Одна и та же задача может в разное время оказываться в разных категориях. Например, когда тетя-болтушка звонит тебе третий раз за неделю, да еще и в то время, когда ты делаешь домашку, ее звонок будет срочной (надо ответить), но неважной задачей. Но если ты соскучился по тете, захотел узнать, как у нее дела, и сам попросил перезвонить, когда она освободится, задача станет важной.
Когда Лена в нашей истории выбирала между спектаклем и проектом, проект был важной задачей, но несрочной (сдавать его еще не скоро). А участие в спектакле оказалось очень важным, потому что приближало Лену к ее большой мечте. И более срочным, потому что репетировать надо было прямо сейчас. Но когда она вернулась после спектакля, проект стал уже настолько срочным, что в итоге на него не хватило времени.
Что делать? Тут-то нам и поможет ромб успеха. По сути это та же матрица Эйзенхауэра, только мы повернем ее немного по часовой стрелке – так, чтобы квадрат превратился в ромб. Картинка ниже подскажет тебе разные стратегии и поможет сделать выбор.
Сначала разберись с тем, что важно и срочно. Такие задачи обычно требуют максимальной вовлеченности.
Чтобы с ними справиться, нужно быть сильным и быстрым, как конь. Представь, как он скачет изо всех сил, чтобы успеть к сроку, как напрягаются его мускулы. Он очень рад, когда успевает прибежать вовремя, но после этого ему нужен хороший отдых и восстановление. Тебе они тоже нужны! Если постоянно будешь в аврале, то превратишься в загнанную лошадь.
Совсем избежать таких задач не получится, но постарайся, чтобы их возникало как можно меньше. Вспомни Лену и ее проект – срочным он стал не сразу. Когда она поняла, что из-за спектакля времени на проект остается очень мало, могла бы попросить друзей помочь и взять на себя часть ее задач. Или хорошенько подумать и спланировать свой график так, чтобы все успеть.
Важные несрочные дела ставь после срочных, но обязательно регулярно! Это твой путь к успеху. Ты ведь помнишь, почему они стали важными?
Часто мы выбираем срочное, а важное откладываем. В таких случаях мы думаем: «Если провалить срочную задачу, плохо будет сразу, а несрочную можно и потом сделать, ничего страшного». Вот только вместе с этой задачей мы отодвигаем и свою цель, свою большую мечту. А потом грустим, что все никак не получается ее достичь.
Представь себе льва: он сильный, уверенный в себе, а главное – совсем никуда не торопится! Да, в нужный момент он может собраться и показать, кто тут царь зверей, но делает это только тогда, когда ему самому хочется. У льва сроки не горят! Будь как лев: иди к своему успеху спокойно и с достоинством, без стрессов, без авралов. С этим тебе поможет грамотное планирование: рассчитывай и выделяй время под задачу заранее и не позволяй срочным делам заполнять все твое расписание.
Используй инструменты планирования, чтобы важные задачи не превращались в срочные.
Срочные неважные задачи решай между делом. Вспомни про банку с камнями, галькой и песком: срочные неважные задачи – это «песок». Не позволяй ему заполнять все твое время. Совмещай, упрощай или занимайся этими задачами уже после того, как разобрался с «камнями» и «галькой». А может, задачу-песчинку может сделать кто-то другой? Например, помыть посуду: можешь договориться с братом мыть ее по очереди или предложить родителям купить посудомойку.
Если слишком увлечься рутинными задачами, может возникнуть ощущение «белки в колесе»: все бежишь и бежишь, но при этом никуда не двигаешься. Еще и соглашаешься на неинтересные тебе задачи, которые поручают другие люди. Подумай, может, от чего-то можно отказаться? Делать это ты уже умеешь.
А еще возьми на заметку полезную беличью привычку: она не пытается сразу сгрызть каждый встречающийся на пути орешек – сначала собирает их все в одном месте, а потом уже грызет по одному. Так и ты можешь выделить время в плане ближе к вечеру для всех не самых важных дел. Например, читай всю почту и мессенджеры один-два раза в день, а не после каждого уведомления.
Несрочные неважные дела отложи или забудь. С точки зрения достижения целей они превращают тебя в улитку, ме-е-едленную такую улитку. Большой вопрос, когда она доползет до своей мечты, и доползет ли вообще.
О делах, которые только тратят твое время, мы еще поговорим в следующей главе. Но ты, наверное, уже понимаешь, что их стоит по максимуму исключить из расписания.
И что теперь, сериалы не смотреть? С друзьями в чате не болтать? Решать, конечно, тебе, но сначала подумай – это правда так необходимо? Если ты смотришь сериалы иногда, чтобы расслабиться, или чтобы с их помощью выучить язык или погрузиться в интересную тебе тему – это здорово. Но если ты смотришь их каждый день по нескольку часов, а потом понимаешь, что не успел что-то важное, – это уже неприятно. Подумай, можешь ли заменить эти дела чем-то более полезным и заряжающим? Вместо того чтобы целый день чатиться с друзьями в мессенджере, можно днем сосредоточиться на делах, а вечером встретиться и лично обсудить все события за день.49
Каждый раз, когда чувствуешь, что в твоей жизни стало слишком много срочных задач и слишком мало важных, выпиши их все и распредели по категориям в ромбе успеха. Он подскажет тебе, на какие задачи стоит обратить внимание, а от каких лучше избавиться.
Не старайся успеть все, успевай сделать важное!
Этот метод отлично работает в связке с жестко-гибким планированием – помогает понять, какие задачи ставить в план в первую очередь. Есть и приложения, позволяющие учитывать распределение задач по матрице Эйзенхауэра – например, UpTask.
Лайфхак, а точнее полезная привычка, которая позволяет прокачать навык расстановки приоритетов. Остановись в случайный момент времени и спроси себя: «Это действительно самое важное и полезное, чем я могу заняться сейчас?» И если ответ нет, то меняй занятие. А если да, поздравляем – ты отлично управляешь собственным временем!
Есть еще один важный момент. Иногда твои желания мешают желаниям других. Например, вечером мама дома работает, а тебе нужно тренировать игру на скрипке. Обе задачи важны, но их не получится выполнять одновременно – будете друг другу мешать.
Что же делать?
Можете договориться, что ваш общий приоритет сейчас – твои занятия, и тогда мама поработает в другое время или в другом месте, или просто сделает перерыв, пока ты занимаешься. А может, наоборот: у мамы важный проект, ей обязательно нужно сделать его сейчас и в тишине, тогда ты пойдешь репетировать к другу или перенесешь эту задачу на завтра.
Попробуй!
1. Заведи себе дневник ценностей и веди его в течение недели. Какая ценность встречалась чаще всего? Обрати на нее внимание и учитывай при планировании.
2. Выпиши на стикеры семь задач на сегодня или завтра и рассортируй их по методу лестницы успеха.
3. Выпиши все задачи, которые ты делал вчера и сегодня. Рассортируй их по важности и срочности, используя ромб успеха. Подумай, как бы ты мог сократить время на срочные неважные задачи и чем можно заменить несрочные неважные.
4. Подумай, какое важное и срочное дело ждет тебя завтра, и поставь его в расписание. А теперь вспомни, есть ли какое-нибудь важное несрочное дело, которое ты уже давно откладываешь? Поставь в расписание и его тоже – если не получится завтра, то обязательно займись им до конца недели.
Хорошо бы запомнить
1. Развивай навык расстановки приоритетов – он поможет принимать решения, которые будут вести тебя к цели.
2. Дело считается важным, если оно важно тебе. Но будь готов, что интересы близких могут не совпасть с твоими. Нужно уметь договариваться и учитывать приоритеты каждого.
3. Инструменты планирования помогают вовремя уделять время важным задачам, не допуская превращения их в срочные. И жизнь становится интересной и приятной!
Глава 8. Пожиратели времени
К ФЕДЕ ПРИЕХАЛ КРЕСТНЫЙ. Чтобы подольше с ним пообщаться, Федя даже отменил все дела. С крестным было легко и интересно: он всегда задавал любопытные вопросы, внимательно слушал, смотрел в глаза и никогда не отвлекался на телефон. А еще хорошо зарабатывал и всегда держал обещания. Для Феди он был авторитетом.
Вечером за чаем он взахлеб рассказал о своем неудачном выступлении на конкурсе стартапов и об успехах в вождении. Крестный его похвалил и предложил свою помощь с презентацией для инвесторов на следующий год.
– А как с учебой дела? – спросил он, наливая вторую кружку чая.
– Да трояк вот недавно получил, все из-за Лены, – раздраженно ответил Федя.
– Это как?
– Мы проект делали втроем, с ней и с Васей. Распределили, кто за что отвечает. Но за неделю до защиты Лена вдруг сказала, что у нее срочные театральные дела – репетиции каждый день, гастроли. И что свою часть она сможет доделать только в последний день. Но в итоге с этих своих гастролей она приехала на день позже и презентацию пришлось собирать прямо в день защиты, рано утром. Конечно, мы толком ничего не успели, и вот – у всех трояк.
– А ты что делал всю эту неделю?
Федя на секунду завис над чашкой и вопросительно посмотрел на крестного, и тот продолжил:
– Ты сам сказал, что уже за неделю до защиты вы с Васей знали, что Лена может не успеть. Могли бы подстраховаться и сделать за это время ее часть проекта – от него ведь зависела и ваша оценка.
– Еще чего! Будто у меня своих дел мало! – вспыхнул Федя. – Это ее часть, пусть сама и делает. И вообще, у Васи каждый день по часам расписан, и у меня тоже лишнего времени нет, вот нисколечко.
– А давай проверим! – хитро улыбнулся крестный.
Он достал блокнот, быстро что-то в нем расчертил и попросил Федю пройтись по прошлой неделе и вспомнить, чем он занимался. Федя недоверчиво прищурился, но очень уж ему было интересно, что опять задумал крестный. Поэтому он поставил чашку на стол и принялся вспоминать. Крестный внимательно слушал и иногда что-то записывал. Когда Федя закончил, он показал ему свою таблицу: