямо сейчас важно выстроить личные отношения, рабочие задачи могут на время подвинуться с первого по важности места, а потом вернуться обратно.
Очень важно не ругать себя за это и не требовать от себя невозможного: держать в фокусе внимания пару десятков задач – так вы только сольете энергию. А вот регулярная смена приоритетов позволит продвигаться по всем направлениям. Пусть и не так быстро, как хотелось бы вашему внутреннему перфекционисту, зато стабильно и без риска посадить в ноль внутреннюю батарейку.