• Видеозапись/трансляция – обязательный элемент для многих видов мероприятий: конференций, фестивалей, мастер-классов, встреч с известными людьми. Стоимость мультикамерной съемки в одном зале, которую постоянно делает для нас одна команда, составляет 56 тысяч в день.
• Трансфер, питание, проживание, райдер выступающих. Если вы не выполните условия, на которых пригласили спикера или музыкальную группу, то есть риск срыва мероприятия. Поэтому лучше оплатить трансфер (обычно можно уложиться в 5–12 тысяч рублей на человека), проживание (4–7 тысяч в сутки) и организовать перемещения на такси – это недорого.
• Кофе-брейк/обед. Если вы проводите длительное мероприятие, где не предусмотрен платный фудкорт, то накормить и напоить участников нужно обязательно. Сколько раз и чем – это зависит от длительности ивента и ваших возможностей. Но стандартно предлагаются утренний кофе (около 30 тысяч в день) и дневной сытный кофе-брейк (от 140 тысяч в день на вышеуказанное количество участников).
• Подарки выступающим. Их можно как купить, так и получить у партнеров/спонсоров (это один из вариантов их интеграции в мероприятие). Тут фантазию может ограничить только ваш бюджет.
• Фотограф(ы). Их количество мы обсуждаем в соответствующем разделе. Стоимость их услуг может меняться от нуля (если вы договорились о бартере или к вам пришла команда студентов фотошколы за опытом съемки репортажа) и до многих десятков тысяч рублей, когда на огромном форуме работает целая команда, в задачи которой входит не только фотосъемка, но и оперативное выкладывание материалов в интернет или заливка в облако, распечатка фотографий, компоновка экспрессрепортажей для моментальной публикации.
• Съемка видеоролика о мероприятии может стоить от пяти до нескольких десятков тысяч рублей. Цена зависит от того, какое ТЗ вы дали оператору, какое оборудование для съемки должно быть задействовано, есть ли сценарий, привлекаются ли сторонние специалисты для съемки/обработки или артисты/массовка и еще множества факторов.
• Пакет участника образовательного мероприятия – по умолчанию в него вкладываются полезные, а еще, по возможности, приятные элементы. Обязательно в нем должны быть блокнот (с расписанием), ручка, сертификат участника, бейдж с лентой. Опционально – милые и нужные мелочи (наушники, печенье, бутылка воды). Что из этого вы получите по бартеру, а что купите – полностью зависит от ваших договоренностей с партнерами, которых вам удастся привлечь. Обычно «раздатка» на 600 человек обходится в 90–130 тысяч рублей.
• Бухгалтерия + налоги – расходы на оплату работы вашего бухгалтера и налогов будут регулярными и обязательными, они не всегда привязаны к мероприятию. Несколько тысяч в месяц на оплату услуг бухгалтера (налоги у каждого свои, вам их посчитают) – и можно спать спокойно. Если это не помогает – купите снотворное. Имеются противопоказания, проконсультируйтесь с врачом.
• Процент, начисляемый платежными системами. Если вы продаете билеты, то оптимально будет делать это через билетного оператора, который берет на себя все процессуальные вопросы за небольшой процент от стоимости билета. Но стоит помнить, что эти расходы напрямую зависят от размера доходов от продажи билетов. В среднем оператор забирает 7,5–9,5 % от стоимости билета. Считайте сами, исходя из стоимости ваших билетов.
• Расходные материалы – скотч, бумага, батарейки, маркеры и прочие мелочи. Три-четыре тысячи на ивент.
• Грузоперевозки. Если вам нужно привезти и увезти стулья, рекламные конструкции, партнерское оборудование, то закладывайте на это 5–8 тысяч (одна поездка «Газели» с двумя грузчиками). Рекомендуем заранее узнавать расценки местных сервисов грузоперевозки. Как-то мы столкнулись в Москве с тем, что срочная перевозка грозила обойтись в 28 тысяч за 4 часа. Нашли, к счастью, более бюджетный вариант.
• Телефония и хостинг – расходы на сайт, мобильную связь и номер 8–800 обычно небольшие, но они есть. На один проект, который длится примерно 2–3 месяца, мы закладываем 5–8 тысяч рублей. Считаете расходную часть – не пренебрегайте мелкими статьями, из них может сложиться вполне приличная сумма.
• Полиграфия. Сюда входит как «раздатка» (блокноты, сертификаты и прочее), так и крупный формат – пресс-воллы, ролл-апы, оформление залов. В среднем 4–15 тысяч стоит печать пресс-волла + аренда конструкции, 3–7 тысяч – ролл-ап. Большие конструкции следует просчитывать индивидуально. Есть лайфхак о том, куда после мероприятия девать баннеры от пресс-воллов – вроде, выкинуть жалко. Аудитория с радостью заберет их на дачу – парники закрывать. Не смешно, а очень даже экологично, вы же их не выкинули.
• Юрист/договоры – нужны редко. Однако лучше однажды заплатить юристу за составленный по букве закона договор и приложения к нему, чем тратить время на поиск нужного в интернете и думать, все ли учтено и прописано. В среднем за договор + приложение вы заплатите 5 тысяч рублей.
• Выделенные интернет-каналы – стоимость уточняйте у владельцев площадки (обычно 5–15 тысяч за канал в день).
• Оборудование и услуги на мероприятие, которые вам не удалось получить по бартеру, – зарядные станции для телефонов, работа гардеробщиков, бар с алкогольными напитками. Тут уже мы не будем озвучивать цены, потому что в каждом отдельном случае вам придется исходить из сложившейся ситуации и понимать, что еще нужно оплатить. И золотое правило любого организатора: в день мероприятия надо иметь при себе наличные деньги.
Бартером (полным или частичным) в случае подготовки мероприятия можно закрывать самые разнообразные статьи расходов – все зависит от вашей способности договариваться и от заинтересованности потенциальных бартерных партнеров в вашем мероприятии. Часть пунктов, перечисленных выше, мы полностью или частично обеспечиваем с помощью бартера, но так как это уникальные договоренности в каждом отдельном случае, то мы пишем средние цены по рынку, без учета возможностей экономии.
Не надо, конечно же, думать, что все эти деньги вам нужно выложить в первый день подготовки к мероприятию. По договоренности с партнерами и контрагентами у вас может быть схема отсроченных платежей, предоплат и рассрочек. Регулярные же расходы (такие как оплата мобильной связи и номера 8–800, услуг бухгалтерии, налогов) заранее закладывайте в план и имейте возможность своевременно оплачивать.
О монетизации разных видов мероприятий подробно написано в начале этой книги.
Ценообразование мероприятия
Если глобально, то все события делятся для посетителей на две категории: платные и бесплатные. И те и другие представлены в изобилии, онлайн и офлайн, в большинстве ниш царит серьезная конкуренция, выбор крайне богат. Истории о том, что вы ничего толком не дадите и вам за это радостно заплатят 100 500 рублей, случаются все реже. Баланс помогает выстроить адекватная и обусловленная спросом цена вашего события. Как ее просчитать и установить? Давайте разбираться.
Итак, базово существуют два формата участия в событии: платное и бесплатное. Также имеются мероприятия с системой оплаты donation, но их стоит относить скорее ко второй категории – вы заранее не покупаете билет и платите по факту (если захотите и сколько захотите). Есть еще так называемый рекомендованный donation (когда в описании мероприятия вы видите размер минимального donation, например 300 рублей). Однако, опять же, никто не может заставить вас его заплатить.
Ремарка: если вы планируете проводить мероприятие с системой оплаты donation, то об этом нужно говорить сразу, в течение всего периода подготовки, а не только во время самого действа. Люди должны быть заранее готовы к тому, что им нужно будет иметь с собой дополнительные 300–500 рублей – в век повальных карточных оплат это, на самом деле, актуально. Заплатить вам donation, может, они будут и не против, но идти искать ради этого банкомат вряд ли захотят. Возьмите красивую коробку или банку, поставьте ее на видном месте и озвучьте, куда можно положить «благодарность». Один из вариантов сбора donation практикуют организаторы секретных концертов «Sofar Sounds» в Питере – стоимость билета на сам концерт весьма демократична, но когда вы уходите по его окончании и на выходе прощаетесь с организаторами, то, если хотите, в качестве благодарности можете положить дополнительные деньги в корзинку.
И ни в коем случае не нужно стесняться этого формата, если вы его выбрали, – он вполне жизнеспособен и имеет право на существование. Поймите: вы не побираетесь тут, а всего лишь просите гостей по возможности оплатить ваш труд и старания – кто сколько хочет.
Если вы проводите мероприятие с бесплатным входом, то делаете это на спонсорские или свои личные деньги, и критерием «идти – не идти» для потенциальных посетителей является исключительно актуальность для них вашего ивента, адекватно выбранные дата и день недели, расположение площадки – много различных факторов, но не цена.
Если же посещение вашего мероприятия подразумевает оплату билета, то уже на старте вы должны продумать цены, градации билетов, этапы повышения цены и, главное, обоснование того, почему билет стоит именно столько. Понятно, что всем нужны деньги, но и почку продавать ради посещения конференции или концерта никто не будет.
Давайте поговорим о том, из чего состоит цена билета и на что обратить внимание, когда вы будете ее устанавливать.
• Первое, что вам нужно сделать, – это максимально подробно расписать расходную часть вплоть до бензина для вашей машины, покупки скотча и упаковки бумаги для записей. Ваши расходы – это та сумма, которую вы потратите в любом случае. Задача-минимум – покрыть все расходы (из дохода ли, из спонсорских – бывает по-разному). Хотя, чего уж, заработать на мероприятии (деньги, имидж или и то и другое) – прямая обязанность организатора по отношению к самому себе.
Будьте реалистами: полноценная рекламная кампания стоит денег, площадки (в основном) стоят денег и еще многое стоит денег. Сделать полностью бартерное мероприятие достаточно проблематично. Хотя, например, первый фестиваль о путешествиях и удаленной работе «Путевое дело», который собрал более 700 человек в Петербурге летом 2015 года, мы организовали, затратив на его подготовку и проведение всего 23 000 рублей. В тот раз широкую бесплатную инфоподдержку нам оказали многие крупные порталы, площадку с двумя большими помещениями безвозмездно предоставило одно из креативных пространств, оборудование мы собрали с миру по нитке, полиграфию и футболки для волонтеров сделали по бартеру. Вполне себе, надо сказать, успешный кейс получился. Но это, скорее, исключение.